論事業(yè)單位檔案管理中的電子檔案管理

李綏綏

摘 要：隨著我國(guó)社會(huì)的發(fā)展，各類(lèi)檔案越來(lái)越多。由于檔案記錄了個(gè)人的發(fā)展、單位的歷史變遷，乃至不同地域、整個(gè)社會(huì)的變化，不管對(duì)個(gè)人，對(duì)單位還是對(duì)整個(gè)社會(huì)而言，都是很重要的歷史見(jiàn)證。因此，檔案管理在各類(lèi)單位中占有越來(lái)越重要的地位。近年來(lái)，多數(shù)單位的檔案管理中都引入了電子信息系統(tǒng)，在提高檔案管理工作的效率、方便檔案儲(chǔ)存等方面起到了重要作用。但不可否認(rèn)的，在實(shí)際管理工作中，仍存在不少問(wèn)題。本文即從電子檔案管理的優(yōu)勢(shì)出發(fā)，分析其中可能存在的問(wèn)題，并試圖探討其有效對(duì)策。

關(guān)鍵詞：事業(yè)單位；檔案管理；電子檔案管理

近年來(lái)，隨著電子信息技術(shù)的發(fā)展，信息網(wǎng)絡(luò)技術(shù)在悄悄改變我們的生活和工作，許多行業(yè)的手工工作部分都逐漸被計(jì)算機(jī)信息技術(shù)所替代，無(wú)紙化辦公逐漸普及。同樣的變化也發(fā)生在檔案管理工作中，由于電子檔案的出現(xiàn)，檔案管理的工作方式發(fā)生了巨大變化。相對(duì)于傳統(tǒng)的管理模式，電子檔案擁有不少優(yōu)勢(shì)，但也出現(xiàn)了一些新的問(wèn)題。

1 事業(yè)單位電子檔案優(yōu)勢(shì)

1.1 提高檔案管理工作效率

電子檔案不同于傳統(tǒng)的檔案管理，不需要大量的人力參與檔案的整理、歸檔，也不需要專(zhuān)門(mén)騰出庫(kù)房在合適的溫度、濕度下儲(chǔ)存檔案。在檔案錄入時(shí)，由于需要仔細(xì)核對(duì)檔案信息，將信息認(rèn)真錄入系統(tǒng)，確保信息的完整性等，工作相對(duì)繁復(fù)。但在之后的儲(chǔ)存、信息查詢、傳輸?shù)确矫妫噍^于傳統(tǒng)檔案管理則會(huì)明顯節(jié)省人力，經(jīng)過(guò)精密的電子信息技術(shù)，能獲得較高的查詢、傳輸?shù)人俣?，也避免了在使用、傳遞檔案資料等可能出現(xiàn)的信息丟失、遺漏現(xiàn)象。在檔案儲(chǔ)存時(shí)，大量的數(shù)據(jù)均以電子文檔的形式儲(chǔ)存，所占空間較小，在做好系統(tǒng)防護(hù)、設(shè)置數(shù)據(jù)保密、防修改的情況下，檔案資料的真實(shí)、安全性也能得到保證。

1.2 提高檔案利用率

電子檔案系統(tǒng)在錄入檔案時(shí)就有一定的格式規(guī)定，避免了傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案格式不統(tǒng)一、信息質(zhì)量參差不齊的情況。而且，傳統(tǒng)檔案管理時(shí)，由于需要立卷，不同立卷人對(duì)立卷方式的理解不同，也難以形成統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)，從而可能會(huì)影響到檔案的質(zhì)量，也增加了使用的難度。電子檔案能避免立卷過(guò)程的繁瑣，減少立卷工作量，并且能讓檔案的提取和之后的歸檔更為便捷，提高了檔案的利用率。

2 事業(yè)單位電子檔案管理的問(wèn)題

2.1 電子檔案管理欠規(guī)范

在傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理期間，由于對(duì)紙質(zhì)檔案重要性的強(qiáng)調(diào)，以及紙質(zhì)檔案本身大小、標(biāo)題內(nèi)容較為醒目，管理人員很容易辨認(rèn)，若有發(fā)現(xiàn)散在的檔案或未被收攏的檔案，能及時(shí)將其整理入庫(kù)。在傳統(tǒng)管理模式上，一般對(duì)紙質(zhì)檔案的管理和保存均有明文規(guī)定，也均為管理人員所熟知并在工作中自覺(jué)遵循。電子檔案出現(xiàn)時(shí)間較短，尚未形成規(guī)范化的管理制度，存儲(chǔ)檔案資料的載體一般較為小巧，如果沒(méi)有特定的放置位置或者使用后未及時(shí)放回原位，可能造成數(shù)據(jù)的丟失或泄露。在電子檔案?jìng)浞葜?，也未?duì)不同檔案哪些內(nèi)容需要備份、如何備份或使用什么載體備份等提出明確要求，導(dǎo)致實(shí)際管理操作中隨意性較大，均會(huì)影響到電子檔案的保密及完整性。

2.2 電子檔案安全性欠佳

電子檔案中，除了可以直接掃描的內(nèi)容，有不少內(nèi)容都需要管理人員手動(dòng)錄入，在錄入過(guò)程中，可能會(huì)由于人為疏忽而出現(xiàn)錄入內(nèi)容出錯(cuò)，影響到檔案信息的真實(shí)、準(zhǔn)確性。一些單位由于沒(méi)有對(duì)電子檔案修改設(shè)置相應(yīng)權(quán)限，使得電子檔案在被查閱或被傳遞時(shí)，任何經(jīng)手人員都可能會(huì)篡改文檔，破壞了文檔的真實(shí)性。并且，若電子檔案系統(tǒng)沒(méi)有定期維護(hù)或沒(méi)有安裝較嚴(yán)密的安全系統(tǒng)，均可能會(huì)影響文檔的真實(shí)性和使用價(jià)值。

