信息化時(shí)代醫(yī)院人事檔案管理探討

張?jiān)虑?/p>

長(zhǎng)春市中心醫(yī)院圖書(shū)室，吉林長(zhǎng)春 130051

目前，我國(guó)醫(yī)院的人事檔案管理問(wèn)題十分雜亂，首先醫(yī)院人事檔案管理方式十分落后:由于人事制度的不斷改革，醫(yī)院的人才錄用規(guī)則不斷被簡(jiǎn)化，人事檔案的條件要求不斷被降低，就導(dǎo)致檔案的信息不全等問(wèn)題，進(jìn)而轉(zhuǎn)移檔案時(shí)不能夠及時(shí)被完善和修補(bǔ)等等，這些都是由于管理機(jī)制不同，進(jìn)而使得檔案資料得不到統(tǒng)一管理；其次醫(yī)院管理人員缺乏人事檔案管理理念：醫(yī)院的管理人員大部分都沒(méi)有經(jīng)過(guò)正規(guī)培訓(xùn)，缺乏專(zhuān)業(yè)知識(shí)，對(duì)檔案的管理沒(méi)有經(jīng)驗(yàn)等原因使得檔案得不到恰當(dāng)?shù)墓芾?；最后便是醫(yī)院的人事檔案管理存放管理不嚴(yán)格:醫(yī)院辦公地方有限和大量的檔案堆積使得具有專(zhuān)業(yè)性、機(jī)密性和真實(shí)性的人事檔案得不到合適的安放。雖然這些問(wèn)題十分顯著，但是檔案管理工作也在不斷地發(fā)生改變，不斷提高對(duì)檔案管理的要求，努力朝向信息化時(shí)代發(fā)展。該文就對(duì)信息化時(shí)代人事檔案管理做了研究分析，現(xiàn)將探討的人事檔案管理做了以下總結(jié)。

1 在信息化時(shí)代做好人事檔案管理的重要性

在傳統(tǒng)的人事檔案管理中，一般都采用人工處理檔案，例如人工記錄和保存人事檔案，大部分資料都是依靠紙張來(lái)保存，這種管理不僅耗費(fèi)大量的人力資源，也耗費(fèi)了大量的管理資源，還使得人事檔案資料得不到有效保存和利用，通常結(jié)果是得不償失；而信息化時(shí)代拋棄了人工管理，多采用計(jì)算機(jī)技術(shù)、多媒體技術(shù)、數(shù)據(jù)庫(kù)管理技術(shù)、互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)等，將這些現(xiàn)代化科學(xué)技術(shù)結(jié)合起來(lái)，使紙質(zhì)化的人事檔案變成了電子版人事檔案，將復(fù)雜化的人事檔案轉(zhuǎn)變成了及時(shí)化、簡(jiǎn)單化的檔案材料，使得人事檔案的處理變得更加容易[1-2]。但是需要具體完成信息化檔案管理的工作，就需要完成以下3項(xiàng)工作。

1.1 信息化的檔案數(shù)據(jù)采集

信息化時(shí)代中，數(shù)據(jù)的采集使檔案管理的關(guān)鍵之處，醫(yī)院人事檔案管理人員通常將檔案的文字圖片使用掃描儀掃描等方法獲取，在進(jìn)行一定的特殊化處理，將掃描進(jìn)入計(jì)算機(jī)的圖片文字轉(zhuǎn)變成文本格式，最后在對(duì)其分類(lèi)整理，核對(duì)完成的工作即可。

1.2 信息化的人事檔案查閱

在信息化時(shí)代中，醫(yī)院人事檔案管理的工作人員要有會(huì)使用數(shù)據(jù)庫(kù)技術(shù)的能力，通過(guò)數(shù)據(jù)庫(kù)完成對(duì)人事檔案數(shù)據(jù)的儲(chǔ)存、備份與修改等工作和擁有使用電腦對(duì)檔案數(shù)據(jù)的遠(yuǎn)程傳輸與修改的能力。

1.3 信息化的人事檔案管理

在信息化時(shí)代中，醫(yī)院人事檔案管理的工作人員需有以下幾項(xiàng)能力：①能將檔案資料進(jìn)行分類(lèi)；②熟悉檔案管理的流程，包括收集、查閱、整理、儲(chǔ)存、傳送和統(tǒng)計(jì)；③具有專(zhuān)業(yè)化的知識(shí)[3-5]。

2 信息化時(shí)代醫(yī)院人事檔案管理存在的問(wèn)題

2.1 人事檔案管理觀念問(wèn)題

在傳統(tǒng)的人事檔案管理中，檔案的信息量較小，工作人員只需要將檔案分類(lèi)整理好，做好檔案記錄，直接歸檔即可完成工作。而在信息化時(shí)代，大量的人事檔案意味著大量的信息需要處理，對(duì)于工作人員要求也有了更高的標(biāo)準(zhǔn)，不僅需要對(duì)檔案進(jìn)行分類(lèi)整理，還需要將檔案資料詳盡直觀地展現(xiàn)出來(lái)，這就需要工作人員轉(zhuǎn)變觀念才能適應(yīng)信息化時(shí)代的檔案處理。

2.2 人事檔案管理的意識(shí)問(wèn)題

有些領(lǐng)導(dǎo)和工作人員對(duì)人事檔案的管理不夠重視，對(duì)于檔案資料的丟失并沒(méi)有太大的關(guān)心，認(rèn)為再重新創(chuàng)建一個(gè)即可，但是他們不知道檔案的重新建立使非常麻煩的，這些錯(cuò)誤的思想使得最后的檔案資料與當(dāng)事人不符合，進(jìn)而導(dǎo)致檔案資料的各種不完善，也增加了工作的難度。

