試論基層檔案管理的信息化建設

李瓊　趙福金

【摘要】目前基層單位傳統(tǒng)的檔案管理還不能完全適應現(xiàn)代社會發(fā)展的需求，存在著檔案管理意識淡薄、檔案人員素質(zhì)不高、信息化建設投入不足、檔案管理手段滯后等問題，本文從基層檔案管理檔案信息化建設的重要性出發(fā)，針對當前信息化建設存在的問題，提出了幾點改善措施。

【關鍵詞】檔案管理；信息化建設；改善措施

一、基層檔案管理信息化建設的必要性和重要性

（一）必要性。傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案較容易受到外界因素的影響，一旦不注意就有可能造成檔案被破壞，而且存在占用空間大、查閱不便的情況。隨著信息技術的不斷發(fā)展，可以通過將傳統(tǒng)檔案的保存方式轉化為信息化儲存，這樣既可以在較小的空間內(nèi)儲存足夠多的檔案，又能保證檔案的完整性及便利性，因此，基層檔案管理信息化建設是非常必要的。

（二）重要性。檔案管理作為基層單位的重要組成部分，不僅反映了基層單位工作的重要性，而且還保證了檔案的安全性，對提高檔案管理的質(zhì)量和工作效率是非常有必要的。然而傳統(tǒng)的檔案管理工作需要耗費較多的人力和物力，對檔案的維護和利用都非常不方便，大大降低了檔案管理的工作效率。隨著現(xiàn)代化信息技術的不斷發(fā)展，檔案管理信息化建設應運而生，檔案管理信息化建設就是通過將傳統(tǒng)檔案信息化，以電子檔案的形式為社會服務。通過對檔案的信息資源進行分類、整理，能夠提高檔案的利用效率。此外，電子檔案更有利于保存，便于查詢，可以通過網(wǎng)絡適時查閱，大大提高了檔案的利用效率，降低了檔案管理成本，有利于提高基層檔案管理水平，對推進基層檔案管理工作非常重要。

二、基層檔案管理信息化建設中存在的主要問題

（一）忽視檔案信息化建設。隨著信息化時代的到來，各行各業(yè)的發(fā)展都離不開信息化手段的推進，而檔案管理信息化建設也是如此，促進檔案管理信息化建設不僅是提高檔案管理水平的一種手段，更是未來檔案管理的發(fā)展趨勢。然而當前很多基層單位對檔案管理信息化建設不夠重視，這主要體現(xiàn)在：一是對檔案管理信息化建設認識不足，在管理基層檔案中仍然延續(xù)以往的模式，重保存輕利用。二是檔案管理意識淡薄，沒有充分意識到檔案管理的重要性，在日常工作中面對大量的檔案資料只是單純地收集和保存，沒有充分發(fā)揮出檔案資源的作用。三是在基層檔案管理上存在因循守舊、無法適應時代要求的情況，很多檔案管理工作人員安于現(xiàn)狀，不愿意接受信息化知識，造成整體業(yè)務素質(zhì)低。

（二）檔案管理人員素質(zhì)不高。一是基層檔案管理人員都不是專業(yè)人員，再加上日常工作中接受系統(tǒng)性、專業(yè)性的培訓機會少，人員素質(zhì)普遍不高。二是基層檔案管理人員年齡趨于老齡化，在工作中缺乏學習熱情，不愿意接受新鮮事物，無法滿足檔案信息化建設的需求。三是專業(yè)基層檔案管理人員匱乏，極大地影響了基層檔案管理信息化建設工作的進展。

（三）檔案信息化建設投入不足?；鶎訂挝粚n案信息化建設不足，制約了檔案管理信息化的發(fā)展，如很多單位沒有設立獨立的檔案管理部門，認為檔案管理就是簡單的文檔材料保管工作，只是單純地保管材料，卻不重視材料的利用。再如有些單位甚至連最基本的文件保管設備都沒有，更不用談檔案管理工作，直接導致檔案信息化工作無法開展。

（四）檔案管理手段滯后?；鶎訂挝坏臋n案管理條件簡陋、設備老化，不利于檔案管理信息化建設，即使配備了計算機、掃描儀等信息化設備，在實際操作中利用率較低，寧可沿用過去的檔案管理模式。此外，對電子文件檔案也只是單一的歸類和保存，在管理手段上缺乏科學性、系統(tǒng)性，在查找檔案時仍然依靠人力，不利于檔案信息化工作的開展。

