民辦高職院校辦公室行政管理工作研究

朱天攀

隨著我國高等教育的發(fā)展，民辦高校的數(shù)量以及規(guī)模逐步擴(kuò)大，為我國教育事業(yè)的長足發(fā)展作出了突出貢獻(xiàn)。辦公室是民辦高職院校處理各項(xiàng)內(nèi)部行政事務(wù)的重要載體，是學(xué)校處理各項(xiàng)工作的核心部門，起著承上啟下的作用，有著極強(qiáng)的綜合性功能。辦公室管理可以說是民辦高職院校管理環(huán)節(jié)的重點(diǎn)，關(guān)系到學(xué)校的穩(wěn)定持續(xù)發(fā)展，所以必須要進(jìn)一步增強(qiáng)對(duì)辦公室行政管理工作的認(rèn)識(shí)，充分發(fā)揮行政管理的各項(xiàng)工作職能，滿足民辦高職院校持續(xù)性發(fā)展的要求。民辦高職院校首先要認(rèn)識(shí)到強(qiáng)化辦公室行政管理的必要性，以及辦公室行政管理工作承擔(dān)的重要職能，并以此為突破口提出優(yōu)化行政管理的方法。為了更好地促進(jìn)民辦高職院校發(fā)展，提高對(duì)辦公室行政管理工作的重視，本文將重點(diǎn)就民辦高職院校辦公室行政管理工作的創(chuàng)新發(fā)展方法進(jìn)行探討。

一、強(qiáng)化民辦高職院校辦公室行政管理工作必要性

民辦高職院校辦公室是高校機(jī)構(gòu)當(dāng)中的管理部門，其服務(wù)對(duì)象是全校師生，以其基礎(chǔ)性和綜合性的工作內(nèi)容成為學(xué)校管理工作得以穩(wěn)定持續(xù)運(yùn)行的中樞，關(guān)系到其他各項(xiàng)管理工作的開展。辦公室服務(wù)和行政管理的效率與質(zhì)量不僅僅能夠體現(xiàn)出高職院校管理質(zhì)量，還能夠在很大程度上起到?jīng)Q定性作用。伴隨著民辦高職院校的持續(xù)性發(fā)展以及擴(kuò)招規(guī)模的增大，辦公室需要處理的各項(xiàng)行政管理事務(wù)也相應(yīng)增多，其要求的管理內(nèi)容呈現(xiàn)出精細(xì)化的發(fā)展趨勢(shì)，要想更好地適應(yīng)各項(xiàng)工作處理的需求則必須要不斷提高行政管理水平，從而更好地滿足高職院校自身的發(fā)展需求?？偠灾?，做好民辦高職院校的辦公室行政管理工作，提升管理效率以及質(zhì)量是確保學(xué)校發(fā)展以及推動(dòng)我國教育事業(yè)長足進(jìn)步的關(guān)鍵條件，只有把高職院校管理水平推向更高層次，才能夠?qū)崿F(xiàn)宏觀教育層面的全面發(fā)展目標(biāo)。

二、民辦高職院校辦公室行政管理工作的職能

（一）參謀咨詢職能

隨著民辦高職院校辦學(xué)能力的提高，在制定相關(guān)決策時(shí)已經(jīng)不再將經(jīng)驗(yàn)作為依據(jù)，而是注重采用民主討論和科學(xué)研究的方法來獲得，以便提高決策的科學(xué)性和針對(duì)性。在決策制定環(huán)節(jié)，辦公室不能一味被動(dòng)接受領(lǐng)導(dǎo)交辦的任務(wù)，而是要積極主動(dòng)地參與其中，主動(dòng)關(guān)心學(xué)校發(fā)展的重要事件，并通過積極思考和拓寬思路來發(fā)揮好參謀咨詢的作用。一方面，辦公室需要加強(qiáng)對(duì)信息材料的收集整理和調(diào)查工作，并將收集到的資料進(jìn)行有效加工，將有助于決策的內(nèi)容整理成案并提供給領(lǐng)導(dǎo)。另一方面，辦公室需要把握上級(jí)核心思想，并結(jié)合國家的有關(guān)政策方針提出思路協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)作出決策。

