基于大數(shù)據(jù)時(shí)代下的電子檔案管理探析

摘 要：在現(xiàn)如今這個(gè)我國(guó)信息技術(shù)等方面高速發(fā)展的背景下，社會(huì)大數(shù)據(jù)時(shí)代已經(jīng)到來(lái)，各類(lèi)數(shù)據(jù)的增長(zhǎng)達(dá)到了井噴的程度，同時(shí)各類(lèi)數(shù)據(jù)的復(fù)雜程度也同樣令人震驚。人、物、網(wǎng)絡(luò)三者之間已經(jīng)高度融合。在互聯(lián)網(wǎng)中不同節(jié)點(diǎn)的人們?cè)谑褂眠^(guò)程中對(duì)數(shù)據(jù)的共享處理等，享用著極大的便利。本文將以大數(shù)據(jù)時(shí)代作為環(huán)境背景，針對(duì)電子檔案的管理進(jìn)行論述，以檔案管理風(fēng)險(xiǎn)問(wèn)題、電子檔案建立流程、管理部門(mén)協(xié)作三個(gè)方面作為切入點(diǎn)，對(duì)大數(shù)據(jù)時(shí)代背景下的電子檔案管理進(jìn)行具體分析。

關(guān)鍵詞：大數(shù)據(jù)；電子檔案管理；具體措施

大數(shù)據(jù)，顧名思義，就是大量的資料匯集，是一筆不可忽視的信息財(cái)富。對(duì)大數(shù)據(jù)進(jìn)行整理分析，能夠?yàn)槟承Q策計(jì)劃起到可靠的借鑒作用。其主要特點(diǎn)為多樣、高效和海量。在對(duì)大數(shù)據(jù)進(jìn)行分析的過(guò)程中，首先要根據(jù)所需的信息找到切入點(diǎn)，從而進(jìn)行定向的深入挖掘。對(duì)挖掘結(jié)果進(jìn)行整理，以得到具有借鑒作用的結(jié)論。由此得來(lái)的分析結(jié)果能夠幫助人們分析相似事件的未來(lái)走勢(shì)，進(jìn)行有預(yù)見(jiàn)性的決策。這樣做不僅能夠節(jié)省成本，同時(shí)減少了事件出現(xiàn)事故的幾率。而電子檔案，則是通過(guò)現(xiàn)代化的信息手段將某些信息轉(zhuǎn)化為電子數(shù)字信息并進(jìn)行存儲(chǔ)，其信息載體可以是磁帶、磁盤(pán)和光盤(pán)等。通過(guò)借助計(jì)算機(jī)等數(shù)字化設(shè)備對(duì)此類(lèi)信息進(jìn)行整理、分析和處理。經(jīng)過(guò)處理后的數(shù)字化信息可以通過(guò)互聯(lián)網(wǎng)進(jìn)行復(fù)制傳播，為人們的日常生活提供了極大的便利。

