高校一級(jí)財(cái)務(wù)管理模式初探

龍朝霞

【摘要】目前高校的校-院系二級(jí)財(cái)務(wù)管理體系，隨著高校的辦學(xué)規(guī)模的逐年擴(kuò)大，信息技術(shù)的不斷發(fā)展，在財(cái)務(wù)管理方面，遭遇到很多問題，一方面，高校作為唯一法人，對(duì)全校事務(wù)負(fù)責(zé)，院系作為模擬實(shí)體，被授權(quán)開展各項(xiàng)教學(xué)科研活動(dòng)，隨著攤子的不斷擴(kuò)大，新事項(xiàng)的層出不窮，報(bào)賬難報(bào)賬慢成為常態(tài)，院系的預(yù)算管理有名無實(shí)，財(cái)務(wù)責(zé)任從法律角度無法定性；另一方面，財(cái)務(wù)部沿用原有的二級(jí)核算模式，會(huì)計(jì)隊(duì)伍越來越大，管理成本不斷攀升，而財(cái)務(wù)人員疲憊不堪，怨聲載道。本文在分析高校財(cái)務(wù)管理體系現(xiàn)狀的基礎(chǔ)上，為解決這種財(cái)務(wù)困境，提出了一系列解決思路：借助信息技術(shù)的力量，將信息技術(shù)全面引進(jìn)財(cái)務(wù)系統(tǒng)，構(gòu)建財(cái)務(wù)信息化平臺(tái)，讓全體師生都參與到財(cái)務(wù)基礎(chǔ)工作中來，改變財(cái)務(wù)信息封閉的現(xiàn)狀，并在此基礎(chǔ)上，對(duì)財(cái)務(wù)管理體系進(jìn)行重新審視和構(gòu)建，將財(cái)務(wù)管理體系由原有的二級(jí)管理向一級(jí)扁平化管理改變，以適應(yīng)財(cái)務(wù)信息化對(duì)財(cái)務(wù)人員配置的要求，從而進(jìn)一步提升財(cái)務(wù)服務(wù)的含金量和管理效率。

【關(guān)鍵詞】高校 信息化 財(cái)務(wù)管理模式 組織

一、引言

改革開放以來，隨著市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)的快速發(fā)展，我國(guó)高校建設(shè)資金由原有的單一財(cái)政撥款經(jīng)費(fèi)來源，逐漸豐富為多渠道的資金籌措，事業(yè)收入與經(jīng)營(yíng)收入并存，預(yù)算外收入成為高校資金來源的重要組成部分，原有的高校的財(cái)務(wù)核算模式，沿用前蘇聯(lián)的集權(quán)型的統(tǒng)收統(tǒng)支式管理體制，嚴(yán)重束縛了高校發(fā)展和創(chuàng)新的步伐，隨著社會(huì)主義市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)體制的逐步建立，絕大多數(shù)高校為了適應(yīng)教學(xué)、科研任務(wù)的需要，對(duì)組織機(jī)構(gòu)實(shí)行了“統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級(jí)管理”結(jié)構(gòu)，按校級(jí)、院系級(jí)分級(jí)核算，在校級(jí)設(shè)置財(cái)務(wù)部作為全校財(cái)務(wù)管理機(jī)構(gòu)，所屬的二級(jí)院系或分支機(jī)構(gòu)設(shè)立財(cái)務(wù)機(jī)構(gòu)，分割不同的責(zé)任中心，實(shí)行院系基本教學(xué)業(yè)務(wù)獨(dú)立運(yùn)行的財(cái)務(wù)管理模式，并對(duì)其財(cái)務(wù)人員進(jìn)行派駐或業(yè)務(wù)指導(dǎo)。但隨著高校辦學(xué)規(guī)模的逐年擴(kuò)大，計(jì)算機(jī)技術(shù)、通信技術(shù)及網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的快速發(fā)展及廣泛應(yīng)用，現(xiàn)有的二級(jí)財(cái)務(wù)管理模式在時(shí)效性、信息完整性方面已經(jīng)遇到了挑戰(zhàn)，下一步，高校財(cái)務(wù)管理體系該如何改革，本文在此做一點(diǎn)粗淺的探討。

