檔案數(shù)字化的質(zhì)量及安全保密管理探析

葉淑儀

摘 要：隨著當今社會信息化時代的到來以及人們生活節(jié)奏的日益加快，對提高國家在檔案管理方面的效率，相關(guān)單位加強了對數(shù)字檔案的建設和管理。檔案數(shù)字化是數(shù)字檔案的一項基礎(chǔ)性工作，從很大程度上提高了檔案管理的利用效率，但是隨著人們安全意識的不斷增強，關(guān)于檔案數(shù)字化的質(zhì)量及安全保密管理成了當今社會普遍關(guān)注的問題。下面，本文就結(jié)合檔案數(shù)字化的相關(guān)內(nèi)容，著重對其質(zhì)量和安全保密管理的實現(xiàn)途徑進行具體分析。

關(guān)鍵詞：檔案數(shù)字化；質(zhì)量控制；安全保密管理

隨著全社會信息化時代的到來，對檔案信息進行數(shù)字化管理，也成了檔案管理發(fā)展的必然趨勢。較之以前的傳統(tǒng)檔案管理，檔案數(shù)字化在計算機技術(shù)和網(wǎng)絡技術(shù)的輔助下，很大程度上實現(xiàn)了信息資源的共享，提高了信息搜索和獲取的效率，但隨之而來的對檔案數(shù)字化質(zhì)量和安全保密性兩方面的控制管理也引起了社會的廣泛關(guān)注。加強檔案數(shù)字化質(zhì)量和安全保密性方面的管理，是今后檔案管理部門工作的重中之重。

1 檔案數(shù)字化簡介

檔案數(shù)字化是一種新型的檔案管理形式，在本世紀進入發(fā)展的高峰期。它借助計算機和掃描儀等先進技術(shù)，能將文字、數(shù)據(jù)、圖片、影像等信息，輸進數(shù)字化的檔案庫，這樣就實現(xiàn)了對檔案信息數(shù)字化的轉(zhuǎn)換。

依據(jù)檔案內(nèi)容的不同，實現(xiàn)對檔案的數(shù)字化轉(zhuǎn)化主要有五種途徑，一是利用多媒體技術(shù)對音頻和影像檔案資料進行采集，二是利用掃描儀對紙質(zhì)的檔案資料進行掃描，三是利用數(shù)碼相機對圖片等檔案資料進行掃描，四是三維立體掃描，五是利用拷貝片進行掃描。將掃描的數(shù)字化檔案存儲到專門的數(shù)字檔案館，就可以實現(xiàn)對檔案資料的分享，很大程度上提高了檔案服務的利用效率。

計算機網(wǎng)絡技術(shù)在促使檔案管理數(shù)字化的同時，也產(chǎn)生了很大的安全隱患，這其中包括計算機技術(shù)上的漏洞和檔案管理人員計算機操作上的失誤。為了防止不法分子利用這些漏洞對檔案資料進行破壞或偷竊，必須建立起完善的檔案數(shù)字化管理制度，并且對檔案管理人員的技能進行培訓。下面，本文就對檔案數(shù)字化在質(zhì)量和安全保密兩方面所應采取的措施進行具體分析。

2 對檔案數(shù)字化實行質(zhì)量管理的途徑

檔案數(shù)字化的質(zhì)量管理，主要是指在對檔案信息進行數(shù)字化轉(zhuǎn)化和管理的 過程中，要從各個環(huán)節(jié)保證工作的質(zhì)量，例如選取恰當?shù)倪M行數(shù)字化轉(zhuǎn)化的方案和軟件、對檔案管理人員專業(yè)技能和工作素養(yǎng)的考核等。只有對每個環(huán)節(jié)的潛在威脅進行控制，才能實現(xiàn)對檔案數(shù)字化管理的質(zhì)量控制。