1 大數(shù)據(jù)概述

所謂大數(shù)據(jù)，就是指通過(guò)多元化形式從各類(lèi)來(lái)源搜集來(lái)的龐大數(shù)據(jù)組，此類(lèi)數(shù)據(jù)往往具有極高的實(shí)時(shí)性。舉一個(gè)很簡(jiǎn)單的例子，在企業(yè)內(nèi)部的大數(shù)據(jù)庫(kù)中，這些數(shù)據(jù)可能來(lái)自于社交網(wǎng)絡(luò)、電子商務(wù)網(wǎng)站、顧客來(lái)訪紀(jì)錄，還有許多其他來(lái)源。大數(shù)據(jù)的特色在于對(duì)海量數(shù)據(jù)的整理分析，但這種運(yùn)算形式必須依托于龐大計(jì)算力的云計(jì)算處理、分布式數(shù)據(jù)庫(kù)、云存儲(chǔ)和虛擬化技術(shù)。這種數(shù)據(jù)模式將會(huì)在未來(lái)有著極大的發(fā)展前景。根據(jù)美國(guó)互聯(lián)網(wǎng)數(shù)據(jù)中心提供的數(shù)據(jù)，未來(lái)在互聯(lián)網(wǎng)上的流通數(shù)據(jù)每年將增長(zhǎng)近50%左右，同時(shí)，現(xiàn)如今互聯(lián)網(wǎng)上90%以上的數(shù)據(jù)是近幾年互聯(lián)網(wǎng)發(fā)展階段才產(chǎn)生的。同時(shí)，大數(shù)據(jù)中所存在的數(shù)據(jù)又并非僅指人們?cè)诨ヂ?lián)網(wǎng)上流通的信息，在一些廣泛使用的工業(yè)設(shè)備上同樣有很多的數(shù)據(jù)傳感設(shè)備，即時(shí)度量和記錄設(shè)備所對(duì)應(yīng)測(cè)量的一些數(shù)據(jù)，在此過(guò)程中同樣產(chǎn)生了海量的信息。大數(shù)據(jù)的生成是在人類(lèi)日益普及使用的網(wǎng)絡(luò)行為所產(chǎn)生的，其中包含著數(shù)據(jù)生產(chǎn)者在日常生活中的一些行為，而并非人們口中傳統(tǒng)意義上的數(shù)據(jù)，通過(guò)數(shù)據(jù)產(chǎn)生者在日?；顒?dòng)中產(chǎn)生的數(shù)據(jù)，以推論出其喜好，活動(dòng)規(guī)律等信息，對(duì)一些企業(yè)對(duì)消費(fèi)者做出有針對(duì)性的決策具有很大的幫助。隨著網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的發(fā)展，信息大數(shù)據(jù)的時(shí)代已經(jīng)到來(lái)，這種改變將會(huì)在眾多領(lǐng)域引起巨大的改革。但在這過(guò)程中同樣要冷靜地認(rèn)識(shí)到，大數(shù)據(jù)技術(shù)的核心在于發(fā)掘龐大數(shù)據(jù)中的隱藏價(jià)值，而不是單純數(shù)據(jù)的堆積。因此，針對(duì)不同領(lǐng)域的大數(shù)據(jù)，要能夠有針對(duì)性的對(duì)其進(jìn)行深入發(fā)掘，以得到有價(jià)值的信息。筆者相信，在現(xiàn)如今網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的不斷發(fā)展下，根據(jù)不同行業(yè)的不同需求，對(duì)大數(shù)據(jù)進(jìn)行定向深入發(fā)掘，以得到更多有價(jià)值的信息，促進(jìn)我國(guó)大數(shù)據(jù)行業(yè)的高速發(fā)展。

