企業(yè)部門溝通機制如何有效發(fā)揮作用

王秀英

摘要：對當代社會而言，人們在自己的日常生活中必須要掌握溝通的相關(guān)技巧，一個人的交際能力已經(jīng)成為當代人才評價的一項重要標準。從企業(yè)的角度來說，各個部門之間需要建立起長期和積極的溝通，這已經(jīng)逐步演變?yōu)槠髽I(yè)追求與強化的一項文化理念。本文通過對企業(yè)部門溝通的作用介紹，表明了部門之間進行有效溝通的意義，然后分析現(xiàn)今部門之間溝通不足的主要原因，并且根據(jù)各種溝通中存在的問題提出進行有效溝通的相關(guān)建議，并以此希望能夠?qū)ζ髽I(yè)各部門之間的有效溝通發(fā)揮出一定的積極作用。

關(guān)鍵詞：企業(yè)管理；有效溝通；內(nèi)部協(xié)作；潛在客戶

一、溝通在管理中的作用

對于企業(yè)來說實現(xiàn)良好的協(xié)調(diào)組織的主要因素為信息的及時交換，各個部門相互之間的溝通交流能夠促進企業(yè)的發(fā)展與創(chuàng)新能力的增強，并且通過有效的溝通能夠促進企業(yè)的工作質(zhì)量的提高。隨著企業(yè)規(guī)模的逐漸擴大，在其內(nèi)部需要建立的不同功能的部門數(shù)量越多，由此部門相互間的有效溝通也就變得越來越重要。

對于企業(yè)自身來說，在企業(yè)的創(chuàng)建和發(fā)展過程中，團隊的之間的相互協(xié)作與配合一直都是至關(guān)重要的，所以對于一個較為優(yōu)秀的企業(yè)來說，有效的部門溝通必定是及其完善的；對于企業(yè)的外部因素來說，有效的溝通可以實現(xiàn)不同企業(yè)相互之間的交流協(xié)作，達到互相學習與互相補充的作用，因此工作人員需要具備一定的談判以及溝通協(xié)作的相關(guān)技巧。

想要實現(xiàn)順利有效的溝通，首先需要對交流的對象有一定的了解，在掌握了對象的一些基本特點之后，根據(jù)不同的對象來進行針對性的溝通交流從而實現(xiàn)自己希望達到的目的。這樣方式相對而言比較復(fù)雜，需要專業(yè)的技術(shù)人員通過實踐來對其進行長時間的實踐與積累，并且不斷的進行創(chuàng)新，這樣才能夠達到順利進行有效溝通的目的，并且這對于企業(yè)的長期穩(wěn)定運行具有較為重要的作用。

對于現(xiàn)在的企業(yè)來說，其客戶可以被劃分為內(nèi)部與外部客戶兩個主要的類別，內(nèi)部客戶是指那些為企業(yè)的發(fā)展服務(wù)的眾多員工或者那些和企業(yè)建立了合作關(guān)系的其他企業(yè)或者事業(yè)機構(gòu)，而外部顧客這主要代表那些購買企業(yè)相關(guān)產(chǎn)品的一般客戶，企業(yè)希望能夠滿足自己客戶的要求，就需要同時盡可能的實現(xiàn)內(nèi)部以及外部客戶的期望，并且這兩個部門具有相互促進的關(guān)系。只有充分達到了客戶滿意的要求，這樣才能夠更好地完成產(chǎn)品的生產(chǎn)以及創(chuàng)新能力的提高，這樣企業(yè)才可以不斷的提高自身經(jīng)真理，從這個角度來說，進行有效的部門問的溝通協(xié)作，掌握不同部門和外部客戶的需求，對于企業(yè)的發(fā)展具有重要的意義。