2.3 管理人員專(zhuān)業(yè)水平欠佳

電子檔案對(duì)管理人員要求較高，不僅需要有專(zhuān)業(yè)的檔案管理基礎(chǔ)，還需要有豐富的計(jì)算機(jī)使用經(jīng)驗(yàn)和技術(shù)，以保證萬(wàn)一在使用中出現(xiàn)問(wèn)題可以得到及時(shí)、妥善的處理。但許多單位本身對(duì)檔案管理工作缺乏足夠重視，對(duì)工作內(nèi)容及其重要性認(rèn)識(shí)不足，安排到檔案室的管理人員大多專(zhuān)業(yè)水平不佳，甚至有學(xué)歷較低的非專(zhuān)業(yè)人員，在計(jì)算機(jī)運(yùn)用上就更為生疏，均可能導(dǎo)致管理工作出錯(cuò)、影響工作效率等

情況。

3 事業(yè)單位電子檔案管理對(duì)策

3.1 規(guī)范電子檔案管理機(jī)制

任何管理工作的順利實(shí)施，首先都需要有合理、規(guī)范的管理機(jī)制，電子檔案管理也一樣。事業(yè)單位需按照本單位工作性質(zhì)、工作內(nèi)容以及管理工作中的具體需求，可借鑒傳統(tǒng)檔案管理及各類(lèi)信息化系統(tǒng)管理的相關(guān)規(guī)定，制定相應(yīng)的管理機(jī)制。在管理機(jī)制中，需對(duì)電子檔案錄入格式、保存方式、檔案內(nèi)容審核、借閱使用后歸檔、后期管理等方面均有詳細(xì)說(shuō)明，制定統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，對(duì)于信息備份及備份載體放置位置等均應(yīng)形成明確規(guī)定。同時(shí)，需要對(duì)上述規(guī)定設(shè)置相對(duì)應(yīng)的監(jiān)督機(jī)制，獎(jiǎng)懲并施，讓管理人員在日常工作中能自覺(jué)形成對(duì)自我行為的約束。各項(xiàng)工作需責(zé)任到人，避免萬(wàn)一出現(xiàn)問(wèn)題的“踢皮球”現(xiàn)象，提高處理實(shí)際工作中產(chǎn)生的各類(lèi)問(wèn)題的效率。

3.2 提高電子檔案系統(tǒng)安全

加強(qiáng)電子檔案系統(tǒng)安全，即需提高本單位網(wǎng)絡(luò)安全、硬件設(shè)施及系統(tǒng)安全。需加強(qiáng)對(duì)服務(wù)器運(yùn)行狀態(tài)的監(jiān)控，做到定期維護(hù)，定期更新檔案日志，注意機(jī)房環(huán)境保養(yǎng)，加強(qiáng)對(duì)機(jī)房安全的監(jiān)控，并要經(jīng)常性檢查設(shè)備和線路，對(duì)其中老化的部分需及時(shí)更換。定期對(duì)服務(wù)器及終端儲(chǔ)存的檔案資料進(jìn)行病毒掃描，加強(qiáng)防火墻的安全保障，設(shè)置瀏覽器權(quán)限，嚴(yán)格控制內(nèi)、外網(wǎng)之間的連接，以盡可能避免感染外界病毒。提高管理人員的網(wǎng)絡(luò)安全意識(shí)，定期檢查系統(tǒng)更新，檢查安全措施的有效性。

3.3 提高管理人員專(zhuān)業(yè)素質(zhì)

加強(qiáng)電子檔案建設(shè)，最重要的是人的因素，即事業(yè)單位內(nèi)的檔案部門(mén)員工的專(zhuān)業(yè)素養(yǎng)。一方面，單位應(yīng)注重人才選拔，在招聘管理人員時(shí)就應(yīng)綜合考量人員素質(zhì)，擇優(yōu)錄用；另一方面，對(duì)于單位內(nèi)部現(xiàn)有人員，單位管理層需注重定期組織人員培訓(xùn)，加強(qiáng)人員對(duì)一些較先進(jìn)的管理技術(shù)、方法的了解，并設(shè)立相應(yīng)激勵(lì)機(jī)制，促進(jìn)人員主動(dòng)提高自身專(zhuān)業(yè)技能知識(shí)，并在自身崗位上不斷創(chuàng)新，帶動(dòng)整個(gè)檔案部門(mén)的工作發(fā)展。同時(shí)，單位也需對(duì)檔案建設(shè)加大資金投入，購(gòu)入先進(jìn)設(shè)備和系統(tǒng)，定期更換電子檔案系統(tǒng)相關(guān)的硬件、軟件，為電子檔案系統(tǒng)的順利、安全運(yùn)行提供更多便利條件。

4 小結(jié)

總之，檔案管理對(duì)于每一個(gè)單位及個(gè)人來(lái)說(shuō)，都是至關(guān)重要的，而電子檔案是檔案管理工作的發(fā)展方向，將逐漸取代傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案。事業(yè)單位需重視電子檔案管理工作，認(rèn)真分析本單位在電子檔案管理中存在問(wèn)題，不斷規(guī)范電子檔案管理機(jī)制，加強(qiáng)管理系統(tǒng)安全，加大投入，提高本單位檔案管理人員專(zhuān)業(yè)素質(zhì)，不斷提高電子檔案管理效率，提升工作質(zhì)量，并不斷強(qiáng)化工作安全。

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