新時(shí)期事業(yè)單位檔案信息化建設(shè)存在問題及對(duì)策研究

黨紅林

摘 要：隨著社會(huì)的發(fā)展，科技的進(jìn)步，我國(guó)事業(yè)單位檔案管理工作也取得了長(zhǎng)足進(jìn)步，然而，隨著時(shí)間的推移，事業(yè)單位檔案數(shù)量越來越大，檔案種類也越來越多，這給事業(yè)單位的檔案管理帶來了巨大的挑戰(zhàn)，傳統(tǒng)的檔案管理方式已很難適應(yīng)當(dāng)前事業(yè)單位檔案管理的需求，這就要求事業(yè)單位檔案管理人員不斷探索，勇于創(chuàng)新，堅(jiān)定思想，大膽改革，進(jìn)而滿足新時(shí)期檔案管理要求?，F(xiàn)階段，我國(guó)逐漸邁入了信息化時(shí)代，許多事業(yè)單位在檔案管理中順應(yīng)時(shí)代發(fā)展要求，開展了檔案信息化建設(shè)，在一定程度上提升了檔案的管理效率，但一些事業(yè)單位在檔案信息化建設(shè)中還存在許多問題，使得信息化檔案管理系統(tǒng)的作用很難充分發(fā)揮?；诖?，本文在闡述事業(yè)單位檔案信息化建設(shè)重要性的基礎(chǔ)上，對(duì)當(dāng)前檔案信息化建設(shè)存在的問題進(jìn)行深入分析，并提出相應(yīng)的優(yōu)化對(duì)策，以期推動(dòng)我國(guó)事業(yè)單位檔案信息化建設(shè)的健康發(fā)展。

關(guān)鍵詞：事業(yè)單位；檔案；信息化建設(shè)

1 事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)重要性

檔案信息工作是聯(lián)系過去、現(xiàn)在和將來的重要環(huán)節(jié)紐帶。事業(yè)單位檔案管理是公共事業(yè)單位管理的重要組成部分，是提高事業(yè)單位工作質(zhì)量和效率的必要條件。在現(xiàn)代事業(yè)單位的發(fā)展中，檔案信息化建設(shè)對(duì)于事業(yè)單位檔案管理具有重要意義。

1.1 有利于檔案查閱效率的明顯提升

事業(yè)單位檔案信息化管理與過去傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理模式相比具有明顯的優(yōu)勢(shì)，傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案查詢需要經(jīng)過許多復(fù)雜的步驟和程序，這給檔案管理人員和檔案使用者都來了諸多不便，而將計(jì)算機(jī)信息化技術(shù)應(yīng)用于事業(yè)單位檔案管理中，一方面能夠避免檔案排列錯(cuò)誤帶來不必要的工作量，有效提升檔案的查閱效率；同時(shí)電子化的檔案資料，信息儲(chǔ)存量更大，傳輸也更方便，使得不同部門、不同區(qū)域之間的檔案共享得以實(shí)現(xiàn)，這也在一定程度上使得事業(yè)單位檔案的作用得到有效發(fā)揮，使得檔案利用效率得到明顯提升。

1.2 有利于檔案資料的保存

過去事業(yè)單位在日常的檔案管理時(shí)，主要是以紙質(zhì)為信息載體，即使用紙質(zhì)材料來進(jìn)行檔案信息資料的存儲(chǔ)，這種存儲(chǔ)方式會(huì)隨著時(shí)間的推移出現(xiàn)不同程度的損壞和老問題化，進(jìn)而給檔案資料的采集、存儲(chǔ)、管理等環(huán)節(jié)帶來了困難。而檔案信息化建設(shè)就很好的避免了檔案老化的問題，可以有效延長(zhǎng)檔案的保存期限，它主要是應(yīng)用計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)將檔案電子化，進(jìn)行進(jìn)行信息化管理，電子化檔案在重復(fù)使用時(shí)也不會(huì)出現(xiàn)老化和損害等問題，從而節(jié)省保存成本，提高檔案資料的完整性和安全性，同時(shí)需要注意的是，在檔案信息化管理時(shí)，要確保信息化平臺(tái)的穩(wěn)定與安全。

