試論檔案管理中檔案信息化建設(shè)的作用及價值

沙金

摘 要：進(jìn)入到21世紀(jì)，各個領(lǐng)域的發(fā)展都和信息化緊密相關(guān)。檔案管理工作亦是如此，檔案管理中合理運用信息技術(shù)，將日常管理的“死”檔案轉(zhuǎn)變成可利用的“活”資源。極大的提高了檔案資源利用率，還加快了檔案信息化建設(shè)的腳步。

關(guān)鍵詞：檔案管理；檔案信息化；信息化建設(shè)

1 檔案信息化建設(shè)的基本概述

1.1 檔案信息化建設(shè)的目標(biāo)

首先，在目前的信息手段下，實現(xiàn)檔案在存儲、信息集成和信息利用方面高度集成；二是實現(xiàn)信息檔案管理模式在科技的發(fā)展的帶動下不斷創(chuàng)新，成為社會發(fā)展的動力；第三，根據(jù)當(dāng)今人們對檔案需求實現(xiàn)對檔案的網(wǎng)絡(luò)化和數(shù)字化；第四，根據(jù)網(wǎng)絡(luò)資源共享的特點實現(xiàn)信息化檔案內(nèi)容共享網(wǎng)絡(luò)平臺。

1.2 檔案信息化建設(shè)的特征

構(gòu)建存檔信息的早期階段包括以下特征，首先，網(wǎng)絡(luò)平臺的信息共享有利于網(wǎng)站內(nèi)與檔案信息相關(guān)的信息檢索功能的開發(fā)和利用，相關(guān)檢索功能的利用和檔案信息的數(shù)據(jù)化建設(shè)，也促進(jìn)了檔案信息化發(fā)展。其次，信息化在建立檔案信息的早期階段的積極意義反映著這樣一個事實，即不僅縮短了編目和重建檔案的工作時間，而且節(jié)省了人力和物力，在減少檔案管理經(jīng)費方面發(fā)揮了積極作用。

1.3 檔案信息化建設(shè)的價值

在信息化的背景下，檔案管理在很大程度上依賴于檔案信息的審查和選擇，該工作流程對于實現(xiàn)醫(yī)院資產(chǎn)評估、測試、單位規(guī)劃和檔案管理等方面至關(guān)重要。

檔案信息技術(shù)的構(gòu)建加速了“數(shù)字化檔案時代”的出現(xiàn)，檔案內(nèi)容的使用不再僅限于單一形式，可以利用網(wǎng)絡(luò)平臺、數(shù)據(jù)庫和電子管理網(wǎng)站等，讓檔案擁有電子存儲形式，如CD和USB閃存驅(qū)動器等，將原有的具象檔案管理方式逐漸過渡為“虛擬電子檔案”形式。

此外，檔案管理信息化的建立在單位信息資源的共享和更新中發(fā)揮著重要作用。檔案信息管理不僅可以實現(xiàn)接收、傳送、儲存和發(fā)布等工作的全方位融合和使用，還可以提高檔案信息的及時性并減少跨部門之間的冗余。

2 推進(jìn)檔案信息化建設(shè)中存在的主要問題

2.1 缺乏統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范

目前，許多部門忽視檔案信息資源的標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)，側(cè)重開發(fā)先進(jìn)通信設(shè)備和購買高端計算機(jī)系統(tǒng)。具體表現(xiàn)如下：計算機(jī)軟件開發(fā)整體規(guī)劃不完善，軟件多樣性和實用性方面存在嚴(yán)重缺陷，計算機(jī)及相關(guān)設(shè)備型號不同，設(shè)備等級不均勻，硬件環(huán)境不統(tǒng)一，綜合檔案信息的分類和編碼準(zhǔn)則不完整且不統(tǒng)一，由于缺乏技術(shù)組織、系統(tǒng)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)上的支持，導(dǎo)致缺乏統(tǒng)一管理、業(yè)務(wù)和技術(shù)性標(biāo)準(zhǔn)，這些問題限制了檔案信息交換的深度和范圍，嚴(yán)重影響了建設(shè)檔案信息化的速度。

2.2 檔案管理人員結(jié)構(gòu)“老化”

目前檔案管理人員的結(jié)構(gòu)面臨著“老化”的問題，雖然對于紙質(zhì)檔案的管理理論、原理、方式和技術(shù)已經(jīng)詳細(xì)了解，但卻并不了解電子文檔的形成、信息儲存、傳輸、檢索和利用先進(jìn)的技術(shù)。但是較為年輕的檔案管理人員又只了解電子計算機(jī)技術(shù)和數(shù)據(jù)通信技術(shù)，卻不了解檔案管理中的基本知識、管理原則和管理方式，這在現(xiàn)在的檔案管理中是一個常見問題。目前，幾乎各個機(jī)構(gòu)檔案部門的檔案管理員都只是常規(guī)計算機(jī)操作員，他們不僅在管理檔案方面沒有經(jīng)過專業(yè)的學(xué)習(xí)，更沒有經(jīng)過系統(tǒng)培訓(xùn)，有時出現(xiàn)了問題也只能等待專業(yè)的技術(shù)人員來出面解決，這些問題的存在嚴(yán)重限制了整個檔案行業(yè)的創(chuàng)新和發(fā)展。

2.3 檔案信息化建設(shè)的基礎(chǔ)實施不足

即使許多檔案館購買了有關(guān)檔案管理的硬件設(shè)備，但軟件應(yīng)用程序級別和使用效率并不高，大多數(shù)是單機(jī)和簡單的在線操作，它們僅限于簡單的查詢和使用，并沒有真正發(fā)揮作用。此外，他們也沒有考慮到購買的新信息化軟件是否與原始軟件兼容，以及是否會影響將來的升級等問題。