健全有效的溝通方式，能夠?qū)崿F(xiàn)部門問信息的高效傳遞，所以，企業(yè)需要建立起更加完善的內(nèi)部與外部的相關(guān)客戶的溝通渠道，對于不同客戶提出的各種問題必須進行重視并且進行及時的解決，這樣才能夠保持溝通的持續(xù)通暢。對于企業(yè)自身來說，進行有效的溝通使其快速以及健康發(fā)展的催化劑，能夠及時解決企業(yè)內(nèi)部與外部出現(xiàn)的矛盾，這樣才能夠促使企業(yè)團結(jié)成為一個整體，充分的利用好有效溝通的重要職能，才能夠為企業(yè)帶來更多的實際利潤。

二、部門溝通與協(xié)作中存在的問題

1.溝通途徑不足

企業(yè)各個部門之間進行溝通交流的方式不足。得到的信息往往不夠全面，這樣很可能會造成當企業(yè)出現(xiàn)某一問題時，不同部門之間分別對用人、工作量以及不同職責的多次討論，但是其進行討論的結(jié)果卻無法及時進行交流，這樣就會造成成本的浪費。從現(xiàn)在的情況進行分析，雖然進行有效溝通的方法與過去相比增加了很多，但是其整體溝通方式仍然不足，需要繼續(xù)進行研究和增加。

2.暴露問題的力度不夠

在企業(yè)各部門進行溝通時，往往需要解決多種不同的重要問題。但是許多部門的工作人員卻不希望討論的氣氛過于尷尬，因此會故意隱瞞許多已經(jīng)面臨的問題。但是對于企業(yè)的發(fā)展而言，各種暴露的問題，尤其是其中的一些難以察覺到的問題往往是解決重要問題的突破點。

3.部門的基本職責不夠明確

各部門的基本職責需要進一步明確。比如銷售部門、財務(wù)部門、信息部門等在企業(yè)中責任較重的部門，對于數(shù)據(jù)的記錄方式是不是科學，能不能對解決問題起到實際的幫助作用，進行的信息公開是不是能夠幫助企業(yè)更好的發(fā)展。從部門之間進行信息與數(shù)據(jù)交換的角度來說，其中采用的方式需要進一步研究和探討。沒有科學依據(jù)或者對于企業(yè)未來的發(fā)展起不到任何幫助的信息統(tǒng)計基本上是無效的，在進行溝通的過程中進行這些信息的傳遞甚至會導致企業(yè)走入誤區(qū)。

4.部分管理制度需進一步完善

企業(yè)各部門的崗位分工、內(nèi)部的管理制度等各項規(guī)定還不夠明確。雖然從整體來看企業(yè)的管理系統(tǒng)較為完善，或者說對于企業(yè)目前的發(fā)展規(guī)模而言這種管理方式仍然能夠發(fā)揮一定的功能，但是如果企業(yè)如果希望能夠發(fā)展壯大，那么就需要對這些管理制度進行改善，進行不斷的優(yōu)化調(diào)整。

5.部門之間信息傳遞脫節(jié)

目前采用的部門溝通方式只能夠進行較短時間內(nèi)信息傳遞與協(xié)調(diào)。這種溝通方式能夠?qū)崿F(xiàn)的主要是對當前矛盾的解決，但是卻無法從根本上解決問題，這樣可能會造成問題的隱藏，在未來逐漸醞釀成更加嚴重的矛盾，所以采用這種溝通方式完成協(xié)調(diào)的目的，具有很強的局限性。

6.其它原因

除了上面所提到的集中原因以外，造成企業(yè)部門之間溝通不暢的原因還有許多，例如企業(yè)相關(guān)工作人員的性格因素，如果員工的個人性格較為靦腆，不善于或者不主動和其他人進行溝通，這樣也可能會導致有效溝通的難以實現(xiàn)；并且如果文化的差異較大，那些文化或者學歷相對較高的員工與其他人進行溝通時往往會表現(xiàn)的更加自信，而文化水平較低的員工就相對難以進行有效的溝通，并且如果所學的專業(yè)不同，也可能會導致溝通的差異化甚至溝通難以實現(xiàn)的情況；除此以外，人本身具有的畏懼感、挫折感等不同的負面心理等都有可能會導致有效溝通無法進行的情況。

