淺談提高機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案管理的信息化水平

黎海容

【摘要】近年來(lái)，大多數(shù)機(jī)關(guān)事業(yè)單位運(yùn)用電子政務(wù)系統(tǒng)來(lái)提高自身的辦公自動(dòng)化水平。機(jī)關(guān)事業(yè)單位在工作上對(duì)檔案管理具有十分重要的地位，但單位人員因工作原因頻繁變動(dòng)，因此需要對(duì)機(jī)關(guān)事業(yè)單位加強(qiáng)檔案管理信息化的工作，促使檔案管理水平的提高以及單位人員檔案能夠完整，有利于檔案管理的歷史資料利用率得到有效提升。

【關(guān)鍵詞】機(jī)關(guān)事業(yè)單位；檔案管理；信息化水平

機(jī)關(guān)事業(yè)單位人事檔案是人才信息的記錄，其中包含了個(gè)人的履歷信息和個(gè)人業(yè)績(jī)獎(jiǎng)罰信息等，人事檔案還記錄著公司的運(yùn)轉(zhuǎn)情況與單位人員近況等歷史記錄，是運(yùn)行單位工作的重要依據(jù)。隨著信息技術(shù)的不斷發(fā)展與進(jìn)步，對(duì)于檔案的管理顯得尤為重要，為了確保單位工作能有效進(jìn)行，在為單位選拔人才與實(shí)施管理時(shí)，能更好地為其提供服務(wù)與帶來(lái)方便，并能提升檔案資料的查詢速度以及簡(jiǎn)化工作的流程，有效發(fā)揮出機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案管理作用效果。目前我國(guó)檔案管理信息化的建設(shè)中存在很多不足之處，傳統(tǒng)的檔案是使用紙質(zhì)來(lái)對(duì)其進(jìn)行管理，不能將其很好地進(jìn)行保存且信息的更新速度較慢，從而降低了檔案的利用率。因此本文將針對(duì)機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案管理存在的問(wèn)題，提出具體可行的解決措施，確保事業(yè)機(jī)關(guān)單位的檔案能得到順利的開(kāi)展與提高信息化的水平。

一、加強(qiáng)檔案管理信息化建設(shè)的重要意義

隨著我國(guó)的數(shù)字技術(shù)與電腦的運(yùn)用在機(jī)關(guān)事業(yè)單位的工作中不斷推廣，因此使得電子文件和檔案資料的增多，機(jī)關(guān)事業(yè)單位的檔案管理需要加強(qiáng)其信息化的建設(shè)，具體的信息建設(shè)化意義為：

（一）便于對(duì)歷史檔案的整理與利用。機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案管理能對(duì)其具有歷史意義的檔案文件資料進(jìn)行有效的保管，但是由于傳統(tǒng)的歷史檔案是紙質(zhì)檔案，不容易對(duì)其查詢與保存，且占用的空間較大，一些珍貴的歷史資料不能得到較好的利用，只能被長(zhǎng)時(shí)間的封存。在進(jìn)行信息化管理后，能運(yùn)用電腦技術(shù)對(duì)機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案進(jìn)行管理，擴(kuò)大檔案的管理儲(chǔ)存空間，并且能較方便地對(duì)檔案進(jìn)行查閱與使用，對(duì)較為有用的歷史資料也能方便將其調(diào)動(dòng)出來(lái)，恢復(fù)其歷史資料的使用價(jià)值，對(duì)檔案管理的信息化建設(shè)有著十分顯著的作用。

（二）檔案管理工作效率的提高。由于檔案資料的管理較為落后，傳統(tǒng)的檔案管資料非常復(fù)雜和繁亂，單位員工的資源較少，且機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案管理涉及到大量的工作方面，因此導(dǎo)致檔案的利用率降低且容易遺失。機(jī)關(guān)事業(yè)單位加快信息建設(shè)后，檔案管理的人員能有效提高對(duì)工作的積極性，加強(qiáng)工作效率的提升，能及時(shí)有效地對(duì)檔案進(jìn)行管理與減少資料的繁雜性。