（二）溝通協(xié)調(diào)職能

民辦高職院校辦公室是將校內(nèi)外進(jìn)行有效連接的紐帶和橋梁，所以溝通和協(xié)調(diào)，就成為了辦公室行政管理工作的基本職能，并通過自身職能作用的發(fā)揮為學(xué)校的穩(wěn)定發(fā)展創(chuàng)設(shè)良好氛圍。首先，必須統(tǒng)一步調(diào)，尤其是在商討環(huán)節(jié)耐心細(xì)致地為持有不同決策意見的同志進(jìn)行解釋，交換雙方意見，實(shí)現(xiàn)有效說服。其次，必須要能夠化解矛盾，尤其是針對(duì)對(duì)錯(cuò)立場(chǎng)鮮明的問題，要旗幟鮮明的亮明立場(chǎng)以及觀點(diǎn)；對(duì)于部門和整體利益沖突矛盾的解決，必須要具備大局意識(shí)，采用靈活多變的勸解方式解決問題。最后，各項(xiàng)行政管理事務(wù)必須安排得當(dāng)，善于統(tǒng)籌協(xié)調(diào)和合理分工。

（三）服務(wù)管理職能

就民辦高職院校的辦公室這一機(jī)構(gòu)而言，管理和服務(wù)存在著密不可分的關(guān)系，所以服務(wù)管理職能也是辦公室行政管理工作要把控的重點(diǎn)內(nèi)容。首先，辦公室要努力為領(lǐng)導(dǎo)提供良好服務(wù)，扮演好參謀和助手的作用，協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)處理有關(guān)任務(wù)，起到承上啟下的作用。其次，要為學(xué)校的各個(gè)部門和廣大教師提供良好服務(wù)，需要樹立以及貫徹服務(wù)意識(shí)，改變服務(wù)方法和提高服務(wù)質(zhì)量，增強(qiáng)服務(wù)對(duì)象滿意度。再次，要為學(xué)校的廣大學(xué)生提供良好服務(wù)，尤其要注意的是一視同仁地對(duì)待學(xué)生，充分滿足學(xué)生的合理訴求，給予學(xué)生熱情周到的服務(wù)，為服務(wù)管理職能的發(fā)揮奠定堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。

（四）協(xié)查督辦職能

民辦高職院校辦公室在眾多的管理機(jī)構(gòu)當(dāng)中處于基礎(chǔ)位置，可以說是基層管理部門的代表，在行政管理工作當(dāng)中必須要重視行使協(xié)查督辦的職能，保障行政管理的質(zhì)量。第一，對(duì)于自身承擔(dān)的行政管理事務(wù)以及職責(zé)了然于胸，將學(xué)校以及全局利益作為根本立足點(diǎn)，有效把控各項(xiàng)任務(wù)進(jìn)展，關(guān)注任務(wù)完成質(zhì)量。第二，一旦發(fā)現(xiàn)有關(guān)執(zhí)行部門或工作人員出現(xiàn)無故拖延的問題，要負(fù)責(zé)提醒和督促，并將具體情況如實(shí)上報(bào)學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)，為領(lǐng)導(dǎo)作出工作調(diào)整和工作安排提供依據(jù)。

