“互聯(lián)網(wǎng)+”時代基層單位檔案信息化建設(shè)的思考

趙虹

【摘要】“互聯(lián)網(wǎng)+”時代，為檔案管理工作帶來了機遇和挑戰(zhàn)。檔案信息化建設(shè)已成為當(dāng)前檔案工作無法回避的現(xiàn)實。做好檔案信息化建設(shè)是做好檔案工作的基礎(chǔ)和前提。本文針對檔案信息化建設(shè)的現(xiàn)狀以及應(yīng)采取的對策做了淺顯的分析和闡述。

【關(guān)鍵詞】互聯(lián)網(wǎng)+；信息化建設(shè)；現(xiàn)狀；對策

“互聯(lián)網(wǎng)+”背景下，眾多行業(yè)依托互聯(lián)網(wǎng)平臺，實現(xiàn)了自身行業(yè)的飛速發(fā)展。檔案部門也開始探索“互聯(lián)網(wǎng)+”檔案的研究與發(fā)展。目前，檔案信息化建設(shè)已從檔案實體管理逐步轉(zhuǎn)向數(shù)字化信息管理，并將工作重心從實體保管轉(zhuǎn)向為社會提供服務(wù)。這是“互聯(lián)網(wǎng)+”時代的需求，是檔案工作與互聯(lián)網(wǎng)的融合和創(chuàng)新，給檔案管理模式和檔案資源的利用帶來了新的機遇和挑戰(zhàn)，這是檔案工作當(dāng)前無法回避的現(xiàn)實。

一、基層單位檔案信息化建設(shè)的現(xiàn)狀

（一）檔案信息化建設(shè)的觀念相對滯后。在眾多基層單位員工的觀念里，檔案工作是由檔案員和檔案管理部門來完成的，只是簡單的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計、利用等工作的簡單循環(huán)。而在“互聯(lián)網(wǎng)+”時代的檔案管理工作，每個人都是檔案工作的參與者。檔案資源是即時共享的，檔案工作是多元、開放的。但由于觀念的滯后，延緩了檔案信息化建設(shè)的進程，阻礙了檔案信息的交流和共享。

（二）檔案信息化建設(shè)的軟硬件基礎(chǔ)設(shè)施落后。“互聯(lián)網(wǎng)+”時代，必須要有網(wǎng)絡(luò)軟硬件、相關(guān)技術(shù)的配套和支持。因此，專業(yè)的、標(biāo)準(zhǔn)統(tǒng)一的檔案管理軟件的開發(fā)研制，網(wǎng)絡(luò)的日常管理與維護也漸漸提到日程上來。這不但需要大量的資金與高端的數(shù)字技術(shù)，更需要政府的規(guī)劃、參與與支持，而基層單位本身是無法完成的。這些軟硬件條件的落后，也制約了基層單位信息化建設(shè)的腳步。

（三）檔案信息化建設(shè)中的管理人員素質(zhì)較低。“互聯(lián)網(wǎng)+”時代，檔案管理工作不僅需要專業(yè)的檔案管理理論知識和經(jīng)驗，還需要全面的計算機技術(shù)、信息技術(shù)。但在基層單位，檔案管理人員大多不具備檔案專業(yè)背景，通常由其他科室的文員兼職，缺乏理論知識和檔案意識，計算機、網(wǎng)絡(luò)技能也不全面，無法有效地發(fā)揮互聯(lián)網(wǎng)對各類檔案管理的作用，嚴重降低了檔案信息化建設(shè)的進程。

（四）檔案信息化建設(shè)中的數(shù)字化資源缺乏。檔案信息化建設(shè)必須以大量的數(shù)字化檔案資源為基礎(chǔ)。目前，基層單位的室藏檔案仍以紙質(zhì)檔案為主，還沒有將室藏傳統(tǒng)檔案有步驟、有計劃地進行數(shù)字化。另一方面，對已經(jīng)數(shù)字化的電子文件仍缺乏保存意識。甚至有些基層單位的工作人員，在計算機內(nèi)存不足的情況下，刪除了已接收的電子文件，而只保存打印的紙質(zhì)文件。同時，也沒有像收集紙質(zhì)文件那樣，多途徑獲取電子文件，使大量的數(shù)字化文件流失。也就是說，數(shù)字化文件的管理并不像紙質(zhì)文件的管理那樣規(guī)范。

