公文核稿應(yīng)把握的幾個問題

趙宇志

【摘要】公文核稿是公文送交領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)前文秘人員所做的一項重要工作，是保證公文質(zhì)量的重要環(huán)節(jié)，其目的在于使公文規(guī)范，節(jié)省領(lǐng)導(dǎo)審閱時間。本文扼要闡述了核稿時應(yīng)把握的公文行文、主題、材料、結(jié)構(gòu)、語言五個方面的問題，同時提出了核稿的有效辦法。

【關(guān)鍵詞】公文；核稿；把握；問題

所謂“核稿”，就是對公文正式形成前的文稿進(jìn)行修改、潤色，訂正文稿中存在的各種問題，使其符合公文的規(guī)范要求，是企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)前的一個重要環(huán)節(jié)。企業(yè)各部門的公文起草人員在構(gòu)思公文時，雖然是力求思考完備，但由于寫作功底以及對公文各項規(guī)范要求的理解水平高低不一等方面因素的影響，完全符合要求的不多，送來的文稿，嚴(yán)格意義上講還僅僅是“毛坯”，算不上真正的公文，只有經(jīng)過辦公室文秘人員的反復(fù)修改、潤飾，才能真正把握企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)的意圖，把所要發(fā)布的信息表述的準(zhǔn)確、恰當(dāng)、規(guī)范，節(jié)省領(lǐng)導(dǎo)審閱時間?！拔牟粎捀摹?、“不改不工”的道理也在于此。所以，“核稿”這一環(huán)節(jié)是公文處理工作中必不可少的組成部分。

“沒有規(guī)矩，不成方圓”。辦公室文秘人員在核稿時，首先要搞清公文稿形成的背景、過程、部門領(lǐng)導(dǎo)的意見和會簽環(huán)節(jié)等情況。在此基礎(chǔ)上，根據(jù)公文要求抓住重點進(jìn)行公文稿的核、改，無論公文內(nèi)容還是公文形式都在核、改范圍之內(nèi)。依筆者的經(jīng)驗，核稿時主要應(yīng)把握以下幾個方面：

一、行文方面

行文是企業(yè)給本單位干部員工或其他機(jī)關(guān)、企業(yè)的發(fā)文，包括下行文、上行文、平行文三種，核查一篇公文是否需要行文，這是核稿工作的第一步。著重查看文稿內(nèi)容有無實際用途，是否已發(fā)了類似文件，是否屬于該部門業(yè)務(wù)職權(quán)范圍內(nèi)的工作，以及是否能用口頭、電話、傳真、公司內(nèi)部OA網(wǎng)發(fā)郵件等方法解決的問題。一般而言，可以不行文的、介于可行文可不行文的兩種情況之間的，就不必行文，以控制發(fā)文數(shù)量。如果確需行文，還要審查以什么名義行文比較合適，要控制發(fā)文規(guī)格。以黨委名義行文的，就不要以黨政名義一起共同行文，能以部門名義行文取得效果的，就不要以公司名義行文。例如，企業(yè)開展精益管理工作，除開始的精益管理總體方案及最終總結(jié)材料向上級管理部門報告需以公司名義發(fā)文外，其過程的許多工作內(nèi)容，均可由企業(yè)主管部門以部門名義發(fā)文或通過郵件溝通的方式進(jìn)行布置和落實，無需事事以公司名義行文。

二、主題方面

公文主題是擬稿人通過全部文稿內(nèi)容所表達(dá)的意圖和目的，是公文中的靈魂與核心。公文的主題必須正確、鮮明、集中，不能出現(xiàn)原則性的錯誤和常識性的問題，公文正文部分在陳述理由、依據(jù)之后，應(yīng)當(dāng)簡潔明了地提出主旨，突出主題。修改文稿時要認(rèn)真地研究主題，準(zhǔn)確抓住關(guān)鍵。如果公文主題不鮮明、目的不明確、說理不清楚、章法混亂、缺乏重點，文秘人員在核稿時要嚴(yán)格把關(guān)，提出具體的修改意見，要求擬稿部門加以修改，保證公文主題鮮明。例如，企業(yè)開展技術(shù)問題攻關(guān)工作，公文主題就要說明該項工作的重要性和必要性，提出切實可行的技術(shù)問題攻關(guān)計劃，明確主要內(nèi)容、具體措施和責(zé)任單位，以及完成的時間節(jié)點，做到公文印發(fā)后，技術(shù)問題攻關(guān)工作可檢查、可考核。

三、材料方面

材料是提供公文內(nèi)容和表達(dá)主題的事物和觀念，材料是文章的“血肉”，公文的材料必須符合主題、真實典型、詳略得當(dāng)。在核稿時對選用材料的基本要求是：一是必要，即選用能夠說明觀點的材料，是必不可少的；二是真實，即所用的材料必須符合實際情況，準(zhǔn)確可靠；三是合適，即材料引用要恰當(dāng)，能夠說明問題即可，材料太多反而沖淡主題。在修改公文中，要看引用的材料是否有說服力；來源是否可靠；是否能相互配合說明要點；是否符合邏輯。如果公文材料有欠缺，就要對材料進(jìn)行修改完善，撤換空泛和無關(guān)的材料，增加與公文主題密切相關(guān)的內(nèi)容。例如，對企業(yè)編制的“十三五”發(fā)展規(guī)劃的公文，核稿時要注意看“十三五”規(guī)劃是否從企業(yè)長遠(yuǎn)發(fā)展的角度考慮，是否在政治形勢、市場需求、企業(yè)能力等方面進(jìn)行了客觀分析，措施考慮是否周密可行，有關(guān)支撐材料是否都有出處，論證是否有力。

