事業(yè)單位檔案管理的創(chuàng)新思路分析

摘 要：隨著我國(guó)經(jīng)濟(jì)的快速發(fā)展，陳舊的檔案管理方法已經(jīng)無(wú)法與現(xiàn)在的社會(huì)相適應(yīng)。如果檔案的管理效果與現(xiàn)實(shí)的工作需要不能相適應(yīng)，將會(huì)對(duì)我國(guó)檔案管理效率帶來(lái)較大的影響。所以，現(xiàn)在我國(guó)的一些事業(yè)單位的管理工作如果想獲得穩(wěn)健的進(jìn)步與發(fā)展，就一定要對(duì)本單位的檔案管理工作進(jìn)行創(chuàng)新，實(shí)行科學(xué)合理的提高。

關(guān)鍵詞：檔案；管理；事業(yè)單位

在事業(yè)單位的管理工作中，檔案管理是其主要的組成部分之一，可以有效保障相應(yīng)工作的有序開(kāi)展。隨著現(xiàn)代社會(huì)經(jīng)濟(jì)的快速發(fā)展，面對(duì)更為復(fù)雜的管理情況，檔案管理不僅需要持續(xù)地進(jìn)行創(chuàng)新與改革，還要與現(xiàn)代社會(huì)的發(fā)展步伐相統(tǒng)一，只有這樣才能將其自身的優(yōu)勢(shì)作用充分得以發(fā)揮，同時(shí)也能使的工作人員在搜索與查找相關(guān)信息時(shí)更為便捷，讓辦公工作效率在整體上得到顯著提高。

1 當(dāng)前我國(guó)事業(yè)單位檔案管理的現(xiàn)狀分析

1.1 單位內(nèi)部重視程度不夠

根據(jù)現(xiàn)在時(shí)代的情況來(lái)說(shuō)，我國(guó)大部分的事業(yè)單位并沒(méi)對(duì)本身的檔案管理工作給予高度的重視，只是單一的把它作為合同文件管理一樣的工作事項(xiàng)，使事業(yè)單位的檔案管理成了工作人員的次要工作。除管理一些合同與人事的檔案以外，沒(méi)能對(duì)別的資料給予重視管理，特別是影音資料、圖片資料等有一部分掌握在當(dāng)事人手中，如遇歸檔不及時(shí)，這些人一旦離職或退休，將會(huì)造成這類(lèi)檔案的流失。還有事業(yè)單位目前會(huì)計(jì)檔案大多都是從事會(huì)計(jì)人員直接管理，而這類(lèi)人員大多上崗時(shí)并沒(méi)有經(jīng)過(guò)專(zhuān)業(yè)的檔案管理培訓(xùn)，缺乏檔案管理工作經(jīng)驗(yàn)，對(duì)檔案的歸檔和規(guī)范不了解，導(dǎo)致整理出來(lái)的檔案很難達(dá)到規(guī)范化。還因較多事業(yè)單位的檔案管理規(guī)定并不健全，使大多數(shù)的客戶(hù)信息與業(yè)務(wù)材料全部交給不相關(guān)職位的工作人員實(shí)行管理，發(fā)生人員流動(dòng)的情況時(shí)，便很容易弄丟一部分主要的資料，從而使事業(yè)單位的相關(guān)業(yè)務(wù)工作受到不同程度的影響。

