淺談醫(yī)院人事檔案管理存在的問題及優(yōu)化建議

程新宇

摘 要：醫(yī)院人事檔案主要是記錄醫(yī)院的醫(yī)護人員在醫(yī)療和科研過程中個人成長經(jīng)歷的文字或電子材料，是醫(yī)護人員專業(yè)技術(shù)能力、思想道德素質(zhì)、科研工作成績的直接反映，對于醫(yī)院準(zhǔn)確把握醫(yī)護人員成長狀態(tài)，提高人力資源管理水平，合理配置人才資源方面發(fā)揮著重要作用。

關(guān)鍵詞：人事；檔案；管理

人事檔案是合理配置人力資源的重要依據(jù)，伴隨醫(yī)院體制改革，提高人事檔案的利用效率至關(guān)重要。然而，人事檔案管理并不能帶來直接的經(jīng)濟效益，部分醫(yī)院對人事檔案管理重視程度仍不足，現(xiàn)代化的認識檔案管理發(fā)展滯后，嚴(yán)重阻礙了人才的開發(fā)與利用。

1 醫(yī)院人事檔案管理工作的現(xiàn)實問題

1.1 重視程度不高，基礎(chǔ)設(shè)施差

一是基于醫(yī)院的行業(yè)特點，其管理的重點體現(xiàn)在如何提高醫(yī)生的醫(yī)療技術(shù)水平，改善就醫(yī)環(huán)境，以更好地為病人提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)，其基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)更多的集中在病房環(huán)境的改善和醫(yī)療器械的購置上，對人事檔案管理重視程度不夠，人事檔案的信息化、現(xiàn)代化建設(shè)等相對落后。雖有專門的檔案管理室，但辦公環(huán)境較差，網(wǎng)絡(luò)設(shè)備缺少，難以采用電子檔案的形式進行管理。此外，檔案儲存室的基礎(chǔ)設(shè)施落后，缺少隔熱、防潮等設(shè)備系統(tǒng)，內(nèi)部儲存的紙質(zhì)檔案受到環(huán)境侵蝕，多出現(xiàn)變黃、霉變、蟲蛀等損失，造成檔案信息的確實。同時也無相應(yīng)的專管人員，多數(shù)人員為兼職管理，無法保障檔案的安全性，影響檔案管理效率。二是管理手段落后。許多醫(yī)院仍然采取人工記錄、手工查找人事檔案信息，依舊使用古老的鐵皮柜和木柜存儲檔案，不僅影響工作效率，而且相對空間利用率也低，同時還容易引起檔案的丟失和損壞情況。在基礎(chǔ)設(shè)施和條件差的同時，相應(yīng)的管理手段也落后。

1.2 管理理念缺乏，管理方式落后

一是由于人事檔案管理“終身”制已經(jīng)無法適應(yīng)人事制度的不斷改革發(fā)展，人事檔案得不到及時補充和修正，阻礙了人才的流動；同時還有些原因造成了人事檔案材料錯漏、遺失，如人們對檔案觀念不強、尚不健全的檔案的管理和轉(zhuǎn)遞等制度以及偽造等混亂現(xiàn)象。這導(dǎo)致了人才得不到合理的流動和有效配置，進而引起人力資源的極大浪費，制約了許多醫(yī)院的人才引進工作，從而阻礙醫(yī)院的發(fā)展。二是檔案材料的管理現(xiàn)代化水平不高，管理機制不統(tǒng)一，缺乏專門的管理軟件。隨著人事制度的不斷發(fā)展和改革，人員流動頻繁，醫(yī)院選拔和錄用人才的手續(xù)不斷簡化，對人事檔案的要求降低，可以不需要人事檔案簽訂聘用合同，進而確立勞動關(guān)系。因此，很多人在流動過程中放棄檔案，人檔分離的現(xiàn)象普遍發(fā)生且日益嚴(yán)重，檔案資料不能及時補充和修改，使檔案資料失去原有的作用。