（三）有利于檔案管理的安全性與穩(wěn)定性。完善信息化建設(shè)能更有效地對(duì)電子檔案進(jìn)行保存且保密性較強(qiáng)，讀取非常便利，能更好地保證檔案資料在傳輸與儲(chǔ)存的過(guò)程中安全性能提高。與傳統(tǒng)紙質(zhì)版的檔案管理相比，該儲(chǔ)存方法能延長(zhǎng)對(duì)電子檔案保存的時(shí)間，且能對(duì)檔案進(jìn)行備份。

（四）對(duì)檔案信息資料的共享與促進(jìn)檔案資料的利用率。傳統(tǒng)的檔案管理方式占用空間較大，且對(duì)于機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案的保存較為分散，不能對(duì)其進(jìn)行合理的規(guī)劃與利用，在信息化技術(shù)的發(fā)展下，能利用互聯(lián)網(wǎng)平臺(tái)將不同的單位與部門之間的信息進(jìn)行更有效的共享，共享方式較為方便，對(duì)于檔案資料的利用率也因此提高。

二、機(jī)關(guān)事業(yè)單位人事檔案管理信息化存在的問(wèn)題

（一）檔案管理方法落后。由于不少機(jī)關(guān)事業(yè)單位對(duì)于檔案信息化建設(shè)的重要性認(rèn)知不足，導(dǎo)致傳統(tǒng)檔案管理存在著半手工或者手工的管理方法，對(duì)于某些要求較高的檔案記錄以及檔案的整理工作造成錯(cuò)誤，并且發(fā)生的錯(cuò)誤不容易被發(fā)現(xiàn)，也不能及時(shí)對(duì)錯(cuò)誤進(jìn)行改正，因此造成錯(cuò)誤檔案被永久保存下來(lái)，影響日后檔案的管理與對(duì)人事的安排。在對(duì)檔案進(jìn)行管理時(shí)，傳統(tǒng)的管理模式消耗的時(shí)間較長(zhǎng)，且工作量較為繁瑣，會(huì)增加管理工作的錯(cuò)誤率。

（二）機(jī)關(guān)事業(yè)單位管理人員的專業(yè)水平不足。在現(xiàn)代社會(huì)，各個(gè)工作都對(duì)專業(yè)化的水平較高，機(jī)關(guān)企業(yè)人事管理對(duì)于管理人員的專業(yè)性也有較高的要求，由于人事檔案管理人員在傳統(tǒng)的管理模式上是使用手工作業(yè)的方法，對(duì)于信息化技術(shù)的知識(shí)了解較少，相關(guān)的業(yè)務(wù)能力與意識(shí)方面都沒(méi)能得到提升，不能滿足對(duì)信息化建設(shè)的專業(yè)化需求。由于機(jī)關(guān)事業(yè)單位未能對(duì)檔案管理人員進(jìn)行系統(tǒng)培訓(xùn)，導(dǎo)致管理人員對(duì)現(xiàn)代化的檔案管理手段與業(yè)務(wù)技能方面不熟悉，使得信息化建設(shè)無(wú)法有效且迅速地開(kāi)展，造成檔案管理工作缺乏規(guī)范性。

（三）人事檔案信息利用價(jià)值較弱。機(jī)關(guān)事業(yè)單位的檔案不僅僅是對(duì)信息與數(shù)據(jù)的保存，更是對(duì)人事作決策時(shí)提供參考信息的依據(jù)，能對(duì)人事檔案的信息利用率發(fā)揮出重要性決策。雖然人事檔案管理工作對(duì)外界做到嚴(yán)格的保密性，但對(duì)于信息的利用率少之又少，機(jī)關(guān)事業(yè)單位沒(méi)有認(rèn)識(shí)到其有效的利用效果，沒(méi)有對(duì)人事檔案進(jìn)行深入的了解，僅認(rèn)為人事檔案人員調(diào)動(dòng)與整理檔案時(shí)才有利用價(jià)值，對(duì)人事檔案的信息利用較弱。

