如何做好企業(yè)會計檔案管理工作

林燕

摘 要：對于一個企業(yè)來說，會計檔案管理工作是非常重要的，可以真實的反應企業(yè)現(xiàn)階段的財政收入以及支出的具體情況，企業(yè)應該給予充分的重視，保證會計工作展開的合理性以及有效性。隨著時代的發(fā)展，企業(yè)內(nèi)部運行模式也應該積極的做出改變，從而使企業(yè)達到長遠穩(wěn)定發(fā)展的目的，會計檔案管理工作已經(jīng)成為了現(xiàn)階段企業(yè)運行的重點工作之一。就現(xiàn)階段企業(yè)的會計檔案管理工作的展開情況來看，還有很多的不足之處，需要企業(yè)對其進行不斷的完善。基于此，本文對如何做好企業(yè)會計檔案管理工作進行了較為詳細的分析，并且給出了筆者自己的看法[1]。

關鍵詞：企業(yè)；會計；檔案管理；加強措施

現(xiàn)階段，我國很大一部分企業(yè)的會計管理工作在實際展開的時候，往往會出現(xiàn)一定的問題，企業(yè)的相關管理人員要對會計檔案的管理工作重視起來。

1 企業(yè)會計檔案的新特點

對于傳統(tǒng)的會計檔案來說，對檔案進行管理主要是對會計憑證、會計賬簿以及財務報告會上的相關資料進行整合以及管理，所涉及到的內(nèi)容較為龐雜，并不容易對其質(zhì)量進行精準控制。對于會計工作來說，記錄反映經(jīng)濟業(yè)務的數(shù)據(jù)成為了其工作的主要內(nèi)容[2]。目前，會計的工作模式有了很大的轉(zhuǎn)變，電算化的覆蓋程度變得越來越高，會計檔案的管理形式也已經(jīng)發(fā)生了一定程度的變化，這是可以預料的。會計人員的日常核算工作主要體現(xiàn)在會計檔案的調(diào)度以及查詢上，現(xiàn)在，這些工作都可以在計算機上來完成，給會計工作的展開帶來了很大的方便。

1.1 會計檔案存在形態(tài)的多樣化

對于財務會計檔案的管理工作來說，在實際工作展開的時候，不僅會涉及到電算化的辦公形式，在一部分企業(yè)當中仍然會涉及到紙質(zhì)計算或者人工計算。不同形式的計算方法所體現(xiàn)出的效果也有很大的差別，并且不同的會計檔案要對其進行備份處理，保證會計檔案信息的安全性以及完整性[3]。

1.2 會計檔案的使用變得更加快捷

傳統(tǒng)的紙質(zhì)會計檔案所涉及到的數(shù)量相對較多，并且對其進行處理的時候會涉及到許多繁雜的步驟，很難在短時間內(nèi)將其完成，再加上紙質(zhì)的會計檔案所占用的空間相對較大，并不容易對其精準性進行控制，這也是紙質(zhì)檔案整理時所遇到的最大障礙。現(xiàn)階段，計算機技術的覆蓋范圍已經(jīng)非常廣泛，在實際應用的過程中取得了較為理想的效果，這是傳統(tǒng)的會計檔案管理形式所達不到的，網(wǎng)絡時代信息實現(xiàn)了實時的共享，在很大程度上方便了日常會計檔案信息的查詢。

1.3 電子會計檔案的保管方式簡單

對于電子會計檔案來說，不僅具有實時共享信息以及高效利用信息的特點，同時，電子會計檔案的方法較為簡單，電子會計檔案系統(tǒng)主要是利用計算機設備來進行檔案的修改以及存放，并不需要消耗大量的人力以及物力就可以實現(xiàn)，電子檔案不會根據(jù)時間的改變以及空間的限制而受到影響，可以將其永久保存，在很大程度上解決了占用空間以及文件丟失的問題[4]。

2 企業(yè)會計檔案管理工作的流程

對于一個運行過程中企業(yè)來說，會計檔案管理工作主要包括檔案接收、立卷以及管理等等幾個方面，通常情況下，檔案管理工作主要是在每年的第一季度展開，所接收的檔案材料必須交由交接的雙方進行分別清點，只有保證檔案內(nèi)容的準確性以及完整性之后，才能夠進行檔案清單的轉(zhuǎn)移，這樣更加方便了檔案的信息管理以及查詢。在檔案管理工作展開以后，要注意保證檔案信息工作的完整性以及精準性，這是非常重要的一點，對于紙質(zhì)檔案來說，在對其進行保存的時候，要注意對保存的環(huán)境進行把握，避免將紙質(zhì)檔案置放方在潮濕的環(huán)境當中，同時還要對檔案的安全性進行精準的把握，做好相應的防火防盜工作。在進行檔案檢查的時候，要注意對細節(jié)進行精準的檢查，如果發(fā)現(xiàn)紙質(zhì)檔案有損壞或者殘缺，要在第一時間對其進行修補，以免影響后續(xù)檔案的使用[5]。除此之外，相關人員在進行檔案查閱的時候，必須要進行登記，保證檔案的的借閱去向，一旦發(fā)生檔案缺失可以對其進行精準的查找，并且在對檔案進行借閱的時候，一定要出示有效的證件，無法出示相關證件的人員，會計檔案一律不能外借。對于大多數(shù)的會計檔案來說，都是有一定期限限制的，通常的保存期會在30年左右，一旦過了檔案的保存期，會計檔案就失去了自身的價值。并且根據(jù)我國相關法律規(guī)定，財會檔案在保存期滿的時候應該對其進行銷毀，以免與其它的檔案進行混淆。對于這一類檔案來說，相關單位應該對檔案中所涉及到的相關銜接進行精準的調(diào)查以及處理，直到確定所有環(huán)節(jié)事件都已經(jīng)處理妥當之后，再將檔案銷毀。