1.3 隊伍建設(shè)落后，思想覺悟不高

一是醫(yī)院人事檔案管理人員較少且沒有經(jīng)過專業(yè)的檔案管理培訓(xùn)，不熟悉檔案管理業(yè)務(wù)，對大量的檔案資料常常無從下手，巨大的工作量與有限的工作人員形成反差。管理人員采取傳統(tǒng)的手工方法進行編輯和檢索，不能將人事檔案材料及時整理和歸檔，導(dǎo)致檔案資料收集不完整，涂改、抽取檔案材料的現(xiàn)象時有發(fā)生。同時，兼職從事檔案管理工作的現(xiàn)象也較多，直接導(dǎo)致管理人員的流性大，調(diào)換崗位的情況時有發(fā)生，工作移交時易引起許多問題，如檔案數(shù)量丟失、材料不明確等問題，久而久之形成惡性循環(huán)，使檔案管理問題越來越嚴(yán)重。二是管理人員專業(yè)素質(zhì)不過硬，思想覺悟不高。由于多數(shù)檔案管理人員沒有經(jīng)過專業(yè)的培訓(xùn)，缺乏相應(yīng)的工作經(jīng)驗，且對檔案管理工作認識不夠，無相應(yīng)的責(zé)任感，認為檔案管理無足輕重，對職工檔案的完整性和安全性造成了不良影響。

1.4 應(yīng)用價值不高，利用效率低

保存人事檔案，僅僅是人事檔案管理的手段，而不是目的，編撰檔案宣傳資料，提供給社會閱覽，使寶貴的檔案資料受益于社會，才是檔案管理的目的。醫(yī)院的人事檔案資料是醫(yī)院廣大醫(yī)務(wù)、科研和管理人員長期從事實踐活動的結(jié)晶，但目前對檔案資料的應(yīng)用價值重視不夠，對檔案如何為醫(yī)院的醫(yī)療、科研、管理服務(wù)的目的不明確，人事檔案資料利用領(lǐng)域比較狹小，多數(shù)檔案僅具保存價值，不能很好地為醫(yī)院的醫(yī)、教、研、管服務(wù)，不能很好地發(fā)揮檔案信息資源服務(wù)于社會。

2 做好醫(yī)院人事檔案管理工作的優(yōu)化建議

2.1 健全檔案管理制度

一是健全醫(yī)院人事檔案管理制度，規(guī)范管理流程，明確管理責(zé)任。要對醫(yī)院的人事檔案進行定期的更新管理，確保人事檔案各項資料完整詳實，對于部分人事檔案不完整的情況及時跟蹤關(guān)注和管理歸檔。規(guī)范檔案管理工作流程，明確管理責(zé)任，實行“責(zé)任到個人”制度，同時對于人事檔案的借閱和查閱要嚴(yán)格按照相關(guān)管理程序，避免檔案泄漏、遺失等現(xiàn)象的發(fā)生。二是強化“三個意識”。提高檔案管理人員的服務(wù)能力積極主動地為醫(yī)院現(xiàn)代化建設(shè)主戰(zhàn)場服務(wù)，是新時期人事檔案管理工作發(fā)展的方向。要注重強化檔案利用意識，應(yīng)對現(xiàn)有檔案進行歸檔整理，編寫出一些適合利用者查閱的編研材料；強化開放意識，將編研材料整理成冊編寫出目錄，并將一些文件通過計算機整理出專題目錄，提高查閱速度，方便閱檔；強化服務(wù)意識，將被動服務(wù)改為主動服務(wù)，隨時了解工作動向，及時掌握有關(guān)需求的信息，使檔案工作由被動存放、保管變?yōu)橹鲃犹峁├茫粩嗵岣叻?wù)質(zhì)量，提高工作效率，使檔案的利用率得到提高。

2.2 創(chuàng)新提升管理手段

一是創(chuàng)新醫(yī)院人事檔案管理手段，提高人事檔案使用效率。醫(yī)院人事檔案管理手段的創(chuàng)新使用，需要圍繞軟硬件兩個方面展開。在硬件方面加強監(jiān)控設(shè)備購入和更新管理，通過配備足夠?qū)I(yè)的人事檔案管理人員，加強對人事檔案管理庫房和電子機房的維護和保管。在軟件建設(shè)方面要強化對新型信息技術(shù)手段的引入和使用，有序地將醫(yī)護人員相關(guān)人事檔案信息歸入到信息管理系統(tǒng)之中。二是加強醫(yī)院的人事檔案管理。首先必須明確檔案室的管理職責(zé)，醫(yī)院要對人事檔案管理中存在的問題，要及時研究、及時解決，要明確檔案管理人員的工作職責(zé)，加強指導(dǎo)和管理，制定一套完整的管理考核制度，并確保各項制度得到落實。加強對檔案管理人員的培養(yǎng)，造就一支具有現(xiàn)代化管理水平的專業(yè)隊伍。加大對檔案人員教育培訓(xùn)的力度，鼓勵支持檔案管理人員參加業(yè)務(wù)培訓(xùn)、繼續(xù)教育等，通過在職學(xué)習(xí)、短期培訓(xùn)等方式，有計劃、有針對性地對檔案管理人員進行全面系統(tǒng)的業(yè)務(wù)培訓(xùn)，不斷提高檔案人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)。

