電子檔案管理工作的幾點(diǎn)思考

王馳　何珍　秦占霞

【摘要】電子檔案是信息共享與增長(zhǎng)適應(yīng)形式的必然要求，隨著科技形式的發(fā)展與提高，處在當(dāng)前的信息時(shí)代，應(yīng)該做好電子文件檔案管理工作，保證檔案信息的準(zhǔn)確完整性，讓使用者更為便捷地查詢到自己所需要的信息，轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)的檔案服務(wù)方式，是新時(shí)期檔案工作的首要任務(wù)。本文就電子文件文書檔案歸檔提出幾點(diǎn)思考與建議。

【關(guān)鍵詞】電子檔案；分類；管理

電子文件是由計(jì)算機(jī)直接處理形成的文件，可在計(jì)算機(jī)上隨意進(jìn)行更改，所以檔案的電子檔案有易更改性，相對(duì)于傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案的不可編輯而言，為非法操作提供了便利。并且隨著數(shù)據(jù)量的增加，數(shù)據(jù)的存儲(chǔ)方式也面臨著嚴(yán)峻的挑戰(zhàn)。傳統(tǒng)的管理方法新時(shí)期不再適用，管理者需要掌握足夠的計(jì)算機(jī)與網(wǎng)絡(luò)知識(shí)。

一、電子檔案文件的分類

（一）文件功能分類。分為主文件與支持文件，主文件最能體現(xiàn)作者意圖，表達(dá)信息內(nèi)容的文件；支持文件是支撐主文件運(yùn)行的文件。兩者是相互依附的關(guān)系，就像“魚與水”“植物與土壤”。

（二）文件形式分類。1.文本文件，包括由可打印字符組成的純文本文件，一般文件后綴為“.txt”，一般為電腦自帶文本，不需要下載其他軟件即可打開直接閱讀，還包括帶格式的文本文件，一般后綴為“.docx、.doc、.docx、.wps、.dps、.et、.rtf”，需要安裝相應(yīng)的軟件進(jìn)行閱讀，在純文本文件的基礎(chǔ)上也會(huì)同時(shí)記錄格式信息。2.圖形圖像文件，圖形文件是運(yùn)用編輯軟件繪制或采集的圖片，根據(jù)編輯軟件的不同會(huì)產(chǎn)生不同的后綴，常用文件后綴為“.psd、.cdr、.ai”；圖像文件，由相機(jī)或掃描機(jī)產(chǎn)生圖像的最為常見，一般文件后綴為“.gif、.png、.jpg”。3.音頻文件，聲音被記錄下后所形成的文件為音頻文件，常見文件后綴為“.wav、.aif、.au、.mp3、.ram”。4.視頻文件，由一系列靜態(tài)的圖像及實(shí)時(shí)的音頻組成，常見文件后綴為“.avi、.mov、.rm、.asf、.mpeg”。5.數(shù)據(jù)文件，是各類數(shù)據(jù)庫文件，例如圖像、聲音、視頻都是由一系列數(shù)據(jù)編碼生成的，儲(chǔ)存這些數(shù)據(jù)的文件就是數(shù)據(jù)文件。6.命令文件，是一種計(jì)算機(jī)程序，常見后綴為“.prg、.exe 、.com、.bat”。

（三）文件載體分類。1.磁盤文件。磁盤文件分為軟盤與硬盤兩類?，F(xiàn)在的磁盤文件通常為硬盤，軟盤儲(chǔ)存量小，并且隨著科技的發(fā)展已經(jīng)被淘汰。2.磁帶文件?？捎涗浡曇?、符號(hào)的介質(zhì)，現(xiàn)在取而代之的為新一代記憶設(shè)備SD卡。3.光盤。是存儲(chǔ)圖像、文字、聲音、視頻等數(shù)據(jù)的儲(chǔ)存器。