2.1 建立完善的管理制度

檔案數(shù)字化管理的提出主要是基于當今社會各領(lǐng)域信息化時代的到來，在這個大的時代背景下只有實現(xiàn)對檔案的數(shù)字化管理，才能跟上社會發(fā)展的步伐。檔案數(shù)字化的建設開始于上世紀末，隨著管理技術(shù)的不斷成熟，相關(guān)部門對檔案管理制度的建立和完善也必須提上日程，只有這樣才能保證檔案數(shù)字化的工作效率，才能達到計算機和網(wǎng)絡技術(shù)應用的效果。

建立和完善檔案數(shù)字化管理，必須嚴格遵守國家制定的統(tǒng)一標準，主要有質(zhì)量標準、操作規(guī)程、數(shù)據(jù)設置方案、驗收規(guī)格等各個方面。只有嚴格執(zhí)行國家的統(tǒng)一標準，才能在檔案信息提取和分享時，不會出現(xiàn)格式或內(nèi)容設置的錯誤，也才能最大程度上保證工作的效率。所以，對每一個檔案數(shù)字化管理庫來說，只有建立國家統(tǒng)一的標準，才能做到有章可循。

2.2 建立健全的責任制度

要想實現(xiàn)檔案數(shù)字化管理工作有條不紊地運行，在建立和完善管理制度的同時，還必須健全責任制度。由于檔案數(shù)字化是一項復雜且系統(tǒng)性較強的管理工作，基于它的工作性質(zhì)，在具體的管理過程中，各個環(huán)節(jié)都不可避免地會出現(xiàn)一些非技術(shù)性失誤損失，也就是管理人員因為工作失誤所造成的損失。對這些損失的造成，必須追究相關(guān)責任，為了避免產(chǎn)生不同部門的管理人員相互推卸責任的情況，必須建立責任到人的規(guī)章制度，這樣就能實現(xiàn)只要失誤或事故一發(fā)生，就能將責任具體到某個人。這樣的責任制度的建立，很大程度上提高了工作的效率和管理人員工作的準確性。

2.3 建立健全的檢查驗收制度

建立健全的檢查和驗收制度，對各個環(huán)節(jié)的信息進行細致檢查，是確保檔案數(shù)字化質(zhì)量的一個重要環(huán)節(jié)。對檔案信息進行數(shù)字化轉(zhuǎn)化，是檔案數(shù)字化的基礎(chǔ)性工作，只有檔案信息在輸入和掃描的過程中不出現(xiàn)失誤，才能保證后續(xù)工作的準確性。從某種程度上來說，對開始環(huán)節(jié)檔案數(shù)字化的檢查和驗收，是實現(xiàn)檔案數(shù)字化的關(guān)鍵一步，只要這一環(huán)節(jié)的質(zhì)量能過關(guān)，那么在對檔案進行利用和信息查詢時就不會出現(xiàn)原始信息有誤的現(xiàn)象。

2.4 建立完善的獎懲制度

獎懲制度與上文提到的責任制度相似，都是要將檔案數(shù)字化工作中的責任具體到相關(guān)個人，不同之處就在于，獎懲制度會對表現(xiàn)良好的工作人員進行獎賞，也會對表現(xiàn)不好的管理人員進行懲罰。這一制度的建立和完成，能加強管理人員之間的相互監(jiān)督，能更好地督促工作人員認真工作。檔案數(shù)字化是一項很具實踐性的工作，由于在國內(nèi)開始的時間不長，所以其具體的管理和操作經(jīng)驗還必須由管理人員在日常的基礎(chǔ)性工作當中認真地摸索，并在此過程中進行相關(guān)經(jīng)驗的總結(jié)和相關(guān)技術(shù)的改進。所以，在這個過程中，如果有獎懲制度作為動力和警戒，那么管理人員在提高工作效率的同時，還會保證質(zhì)量的提高。

3 對檔案數(shù)字化實行安全保密管理的途徑

檔案數(shù)字化的安全保密管理，主要是指對檔案的實體資料、檔案數(shù)據(jù)庫的數(shù)據(jù)信息進行安全性和保密性控制，要防止出現(xiàn)實體資料損壞或是數(shù)據(jù)庫信息泄露的情況，這對檔案管理人員的要求非常嚴格。下面，本文就從增加對檔案數(shù)字化管理人員的培訓、建立健全的技術(shù)保障措施、完善管理制度這三方面對加強檔案數(shù)字化的安全保密管理進行具體分析。