2 大數(shù)據(jù)時(shí)代下電子檔案管理措施

2.1 做好電子檔案風(fēng)險(xiǎn)管理

在電子檔案信息處理過(guò)程中最為重要的一項(xiàng)內(nèi)容就是對(duì)電子檔案信息安全性的保障。在電子檔案的儲(chǔ)存過(guò)程中對(duì)數(shù)字設(shè)備的依賴(lài)性極大，而在眼下受技術(shù)發(fā)展水平的限制，任何一臺(tái)計(jì)算機(jī)能夠儲(chǔ)存的信息量都是有上限的，一旦儲(chǔ)存設(shè)備出現(xiàn)問(wèn)題，很多時(shí)候?qū)n案信息的破壞是不可逆轉(zhuǎn)的。所以電子檔案的存儲(chǔ)環(huán)境實(shí)際上存在一定的不穩(wěn)定性，這就導(dǎo)致有時(shí)候電子檔案數(shù)據(jù)的真實(shí)性、完整性等方面都可能受到一定的影響。在此前提下，對(duì)電子檔案風(fēng)險(xiǎn)管理是十分重要的。而要做好檔案風(fēng)險(xiǎn)管理，建立有效的風(fēng)險(xiǎn)預(yù)防體系是很有幫助的。該體系主要由兩個(gè)部分組成，第一個(gè)部分即為風(fēng)險(xiǎn)前體系。該體系的主要作用是在電子檔案保存前期，降低或者扼殺某些風(fēng)險(xiǎn)問(wèn)題出現(xiàn)的可能。該體系主要由三個(gè)部分構(gòu)成，分別是風(fēng)險(xiǎn)識(shí)別、風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估和風(fēng)險(xiǎn)預(yù)防。這三個(gè)部分中，風(fēng)險(xiǎn)識(shí)別的作用是在電子檔案整合的過(guò)程中對(duì)各個(gè)環(huán)節(jié)中存在的一些風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行分析。同時(shí)，根據(jù)電子檔案的自身特點(diǎn)分析出潛在的風(fēng)險(xiǎn)問(wèn)題，并對(duì)其進(jìn)行評(píng)估和歸類(lèi)。風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估是在對(duì)風(fēng)險(xiǎn)數(shù)據(jù)進(jìn)行分析整理后，預(yù)測(cè)風(fēng)險(xiǎn)問(wèn)題的發(fā)生幾率。而風(fēng)險(xiǎn)防范則是在風(fēng)險(xiǎn)分析的基礎(chǔ)上制定相應(yīng)的對(duì)策，做出應(yīng)急預(yù)案。其目的就是在電子檔案保存過(guò)程中出現(xiàn)風(fēng)險(xiǎn)問(wèn)題時(shí)，做出及時(shí)且有效的應(yīng)對(duì)，使電子檔案的真實(shí)性得到保障。第二個(gè)部分就是風(fēng)險(xiǎn)后體系。這種體系的作用在于風(fēng)險(xiǎn)發(fā)生后對(duì)其及時(shí)進(jìn)行補(bǔ)救修復(fù)，使損失降到最低。此體系的作用基礎(chǔ)就在于在風(fēng)險(xiǎn)前體系的風(fēng)險(xiǎn)預(yù)防階段做出一些應(yīng)急預(yù)案。在風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)體系中，這兩個(gè)部分都是必不可少的。

2.2 電子檔案管理過(guò)程

就以往傳統(tǒng)的紙質(zhì)文件來(lái)說(shuō)，由其生成到保存再到銷(xiāo)毀過(guò)程中，一般以文件歸檔作為界點(diǎn)，在文檔歸檔前，其安全問(wèn)題主要由生成部門(mén)負(fù)責(zé)，而在文件歸檔后，則由管理部門(mén)負(fù)責(zé)。這種管理模式并不利于文件保存。而在電子信息環(huán)境下，這種保存過(guò)程得到了極大的縮減，首先是數(shù)據(jù)化處理，其次易于更改，容易保存和傳播。但在當(dāng)下的網(wǎng)絡(luò)條件下，在檔案管理的過(guò)程中仍舊存在著很多問(wèn)題，主要體現(xiàn)在其管理過(guò)程中。在電子文檔管理過(guò)程中往往還是按照傳統(tǒng)的檔案管理方法進(jìn)行文檔管理，信息化技術(shù)的優(yōu)越性沒(méi)能得到更好的利用。同時(shí)，某些信息管理人員對(duì)電子檔案的管理過(guò)程不夠重視，工作中的隨意性強(qiáng)。因?yàn)檫@種情況，電子檔案的數(shù)據(jù)容易損壞，其管理過(guò)程也容易出現(xiàn)問(wèn)題。在當(dāng)前大數(shù)據(jù)背景下，在電子文檔管理過(guò)程中要充分利用信息技術(shù)，對(duì)其管理流也要不斷進(jìn)行完善。同時(shí)，電子文檔與紙質(zhì)文檔一樣，也有其生命周期，從文檔的生成到其銷(xiāo)毀同樣是一個(gè)周期。在該周期當(dāng)中，其價(jià)值形態(tài)和應(yīng)用功能都會(huì)有這一定程度上的改變。舉一個(gè)很簡(jiǎn)單的例子，如果有一份有關(guān)某工程的施工數(shù)據(jù)的電子檔案，在工程施工時(shí)期，這份檔案可以被當(dāng)作商業(yè)機(jī)密作為保護(hù)處理，而在工程竣工并且投入使用以后，那么這份檔案僅僅只能作為在建筑保養(yǎng)維修過(guò)程當(dāng)中的具有一定參考價(jià)值的參考資料罷了。這也正是筆者所說(shuō)因?yàn)闀r(shí)間周期變化導(dǎo)致檔案文件出現(xiàn)價(jià)值變化的體現(xiàn)。所以在此過(guò)程中，一定要應(yīng)用信息化技術(shù)的優(yōu)越性對(duì)文檔管理進(jìn)行優(yōu)化，針對(duì)文件自身的性質(zhì)、功能及其應(yīng)用價(jià)值進(jìn)行分類(lèi)管理。同時(shí)要向檔案管理人員強(qiáng)調(diào)文件管理的重要性，確保在管理過(guò)程中不會(huì)出現(xiàn)安全風(fēng)險(xiǎn)問(wèn)題。同時(shí)，政府部門(mén)還需要加強(qiáng)對(duì)檔案管理工作的重視程度，使檔案管理工作能夠安全、有效的展開(kāi)。

