新形勢下電子檔案管理存在的問題及對策

牛寧燕

【摘要】傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理與現(xiàn)行的電子檔案管理存在著很大的不同，雖然在很大的程度上減輕了檔案管理人員的工作量，檔案的使用效率得到進一步提升，但是因為電子檔案應(yīng)用的時間不是很長，對其使用的方法不熟練，導(dǎo)致了一些資料的缺失和泄露等等，因此為了更好地促進我國電子檔案的管理工作，本文著重對當下的電子檔案管理所面臨的問題進行了研究，針對現(xiàn)有的問題提出應(yīng)對建議，為提高我國電子檔案的管理水平貢獻力量。

【關(guān)鍵詞】傳統(tǒng)；紙質(zhì)檔案；電子檔案；管理

一、電子檔案的特點及其發(fā)展現(xiàn)狀

（一）電子檔案的特點。在社會經(jīng)濟不斷發(fā)展變化、信息技術(shù)不斷傳播發(fā)展的今天，全球化技術(shù)在不斷完善，檔案的管理也從傳統(tǒng)紙質(zhì)時代過渡到了電子信息化時代，電子檔案逐漸取代了紙質(zhì)檔案，相比較而言，電子檔案在管理方面更便捷，但對于管理人員來說，這不僅是一個提升自身管理水平的機會，也是對管理者本身的挑戰(zhàn)。這與傳統(tǒng)檔案管理完全不同：一是完完全全的數(shù)字化管理。電子檔案完全是以數(shù)字化形態(tài)存在的，檔案的載體由紙質(zhì)書本變成電子光盤，文字被數(shù)字化，相比以前來說，現(xiàn)在的檔案生成過程完全以數(shù)字形態(tài)存在，不管是建檔還是歸檔。二是電子檔案的信息完全是獨立存在的，它可以自由變化，傳輸?shù)饺魏我粋€光盤等存儲盤當中，并且信息不會變化。

（二）我國電子檔案的發(fā)展現(xiàn)狀。隨著中國經(jīng)濟水平的飛速發(fā)展，網(wǎng)絡(luò)信息的科學(xué)技術(shù)水平也在不斷提高。新形勢下，我國電子檔案逐漸取代傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案，為我國檔案事業(yè)的不斷發(fā)展開創(chuàng)了先河，打好了基礎(chǔ)。雖然電子檔案非常方便，但是因為網(wǎng)絡(luò)的不穩(wěn)定性，安全性不高的原因，存在著很大的問題，比如會出現(xiàn)信息外泄、數(shù)據(jù)損壞、黑客攻擊等問題，導(dǎo)致一些信息會丟失。

除電子檔案本身存在的一些原因外，還有來自檔案管理人員的影響和管理部門的不重視，電子檔案的好處有很多，不僅節(jié)約了人力和物力，還提高了檔案管理的工作效率，減少了管理成本，同時也大大改變了人們的生產(chǎn)與生活方式，雖然有很多好處，但就目前而言，在我國很多有關(guān)部門并不重視檔案管理這項工作，對于檔案管理不上心，這也就導(dǎo)致了一些檔案管理人員抱著消極的態(tài)度，造成工作的質(zhì)量效果差，使我國的檔案管理一直無法達到與外國并肩的水平。

同時電子檔案的保存也是一大問題，因為電子檔案管理受到網(wǎng)絡(luò)技術(shù)與數(shù)字環(huán)境兩方面的束縛，還有存儲載體、軟件服務(wù)系統(tǒng)與電子設(shè)備技術(shù)等問題，電子檔案的存儲是電子檔案管理的一個難點。資料的存儲載體是非常脆弱的，同時對放置載體的環(huán)境有著非常嚴格的要求，空氣的干濕度、天氣、黑客攻擊、網(wǎng)絡(luò)病毒、電壓等都會對儲存載體造成損壞，并且無法復(fù)原，另外儲存的載體是脆弱的，使用壽命相對紙質(zhì)載體來講，使用壽命不長，在轉(zhuǎn)載或更換載體時容易造成信息損壞或丟失。

二、如何應(yīng)對電子檔案管理過程中的問題

（一）加強國家網(wǎng)絡(luò)安全建設(shè)。沒有網(wǎng)絡(luò)安全就沒有國家安全，沒有信息化就沒有現(xiàn)代化，加強網(wǎng)絡(luò)安全和信息化建設(shè)對國家的發(fā)展意義重大。要認清我們面臨的形勢和任務(wù)，充分認識做好工作的重要性和緊迫性，因勢而謀，應(yīng)勢而動，順勢而為，加強專業(yè)網(wǎng)絡(luò)人才的建設(shè)，進一步完善網(wǎng)絡(luò)防火墻設(shè)施的建設(shè)，做好網(wǎng)絡(luò)安全和信息化工作。

（二）電子檔案的管理要規(guī)范。電子檔案的管理中要注重管理的規(guī)范性，這樣有利于內(nèi)在需要。國家有關(guān)部門應(yīng)當重視檔案管理的工作，嚴格要求，這樣才能加強檔案管理人員的工作意識，增強檔案管理效率。同時，檔案管理人員要提升自己的電子檔案管理水平，要及時做好收集資料、整理相關(guān)文獻等流程工作，提高檔案管理的工作效率。同時我國相關(guān)檔案管理部門應(yīng)參照外國先進的管理經(jīng)驗，結(jié)合我國現(xiàn)有檔案管理模式，對歸檔工作，制定出規(guī)范、科學(xué)的操作標準。立足實際，取其精華，去其糟粕。

（三）做好電子檔案的保存工作。要及時做好歸檔工作，同時要做好備份工作，重要電子檔案實行專機、備份制度。因為電子檔案的保存工作是一大難點，而且電子檔案的儲存載體不僅安全性低下而且使用壽命短，所以針對重要的電子檔案要實行備份制度，這是一項很有必要的措施。將重要的電子檔案使用儲存載體保存兩份或者三份，使用分布式雙機備份。杜絕了由于工作人員操作不當或者是電子檔案儲存載體遭遇自然環(huán)境侵害等損害甚至丟失了電子檔案的情況出現(xiàn)。雖然在新形勢下，電子檔案的使用是未來檔案管理工作的總體趨勢，但在我國目前的情況下，電子檔案管理還存在著一些問題，所以可以采取電子歸檔和傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案并存的管理模式，這兩種歸檔可以不需要兩種管理系統(tǒng)，可在紙質(zhì)檔案上面標寫電子檔案存在的地點，而電子檔案也要注明紙質(zhì)檔案所放的地點，但兩者要一致。

（四）加大檔案管理方面人才的培養(yǎng)力度。要想全面實現(xiàn)電子檔案管理的現(xiàn)代化，不僅僅是培養(yǎng)檔案管理人員檔案方面的理論知識和提高他們的實踐經(jīng)驗，要定期加強管理人員的教育培訓(xùn)，不拘于一種培訓(xùn)形式，到位的全方面培訓(xùn)，對電子檔案現(xiàn)代化管理人員的知識結(jié)構(gòu)進行優(yōu)化，培養(yǎng)出維修與科學(xué)管理的復(fù)合型人才。

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