2.3 人事檔案的管理體制問(wèn)題

傳統(tǒng)對(duì)于人事檔案資料的質(zhì)量要求并不是很高，故而當(dāng)時(shí)的管理體制十分不完善。人事檔案數(shù)據(jù)的采集、整理、修改等都沒(méi)有具體的方向與要求，對(duì)于檔案資料的存儲(chǔ)手續(xù)更是一無(wú)所知，而在信息化時(shí)代，這些不完善的制度是根本行不通的，必須建立完善體制，才能處理好大量的檔案信息[6-8]，否則，醫(yī)院的人事檔案資料的管理又會(huì)出現(xiàn)不少的問(wèn)題。

2.4 人事檔案管人員的素質(zhì)問(wèn)題

在信息化時(shí)代，大量的信息撲面而來(lái)，工作人員的工作量瞬間加大，這也就使得對(duì)工作人員的素質(zhì)有了高要求，不僅能夠完成日常的檔案管理工作，還有處理緊急問(wèn)題的能力和看待問(wèn)題的特殊見(jiàn)解。對(duì)高科技的管理技術(shù)能夠熟練使用，對(duì)檔案數(shù)的分析和研究，找到最有用的信息。但是現(xiàn)在的工作人員卻缺乏這種能力，不能及時(shí)的檔案資料進(jìn)行分析研究，缺乏相關(guān)的管理手段，可見(jiàn)工作人員的素質(zhì)也占了很大的作用。

3 完善信息化時(shí)代的人事檔案管理的措施

隨著醫(yī)院規(guī)模的不斷擴(kuò)大，經(jīng)濟(jì)不斷地發(fā)展，制度不斷地改革，對(duì)人事檔案的管理的要求也就有了改變。那就需要摒棄舊的沒(méi)有作用的措施，完善醫(yī)院人事檔案的管理措施，實(shí)現(xiàn)其原有的價(jià)值。

3.1 增強(qiáng)對(duì)人事檔案管理的認(rèn)識(shí)

只有醫(yī)院的人事檔案管理的領(lǐng)導(dǎo)和工作人員認(rèn)識(shí)到人事檔案管理工作的重要性，才能把人事檔案管理的基礎(chǔ)打好。這就要求工作人員增強(qiáng)對(duì)這項(xiàng)工作的認(rèn)識(shí)，充分了解人事檔案管理的重要性，切實(shí)做好自己的每一項(xiàng)工作，樹(shù)立正確的工作目標(biāo)和服務(wù)意識(shí)，爭(zhēng)取發(fā)揮自己的最大價(jià)值。

3.2 建立健全人事檔案管理的制度

要想醫(yī)院人事檔案管理的工作正常的運(yùn)轉(zhuǎn)，就需要健全一系列的規(guī)章制度,同時(shí)嚴(yán)格按照這些規(guī)定進(jìn)行管理。這就包括嚴(yán)格要求工作人員的工作程序、嚴(yán)格遵守保密的原則、落實(shí)監(jiān)督的工作等，對(duì)于不同的管理工作實(shí)行不同的管理措施，進(jìn)行分類(lèi)管理，健全相關(guān)的管理措施，監(jiān)督工作人員嚴(yán)格遵守這些規(guī)則，確保工作能夠有條不紊地運(yùn)行。

3.3 提高人事檔案管理人員的素質(zhì)

在信息化時(shí)代的形勢(shì)下，就必須要提高工作人員的素質(zhì)，包括扎實(shí)的專(zhuān)業(yè)知識(shí)和良好的工作能力，同時(shí)也需要培養(yǎng)多素質(zhì)的檔案管理人才，才能提高檔案管理的水平。①需要工作人員有良好的敬業(yè)精神，能夠積極地學(xué)習(xí)新知識(shí)、新技術(shù)并將其運(yùn)用于實(shí)際操作中；②要倡導(dǎo)以人為本的管理觀念，充分發(fā)揮工作人員的價(jià)值，提高工作的效率；③工作人員對(duì)自己的工作負(fù)責(zé)，盡力認(rèn)真完成每一項(xiàng)工作。只有工作人員的素質(zhì)有了提高，才能確保管理工作的正常運(yùn)轉(zhuǎn)[9-11]。

3.4 改進(jìn)人事檔案管理的方法

①加強(qiáng)人事檔案的信息化建設(shè)，加大資金的投入，提高檔案管理的硬件設(shè)施，例如購(gòu)買(mǎi)計(jì)算機(jī)管理軟件、電腦、空調(diào)等硬件，使其適用于信息化的發(fā)展；②完善檔案整理的工作準(zhǔn)則，使檔案資料更加詳盡直觀，為醫(yī)院的檔案的查閱更加方便快捷地打下基礎(chǔ)；③合理分配管理人員的工作，盡量使每一個(gè)工作人員都有適量的工作，也使每一項(xiàng)工作也有專(zhuān)門(mén)的人員完成，避免某些工作的遺漏，導(dǎo)致最后的工作量加大，另一方面也使得工作能夠更好地完成[12-13]。

4 結(jié)語(yǔ)

在21世紀(jì)，醫(yī)院的人事檔案管理已逐漸從傳統(tǒng)的手工管理方式轉(zhuǎn)變?yōu)樾畔⒒?、網(wǎng)絡(luò)化管理方式，不僅提高了人事管理人員的工作效率，也提高了檔案資料的利用率。雖然目前信息化的檔案管理仍然存在不少的問(wèn)題，但是也正在不斷地被更正、被更新、被完善，逐步走向一個(gè)完整的管理體系。也可以看出信息化的管理手段在信息化時(shí)代是非常重要的，因此醫(yī)院更要加強(qiáng)檔案管理的信息化建設(shè)，跟上信息化時(shí)代的步伐是醫(yī)院現(xiàn)在的目標(biāo)。

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