城建檔案信息資源整合性服務(wù)初探

李智華

【摘要】隨著十三五計劃、城鄉(xiāng)一體化進程的不斷推進，城建檔案的建設(shè)也應(yīng)運而生，其包括城市在建設(shè)和發(fā)展以及管理活動過程中產(chǎn)生的信息。為了進一步發(fā)揮城建檔案的作用，必須將其信息資源進行整合，旨在提高整合性的服務(wù)標(biāo)準(zhǔn)，基于現(xiàn)在是“互聯(lián)網(wǎng)+”盛行的時代，我們要利用“互聯(lián)網(wǎng)+”和信息化技術(shù)來進一步發(fā)展城建檔案信息資源的整合性服務(wù)。本文通過分析整合性服務(wù)過程中的不足，希望對以后的工作有所幫助。

【關(guān)鍵詞】城建檔案；整合性服務(wù)；信息化

城建檔案信息資源的整合對于城市的管理和發(fā)展有很大的作用，我們使用“互聯(lián)網(wǎng)+”技術(shù)的目的是提高城建檔案信息資源的整合性服務(wù)，真正讓城建檔案信息造福于城市和人民，進一步推動城鎮(zhèn)化建設(shè)。

一、 城建檔案信息資源整合性服務(wù)的意義

信息資源通過整合不僅優(yōu)化了檔案信息，使其充分發(fā)揮作用，相比之前的條塊管理模式，整個管理系統(tǒng)的職能機構(gòu)更協(xié)調(diào)和有序，使運行速率大大提高了，形成了跨部門、跨區(qū)域的大眾信息服務(wù)系統(tǒng)。

二、 現(xiàn)在城建檔案信息資源整合性服務(wù)的狀況

檔案信息由于涉及到城市的每一個活動，所以檔案信息具有內(nèi)容廣泛、樣式多變、針對性強的特點。目前，我們的信息資源整合性服務(wù)旨在依托“互聯(lián)網(wǎng)+”的技術(shù)對分散龐大的數(shù)據(jù)系統(tǒng)進行整合，形成信息流，使信息實現(xiàn)共享，做到一站式利民服務(wù)。目前的具體狀況如下：第一，不同的城市之間管理模式和結(jié)構(gòu)不一致，這在一定程度上加大了整合的難度。第二，一個城市中同時出現(xiàn)了集中管理與分散管理，這樣加大了管理的難度，使管理出現(xiàn)了脫節(jié)的現(xiàn)象。第三，目前，隨著城建檔案信息的不斷整合，提高了服務(wù)水平，我國已經(jīng)實現(xiàn)了各個部門的融合和信息資源的共享，并且我國已經(jīng)出臺了相應(yīng)的規(guī)范，使檔案信息規(guī)范化與標(biāo)準(zhǔn)化，并且依托“互聯(lián)網(wǎng)+”技術(shù)使檔案信息實現(xiàn)數(shù)據(jù)化和資源共享。

三、目前城建檔案信息資源整合性服務(wù)的缺陷

隨著經(jīng)濟和技術(shù)的不斷發(fā)展，城建檔案信息資源也在不斷發(fā)展，信息資源的整合在很大程度上提高了城市的發(fā)展水平和進度，使城市建設(shè)有條不紊地發(fā)展起來。但就我國的整合性服務(wù)來講還存在資源利用率不高、建設(shè)不完全、缺乏專業(yè)人員等問題，只有我們抓住了主要問題才能真正去解決問題。

（一）較低的檔案信息資源利用率。由于城建檔案信息包括的信息十分豐富，利用率不高的現(xiàn)象一直存在。從檔案館的角度出發(fā)，檔案館數(shù)量較多，并且檔案館的管理單位不統(tǒng)一，當(dāng)真正開發(fā)和使用信息資源時，會受到不同檔案館和管理室的限制，有很大的局限性，所以會導(dǎo)致信息資源不能被有效開發(fā)與利用；單從檔案室的管理角度出發(fā)來看，很大一部分檔案館處在半開放或者不開放狀態(tài)，很少資源會被利用，使檔案館處于閑置狀態(tài)。檔案館的建設(shè)會嚴(yán)重滯后于社會的發(fā)展，對社會的所需所求不清楚，對于館本身的建設(shè)也是處于十分被動的地位，所以信息資源的利用率不高。

（二）城建檔案信息資源整合性服務(wù)信息化建設(shè)不到位。目前，多數(shù)城市認(rèn)識到城建檔案信息資源的整合性服務(wù)必須依托于互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)，都在大力推廣和研究信息化技術(shù)，但收到成效的只是一部分城市，就是因為信息化建設(shè)不到位，具體表現(xiàn)在以下幾個方面：第一，現(xiàn)在大部分城建決定檔案信息資源的整合都是由領(lǐng)導(dǎo)直接決定的，所以會導(dǎo)致信息資源的整合缺乏很好的規(guī)劃，下面的員工找不到具體的目標(biāo)和方向。第二，信息化建設(shè)最關(guān)鍵的部分是數(shù)字化建設(shè)，數(shù)字化建設(shè)需要更高端的技術(shù)和設(shè)備，現(xiàn)在有些城市檔案室信息資源的整合性服務(wù)缺乏高端的設(shè)備，且數(shù)字化的建設(shè)跟不上社會的發(fā)展。這些都會阻礙城建檔案信息資源整合性服務(wù)信息化建設(shè)。