1.2 檔案缺少安全保障機(jī)制

因?yàn)楝F(xiàn)在有些事業(yè)單位對(duì)檔案管理并沒(méi)重視，這也使檔案管理其安全不能獲得保障。一方面因?yàn)闄n案管理工作人員沒(méi)有重視檔案管理的重要，導(dǎo)致存檔的時(shí)候產(chǎn)生信息的丟失與損壞情況 ；另一方面事業(yè)單位沒(méi)有對(duì)檔案管理工作給予重視，嚴(yán)重的忽視了檔案的保密工作，還因檔案管理人員職業(yè)素質(zhì)不高，導(dǎo)致檔案信息丟失情況時(shí)常發(fā)生，從而造成事業(yè)單位嚴(yán)重的損失。還有部分事業(yè)單位人事檔案、文書(shū)檔案不單獨(dú)存放，檔案人員在檔案室內(nèi)辦公，進(jìn)出檔案室人員繁雜，很容易造成檔案信息外泄和檔案的流失。大多數(shù)事業(yè)單位缺少網(wǎng)絡(luò)安全認(rèn)識(shí)，在計(jì)算機(jī)的檔案管理工作中，沒(méi)有專(zhuān)門(mén)計(jì)算機(jī)管理檔案，還有的管理檔案計(jì)算機(jī)可以上網(wǎng)等，這些都會(huì)產(chǎn)生很大的安全隱患。

1.3 檔案信息缺乏信息化管理

雖然現(xiàn)在部分事業(yè)單位的管理規(guī)范都已對(duì)傳統(tǒng)紙質(zhì)的辦公方式實(shí)行了轉(zhuǎn)型，信息化的辦公方式也得到了普遍的應(yīng)用，但事業(yè)單位在檔案管理環(huán)節(jié)上，還仍然保留著傳統(tǒng)的紙質(zhì)辦公模式，這不僅影響了大多數(shù)事業(yè)單位的檔案管理沒(méi)有達(dá)成信息化，更對(duì)事業(yè)單位各部門(mén)在使用與查找時(shí)， 產(chǎn)生了一定程度的限制，達(dá)不到方便快捷的使用要求，嚴(yán)重阻礙了事業(yè)單位的進(jìn)步與發(fā)展，并且在不同程度上降低了事業(yè)單位的工作效率。

2 檔案管理工作創(chuàng)新的途徑分析

2.1 完善檔案管理制度，重視檔案管理工作

如要使檔案管理自身的作用獲得有效的發(fā)揮，就一定要對(duì)的檔案管理制度實(shí)行合理科學(xué)的建設(shè)與完善。應(yīng)增強(qiáng)檔案管理人員對(duì)檔案管理重要性的深刻認(rèn)識(shí)，組織定期的培訓(xùn)學(xué)習(xí)，在學(xué)習(xí)中向檔案的管理人員傳授檔案的管理理論，與此同時(shí)還需對(duì)其講述檔案管理的重要性。組織檔案管理人員到先進(jìn)單位、先進(jìn)地區(qū)學(xué)習(xí)經(jīng)驗(yàn)，交流心得，使檔案管理人員業(yè)務(wù)水平和工作能力明顯提高。只有如此才可以使事業(yè)單位的所有成員慢慢的產(chǎn)生統(tǒng)一性的檔案管理意識(shí)，從而使檔案管理工作可以健全。

2.2 加強(qiáng)綜合素質(zhì)培養(yǎng)，組建專(zhuān)業(yè)工作隊(duì)伍

作為事業(yè)單位來(lái)講，應(yīng)注重檔案管理人員的專(zhuān)業(yè)學(xué)習(xí)與培訓(xùn)，不僅要定期的組織相關(guān)的基礎(chǔ)知識(shí)培訓(xùn)，還應(yīng)結(jié)合相關(guān)人員的具體情況，進(jìn)行重點(diǎn)培養(yǎng)。使文件材料從制作、接收、傳遞、辦理到整理、歸檔都進(jìn)行嚴(yán)格的規(guī)范，最好實(shí)行文件一月一清理制度，詳細(xì)整理每一年的各類(lèi)文件資料，編制索引目錄，對(duì)清理人、核對(duì)人進(jìn)行登記，明確責(zé)任。實(shí)行領(lǐng)導(dǎo)干部責(zé)任制，明確專(zhuān)人負(fù)責(zé)保密局檔案的管理，不斷創(chuàng)新工作方式，健全管理體制，探索符合本單位工作實(shí)際的檔案管理模式。只有不斷提升檔案管理人員的專(zhuān)業(yè)技能與綜合素質(zhì)，才能對(duì)接當(dāng)前的市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)化需求，對(duì)事業(yè)單位發(fā)展起到有效的推動(dòng)作用。