3 檔案信息化建設(shè)的重點

3.1 加強(qiáng)檔案工作標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范的建設(shè)

檔案信息化的第一重要任務(wù)就是規(guī)范檔案業(yè)務(wù)，改進(jìn)檔案信息系統(tǒng)的配置，嚴(yán)格遵守規(guī)章制度要求進(jìn)行相關(guān)操作，確保各級責(zé)任能夠明確到個人。各級檔案部門應(yīng)根據(jù)有關(guān)技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)，加強(qiáng)電子檔案的分類和日常管理，確保檔案電子檔案的可靠性、完整性和安全性，以符合電子檔案管理規(guī)定的要求。

3.2 建立檔案信息化系統(tǒng)

要構(gòu)建全面的存檔數(shù)據(jù)庫，需要一個功能強(qiáng)大且全面的檔案數(shù)據(jù)庫做支撐，滿足全文和圖像信息的建立，具備數(shù)據(jù)統(tǒng)計等其他功能，以滿足原始文本搜索并實現(xiàn)信息資源共享。將檔案信息系統(tǒng)集成到單位辦公區(qū)域，為用戶提供活躍，現(xiàn)代，大眾和個性的服務(wù)方式

3.3 提高檔案管理人員的信息服務(wù)水平

檔案管理人員首先要有“信息化”的概念。檔案管理員必須具備高水平的知識儲備和先進(jìn)的計算機(jī)運用技能，不應(yīng)只滿足于一般的計算機(jī)使用操作技能。面對新形勢，檔案管理員必須積極響應(yīng)，逐步獲取并熟知信息技術(shù)，熟悉檔案使用規(guī)律，并提高服務(wù)的適用性，從而不斷提高服務(wù)水平，滿足時代發(fā)展需求。

4 檔案信息化建設(shè)的作用

4.1 提高檔案管理水平

檔案管理人員手動收集、分類、管理，然后讓單位使用，工作量大，效率低，需要消耗大量的時間和精力。在實施檔案信息化之后，數(shù)據(jù)可以在單個記錄中多次使用，數(shù)據(jù)共享可以在檔案管理中執(zhí)行，從而提高工作效率。輸入數(shù)據(jù)后，可以方便快捷地打印相關(guān)的文件和匯總表，并打印檔案的背面、封面、目錄和測試列表等。存檔的信息需要統(tǒng)計信息并創(chuàng)建由計算機(jī)處理的報告，這可以在一定程度上提高檔案管理水平。

4.2 檔案信息檢索查詢方便

就傳統(tǒng)的檔案管理工作而言，檔案管理人員一般都是根據(jù)自己登記的檔案管理目錄表，查找檔案信息。這種檔案信息檢索辦法不僅增加了管理人員的工作量，并且檔案信息檢索的效率極其低下，不適合現(xiàn)代管理理念。但是檔案完成信息化管理，管理人員就可以進(jìn)行實時查詢，從分類檢索、組合檢索以及模糊檢索中選取最有效的檢索模式，這樣檔案信息檢索查詢更加方便有效。

4.3 提高整個部門的工作效率

首先，檔案管理部門可以借助計算機(jī)技術(shù)處協(xié)助檔案管理員工作，信息化系統(tǒng)能夠根據(jù)檔案的信息，將檔案保管到合理的文檔中，檔案管理員可以更好地參與到檔案的收集和編輯中，改進(jìn)職能部門的業(yè)務(wù)效率。其次，檔案實現(xiàn)信息化管理后，相關(guān)人員只需登錄賬號密碼就可以訪問檔案信息庫，這樣檔案管理就變得更加便捷；最后，單位科技人員負(fù)責(zé)檔案信息化系統(tǒng)的開發(fā)，能夠顯著的提高單位資源利用率，這樣讓檔案資源的管理成為單位的信息共享中心。

5 結(jié)語

綜上所述，我國檔案信息化建設(shè)還處于初級階段，仍需要在檔案管理實際應(yīng)用中不斷的改善與進(jìn)步。加強(qiáng)檔案工作標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范的建設(shè)，進(jìn)而可以建立完善的檔案信息化系統(tǒng)，大幅度提高檔案管理人員的服務(wù)水平，然后充分發(fā)揮出檔案信息化在檔案管理中的作用，使得檔案管理工作能夠更加有序的進(jìn)行，為社會政治穩(wěn)定提供條件。

參考文獻(xiàn)

[1]臧培毅.檔案信息化建設(shè)在醫(yī)院檔案管理中的應(yīng)用[J].人力資源管理，2018（03）.

[2]陸益.強(qiáng)化檔案管理現(xiàn)代化面臨的問題與對策研究[J].經(jīng)貿(mào)實踐，2018（19）：209.

[3]劉丹丹.高校人事檔案信息化管理中的大數(shù)據(jù)技術(shù)運用[J].山西檔案，2018（06）：44-46.

[4]劉永，趙旺，任妍.跨界融合模式創(chuàng)新驅(qū)動檔案信息化建設(shè)探討——以智慧城市檔案管理云平臺體系建設(shè)為例[J].檔案管理，2017，（3）：4-9.

[5]聶云霞，龍家慶.檔案自信與地方檔案文化傳播——以景德鎮(zhèn)陶瓷檔案信息傳播為例[J].蘭臺世界，2018，（6）：18-23.