二、我國(guó)高校院系財(cái)務(wù)管理模式現(xiàn)狀及問題分析

（一）二級(jí)單位形同虛設(shè)的預(yù)算編制與執(zhí)行

財(cái)務(wù)預(yù)算作為財(cái)務(wù)活動(dòng)的控制依據(jù)，是單位未來財(cái)務(wù)活動(dòng)的前期規(guī)劃，很多高校的院系級(jí)預(yù)算，缺乏一套完善的二級(jí)單位預(yù)算編制流程。學(xué)校很少征求二級(jí)單位意見，一般根據(jù)學(xué)?？傮w經(jīng)費(fèi)規(guī)模并結(jié)合各院系師生人數(shù)、工作量等情況直接確定院系各項(xiàng)基本經(jīng)費(fèi)支出，根據(jù)學(xué)校工作重點(diǎn)和學(xué)科建設(shè)任務(wù)安排各項(xiàng)目支出和重點(diǎn)突破經(jīng)費(fèi)，基本經(jīng)費(fèi)支出由學(xué)院根據(jù)自身情況統(tǒng)籌安排使用，超支不補(bǔ)，結(jié)余留用，重點(diǎn)突破經(jīng)費(fèi)使集中力量重點(diǎn)支持跨學(xué)科重大平臺(tái)項(xiàng)目和一流重點(diǎn)學(xué)科加速發(fā)展，不言而喻，重點(diǎn)突破經(jīng)費(fèi)匯徹底改變學(xué)校、院系的發(fā)展?fàn)顟B(tài)。高校和二級(jí)院系對(duì)本單位進(jìn)行前瞻性、系統(tǒng)的設(shè)計(jì)和制定實(shí)施發(fā)展規(guī)劃的時(shí)候，與財(cái)務(wù)預(yù)算的銜接和配套程度很低，財(cái)務(wù)人員參與很少。在對(duì)預(yù)算執(zhí)行的控制和考核上，也因?yàn)闆]有建立和落實(shí)相應(yīng)的預(yù)算跟蹤、分析和評(píng)價(jià)制度，無法對(duì)院系預(yù)算執(zhí)行情況作出準(zhǔn)確的分析評(píng)價(jià)，導(dǎo)致預(yù)算約束力嚴(yán)重缺乏。缺乏行之有效的預(yù)算考核體系，將導(dǎo)致資源分配的不公平，導(dǎo)致學(xué)校的學(xué)科建設(shè)發(fā)生畸形。

（二）二級(jí)單位財(cái)務(wù)管理松散

院系的財(cái)務(wù)管理普遍呈現(xiàn)重核算、輕管理的狀態(tài)，傳統(tǒng)的“報(bào)賬型”會(huì)計(jì)模式仍是主流。院系財(cái)務(wù)人員習(xí)慣于簡(jiǎn)單的發(fā)票整理、記賬、報(bào)賬，以搞好會(huì)計(jì)核算和服務(wù)、保證資金安全、讓教職工滿意為目標(biāo)，而未深入地參與到院系各項(xiàng)支出的財(cái)務(wù)分析和資金使用效率考核上，雖然有的高校財(cái)務(wù)部的職責(zé)上也明確了開展績(jī)效評(píng)價(jià)，進(jìn)行財(cái)務(wù)分析等，但從實(shí)際情況來看，基本上都未開展或很好的開展財(cái)務(wù)管理工作，這種對(duì)于高校財(cái)務(wù)或者院系財(cái)務(wù)職能的認(rèn)知，從領(lǐng)導(dǎo)層到廣大教師乃至財(cái)務(wù)人員自身，都習(xí)以為常，形成了刻板印象。財(cái)務(wù)人員淪為報(bào)賬員，未能有效履行對(duì)院系財(cái)務(wù)監(jiān)督和財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)的預(yù)警，也無法有效地為高校發(fā)展戰(zhàn)略提供決策支持。