2.3 電子檔案管理過(guò)程中建立部門(mén)合作機(jī)制

在文件檔案管理過(guò)程中，其往往會(huì)涉及到很多的數(shù)據(jù)生產(chǎn)部門(mén)，而很多風(fēng)險(xiǎn)問(wèn)題的出現(xiàn)往往都是出現(xiàn)在不同部門(mén)溝通過(guò)程中。所以一定要對(duì)該過(guò)程進(jìn)行優(yōu)化，具體體現(xiàn)在加強(qiáng)不同部門(mén)之間的溝通和交流。舉一個(gè)很簡(jiǎn)單的例子，在檔案管理過(guò)程當(dāng)中，所涉及到的往往有四個(gè)部門(mén)：檔案收集部門(mén)、檔案管理部門(mén)、檔案流通部門(mén)和檔案銷(xiāo)毀部門(mén)，在這四個(gè)部門(mén)進(jìn)行工作的過(guò)程當(dāng)中，因?yàn)槿狈f(xié)調(diào)性的問(wèn)題，可能會(huì)導(dǎo)致在其進(jìn)行協(xié)同工作的過(guò)程當(dāng)中出現(xiàn)溝通不暢的問(wèn)題，導(dǎo)致對(duì)檔案管理工作帶來(lái)問(wèn)題。在我國(guó)一些企業(yè)因?yàn)槠渥陨砉芾斫Y(jié)構(gòu)的原因，很多時(shí)候部門(mén)之間協(xié)調(diào)性較差。在檔案流通過(guò)程中也會(huì)受到一定的影響。在當(dāng)前大數(shù)據(jù)時(shí)代背景下，電子檔案的主要流通工作主要集中在數(shù)據(jù)收集部門(mén)、信息技術(shù)部門(mén)、檔案管理部門(mén)等方面。在電子文檔管理過(guò)程中一定要提高這幾個(gè)部門(mén)之間的溝通合作，以?xún)?yōu)化其管理措施。至于具體做法，筆者認(rèn)為可以單獨(dú)設(shè)置一個(gè)獨(dú)立的效績(jī)考核部門(mén)進(jìn)行解決。在檔案流通管理的過(guò)程當(dāng)中，每一個(gè)檔案管理的相關(guān)部門(mén)都需要定期對(duì)效績(jī)考核部門(mén)遞交一份工作報(bào)告，報(bào)告的具體內(nèi)容主要包含有該部門(mén)在該時(shí)間段內(nèi)所處理的檔案文件數(shù)和具體的文件流向去向等內(nèi)容。在工作報(bào)告經(jīng)效績(jī)考核部門(mén)整合審查以后，將該工作報(bào)告交由其他幾個(gè)部門(mén)進(jìn)行傳閱，保證其進(jìn)行工作核對(duì)任務(wù)。這樣做雖然可能會(huì)增加在檔案管理過(guò)程中的一些額外支出或者是增加一些工作量，但這種做法能夠有效地降低在檔案文件流通管理的過(guò)程當(dāng)中出現(xiàn)問(wèn)題的可能性，同時(shí)將文件交由不同部門(mén)審閱的做法不僅有助于其進(jìn)行檔案管理核對(duì)工作，同時(shí)還能夠幫助不同部門(mén)更加深入地了解到其他部門(mén)的具體工作內(nèi)容，有助于不同部門(mén)加深工作聯(lián)系。

