淺談醫(yī)院如何做好醫(yī)療設(shè)備檔案的管理

張臘梅

摘 要：醫(yī)院進(jìn)行現(xiàn)代化建設(shè)，要配備許多科技水平較高的儀器、裝備、器具、機(jī)械裝置等產(chǎn)品，而醫(yī)療設(shè)備的檔案管理是管理好、使用好醫(yī)療設(shè)備的基礎(chǔ)；檔案管理的水平直接影響醫(yī)院的實(shí)際醫(yī)療質(zhì)量、技術(shù)水平；并且高水平的檔案管理能夠提高醫(yī)療設(shè)備的利用率，有效的減少醫(yī)療設(shè)備故障的發(fā)生，促進(jìn)醫(yī)院現(xiàn)代化建設(shè)更好更快發(fā)展。醫(yī)療設(shè)備檔案管理是醫(yī)院管理中的一個(gè)重要組成部分，建立完整的醫(yī)療設(shè)備檔案，實(shí)現(xiàn)信息化管理，對于最大程度提高設(shè)備的使用效益具有重要的價(jià)值。

關(guān)鍵詞：醫(yī)療設(shè)備；檔案；綜合管理

科學(xué)技術(shù)的不斷發(fā)展，使得很多的過去不能醫(yī)治被診斷為絕癥的疾病也能夠進(jìn)行醫(yī)治，在醫(yī)療水平的不斷提升中，各種各樣的先進(jìn)的醫(yī)療設(shè)備隨之而誕生，而對于這些醫(yī)療設(shè)備的檔案管理在慢慢的得到人們重視，并且在醫(yī)院中檔案管理方面得到很大的發(fā)展。各種信息技術(shù)廣泛應(yīng)用到不同醫(yī)療設(shè)備中，性能的優(yōu)化提升使之在臨床發(fā)揮更加重要的作用，但隨之帶來各種不同形式、不同介質(zhì)的相關(guān)技術(shù)檔案材料。完整的原始技術(shù)資料直接關(guān)系到設(shè)備的正常運(yùn)行和維護(hù)，影響到設(shè)備充分發(fā)揮效益和醫(yī)院業(yè)務(wù)的有序開展。所以，做好醫(yī)療設(shè)備檔案的綜合管理，開展基于設(shè)備檔案的應(yīng)用成為醫(yī)院管理非常重要的工作內(nèi)容。

醫(yī)療設(shè)備的檔案資料按照設(shè)備安裝運(yùn)行過程大致分為三部分內(nèi)容：一是設(shè)備購置前期準(zhǔn)備階段的有關(guān)論證資料，主要包括科室申請、論證報(bào)告、招標(biāo)文件等；二是設(shè)備購置后安裝調(diào)試階段的相關(guān)資料，主要包括訂單合同、詳細(xì)配置清單、安裝調(diào)試報(bào)告等；三是設(shè)備正式使用及連接相關(guān)信息系統(tǒng)的相關(guān)資料，主要包括詳細(xì)操作說明手冊、相關(guān)信息系統(tǒng)接口文檔、維護(hù)記錄、維修記錄等資料。醫(yī)療設(shè)備的檔案資料按照文檔內(nèi)容分類，大致可分為商務(wù)合同、技術(shù)文檔、詳細(xì)配置清單、安裝調(diào)試報(bào)告、維修維護(hù)記錄等。醫(yī)療設(shè)備的檔案按照各自運(yùn)行過程中產(chǎn)生存儲(chǔ)介質(zhì)不同，大致包括文字文檔、圖紙、照片、光盤、移動(dòng)硬盤等各種載體資料。