三、如何提高機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案管理信息化水平

（一）加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)重視，完善管理。檔案資料記錄著經(jīng)營(yíng)成果、工作成效、人事變動(dòng)等內(nèi)容，機(jī)關(guān)事業(yè)單位應(yīng)加強(qiáng)對(duì)檔案資料的管理，并確保檔案中的內(nèi)容準(zhǔn)確和完整，利用檔案的信息開(kāi)展總結(jié)工作，制定有效的決策。檔案管理人員和領(lǐng)導(dǎo)人員應(yīng)對(duì)檔案管理的信息化建設(shè)提起重視，通過(guò)提升檔案管理的信息化程度，確保檔案資料能發(fā)揮其有效的作用。在針對(duì)人事檔案信息化管理時(shí)，還應(yīng)對(duì)管理制度進(jìn)行完善，從整理、查閱、收集以及歸納等的方面對(duì)其管理，對(duì)檔案信息管理能高效運(yùn)作。

（二）加強(qiáng)管理人員的信息化建設(shè)。重視機(jī)關(guān)事業(yè)單位對(duì)檔案管理人員的培訓(xùn)，完善單位的考核評(píng)價(jià)機(jī)制，激發(fā)檔案管理人員的工作熱情，并對(duì)管理人員做出客觀公正的考核，將考核的制度落實(shí)到位，強(qiáng)化機(jī)關(guān)事業(yè)單位管理信息化的完善。由于檔案管理的信息化建設(shè)需要許多計(jì)算機(jī)專業(yè)的工作人才，因此管理人員不僅需要對(duì)檔案業(yè)務(wù)進(jìn)行熟知還應(yīng)熟悉信息化建設(shè)的技術(shù)，并開(kāi)展培訓(xùn)班與交流會(huì)，讓管理人員能掌握更多更實(shí)用的信息化建設(shè)知識(shí)，能更有效地提升其業(yè)務(wù)能力。

（三）強(qiáng)化信息資源的安全性。隨著網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的不斷加強(qiáng)與迅速發(fā)展，許多不法分子會(huì)利用網(wǎng)絡(luò)病毒對(duì)機(jī)關(guān)單位檔案資料信息進(jìn)行盜取，對(duì)工作管理造成嚴(yán)重的影響，并且由于檔案管理人員的錯(cuò)誤操作與系統(tǒng)故障也會(huì)導(dǎo)致檔案信息的安全性遭到破壞，機(jī)關(guān)事業(yè)單位要在檔案管理的信息化建設(shè)過(guò)程中，加強(qiáng)對(duì)檔案、網(wǎng)絡(luò)、主機(jī)以及數(shù)據(jù)的安全管理。機(jī)關(guān)事業(yè)單位部門還應(yīng)定期與不定期對(duì)數(shù)據(jù)備份、安裝防火墻或安裝殺毒軟件等，對(duì)檔案的信息資源提供安全可靠的保護(hù)工作。

四、結(jié)語(yǔ)

綜上所述，在新時(shí)期的發(fā)展下，檔案管理對(duì)機(jī)關(guān)事業(yè)單位的運(yùn)作有著十分重要的作用，檔案管理的信息化建設(shè)能有效提升對(duì)機(jī)關(guān)事業(yè)單位的檔案管理效率。加強(qiáng)對(duì)管理人員的專業(yè)技能學(xué)習(xí)，強(qiáng)化其對(duì)信息化建設(shè)的知識(shí)，能有效滿足事業(yè)單位在信息化時(shí)代下對(duì)檔案管理工作的有效運(yùn)行，并提高機(jī)關(guān)事業(yè)單位對(duì)檔案管理工作的質(zhì)量保證，有助于強(qiáng)化歷史資料的利用率，促進(jìn)機(jī)關(guān)事業(yè)單位管理水平的提升。

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