2.3 加強人才隊伍建設(shè)，完善基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)

一是提高檔案管理人員素質(zhì)水平，加強業(yè)務(wù)技術(shù)培訓(xùn)和交流。醫(yī)院人事檔案管理人員是人事檔案信息化建設(shè)的直接參與者，其專業(yè)素養(yǎng)的高低直接影響著人事檔案電子化信息系統(tǒng)建設(shè)進程。為此，在人事檔案管理中要重視管理人員的技術(shù)培訓(xùn)，為其創(chuàng)造條件外出參加檔案管理方面的學(xué)術(shù)交流會議，確保其專業(yè)素養(yǎng)的不斷提升。二是強化人事檔案管理意識，提高管理層對人事檔案的重視力度。醫(yī)院應(yīng)通過資金投入、設(shè)備更新等多方舉措齊頭并進，確保人事檔案管理體系的革新和完善，強化人事檔案管理意識，積極推動人事檔案管理工作的開展。三是重視檔案的基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)不斷改善檔案保管條件，建設(shè)滿足檔案室的辦公用房，實現(xiàn)醫(yī)院檔案管理的現(xiàn)代化。人事檔案室配備掃描儀、數(shù)碼相機、刻錄機、數(shù)碼錄像機等，提高檔案信息的基礎(chǔ)質(zhì)量。擴充檔案的種類，使醫(yī)院發(fā)生的重大事件，都有文字、照片、錄像、多媒體等形式的記錄。

2.4 積極引進先進技術(shù)

通過對現(xiàn)代人事檔案管理新技術(shù)和新理論的不斷學(xué)習(xí)和引進，努力開拓創(chuàng)新，加大在檔案管理方面的投入支持力度，借助互聯(lián)網(wǎng)多媒體等先進手段和方法，實現(xiàn)對人事檔案信息資料的動態(tài)維護和管理，積極開發(fā)和所在醫(yī)院實際需求想貼近的認識檔案動態(tài)管理軟件系統(tǒng)，構(gòu)建人事電子檔案和數(shù)字檔案，采用現(xiàn)代化的檔案管理模式和方法，構(gòu)建人事信息資料的動態(tài)收集、整理、反饋、跟蹤系統(tǒng)，以促進人事檔案管理工作的高質(zhì)量、高效率、高水平。同時，適應(yīng)新形勢的發(fā)展，提高檔案的管理水平，首先要解放思想，更新觀念，掌握現(xiàn)代化的專業(yè)技術(shù)。其次，開的檔案軟件，要與現(xiàn)有的辦公、網(wǎng)絡(luò)相連，實現(xiàn)檔案信息的網(wǎng)上檢索和電子文件信息共享，便于提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)。同時，也使檔案管理的各項工作進一步規(guī)范化。

3 結(jié)論

人事檔案是反映個人經(jīng)歷、德才能績、工作表現(xiàn)的真實歷史記錄，人事檔案因其真實性、原始性和較強的機密性以及無可置疑的證據(jù)作用備受重視和信賴，是考察、了解人才的重要手段，是科學(xué)使用人才的重要參考依據(jù)。就醫(yī)院人事檔案而言，醫(yī)院人事檔案管理是為醫(yī)院人力資源管理和利用創(chuàng)造條件、提供相關(guān)人事數(shù)據(jù)和信息支持的重要活動，在醫(yī)院人才開發(fā)中起到了人才“信息庫”的重要作用。在醫(yī)院人事檔案管理工作中，增強檔案管理意識，更新人事檔案管理的服務(wù)理念，改進人事檔案管理方法，加快人事檔案管理工作信息化建設(shè)，提高人事檔案管理人員素質(zhì)，對醫(yī)院合理配置人員、開發(fā)人才資源，促進醫(yī)院快速發(fā)展起著重要作用。我們知道，醫(yī)院人事檔案管理的現(xiàn)代化發(fā)展，不僅需要人事檔案工作者嚴(yán)謹?shù)?、科學(xué)的工作精神，也需要醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)、職能部門和廣大干部職工的大力支持，只有這樣，才能不斷開創(chuàng)醫(yī)院人事檔案工作的新局面?？傊岢耸聶n案的個性化特征，打破“千人一面”的固定收集模式，盡可能地將個人人事信息客觀、真實、系統(tǒng)、全面地提供給組織人事管理部門，積極對人事檔案進行開發(fā)、挖掘和利用，使其發(fā)揮最大化地利用效力，將是人事檔案工作者努力的方向，也是今后醫(yī)院人事檔案改革的主導(dǎo)方向。