2.4 建立電子檔案管理大數(shù)據(jù)庫(kù)

在電子檔案的管理過(guò)程當(dāng)中，很多時(shí)候安全問(wèn)題的出現(xiàn)并不是出現(xiàn)在同一體制下的檔案流通過(guò)程當(dāng)中，更多的，是出現(xiàn)在不同工作體系之間的檔案流通過(guò)程當(dāng)中。在該過(guò)程當(dāng)中，由于是處在不同工作體系下，所以其對(duì)待電子檔案的處理方案上可能存在一些不同，同時(shí)也有可能在文件流通對(duì)接工作中出現(xiàn)對(duì)接不當(dāng)?shù)膯?wèn)題，導(dǎo)致文件在該過(guò)程當(dāng)中出現(xiàn)丟失、損壞等等的情況。針對(duì)這一情況，筆者認(rèn)為應(yīng)該建立起一個(gè)電子檔案管理的大數(shù)據(jù)庫(kù)來(lái)解決這一問(wèn)題。主要做法就是先建立起一個(gè)統(tǒng)一化的文件管理數(shù)據(jù)庫(kù)，將一些主要工作體系都能夠囊括在內(nèi)，在其進(jìn)行文件入檔管理的同時(shí)，都向該數(shù)據(jù)庫(kù)上傳一份備份數(shù)據(jù)進(jìn)行儲(chǔ)存。這樣的話(huà)，即使文件在流通過(guò)程當(dāng)中出現(xiàn)損壞、丟失等情況，在該數(shù)據(jù)庫(kù)中也有相應(yīng)備份。同時(shí)這種云數(shù)據(jù)庫(kù)也有利于電子檔案在不同體系當(dāng)中的流通，在檔案轉(zhuǎn)移的過(guò)程當(dāng)中，并不需要當(dāng)事人參與到其中，僅僅需要檔案接收單位從該數(shù)據(jù)庫(kù)中將檔案文件進(jìn)行下載即可，大大降低出現(xiàn)問(wèn)題的機(jī)率。

3 結(jié)束語(yǔ)

在當(dāng)前大數(shù)據(jù)背景下，將檔案管理向電子化方向轉(zhuǎn)化是不可避免的，但網(wǎng)絡(luò)是一把雙刃劍，在不斷發(fā)展的同時(shí)在現(xiàn)階段依然還存在著一些問(wèn)題，因此，需要提高檔案管理工作人員的綜合素質(zhì)、完善檔案管理中的信息安全監(jiān)管制度，同時(shí)還需要不斷的引入新技術(shù)到檔案管理中。只有這樣才能夠有效的提高檔案管理工作，并使其順應(yīng)時(shí)代的進(jìn)步。在電子文檔管理過(guò)程中，一定要協(xié)調(diào)好相關(guān)部門(mén)之間的交流信息，確保其管理過(guò)程電子化能夠切合時(shí)代發(fā)展，實(shí)現(xiàn)電子檔案優(yōu)秀管理。

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作者簡(jiǎn)介

劉麗艷（1989-），女，漢族，河北，本科，檔案館員，中山市蘭臺(tái)檔案事務(wù)咨詢(xún)服務(wù)有限公司，研究方向：檔案管理。