（三）校級(jí)和院系利益存在不一致性，容易造成短視現(xiàn)象和資金使用效率的低下

目前我國(guó)高校所形成的校-院-系三級(jí)管理結(jié)構(gòu)，多層次的管理機(jī)制，匯出現(xiàn)機(jī)構(gòu)重疊、職能交叉、職責(zé)不清等現(xiàn)象，院系為了發(fā)展壯大自己，勢(shì)必把自己?jiǎn)挝坏睦嬷糜谄渌块T的利益之上，由于小團(tuán)體利益驅(qū)動(dòng)使然，勢(shì)必會(huì)出現(xiàn)為了院系的局部利益而損害全局利益的情況，導(dǎo)致高校整體發(fā)展受損，而財(cái)務(wù)作為院系管理的組成部分，即使是采取派駐制等人員管理策略，也很難獨(dú)善其身。

而且由于資金分配的主要權(quán)力集中在校級(jí)，造成高校院系之間貧富差異很大，導(dǎo)致預(yù)算真實(shí)性、科學(xué)性和資金使用效率低下，需要資金的地方得不到錢，不需要的地方資金積壓，

（四）管理級(jí)次的增多，增加管理成本

現(xiàn)有的高校財(cái)務(wù)管理結(jié)構(gòu)，是根據(jù)校-院-系的組織結(jié)構(gòu)設(shè)立的，學(xué)校財(cái)務(wù)工作由財(cái)務(wù)部統(tǒng)一負(fù)責(zé)，各類資金根據(jù)院系管理權(quán)限，財(cái)權(quán)在院系，為方便院系財(cái)務(wù)核算，各高校在院系設(shè)立財(cái)務(wù)室，對(duì)院系經(jīng)費(fèi)進(jìn)行財(cái)務(wù)核算。但是在這二層的財(cái)務(wù)管理級(jí)次中，又劃分了若干小等級(jí)，財(cái)務(wù)部劃分了若干部門和行政等級(jí)來組織會(huì)計(jì)活動(dòng)，交叉分管院系財(cái)務(wù)，而稍大院系財(cái)務(wù)室內(nèi)部又劃分了主管會(huì)計(jì)、出納、會(huì)計(jì)等位置，管理層級(jí)越多，財(cái)務(wù)目標(biāo)就越有可能扭曲，組織成員的注意力就更易誤導(dǎo)，從而造成成員間共同的方向感缺失和彼此之間了解的缺乏。財(cái)務(wù)管理指揮鏈中的每個(gè)連接點(diǎn)都會(huì)是引發(fā)怠惰、沖突和松懈的源頭，造成管理成本的增加和管理的無效。并且，隨著高校的擴(kuò)容，這種管理層級(jí)還在不斷增加。

（五）財(cái)務(wù)責(zé)任缺乏有效防控，無法定性

隨著高校市場(chǎng)參與的廣度和深度的增加，高校以契約主體的身份出現(xiàn)在日益多元和復(fù)雜的各種市場(chǎng)活動(dòng)中，高校這種市場(chǎng)主體的行為，主要是由各職能部門和院系代為行使的，高校的財(cái)務(wù)管理法律風(fēng)險(xiǎn)存在于資金籌集、分配、使用和結(jié)算等一系列過程中，具有很強(qiáng)的隱蔽性和分散性。而我國(guó)高校管理體制，大學(xué)校長(zhǎng)是學(xué)校法人，學(xué)校法人是財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)的法律承擔(dān)者，如果在高校運(yùn)行過程中出現(xiàn)了財(cái)務(wù)管理相關(guān)的法律風(fēng)險(xiǎn)，學(xué)校法人的財(cái)務(wù)責(zé)任如何定性？如何有效防控財(cái)務(wù)管理的法律風(fēng)險(xiǎn)，盡量避免和降低損失？這些問題都需要我們進(jìn)行體系再造來進(jìn)行防控。endprint