三、提高民辦高職院校辦公室行政管理工作水平的方法

（一）增強(qiáng)辦公室工作重視程度

伴隨著我國高等教育的長足發(fā)展和教育改革的推進(jìn)，高校擴(kuò)招力度在不斷增強(qiáng)，而民辦高職院校的各項(xiàng)教育管理工作逐步加重，也使得辦公室行政管理工作變得更加關(guān)鍵和重要。但是當(dāng)前高職院校領(lǐng)導(dǎo)往往無法切實(shí)意識(shí)到辦公室行政管理工作的重要性，因而缺少對(duì)這一工作的重視和關(guān)注度，給辦公室的發(fā)展和行政管理事務(wù)的有效運(yùn)行帶來了一定影響。為了改變這一局面，促進(jìn)辦公室行政管理水平的提高，首先需要從提高領(lǐng)導(dǎo)思想認(rèn)識(shí)著手。民辦高職院校的領(lǐng)導(dǎo)層必須切實(shí)意識(shí)到辦公室行政管理工作的必要性和重要性，認(rèn)識(shí)到辦公室行政管理是影響學(xué)校長足發(fā)展的核心內(nèi)容，進(jìn)而將辦公室行政管理工作的發(fā)展和創(chuàng)新作為優(yōu)先建設(shè)內(nèi)容。而且因?yàn)檗k公室管理具備全面性以及綜合性的工作特征，可以在高職院校的長遠(yuǎn)發(fā)展當(dāng)中委以重任，很大程度上能鍛煉辦公室行政管理人員的素質(zhì)與能力，促進(jìn)管理質(zhì)量的提高。另外，為了調(diào)動(dòng)辦公室行政管理人員的工作熱情，領(lǐng)導(dǎo)層要注重完善考核制度，提升其整體的待遇地位水平。

（二）明確辦公室行政管理職責(zé)

辦公室行政管理的職責(zé)涉及到參謀咨詢、服務(wù)管理、溝通協(xié)調(diào)、協(xié)查督辦等各個(gè)方面，也影響到民辦高職院校發(fā)展管理的各個(gè)工作環(huán)節(jié)，由此可見辦公室行政管理的重要價(jià)值。而在實(shí)際工作當(dāng)中，大量的辦公室工作處于被動(dòng)狀態(tài)，也就是在遇到實(shí)際問題時(shí)往往不注重發(fā)揮自身的工作職能，一味附和領(lǐng)導(dǎo)的意愿，沒有給出自己的思路建議，長此以往難以確保服務(wù)管理等各項(xiàng)行政管理工作的質(zhì)量，不利于管理成效的提升。對(duì)此，民辦高職院校必須要指導(dǎo)辦公室部門明確自身在行政管理工作處理方面承擔(dān)的各項(xiàng)職能，只有做到職責(zé)清晰才可以切實(shí)激發(fā)辦公室行政管理人員的工作積極性，改變低沉被動(dòng)的精神面貌，提高整體行政管理的業(yè)務(wù)能力，更好地為學(xué)校的綜合持續(xù)發(fā)展貢獻(xiàn)力量。民辦高職院校要注意加強(qiáng)對(duì)辦公室行政管理職能的宣傳教育，確保各個(gè)工作人員能夠?qū)⒙男泄芾砺毮茏鳛楣ぷ髦攸c(diǎn)。endprint

（三）規(guī)范辦公室內(nèi)部機(jī)構(gòu)分工

民辦高職院校在辦公室內(nèi)部機(jī)構(gòu)的設(shè)置和安排方面更多沿用的是傳統(tǒng)的設(shè)置模式，機(jī)構(gòu)設(shè)置缺乏規(guī)范性和合理性，而且機(jī)構(gòu)當(dāng)中也沒有做好相應(yīng)的分工，辦公室行政管理人員往往身兼數(shù)職，極容易造成行政管理事務(wù)的混亂，從而影響到管理效果。而且這樣的機(jī)構(gòu)安排和分工方式容易在出現(xiàn)問題時(shí)出現(xiàn)互相推諉的情況，為實(shí)際工作的處理帶來難題。因此，民辦高職院校必須對(duì)辦公室內(nèi)部機(jī)構(gòu)以及內(nèi)部分工進(jìn)行規(guī)范化管理，在機(jī)構(gòu)設(shè)置方面要突出層次性和規(guī)范性，在崗位設(shè)置方面更是要做好明確分工，切實(shí)實(shí)現(xiàn)人與責(zé)相對(duì)應(yīng)，從根本上提高行政管理效率。例如，民辦高職院?？梢詮膶?shí)際出發(fā)，將辦公室內(nèi)部機(jī)構(gòu)分成行政、綜合、秘書等科室，在科室下設(shè)置具體崗位，做到層層管理，合理分工。

（四）提高辦公室管理者的素質(zhì)

