關(guān)于檔案信息化建設(shè)與檔案管理的幾點(diǎn)思考

袁麗

摘 要：檔案信息化建設(shè)已逐漸成為現(xiàn)階段檔案管理部門的主要工作內(nèi)容，能夠有效提高檔案建設(shè)的效率。檔案工作旨在服務(wù)大眾，為大眾提供方便，因此，為有效提升工作人員服務(wù)意識(shí)，檔案管理部門改良檔案建設(shè)方式是一種有效的手段。本文對(duì)檔案信息化建設(shè)進(jìn)行了簡(jiǎn)述，闡明檔案管理及信息化建設(shè)的建議及方法。

關(guān)鍵詞：檔案；信息化建設(shè)；檔案管理

一、前言

檔案是人類社會(huì)的寶貴財(cái)富，也是一個(gè)單位、一個(gè)民族乃至一個(gè)國(guó)家的珍貴記憶，搞好檔案工作關(guān)系重大。當(dāng)前，檔案管理工作中仍存在一些影響其順利開展的問題，本文將就此提出自己的對(duì)策。

二、檔案信息化建設(shè)簡(jiǎn)述

檔案信息化建設(shè)是指檔案管理部門在當(dāng)今信息技術(shù)高速發(fā)展環(huán)境下，在原有檔案管理規(guī)劃與管理要求不變的情況下，對(duì)檔案信息資源進(jìn)行管理與服務(wù)的制度建設(shè)，進(jìn)而提高當(dāng)代檔案實(shí)用性與服務(wù)性。簡(jiǎn)要而言，檔案信息化建設(shè)就是立足于檔案管理對(duì)檔案保存的客觀需求，加之多元化、多角度融入當(dāng)今優(yōu)質(zhì)信息技術(shù)，以期促進(jìn)檔案資源能在社會(huì)上得到更科學(xué)高效的運(yùn)用。檔案信息化建設(shè)主要有以下目標(biāo)：第一，在信息化手段下，實(shí)現(xiàn)檔案在存儲(chǔ)、信息整合、信息利用的高度統(tǒng)一；第二，在社會(huì)發(fā)展推動(dòng)下，實(shí)現(xiàn)信息檔案管理模式不斷發(fā)展創(chuàng)新；第三，在當(dāng)今人們對(duì)檔案需求促使下，實(shí)現(xiàn)檔案數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化；第四，在當(dāng)今網(wǎng)絡(luò)資源共享特質(zhì)下，實(shí)現(xiàn)檔案信息化內(nèi)容網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)共享化。檔案信息化建設(shè)初級(jí)階段具有以下特征：第一，由于網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)信息共享，帶動(dòng)了檔案信息在網(wǎng)站相關(guān)檢索功能的開發(fā)與利用，而相關(guān)檢索工程的開發(fā)、檔案信息大數(shù)據(jù)的建立，為檔案信息化又起到了促進(jìn)作用；第二，在檔案信息化建設(shè)初始階段，人們已發(fā)現(xiàn)信息化對(duì)檔案建設(shè)的積極意義，其主要反映在利用計(jì)算機(jī)對(duì)檔案內(nèi)容進(jìn)行編目以及立卷工作時(shí)，不僅能夠縮短工作時(shí)間，更節(jié)省了人力物力，從而起到了節(jié)省檔案管理投資經(jīng)費(fèi)的積極作用。檔案信息化建設(shè)加速了“數(shù)字檔案時(shí)代”的到來(lái)，使人們利用檔案內(nèi)容的手段不在拘泥于單一形式，通過網(wǎng)絡(luò)檔案平臺(tái)、檔案數(shù)據(jù)庫(kù)，以及電子檔案管理網(wǎng)站的陸續(xù)建立完善，使檔案擁有更多電子存貯形式，即CD、優(yōu)盤等電子存儲(chǔ)形式，并使檔案管理從傳統(tǒng)具象檔案館向“虛擬電子檔案館”方向發(fā)展。

三、檔案信息化建設(shè)與檔案管理的幾點(diǎn)思考

1.提高檔案管理工作重要性認(rèn)識(shí)

調(diào)查表明，凡是成績(jī)突出、進(jìn)展順利的工作無(wú)不與領(lǐng)導(dǎo)的重視息息相關(guān)。各單位領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)該提高對(duì)自身對(duì)檔案工作的重視程度，充分認(rèn)識(shí)到檔案管理工作的重要性，摒棄傳統(tǒng)的工作理念和工作方法，將檔案管理工作與服務(wù)大眾、服務(wù)中心工作緊密聯(lián)系起來(lái)，加大對(duì)檔案管理工作的監(jiān)督和檢查力度，促使工作人員改變檔案管理工作態(tài)度，增強(qiáng)自身責(zé)任意識(shí)，將檔案管理工作當(dāng)成一項(xiàng)社會(huì)事業(yè)認(rèn)真落實(shí)。并要求下級(jí)工作人員努力完成本職工作。