2 新時(shí)期事業(yè)單位檔案信息化建設(shè)存在的問題

新的時(shí)代背景下，我國(guó)越來越多的事業(yè)單位將計(jì)算機(jī)信息技術(shù)應(yīng)用到了檔案管理工作中，使得事業(yè)單位檔案管理水平與管理效率得到明顯提升，但是，由于我國(guó)事業(yè)單位檔案信息化建設(shè)起步較晚，在發(fā)展過程中仍存在許多問題，這給事業(yè)單位檔案管理工作轉(zhuǎn)型帶來了巨大影響。

2.1 思想觀念落后，管理方式陳舊

受傳統(tǒng)觀念的影響，一些事業(yè)單位對(duì)檔案管理工作重視程度不高，認(rèn)為只要把單位的“主業(yè)”干好就可以了，認(rèn)為檔案管理部門就是事業(yè)單位的“文件保險(xiǎn)箱”，檔案管理就是簡(jiǎn)單的看門守?cái)?，未能將檔案管理與業(yè)務(wù)工作放到同等的位置，在這種思想的影響下，使得事業(yè)單位檔案管理的觀念與方式已經(jīng)很難適應(yīng)當(dāng)前信息社會(huì)發(fā)展要求，這種重業(yè)務(wù)、輕檔案的思想意識(shí)嚴(yán)重影響了事業(yè)單位信息化建設(shè)進(jìn)程。另外，雖然當(dāng)前許多事業(yè)單位配備了計(jì)算機(jī)，也購買了相關(guān)的檔案信息化管理軟件，認(rèn)為這就是檔案管理信息化，但是在實(shí)際的應(yīng)用中也只是簡(jiǎn)單的打字、記錄、入庫，其效果好比高射炮打蚊子，得不償失，沒有使計(jì)算機(jī)信息化管理系統(tǒng)的作用得到真正發(fā)揮。

2.2 信息化管理下的檔案資源相對(duì)孤立

事業(yè)單位管理檔案的首要目的是應(yīng)用過去的信息、數(shù)據(jù)指導(dǎo)單位今后的工作，通過調(diào)閱一些檔案，吸收過去的經(jīng)驗(yàn)，對(duì)其進(jìn)行有效的歸納與總結(jié)，來解決單位當(dāng)前的問題。然而當(dāng)前的實(shí)際現(xiàn)狀是一些事業(yè)單位為了管理檔案而管理檔案，沒有明確的目的性與實(shí)用性，這也造成事業(yè)單位在檔案信息化建設(shè)中，信息資源沒有進(jìn)行相關(guān)的聯(lián)系，檔案信息之間相對(duì)孤立，在實(shí)際的調(diào)閱中，可能需要進(jìn)行多次調(diào)閱，這就給檔案的調(diào)閱帶來了較大的難度，而這種多次調(diào)閱不同種類的檔案主要就是由于當(dāng)前事業(yè)單位不同種類的檔案之間信息資源沒有實(shí)現(xiàn)互通，大數(shù)據(jù)的理念應(yīng)用到不到位所造成的。

2.3 管理人員的職業(yè)素養(yǎng)問題

當(dāng)前很多事業(yè)單位從事檔案管理工作的人員信息化技術(shù)應(yīng)用不到位，運(yùn)用信息化手段進(jìn)行檔案管理的能力不足。具體來說，一些檔案管理人員不能掌握現(xiàn)代化信息技術(shù)。他們對(duì)計(jì)算機(jī)、系統(tǒng)操作、網(wǎng)絡(luò)管理等存在一定知識(shí)盲區(qū)，這樣大大降低了他們運(yùn)用信息技術(shù)實(shí)現(xiàn)檔案管理的水平，同時(shí)給檔案安全管理帶來了潛在威脅，例如使用連接互聯(lián)網(wǎng)的計(jì)算進(jìn)行涉密檔案的整理工作；沒有注意移動(dòng)儲(chǔ)存設(shè)備的保管，將其進(jìn)行保密、非保密計(jì)算機(jī)的互用等。最后，一些檔案管理人員轉(zhuǎn)化應(yīng)用水平不強(qiáng)。對(duì)所學(xué)習(xí)的信息化技術(shù)在檔案管理中的應(yīng)用，他們不能實(shí)現(xiàn)有效轉(zhuǎn)化，這樣對(duì)大大減緩了檔案管理信息化進(jìn)程。