3.1 增加對檔案數(shù)字化管理人員的各方面培訓

檔案數(shù)字化管理工作是一項復雜的系統(tǒng)工作，為了實現(xiàn)對檔案信息的保密性控制，必須加強對管理人員的各方面培訓。第一，檔案數(shù)字化雖然實現(xiàn)了對檔案信息的數(shù)字化轉(zhuǎn)化，但是在進行數(shù)據(jù)輸入、圖片掃描或是影像資料拷貝，以及后期的信息管理時，還是需要進行人工操作，所以，加強對檔案管理人員的專業(yè)技能、計算機操作技能培訓就很具必要性。第二，由于檔案數(shù)字化管理是一項對保密要求特別嚴格的工作，檔案管理部門在組建管理隊伍時，必須加強對管理人員信息保密方面的安全教育，提高他們的保密意識，并將其作為自己的職業(yè)操守。第三，由于檔案信息有可能涉及到涉密信息，所以管理人員必須學習檔案安全性保密方面的規(guī)章制度，從各個環(huán)節(jié)做好對檔案工作的保密性工作。

3.2 建立健全的技術(shù)保障措施

檔案數(shù)字化的實現(xiàn)主要是建立在計算機技術(shù)和各種掃描技術(shù)發(fā)展的基礎(chǔ)之上的。隨著計算機局域網(wǎng)的開速發(fā)展，計算機網(wǎng)絡安全問題也受到越來越多的關(guān)注。基于檔案信息安全保密方面的特性，加強對檔案數(shù)字化的技術(shù)性保障也就極具必要性和迫切性。檔案數(shù)字化最常用的技術(shù)保障措施是計算機加密技術(shù)，它的作用主要有兩方面，一是公開秘鑰的使用，可以保證檔案信息在局域網(wǎng)內(nèi)傳送時，信號不會被不法分子截取。二是保密性較強的私鑰的使用，使得檔案信息在被接收時，必須通過輸入正確的解碼才可以打開檔案信息，這樣不法分子就很難對檔案信息進行解讀，從而實現(xiàn)了在發(fā)送環(huán)節(jié)和接收環(huán)節(jié)對檔案信息嚴格保密的目的。

3.3 完善管理制度

檔案數(shù)字化管理不僅涉及到國家檔案信息的完整性，還關(guān)系到檔案信息的安全保密性，基于這兩方面特點，加強對檔案數(shù)字化的制度管理就具有很大的必要性。就我國當前的管理現(xiàn)狀來說，具體的管理制度建設主要包括兩方面，一是國家對相關(guān)法律法規(guī)的制定，這主要涉及的是國家當前制定的各種檔案法、著作權(quán)法、信息安全保護條例等，是國家從制度層面對檔案管理人員實行的制度性約束；另一方面是具體到各個檔案管理部門的具體的條例和法規(guī)，這主要涉及的是檔案資料的借閱、查詢、利用等具體方面?；跈n案數(shù)字化管理相關(guān)制度的確定，加強對管理人員的保密安全教育，是實現(xiàn)檔案資料安全保密的重要一環(huán)。

4 結(jié)束語

隨著計算機和網(wǎng)絡信息技術(shù)的發(fā)展，社會各領(lǐng)域大都進入了信息化管理時代。為了方便檔案資料的查詢和分享，相關(guān)的檔案管理部門也運用計算機等先進技術(shù)，實現(xiàn)了對檔案資料數(shù)字化的轉(zhuǎn)化以及很大程度上的數(shù)字化管理。檔案數(shù)字化在提高工作效率、方便信息查詢的同時，也造成了一定程度上的質(zhì)量和安全保密上的管理風險。為了充分發(fā)揮檔案數(shù)字化的優(yōu)勢，必須制定質(zhì)量和安全控制方面的具體防范措施，以實現(xiàn)對檔案資料周密的質(zhì)量和安全保密控制。

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