2.完善檔案管理制度，增強(qiáng)制度執(zhí)行力檢查力度

單位應(yīng)該按照《檔案法》及國(guó)家檔案局新頒布檔案行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)《歸檔文件整理規(guī)則》《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》等相關(guān)法規(guī)要求結(jié)合實(shí)際，盡快制定科學(xué)、合理的檔案管理制度，并嚴(yán)格監(jiān)督落實(shí)，確保檔案管理工作能夠有章可循。需要制定的制度包括檔案管理人員明確的職責(zé)要求和工作內(nèi)容，檔案歸檔、移交、保管、保密、借閱、利用等內(nèi)容，這樣檔案管理人員的操作才能更加規(guī)范，才能從制度層面保證檔案資料的完整性、安全性，為實(shí)現(xiàn)檔案的價(jià)值提供制度基礎(chǔ)。除此，單位要做好檔案管理的監(jiān)督檢查工作，對(duì)資料收集及時(shí)、制度落實(shí)到位的部門或個(gè)人，應(yīng)給予一定的獎(jiǎng)勵(lì)；對(duì)疏忽大意、履職不力的部門或個(gè)人應(yīng)給予嚴(yán)厲的批評(píng)，并要求其盡快整改，避免對(duì)檔案工作造成影響。

3.提高檔案工作相關(guān)人員的綜合素質(zhì)

檔案管理工作涉及事項(xiàng)眾多，工作任務(wù)重，專業(yè)性較強(qiáng)，檔案人員的工作態(tài)度、素質(zhì)很大程度上決定了檔案管理水平的高低。因此，檔案人員應(yīng)轉(zhuǎn)變觀念，與時(shí)俱進(jìn)，加強(qiáng)學(xué)習(xí)，掌握更多先進(jìn)的知識(shí)和技術(shù)，如檔案管理知識(shí)、計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)等，確保此項(xiàng)工作順利進(jìn)行。要堅(jiān)持經(jīng)常進(jìn)行自我充電和培訓(xùn)教育，樹立持續(xù)學(xué)習(xí)、終身學(xué)習(xí)觀，要積極地通過與同行和上下級(jí)的溝通交流，相互學(xué)習(xí)、相互提高。要自覺落實(shí)各項(xiàng)檔案管理制度，嚴(yán)格按照相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范來(lái)要求自己，認(rèn)真做好檔案的接收登記、整理歸檔和借閱審批等工作，主動(dòng)及時(shí)地完成好檔案管理任務(wù)。在工作的時(shí)候不僅要展現(xiàn)自己的專業(yè)能力和水平，更重要的是在遵守保密等要求的情況下，提供較高的服務(wù)水平和服務(wù)意識(shí)，最大限度地開發(fā)檔案的價(jià)值，維護(hù)檔案的真實(shí)性、保密性。對(duì)單位而言，單位應(yīng)該在加強(qiáng)對(duì)檔案人員監(jiān)督檢查的基礎(chǔ)上，積極組織檔案人員參加相關(guān)培訓(xùn)和繼續(xù)教育，提高檔案人員工作積極性和自信心。

4.提升文秘人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)，對(duì)提升檔案管理質(zhì)量有重要作用

由于一些單位的文秘人員與檔案管理人員之間的工作有很多交叉的方面，檔案人員負(fù)責(zé)檔案材料的保管，而檔案材料的收集和整理歸納等工作都是由文秘人員完成的，文書檔案管理主要管理的是文書材料，而文書材料的撰寫基本上是由文秘人員完成的，文秘人員掌握著大部分的文書檔案材料，因此，提升文秘人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)，才能提升文書檔案的管理工作，才能促進(jìn)文書材料質(zhì)量的提升。這里主要是要提升文秘人員的檔案管理知識(shí)，增強(qiáng)歸檔意識(shí)，同時(shí)所在單位也要通過定期組織文秘人員和檔案人員參加檔案專業(yè)的繼續(xù)教育和培訓(xùn)，向全員宣傳檔案工作的重要性；完善檔案管理的考核機(jī)制，定期檢查并進(jìn)行考核，這樣才能更好地促進(jìn)檔案管理工作的開展。

四、結(jié)束語(yǔ)

在信息化建設(shè)的過程中，檔案管理部門要通過運(yùn)用實(shí)質(zhì)建設(shè)、資源建設(shè)、系統(tǒng)應(yīng)用建設(shè)、標(biāo)準(zhǔn)體系建設(shè)、人才建設(shè)來(lái)逐步實(shí)現(xiàn)自身建設(shè)目標(biāo)。在未來(lái)的發(fā)展中，檔案管理部門應(yīng)積極引入創(chuàng)新性建設(shè)思路，促進(jìn)檔案信息化建設(shè)的全面發(fā)展，從而全面提升現(xiàn)階段的檔案管理水平。

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