二、電子檔案文件的管理

（一）電子檔案的保存。電子文件的建立，首先要制定保證電子檔案完整性并且能夠能長(zhǎng)期保存的檔案體系。做好數(shù)據(jù)備份工作，在日常電子檔案的管理中，應(yīng)該注重定期進(jìn)行數(shù)據(jù)備份工作，這樣可以有效應(yīng)對(duì)計(jì)算機(jī)或介質(zhì)器因意外事件損壞或老化磨損后的數(shù)據(jù)恢復(fù)工作，減少電子檔案損毀所帶來的損失。并將備份分別存放在三個(gè)獨(dú)立的物理存儲(chǔ)介質(zhì)中，實(shí)現(xiàn)“每月一備，三地三備”的要求，這樣可以預(yù)防自然災(zāi)害或者人為損毀丟失等所造成的毀滅性的災(zāi)難，從而提高數(shù)據(jù)抵抗安全隱患的容災(zāi)能力。

（二）信息安全。電子文件不同于紙質(zhì)文件，電子文件的使用必須依附于計(jì)算機(jī)等電子設(shè)備，信息具有易復(fù)制、傳播的特點(diǎn)，所以要做好網(wǎng)絡(luò)安全。通過全面系統(tǒng)的技術(shù)層面和非技術(shù)層面的防御措施，建立電子檔案安全保障體系，為電子檔案管理系統(tǒng)提供一個(gè)安全環(huán)境。1.防火墻的應(yīng)用。防火墻的作用在于隔斷內(nèi)外網(wǎng)之間的聯(lián)系，負(fù)責(zé)網(wǎng)絡(luò)之間的安全認(rèn)證與傳輸，也是網(wǎng)絡(luò)安全最基本的保障。在電子檔案管理系統(tǒng)與外網(wǎng)連接處安裝防火墻軟件，它可以通過用戶的會(huì)話、應(yīng)用協(xié)議、訪問信息等資源進(jìn)行監(jiān)測(cè)，從而保障控制網(wǎng)絡(luò)邊界訪問的安全性。2.運(yùn)用殺毒軟件防止病毒入侵。計(jì)算機(jī)安裝正版殺毒軟件，并做到定時(shí)掃描，因?yàn)椴《镜膫鞑ブ饕蕾囉诰W(wǎng)絡(luò)，殺毒軟件在計(jì)算機(jī)接觸網(wǎng)絡(luò)資源的同時(shí)，會(huì)阻截來自Interne病毒文件的入侵。3.建立局域網(wǎng)。對(duì)計(jì)算機(jī)使用隔離卡，使檔案系統(tǒng)隔離互聯(lián)網(wǎng)的接入，并且杜絕使用移動(dòng)設(shè)備，避免移動(dòng)設(shè)備的病毒帶入電腦，阻截病毒的交叉?zhèn)鞑?，徹底使病毒阻隔在?nèi)部網(wǎng)絡(luò)之外。4.提高電子檔案管理人員的安全意識(shí)。電子檔案管理人員的安全意識(shí)是電子檔案管理的重中之重，大多數(shù)病毒的入侵是人為原因。電子檔案專用電腦不允許訪問外部網(wǎng)絡(luò)，一旦電腦感染了病毒或者被非法訪問，造成數(shù)據(jù)損毀、修改或丟失，便不可挽回；電子檔案專用電腦不要安裝與工作無關(guān)的軟件，并且一定要安裝正版軟件；電子檔案專用電腦不要使用U盤等USB移動(dòng)設(shè)備，這些移動(dòng)設(shè)備通常在多個(gè)電腦之間撥插，傳染病毒的幾率較大；對(duì)于來路不明的文件不要輕易打開，提高警惕性。5.遵守規(guī)章制度。為切實(shí)保障電子檔案的安全，電子檔案管理人員必須遵照和熟悉國(guó)家檔案管理的各項(xiàng)規(guī)章制度與管理?xiàng)l例。

三、結(jié)語

信息時(shí)代的數(shù)字化檔案在對(duì)電子檔案管理人員帶來挑戰(zhàn)的同時(shí)，也給檔案部門帶來更大的機(jī)遇。檔案管理人員必須積極學(xué)習(xí)新知識(shí)并進(jìn)行消化吸收，才能做好電子檔案的管理與維護(hù)，共同推進(jìn)電子檔案發(fā)揮更大的價(jià)值，以適應(yīng)信息時(shí)代發(fā)展的需要。

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