（六）相對(duì)封閉的財(cái)務(wù)系統(tǒng)沒有跟信息化的發(fā)展要求同步

隨著大數(shù)據(jù)時(shí)代的到來，無處不在的互聯(lián)網(wǎng)服務(wù)和應(yīng)用全面滲透到財(cái)務(wù)領(lǐng)域，信息傳遞、應(yīng)用和共享是時(shí)代大勢(shì)所趨，各部門都可以隨時(shí)隨地借助網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)來登錄會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)，沖中瀏覽和查詢公共信息和被授權(quán)使用的財(cái)務(wù)信息，也能通過系統(tǒng)配置的分析工具來對(duì)所獲取的信息進(jìn)行加工整理和使用，這樣，原有相對(duì)封閉的財(cái)務(wù)系統(tǒng)或主動(dòng)或被動(dòng)地慢慢向外打開，人工智能正在飛速替代原有的看似專業(yè)的財(cái)務(wù)工作，財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)的收集整理與報(bào)告、匹配與對(duì)賬、以及期末結(jié)算等原來復(fù)雜多面的財(cái)務(wù)流程，都可以被軟件機(jī)器人來替代實(shí)行自動(dòng)化處理。在這樣的事實(shí)面前，還固守原有的財(cái)務(wù)流程和財(cái)務(wù)管理體系，不進(jìn)行流程重造和結(jié)構(gòu)重組，會(huì)成為高校的發(fā)展的掣肘。

三、高校一級(jí)財(cái)務(wù)管理體系的方案設(shè)計(jì)

據(jù)上分析，既然二級(jí)單位的財(cái)務(wù)管理從預(yù)算到執(zhí)行，從人力到體系都存在著問題，而管理層級(jí)的不斷增加又導(dǎo)致效率低下，無法達(dá)到高校財(cái)務(wù)管理的預(yù)期和成果，那我們就需要全盤考慮，重新思考財(cái)務(wù)的組織結(jié)構(gòu)。

第一步，建立高校財(cái)務(wù)信息化管理平臺(tái)。高校財(cái)務(wù)信息化平臺(tái)建設(shè)的目標(biāo)，是要借助互聯(lián)網(wǎng)的力量，將高校財(cái)務(wù)由原來的信息孤島變?yōu)殚_放性、主動(dòng)性、戰(zhàn)略性服務(wù)平臺(tái)。原有的高校財(cái)務(wù)核算系統(tǒng)，由會(huì)計(jì)人員完成財(cái)務(wù)信息的采集、加工、處理和報(bào)送，財(cái)務(wù)信息處理的效率低下，“報(bào)賬難、報(bào)賬慢”的抱怨屢見不鮮。在信息化平臺(tái)上，我們可以完全改變這種狀態(tài)，從會(huì)計(jì)信息的采集開始，從源頭做起，調(diào)動(dòng)一切可以調(diào)動(dòng)的力量，讓全體師生參與，在校師生可以通過ID登錄平臺(tái)，隨時(shí)隨地查詢與自己相關(guān)的業(yè)務(wù)和財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)、財(cái)務(wù)規(guī)章制度、部門預(yù)算和項(xiàng)目使用進(jìn)度等等，師生可以根據(jù)權(quán)限，提出用款申請(qǐng)，了解款項(xiàng)支付進(jìn)度，彈性分享財(cái)務(wù)信息，監(jiān)督財(cái)務(wù)管理。這樣，日常報(bào)銷業(yè)務(wù)不僅大大節(jié)約了等候和流轉(zhuǎn)時(shí)間，會(huì)計(jì)業(yè)務(wù)也做到了公開、透明，全校師生都可以及時(shí)了解高校的各項(xiàng)經(jīng)濟(jì)活動(dòng)，并參與到財(cái)務(wù)管理和財(cái)務(wù)監(jiān)督中來，也有力的避免了腐敗的發(fā)生。財(cái)務(wù)信息平臺(tái)中預(yù)算預(yù)警功能的設(shè)置，可以從源頭上實(shí)現(xiàn)真正有效的預(yù)算管理。