2.3 健全保密制度規(guī)定，保障檔案安全管理

檔案管理對(duì)現(xiàn)在的事業(yè)單位有很重要的作用，只有檔案管理安全性得到有效保證，才可以讓其作用得到有效的呈現(xiàn)。首先，建立健全相關(guān)的保密制度與規(guī)定，并以此對(duì)相應(yīng)的檔案管理工作人員實(shí)行制約，一旦有泄密的人員，要給予嚴(yán)厲的處分，使檔案可以獲得有效的管理，確保檔案信息的安全性；其次，事業(yè)單位應(yīng)主動(dòng)推廣計(jì)算機(jī)知識(shí)與網(wǎng)絡(luò)安全知識(shí)，使事業(yè)單位內(nèi)部的所有工作人員都能擁有網(wǎng)絡(luò)安全意識(shí)，并對(duì)安全隱患所帶來(lái)的嚴(yán)重后果加以宣講，同時(shí)增強(qiáng)計(jì)算機(jī)管理部門(mén)對(duì)網(wǎng)絡(luò)安全的監(jiān)管力度。

2.4 全面引進(jìn)信息技術(shù)，促進(jìn)檔案現(xiàn)代建設(shè)

事業(yè)單位檔案的現(xiàn)代化管理需要數(shù)字化信息化，對(duì)重要的檔案信息進(jìn)行雙套保險(xiǎn)保存。利用電子計(jì)算機(jī)保存重要檔案，充分發(fā)揮局域網(wǎng)的優(yōu)勢(shì)，應(yīng)用信息技術(shù)，建立電子目錄索引，實(shí)現(xiàn)了文書(shū)檔案目錄的快速查閱和迅速傳遞，為各處室參閱文件資料節(jié)約了大量時(shí)間，提高了工作效率。另一方面也不能忽略紙質(zhì)檔案的保管。實(shí)現(xiàn)檔案管理的網(wǎng)絡(luò)化可以極大提高檔案的高利用率，更好的服務(wù)于單位管理。數(shù)字化是檔案信息化過(guò)程中的一個(gè)主要特點(diǎn)，所以要實(shí)現(xiàn)原有檔案資料的全部數(shù)字化是一個(gè)漫長(zhǎng)的過(guò)程，應(yīng)從堅(jiān)持矛盾的普遍性與特殊性原則，明確重點(diǎn)，分步推進(jìn)的原則對(duì)原有檔案的項(xiàng)目首先進(jìn)行數(shù)字化，要對(duì)檔案資料做到具體問(wèn)題具體分析。事業(yè)單位在實(shí)行檔案管理的工作中，應(yīng)加強(qiáng)對(duì)實(shí)物檔案資料的管理，并結(jié)合計(jì)算機(jī)檔案管理形成新的管理模式。

3 結(jié)束語(yǔ)

總的來(lái)說(shuō)，檔案管理與事業(yè)單位中其他項(xiàng)的工作內(nèi)容有直接或間接的關(guān)系，科學(xué)化、正規(guī)化的檔案管理是保障事業(yè)單位可以順利運(yùn)營(yíng)的主要根基，為了使我國(guó)目前檔案管理工作過(guò)程中的一些問(wèn)題獲得及時(shí)的解決，事業(yè)單位的每個(gè)部門(mén)需相互協(xié)同工作，一同創(chuàng)新工作的方法，使檔案管理工作的效率獲得提高，從而才可以讓事業(yè)單位本身順利穩(wěn)固經(jīng)營(yíng)獲取保證。

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作者簡(jiǎn)介

陳莉（1981-），女，湖北荊州人，本科，中級(jí)館員，研究方向：人事檔案管理信息化。