辦公室管理者的業(yè)務(wù)素質(zhì)和管理經(jīng)驗(yàn)將會(huì)直接影響到民辦高職院校辦公室行政管理工作的實(shí)效性，所以需要不斷提高辦公室管理者的自我修養(yǎng)和綜合素質(zhì)，使其能夠用專業(yè)的管理技能以及服務(wù)意識(shí)投入到辦公室行政管理的事務(wù)當(dāng)中。提升管理者素質(zhì)的方式多種多樣，最為關(guān)鍵和核心的就是要做到理論和實(shí)踐的整合。一方面，要引導(dǎo)辦公室管理者認(rèn)真學(xué)習(xí)和深入研究有關(guān)文件和政策，掌握辦公室行政管理的工作內(nèi)容和職責(zé)，確保在處理行政管理事務(wù)時(shí)能夠依據(jù)國家和學(xué)校的規(guī)定方針來協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)決策，準(zhǔn)確把握精神實(shí)質(zhì)。另一方面，要把理論和實(shí)踐整合起來，在實(shí)踐當(dāng)中不斷積累經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)，明確行政管理工作的目標(biāo)，通過完善自身修養(yǎng)的方式，為行政管理工作水平的提高提供保障。另外，民辦高職院?？梢越Y(jié)合具體的工作要求，做好人才培訓(xùn)和人才引進(jìn)工作，加強(qiáng)與其他高校的溝通交流，打造一支高素質(zhì)的辦公室管理人才隊(duì)伍，激發(fā)管理人才潛能，保障高效高質(zhì)地完成行政管理任務(wù)。

（五）完善辦公室行政管理制度

民辦高職院校當(dāng)中的辦公室承擔(dān)著復(fù)雜繁瑣的工作，事物繁多而且涉及面廣，在處理具體工作當(dāng)中都會(huì)遇到大量的突發(fā)和臨時(shí)任務(wù)。完善的辦公室行政管理制度可以讓辦公室的行政管理人員在處理各項(xiàng)工作事務(wù)時(shí)井井有條，忙而不亂，同時(shí)在處理過程中還能得到規(guī)范化標(biāo)準(zhǔn)和制度的支持。在完善行政管理制度的過程當(dāng)中必須要做到從實(shí)際出發(fā)，明確行政管理工作流程，將檔案管理、文件處理、會(huì)議安排等各項(xiàng)事務(wù)均納入到流程和制度化處理當(dāng)中。在完善有關(guān)規(guī)章制度后，需要發(fā)文到全校范圍，確保行政管理的效率和質(zhì)量。當(dāng)然，在制度貫徹落實(shí)的過程中要及時(shí)發(fā)現(xiàn)問題，耐心聽取各方意見以及建議，并結(jié)合實(shí)際工作要求進(jìn)行妥善調(diào)整和處理，通過促進(jìn)辦公室行政管理的規(guī)范化發(fā)展來推動(dòng)高職院校的規(guī)范化發(fā)展。

四、結(jié)語

在高等教育全面發(fā)展和積極推進(jìn)改革實(shí)踐的進(jìn)程中，民辦高職院校要想獲得長足進(jìn)步，則必須要關(guān)注辦公室行政管理工作，完善高職院校的管理體系，推動(dòng)學(xué)校全面發(fā)展。民辦高職院校要注意拓寬辦公室行政管理的思路，創(chuàng)新行政管理方法，努力營造和諧積極的管理氛圍，調(diào)動(dòng)相關(guān)人員的工作積極性，從而切實(shí)提升辦公室行政管理的效率以及質(zhì)量。

參考文獻(xiàn)：

[1] 陳可珂.淺談新時(shí)期下高校行政管理的改革與創(chuàng)新[J].經(jīng)營管理者，2016，（34）：369-370.

[2] 孫娜.淺談高校辦公室工作的職責(zé)與效率[J].辦公室業(yè)務(wù)，2015，（20）：117-119.

[3] 周陽.實(shí)現(xiàn)辦公室行政管理精細(xì)化的思路與對(duì)策[J].現(xiàn)代企業(yè)文化，2017，（2）：42-45.

[4] 郭志軍.淺議高校辦公室管理的科學(xué)化[J].漳州師范學(xué)院學(xué)報(bào)（哲學(xué)社會(huì)科學(xué)版），2015，（2）：169-171.endprint