（三）專門的工作人員缺乏相應(yīng)的專業(yè)素質(zhì)。我國城建檔案館目前的服務(wù)方式主要是提供文獻，在我國經(jīng)濟較發(fā)達的城市，服務(wù)方式已經(jīng)轉(zhuǎn)變?yōu)閿?shù)字化方式，但仍以提供一級文獻為主，像二、三級的文獻甚少見到。目前，雖然大部分檔案館已經(jīng)認(rèn)識到互聯(lián)網(wǎng)的重要性和數(shù)字化的緊迫性，也都積極在發(fā)展改革，但是檔案館會潛意識地用打理圖書館的方法來管檔案館，會陷入只把文獻呈現(xiàn)給大家，然而忽視需求者的需要和宣傳檔案館的局面。最后，館內(nèi)的信息資源的主要用途是館自主利用，館外的人員很少會利用，缺乏公開度，在某一定程度上很難實現(xiàn)檔案館信息資源的共享。

四、 提高城建檔案信息資源整合性服務(wù)的具體措施

（一）完善城建檔案管理系統(tǒng)的相關(guān)制度。管理制度的完善是整合城建檔案信息的基本保障，真正做到有章可循才能使整合信息的工作規(guī)范起來。具體可以做到如下幾點：第一，在城市設(shè)立專門的督查部門，監(jiān)察城建檔案信息整合的工作進度。第二，城市相應(yīng)的檔案管理部門整合好內(nèi)部的信息，對各個行業(yè)的信息進行整合與規(guī)劃，使城建檔案的信息得到共享。

（二）建立系統(tǒng)的城建檔案信息資源的整合性服務(wù)體系。因為城建檔案涉及到的內(nèi)容十分寬泛，服務(wù)較分散，難度較大，所以實行檔案信息的整合勢在必行。建立整合性的服務(wù)體系應(yīng)該做到以下幾點：第一，城市中的相關(guān)檔案管理部門要確定每個部門的具體職能，使每個部門形成合力，實現(xiàn)每個部門相互補充。第二，充分發(fā)揮“互聯(lián)網(wǎng)+”的功能，可以建立相應(yīng)的檔案數(shù)據(jù)庫，使全社會普及城建檔案整合性服務(wù)，形成城建檔案全面服務(wù)的信息化體系。

（三）優(yōu)化城建檔案信息資源的整合性服務(wù)的方式。目前，大部分城市在推行城建檔案的整合性服務(wù)，但是涉及到的范圍很局限，使服務(wù)顯得不到位，所以我們必須要優(yōu)化整合性的服務(wù)方式，具體應(yīng)該做到以下幾點：第一，應(yīng)用互聯(lián)網(wǎng)建立相應(yīng)的檢索目錄，城市的檔案管理部門應(yīng)成立獨立的數(shù)據(jù)庫，并且上傳到聯(lián)機，保證在公共系統(tǒng)中能查詢到。與此同時，公共查詢系統(tǒng)可以根據(jù)主題的類別以及學(xué)科的類型或者通過輸入關(guān)鍵詞以及作者名字等方式來滿足更多人的不同要求。第二，不同館之間的服務(wù)真正實現(xiàn)跨館協(xié)同服務(wù)，原來城建檔案的管理模式是壁壘分明的，但是會出現(xiàn)脫軌現(xiàn)象，所以目前的任務(wù)需要打破這種模式，實現(xiàn)城建檔案管理的區(qū)域全覆蓋和自動辦公，通過實現(xiàn)跨館的協(xié)同服務(wù)，城建檔案管理實現(xiàn)了“一站式”的模式，用戶會在最短的時間內(nèi)找到所需內(nèi)容，真正體現(xiàn)信息資源整合的優(yōu)勢。

（四）培養(yǎng)工作人員的專業(yè)素養(yǎng)。對于檔案館的工作人員，上至領(lǐng)導(dǎo)下至基層員工都進行業(yè)務(wù)技能的培訓(xùn)和服務(wù)理念的轉(zhuǎn)變。對于領(lǐng)導(dǎo)來講，關(guān)于檔案信息資源的整合，要杜絕“獨斷專行”，多做考察和調(diào)研，尤其要滿足社會需求者的需要，領(lǐng)導(dǎo)對信息資源的整合一定做好規(guī)劃，這樣才能真正起到事半功倍的效果。對于員工來講，檔案館一定要加強對員工專業(yè)技能的培訓(xùn)，這也是加強檔案信息共享的必然要求，建設(shè)信息化不可或缺的條件。檔案館可以分批次對員工進行相關(guān)計算知識的培訓(xùn)，還要引進專業(yè)計算機領(lǐng)域的人才，幫助城建檔案信息資源整合性服務(wù)全面實現(xiàn)信息化，除此之外，不同館之間的相關(guān)技術(shù)人員可以進行技術(shù)上的交流，使不同館之間的模式趨于統(tǒng)一化，減少需求者的負(fù)擔(dān)。

五、 結(jié)語

城市的建設(shè)和發(fā)展關(guān)鍵的部分就是城建檔案信息資源，只有將城建檔案信息資源進行整合，才能體現(xiàn)出城建檔案信息的作用，才能實現(xiàn)服務(wù)的高效率。鑒于檔案信息范圍廣，整合存在很大難度，我們要多方配合，共同努力提高城建檔案信息資源整合性服務(wù)效率。因此，第一，我們要致力于完善城建檔案管理系統(tǒng)的相關(guān)制度，使其盡快步入正軌，實現(xiàn)常態(tài)化。第二，我們要努力建立系統(tǒng)的城建檔案信息資源的整合性服務(wù)體系，真正發(fā)揮出檔案信息的作用，提高服務(wù)效率。第三，優(yōu)化城建檔案信息資源的整合性服務(wù)的方式，增加信息整合的途徑，實現(xiàn)全方位的資源共享。最后，要加大對工作人員專業(yè)素質(zhì)的培養(yǎng)，早日實現(xiàn)信息資源的全面信息化。

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