三、加強基層檔案信息化建設的措施

（一）重視檔案信息化建設。一是通過各種宣傳途徑宣傳檔案信息化建設的必要性和重要性，使基層單位充分認識到檔案管理信息化建設是未來檔案管理工作的發(fā)展，要想提高基層檔案管理水平，就必須將檔案信息化建設當工作重點來抓。二是基層檔案管理者應樹立檔案信息化管理的觀念，自覺提高自身專業(yè)素養(yǎng)，在日常工作中注重信息化技術在檔案管理中的應用，不斷提高檔案信息化管理水平，滿足檔案信息化建設的需求。三是要學會深度挖掘單位檔案資料，不僅要保管好、利用好檔案，更要學會發(fā)現(xiàn)檔案中的重點信息。

（二）樹立現(xiàn)代化檔案管理理念。想要實現(xiàn)基層檔案管理的信息化，首先需要的就是轉變檔案管理人員的管理理念，要逐步轉變傳統(tǒng)管理模式，加強信息化技術在檔案管理中的應用，促進檔案管理的信息化、網(wǎng)絡化。

（三）提高檔案管理人員素質(zhì)。作為檔案管理工作的重要實施者，檔案管理人員在檔案管理信息化建設工作中起著非常重要的作用，因此我們必須重視檔案管理人員素質(zhì)的提高。一是引進專業(yè)性強、實踐經(jīng)驗豐富的工作人員，逐步改變檔案管理人員的結構，通過一對一、一對多的影響，使基層檔案管理人員改變過去的檔案管理模式。二是加強對檔案管理人員的培訓，并通過檢測培訓效果來促進人員的學習，從而達到提高基層檔案管理人員素質(zhì)的目的，使其滿足檔案管理信息化建設的需求。三是使基層檔案管理人員輪流去大學進行深造，通過階段性的學習來提高自身素質(zhì)，使其掌握專業(yè)的檔案管理知識，熟悉計算機網(wǎng)絡技術的使用，將其培養(yǎng)成為檔案管理信息化的行家。

（四）加大檔案信息化建設的投入。一是基層單位檔案管理信息化建設應嚴格按照相關規(guī)定要求，配備相應的信息化設備如計算機、掃描儀等，從而滿足檔案信息化建設的硬件需求。二是基層單位應該為檔案信息化建設設立專項資金，并設置獨立部門來專門從事檔案管理工作，為檔案管理信息化建設創(chuàng)造好的條件。三是要重視對檔案應用系統(tǒng)的開發(fā)，結合本單位的實際情況，通過引進或者自主開發(fā)特有的符合自身實際的檔案管理方式，真正實現(xiàn)檢索速度快、查詢方便等優(yōu)勢。

（五）推進檔案管理資源數(shù)字化。在推進基層檔案管理信息化建設中，首先就是要充分利用計算機技術對單位的檔案資源進行系統(tǒng)地收集、加工和利用，將傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案轉換為數(shù)字化檔案，逐步建立起電子和多媒體數(shù)據(jù)庫。其次應加強對電子檔案的歸檔和整理，做好電子檔案的儲存工作，提升電子檔案管理水平，實現(xiàn)信息化檔案的安全利用。最后是提高檔案信息檢索水平，實現(xiàn)檔案信息檢索方式向網(wǎng)絡化、智能化發(fā)展，為檔案管理信息化建設提供技術支持。

（六）實現(xiàn)電子檔案信息化安全管理。一是通過設置權限來限定電子檔案的查閱范圍，使每個人都能在在較短的時間內(nèi)獲取到自己所需的資源，同時也避免部分秘密電子檔案被查閱。二是要加強規(guī)范電子文件，檔案管理部門要嚴格歸檔，統(tǒng)一對其進行分類、整理與編碼，形成系統(tǒng)性的電子檔案，提高電子檔案的利用率。三是確保電子檔案的安全，在計算機內(nèi)裝入較為先進的防火墻系統(tǒng)，防止電子數(shù)據(jù)的丟失。此外，一方面可以通過建立電子文件查閱制度來減少安全隱患，另一方面可以通過提高檔案管理人員的安全意識來使其自覺擔負起維護檔案信息安全的責任。

四、結束語

綜上所述，我們知道推進檔案信息化建設是非常必要和重要的，因此基層單位應轉變檔案管理理念，正視當前信息化建設中存在的問題即忽視檔案信息化建設、檔案管理人員素質(zhì)不高、檔案信息化建設投入不足、檔案管理手段滯后等，并針對存在的問題提出相應的解決辦法：一是要重視檔案信息化建設；二是要樹立現(xiàn)代化檔案管理理念；三是要提高檔案管理人員素質(zhì)；四是加大檔案信息化建設的投入；五是推進檔案管理資源數(shù)字化；六是實現(xiàn)電子檔案信息化安全管理。相信通過采取行之有效的措施，基層單位的檔案信息化建設將邁出新的步伐，使檔案管理信息化水平得到全面提高，更好地服務于經(jīng)濟、服務于社會、服務于民生。

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