第二步，整合財(cái)務(wù)管理體系，減少管理層級(jí)。高校財(cái)務(wù)信息化管理平臺(tái)的推行，流程自動(dòng)化軟件大大減少了會(huì)計(jì)的原有的數(shù)據(jù)收集整理的重復(fù)枯燥勞動(dòng)，計(jì)算機(jī)智能化的溝通語言也降低了財(cái)務(wù)工作的專業(yè)性和封閉性，這極大地改變了原有的財(cái)務(wù)工作流程，機(jī)器智能的發(fā)展代替了大量的人工操作，師生只需要把報(bào)賬資料遞送到任何財(cái)務(wù)部指定地點(diǎn)，財(cái)務(wù)部再將報(bào)賬資料進(jìn)行內(nèi)部分配處理即可。原有的財(cái)務(wù)報(bào)銷需要大量現(xiàn)金進(jìn)行支付，在網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)上，可以通過網(wǎng)上銀行、公務(wù)卡或校園一卡通等電子支付手段，不僅規(guī)避了現(xiàn)金存取、運(yùn)輸和保管風(fēng)險(xiǎn)，還及大地解放了人力，現(xiàn)金出納崗位需求大大降低。這樣，原有的會(huì)計(jì)“校-院系”二級(jí)財(cái)務(wù)管理結(jié)構(gòu)就顯得冗余，院系既不需要財(cái)務(wù)室來面對(duì)面處理報(bào)銷材料，也不需要領(lǐng)取現(xiàn)金，院系財(cái)務(wù)室可以先進(jìn)行縮編，逐步縮小甚至取消。

財(cái)務(wù)管理體系中取消了院系核算，由一個(gè)院系一套賬變成了全校一套賬，院系成為核算部門，這改變了財(cái)務(wù)核算的形式，但沒有改變核算結(jié)果。也就是說，一級(jí)財(cái)務(wù)管理系統(tǒng)并沒有損害院系、師生們的切實(shí)利益，并沒有剝奪院系的事權(quán)和財(cái)權(quán)。相反，改造后的報(bào)銷方式和財(cái)務(wù)管理模式更加便捷、公開、透明，而且，財(cái)務(wù)系統(tǒng)通過結(jié)構(gòu)再造，可以大大節(jié)約人力成本，升級(jí)改造財(cái)務(wù)人員結(jié)構(gòu)和素質(zhì)，集中優(yōu)勢(shì)兵力，對(duì)財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)所反映出來的信息進(jìn)行深入分析與研究，為院系和高校各級(jí)決策系統(tǒng)量身定制各類專業(yè)化報(bào)告，為高校預(yù)算和決策提供強(qiáng)有力的數(shù)據(jù)支持。

四、高校一級(jí)財(cái)務(wù)管理實(shí)施應(yīng)注意的問題

（一）要注意新舊管理體系銜接的穩(wěn)定

為了減少反對(duì)的聲音，對(duì)內(nèi)，即對(duì)會(huì)計(jì)人員，針對(duì)新系統(tǒng)和崗位職責(zé)開展有針對(duì)性的培訓(xùn)，及時(shí)調(diào)整和淘汰冗員；對(duì)外，前期加強(qiáng)調(diào)研和宣傳，通過不同渠道傾聽院系師生的需求，增強(qiáng)師生的參與感和認(rèn)同感，實(shí)施期間，可以組織會(huì)計(jì)人員，針對(duì)不熟悉網(wǎng)絡(luò)操作的院系和個(gè)人實(shí)施個(gè)別輔導(dǎo)，第一時(shí)間對(duì)院系領(lǐng)導(dǎo)的要求作出反饋，讓大家嘗到改變的甜頭。

（二）要根據(jù)環(huán)境變化，及時(shí)調(diào)整組織管理政策

任何組織管理策略，都應(yīng)該是為高校發(fā)展服務(wù)的，它只是手段而非目的。有時(shí)候環(huán)境變化或者人員構(gòu)成變化，都要求高校管理層及時(shí)作出應(yīng)對(duì)，科學(xué)的管理并不是靠技術(shù)或者潮流來進(jìn)行衡量，組織的效率和成果是檢驗(yàn)管理體系有效與否的唯一標(biāo)準(zhǔn)。

（三）審慎性原則應(yīng)該擺在財(cái)務(wù)工作的重要位置

一級(jí)財(cái)務(wù)管理體系的構(gòu)建是建立在高效的財(cái)務(wù)信息處理平臺(tái)基礎(chǔ)上的，高效的財(cái)務(wù)信息處理平臺(tái)，對(duì)信息技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)的依賴程度大大加深，我們看到技術(shù)帶來的好處的同時(shí)，也要警惕它伴隨的風(fēng)險(xiǎn)，尤其是財(cái)務(wù)信息更加敏感，更加注意保密，我們?cè)谂c其他部門實(shí)現(xiàn)信息共享，開展更加有效合作的同時(shí)，也要注意信息開放的尺度。

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