三、如何實現(xiàn)企業(yè)部門間的有效溝通

進行企業(yè)部門之間的有效溝通，可以使用的方式較多，對這些方法進行總結(jié)可以將其大致劃分為下面的幾種主要類型：

1.以真誠的態(tài)度進行溝通

真誠是人與人之間進行溝通的最重要原則，是雙方進行真誠交流的鑰匙。對于企業(yè)而言，各部門的員工都需要用真誠的態(tài)度去對待別人，用真誠的態(tài)度完成自己的工作，并且在溝通的過程中用真誠去打動對方。溝通不能夠只是在工作需要的時候才進行，或者也不能夠以簡單直接或者尷尬的方式開始與別人的溝通，而是需要用一種相互尊重、真誠對待以及換位考慮的方式來確保有效溝通的展開。在這當中，做好換位思考是溝通持續(xù)的重要技巧，彼此尊重是溝通的前提條件，真誠是溝通的最基本要求。

2.部門領(lǐng)導發(fā)揮模范作用

企業(yè)中的主要部門負責人，對于部門間有效溝通的開展具有重要的影響。例如如果某個部門的領(lǐng)導與另一個部門的領(lǐng)導積攢下了較為嚴重的個人分歧或者矛盾，這就會導致部門其他員工的溝通難以有效的展開。所以，對于企業(yè)來說，部門領(lǐng)導之間需要建立起較為良好的協(xié)作關(guān)系，以身作則，時常進行溝通交流，為部門工作人員樹立起良好的模范作用，并且要積極的鼓勵部門內(nèi)的其他員工與其他部門進行頻繁的有效溝通，這樣才能夠有利于企業(yè)的內(nèi)部團結(jié)和更好的發(fā)展。

3.舉辦部門間活動增強溝通

在公司內(nèi)部以及各個部門之間需要經(jīng)常組織一些交流活動，比如可以舉辦一些娛樂或者文化交流賽事，這樣能夠促進各個部門成員之間的溝通和交流，為相互之間建立起良好的關(guān)系建立起一個平臺，使員工之間的關(guān)系變得更加融洽，這樣能夠為部門問進行良好和有效的溝通打下一個堅實的基礎(chǔ)。

4.運用高新技術(shù)促進溝通

如今的科技發(fā)展較為迅速，我們需要利用各種不同的高科技產(chǎn)品增進交流與溝通的機會?？梢酝ㄟ^建立起企業(yè)內(nèi)部的互聯(lián)網(wǎng)論壇的方式，鼓勵各部門員工在論壇上積極的發(fā)表個人的建議或者心情，分享各自的日常生活點滴，這樣能夠加深部門之間的相互了解，有利于各部門關(guān)系的和諧緊密；可以采用多種交流軟件建立起企業(yè)之間共同享用的交流圈，對于工作的進度進行及時的發(fā)布和更新，這樣可以減少大量勞動成本的浪費?；蛘咄ㄟ^建立起微信群、電子郵箱的方式為員工交流提供一個輔助的平臺，增進部門員工之間的日常溝通與交流。

5.以制度來保證溝通

制度對于展開企業(yè)的日常事務(wù)來說具有極其的作用，其能夠規(guī)范工作人員日常的行為規(guī)范，并且具有持續(xù)發(fā)揮作用的能力。在企業(yè)內(nèi)部建立起明確的溝通相關(guān)制度，可以促進部門之間的相互交流。對于溝通制度而言需要包括有溝通內(nèi)容、溝通方式以及溝通雙方責任與權(quán)力的規(guī)定。確立這種制度對于部門之間進行有效的溝通來說具有必不可少的作用，這是因為在進行部門之間溝通交流的過程需要特別注意不能夠超越彼此的權(quán)限，不能夠直接對其他部門成員的工作提出干涉。并且，建立起的這種制度需要包括有正式與非正式兩個不同的方面，而且需要明確既然是制度，就需要在較長的時間內(nèi)持續(xù)發(fā)揮作用。