3 新時(shí)期事業(yè)單位檔案信息化建設(shè)優(yōu)化對(duì)策

3.1 加強(qiáng)檔案法規(guī)的宣傳力度的認(rèn)識(shí)

提高人們對(duì)檔案工作信息化。信息技術(shù)及信息產(chǎn)業(yè)的高速發(fā)展，給檔案工作帶來了挑戰(zhàn)和壓力，同時(shí)也為我們檔案工作者得帶來了新的機(jī)遇。只要我們抓住這一機(jī)遇，努力學(xué)習(xí)和運(yùn)用當(dāng)代先進(jìn)的科學(xué)知識(shí)與科技手段，加快檔案工作融入信息社會(huì)的步伐，充分的認(rèn)識(shí)到檔案信息化建設(shè)的重要性和必要性，就可以將所有遇到的新問題、新困難一一解決。

3.2 梳理檔案資源

檔案作為指導(dǎo)人們今后工作的寶貴資料，給我們的工作提供更為有利的條件。因此需要拓展事業(yè)單位不同種類檔案之間的協(xié)調(diào)性，實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)、信息的統(tǒng)一化。我們需要運(yùn)用大數(shù)據(jù)的理念，整合事業(yè)單位各類不同的檔案資源，構(gòu)建現(xiàn)代化的電子數(shù)據(jù)庫，當(dāng)需要一系列的信息時(shí)，我們可以一次性的調(diào)閱所需要的所有檔案資料。

3.3 管理人員運(yùn)用信息化技術(shù)的能力提升

首先，建立長(zhǎng)效培訓(xùn)機(jī)制，加強(qiáng)培訓(xùn)，提高檔案人員的計(jì)算機(jī)操作技能和業(yè)務(wù)素質(zhì)，以適應(yīng)檔案工作信息化、現(xiàn)代化的需要。其次，隨著數(shù)字化網(wǎng)絡(luò)化的發(fā)展，電子檔案信息的保管和維護(hù)與傳統(tǒng)的方式截然不同，它的數(shù)字化特性決定了其保管的復(fù)雜性和安全維護(hù)的難度。電子文件的保管從保護(hù)載體向保護(hù)其內(nèi)容，保證內(nèi)容的真實(shí)、可靠、可存取性和可理解性。為此，應(yīng)建立文件內(nèi)容、背景信息的組織保管規(guī)模。因此在信息安全防護(hù)，除了對(duì)已有的防護(hù)措施如殺毒軟件系統(tǒng)、網(wǎng)絡(luò)安全檢測(cè)等進(jìn)行綜合運(yùn)用之外，還要不斷研究和探索新的安全防護(hù)技術(shù)。

4 總結(jié)

綜上所述，新的時(shí)代背景下，隨著計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的發(fā)展，我國(guó)也進(jìn)入了信息化社會(huì)，事業(yè)單位作為我國(guó)行政服務(wù)體系的重要構(gòu)成，其檔案管理對(duì)于事業(yè)單位的高效、有序運(yùn)行具有重要意義，一些事業(yè)單位也開始轉(zhuǎn)變觀念，加強(qiáng)檔案管理，逐漸將計(jì)算機(jī)信息技術(shù)應(yīng)用到日常的檔案管理工作中，這不僅是對(duì)傳統(tǒng)檔案管理模式的補(bǔ)充，有效提高了檔案管理效率，而且這在一定程度上節(jié)約了人工成本，是新時(shí)期事業(yè)單位順應(yīng)市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)的重要保障。要成為一個(gè)合格現(xiàn)代化信息檔案管理工作者，就需要檔案管理人員不斷探索，勇于創(chuàng)新，加強(qiáng)新理論、新知識(shí)的學(xué)習(xí)，并把其運(yùn)用到自己的實(shí)際工作中去，只有這樣才能真正適應(yīng)這個(gè)科學(xué)技術(shù)高速發(fā)展的新時(shí)代。

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