二、檔案信息化建設(shè)應(yīng)采取的對策

（一）檔案工作的重新認識和定位。當(dāng)前檔案工作所面臨的趨勢和挑戰(zhàn)，使其主要工作任務(wù)不再是檔案信息的收集、整理和借閱等環(huán)節(jié)?！盎ヂ?lián)網(wǎng)+”時代強調(diào)以服務(wù)創(chuàng)新為主，以檔案數(shù)據(jù)的價值開發(fā)為導(dǎo)向。大數(shù)據(jù)的提出讓業(yè)界對數(shù)據(jù)的開發(fā)價值有了全新的認識和了解，檔案數(shù)據(jù)具有普遍性和真實性的特點，是公共信息資源的重要組成部分。通過數(shù)據(jù)挖掘技術(shù)和大數(shù)據(jù)分析技術(shù)，可對政府以及企事業(yè)單位的決策和創(chuàng)新等發(fā)揮重要的信息支持作用。

（二）調(diào)整室藏結(jié)構(gòu)，加快數(shù)字檔案建設(shè)。檔案信息化建設(shè)的生存基礎(chǔ)是數(shù)字化的檔案資源。目前，基層單位檔案室保存的檔案以紙質(zhì)為主，數(shù)字檔案信息極為有限。為此，需要大力豐富數(shù)字檔案室藏，調(diào)整室藏檔案結(jié)構(gòu)，加快傳統(tǒng)載體檔案信息資源數(shù)字化進程，擴大數(shù)字信息資源總量。另外，拓寬電子文件的多途徑收集工作。例如：在工作中接收的電子文件、各種郵件等，檔案部門要有意識、有步驟地整合、保存，并建立規(guī)范化的各管理部門的檔案數(shù)據(jù)庫群。從而提高基層單位檔案室數(shù)字檔案信息資源總量，提供檔案信息資源的廣度和深度。

（三）提高檔案工作者的素質(zhì)?！盎ヂ?lián)網(wǎng)+”時代，在給檔案管理者帶來便利的同時，也對其專業(yè)素質(zhì)和綜合素質(zhì)提出了更高的要求。由于電子化的檔案管理，使傳統(tǒng)的檔案管理方式受到了挑戰(zhàn)。因此，檔案工作者應(yīng)不斷加強知識結(jié)構(gòu)更新，在繼續(xù)提高檔案專業(yè)素養(yǎng)的同時，還要不斷充實計算機技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)，掌握檔案管理相關(guān)的軟件知識，這樣才能成長為“互聯(lián)網(wǎng)+”時代下，符合檔案信息化建設(shè)工作要求的復(fù)合型人才。

（四）統(tǒng)一規(guī)劃、統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)。檔案信息化建設(shè)的最終目標(biāo)，是為了將檔案信息資源充分地整合和開發(fā)，實現(xiàn)檔案信息資源的社會共享，為政府、為企事業(yè)單位的決策和創(chuàng)新服務(wù)，為廣大公民服務(wù)。為此，在發(fā)展的初期，必須做好統(tǒng)一規(guī)劃、統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，克服各自為政、百花爭艷的格局，使檔案信息化建設(shè)能夠有章可循、有序開展。

“互聯(lián)網(wǎng)+”時代，先進的互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)帶動了檔案管理和服務(wù)的創(chuàng)新，但在技術(shù)上、資源上、理念上仍有許多需要解決的問題和克服的障礙。我相信，在未來“互聯(lián)網(wǎng)+”檔案的不斷融合和創(chuàng)新中，檔案工作者都將享受到互聯(lián)網(wǎng)帶給我們更大的便利和發(fā)展！

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