3 做好企業(yè)會計檔案管理工作的措施

3.1 制定完善的會計檔案管理制度

為了保證會計檔案管理工作的有序展開，就要制定完善的會計檔案管理制度以及安全保密制度，這些都是企業(yè)會計檔案管理工作展開的根本，同時這也使得相關檔案的管理人員在實際工作展開的時候有較為全面的依據(jù)，從而更加促進了檔案管理工作的展開。

3.2 檔案硬件設備齊全

在進行企業(yè)檔案管理工作的時候，硬件設備的整體質(zhì)量也是非常重要的，現(xiàn)階段，企業(yè)的會計檔案管理工作已經(jīng)全面進入到了計算機電力管理的時代，硬件設備是非常重要的檔案有效管理前提，為了保證企業(yè)會計檔案的整體安全，應該配備一定的防火以及防盜設施，例如滅火器以及防盜門等等。辦公室應該有較為全面的硬件設施作為辦公的基礎，通常情況下，應該配備計算機，復印機以及掃描儀等等，這些必須要有的硬件設備。除此之外，企業(yè)還應該積極的引用先進的管理手段以及管理方式，我國在科學技術方面有竟有了很大的進步，但是在檔案的管理方面還有很多需要提高的地方，我國企業(yè)可以積極的向西方國家先進的管理模式學習。還應該提升現(xiàn)代化技術應用的程度，使會計數(shù)據(jù)的處理傳輸實現(xiàn)自動化以及電子化，從而促進企業(yè)會計檔案管理的科學化發(fā)展。

3.3 建立起健全的會計檔案管理機制

為了有效的保證企業(yè)會計檔案的完整性以及真實性，就必須建立起長效的管理機制，結合企業(yè)現(xiàn)階段發(fā)展的實際情況，根據(jù)相關會計管理檔案的相關法律來進行專業(yè)人員的培訓，對于一個企業(yè)而言，專業(yè)技術人員的自身素質(zhì)是非常重要的，企業(yè)的高層管理人員應該充分認識到這一點，企業(yè)應該建立起完善的人才招募以及人才培訓管理的體制，這樣更加有利于企業(yè)未來的整體發(fā)展。提高企業(yè)財務檔案管理人員的整體專業(yè)水平不可能在短時間完成，企業(yè)應該制定出較為完善的長期人才培養(yǎng)計劃，使企業(yè)的相關人才缺口得到補充，從而更進一步的完善企業(yè)會計檔案管理的機制。

4 結束語

對于企業(yè)來說，會計檔案可以清晰的反應企業(yè)在一段時間之內(nèi)的財務支出以及收入情況，這對于企業(yè)的運行來說是非常重要的，只有實時了解企業(yè)整體的經(jīng)濟實力以及經(jīng)濟發(fā)展的走向，才只能使企業(yè)做出更加重要的決策，從而實現(xiàn)企業(yè)自身的價值。企業(yè)的會計檔案管理工作在我國已經(jīng)誕生了很長一段時間，但是在過去的很長一段時間當中，此項工作并沒有得到相關領導的重視，其中的原因有很多，但主要是由于很大一部分領導都將企業(yè)管理的重點放在了生產(chǎn)一線上，對后勤的保障部門并沒有給予充分的重視。本文對如何做好企業(yè)會計檔案管理工作進行了分析以及探討，希望對我國檔案管理工作的實際展開起到一定的輔助作用。

參考文獻

[1]鄭瑩.如何做好企業(yè)會計檔案管理工作[J].黑龍江檔案，2017，14（4）：100.

[2]呂洋.如何做好企業(yè)會計檔案的管理工作[J].商品與質(zhì)量，2016，8（37）：47-48.

[3]羅希.淺析如何做好企業(yè)會計檔案管理工作[J].機電兵船檔案，2013，32（1）：53-55.

[4]蔡海珍.企業(yè)會計檔案鑒定銷毀工作之我見[J].檔案管理，2013，26（5）：86.

[5]崔金鳳.企業(yè)會計檔案的利用保密[J].檔案管理，2014，17（3）：85-86.