四、結(jié)構(gòu)方面

公文結(jié)構(gòu)是公文的組織構(gòu)造，具有規(guī)范性和相對確定性。公文對結(jié)構(gòu)的要求是：嚴(yán)謹(jǐn)、完整、條理清楚、層次分明。修改結(jié)構(gòu)主要是修改文稿的寫作方式，一要注意結(jié)構(gòu)的完整性，主要檢查文稿的組成部分有無缺項，所用文種、文體是否恰當(dāng)；二要注意結(jié)構(gòu)的嚴(yán)謹(jǐn)性，主要檢查段落安排是否合理，層次是否清晰，過渡和照應(yīng)是否有序等。應(yīng)當(dāng)注意的是，核查文稿時可能要刪掉多余段落，補充某些材料，修訂某些觀點，會造成結(jié)構(gòu)變動，這就要求文秘人員核稿時考慮這些因素，不能顧此失彼，導(dǎo)致新的結(jié)構(gòu)不合理。例如，企業(yè)上報申請技術(shù)改造資金的公文，應(yīng)簡明扼要地列出技術(shù)改造項目的重要性和可行性以及預(yù)計產(chǎn)生的效益，同時將論據(jù)按重要程度由前往后分別列出，把缺乏說服力的論據(jù)刪掉，做到說理透徹，材料確鑿，使上級機(jī)關(guān)閱后覺得該技術(shù)改造項目確有必要且能落實。

五、語言方面

公文語言是以敘事和說理為主要特征，以公務(wù)實用為目的一種規(guī)范化的語言，要求平易樸實、準(zhǔn)確嚴(yán)謹(jǐn)、莊重大方。語言文字表述如何，直接關(guān)系到公文質(zhì)量，影響公文的貫徹執(zhí)行，因此，對語言文字的修改是十分重要的。核稿時一般對語言文字做以下幾方面的修改：（1）查找文稿語言文字上的毛病，刪掉繁瑣多余甚至錯誤的文字；（2）核查用詞用句是否貼切妥當(dāng)，使公文內(nèi)容簡潔、語句通順，準(zhǔn)確地表達(dá)所述情況；（4）對文稿中的引文、序號、數(shù)字、標(biāo)點符號、計量單位、日期等進(jìn)行認(rèn)真核查，防止語言表達(dá)不嚴(yán)謹(jǐn)產(chǎn)生歧義的現(xiàn)象。例如，企業(yè)某份通知中，“請應(yīng)急隊員攜帶抗洪搶險專用工具，于7月5日前來報到”，閱文人可以理解為“7月5日這天來報到”，亦可以理解為“7月5日之前來報到”，語言表達(dá)出現(xiàn)歧義，容易引起誤解。

六、核稿的方法

從事核稿工作的文秘人員要有高度的責(zé)任感，具備較高的政策理論水平、業(yè)務(wù)水平和文字表達(dá)能力。個人的業(yè)務(wù)素質(zhì)直接關(guān)系到公文的質(zhì)量，乃至辦事的效果、企業(yè)的形象。在核稿時可采用以下方法提高核稿質(zhì)量：

（一）換位思考法。把自己當(dāng)作公文受閱人進(jìn)行換位思考，如果是核改下行文，就把自己當(dāng)作企業(yè)普通職工，看能不能很快理解公文內(nèi)容并知道怎么辦理；如果是核改上行文，就把自己當(dāng)作上級機(jī)關(guān)的領(lǐng)導(dǎo)，是否能很快弄清公文表達(dá)的準(zhǔn)確意圖。帶著這種方式去核稿改稿，能較好地保障公文為閱讀人所接受。

（二）冷卻法。在核稿時，有時會遇到問題一時改動不了，或者一時改不好的情況，可將文稿放置一會兒，待頭腦清醒冷靜了，再來核查，這些問題有可能“山重水復(fù)疑無路，柳暗花明又一村”，迎刃而解。

（三）誦讀法。在核稿時，把所核稿件當(dāng)作一篇文章來誦讀，文稿中一些不易察覺的毛病，在幾經(jīng)誦讀之下，就會暴露出來。一些文稿讀起來讓人感到“拗口”，不通情理，只有邊讀邊改，才能使文稿的文意暢達(dá)。

（四）博采眾長法。一個人的思維在一定的范圍內(nèi)畢竟是有限的，所核的文稿也難免有漏洞，有時，你覺得自己核稿比較到位了，但水平更高的同志，如企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)、部門領(lǐng)導(dǎo)、特定專業(yè)的同志，他們從不同的視野、不同的角度，也能發(fā)現(xiàn)問題，提出比你更好的修改意見，此時把他們的意見與自己核查過的對照，取其優(yōu)點，文稿就會更全面、深刻和精辟。另外，核改稿時與擬稿人直接交流，核實相關(guān)情況，講明修改的理由，溝通得當(dāng)，可以迅速準(zhǔn)確地修改不足之處，并得到擬稿人的理解，為公文及時上報下發(fā)創(chuàng)造條件。

七、總結(jié)

綜上所述，公文核稿是保證公文質(zhì)量的重要環(huán)節(jié)，在核稿時要注重把握行文、主題、材料、結(jié)構(gòu)、語言五個方面，并掌握合適的擬稿方法，使公文滿足“格式規(guī)范，內(nèi)容明晰，表述科學(xué)”的要求，達(dá)到比較完善的程度，更好地為企業(yè)生產(chǎn)科研、經(jīng)營管理服務(wù)。endprint