醫(yī)療設(shè)備的檔案管理的原則：一是明確檔案資料征集的范圍。凡作為醫(yī)院固定資產(chǎn)的儀器、設(shè)備，在其購置、驗(yàn)收、調(diào)試、運(yùn)行、管理、維修、改造、報(bào)廢等全部活動(dòng)過程中直接形成的具有保存利用價(jià)值的文字、圖表、聲像載體材料以及隨機(jī)材料均屬儀器設(shè)備檔案。二是儀器設(shè)備檔案堅(jiān)持集中統(tǒng)一管理的要求，以便于開發(fā)利用，確保其完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全。三是堅(jiān)持儀器設(shè)備檔案是醫(yī)院的主要基礎(chǔ)技術(shù)儲(chǔ)備，是醫(yī)院儀器、設(shè)備管理工作的重要組成部分和重要環(huán)節(jié)。儀器設(shè)備檔案工作要納入醫(yī)院檔案管理和設(shè)備管理的雙重管轄，與設(shè)備計(jì)劃管理、設(shè)備采購供應(yīng)和設(shè)備使用等工作緊密結(jié)合，保證設(shè)備文件材料的完整、準(zhǔn)確，要作為醫(yī)院的重要工作內(nèi)容之一，醫(yī)院有重大設(shè)備的驗(yàn)收必須有醫(yī)院檔案管理人員現(xiàn)場參加，根據(jù)資料審核具體配置清單。四是要有專門機(jī)構(gòu)并指定專人負(fù)責(zé)設(shè)備檔案的管理工作。醫(yī)院檔案室是醫(yī)療設(shè)備文件材料的形成積累、匯總部門，檔案管理員要協(xié)調(diào)器械科工作人員集中收集管理醫(yī)院的設(shè)備文件材料。醫(yī)院的設(shè)備計(jì)劃、采購供應(yīng)、使用科室都應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)設(shè)備文件的收集、積累、管理工作，并把按要求整理好的設(shè)備檔案材料移交到醫(yī)院檔案室。

醫(yī)療設(shè)備檔案技術(shù)性強(qiáng)、實(shí)用性高，是因?yàn)獒t(yī)療設(shè)備管理貫穿于醫(yī)療儀器設(shè)備的購置使用到報(bào)廢全過程之中，而要想使此項(xiàng)管理工作能夠有效的、合理的落實(shí)，需要每臺(tái)醫(yī)療設(shè)備檔案支持。因此，醫(yī)療設(shè)備檔案要嚴(yán)格歸檔范圍，提高歸檔質(zhì)量要求。一是堅(jiān)持歸檔的設(shè)備管理工作和儀器設(shè)備申購、驗(yàn)收、使用、維修、改造各個(gè)環(huán)節(jié)中形成的文件材料，要對醫(yī)院當(dāng)前與長遠(yuǎn)具有參考價(jià)值和憑證作用。二是歸檔的儀器設(shè)備文件材料，必須反映設(shè)備管理和儀器設(shè)備項(xiàng)目從申購到改造的全過程，保證完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)。三是歸檔的儀器設(shè)備文件材料必須遵循其自然形成規(guī)律，保持其有機(jī)聯(lián)系，必須與實(shí)物一致并有成套性。四是要求列為醫(yī)院固定資產(chǎn)的各種醫(yī)療儀器設(shè)備說明書等文件材料，均須歸檔，若文件材料有一式兩套，一套歸檔、一套隨機(jī)使用；若僅有一套、使用科室又確需經(jīng)常使用的，使用科室復(fù)制一套，原件存檔，復(fù)制材料使用科室隨機(jī)使用。五是歸檔的重點(diǎn)是儀器設(shè)備項(xiàng)目，特別是價(jià)值較高、技術(shù)先進(jìn)的儀器設(shè)備，對其各個(gè)環(huán)節(jié)形成的不同載體的文件材料，包括全套隨機(jī)圖樣都要?dú)w檔。六是設(shè)備儀器檔案歸檔的內(nèi)容包括但不限于，綜合管理、儀器設(shè)備項(xiàng)目依據(jù)性材料、驗(yàn)收報(bào)告、安裝調(diào)試手冊、運(yùn)行維修說明及記錄、隨機(jī)圖樣等。

醫(yī)療儀器設(shè)備檔案整理的原則和方法。一是設(shè)備驗(yàn)收完成后，設(shè)備計(jì)劃、采購供應(yīng)部門的負(fù)責(zé)人員應(yīng)及時(shí)協(xié)調(diào)檔案員將形成的設(shè)備文件材料進(jìn)行收集、并按規(guī)定對文件材料進(jìn)行鑒定、分類、填寫歸檔文件目錄；整理按照裝訂、分類、排列、編號(hào)、編目、裝盒的程序進(jìn)行。二是根據(jù)設(shè)備文件材料的形成規(guī)律以及設(shè)備文件材料的內(nèi)容、價(jià)值數(shù)量和載體形式等實(shí)際情況，在堅(jiān)持文件之間有機(jī)聯(lián)系和便于利用查找的整理原則下，將每項(xiàng)設(shè)備的文件材料進(jìn)行系統(tǒng)整理，裝入一盒或若干盒。三是設(shè)備檔案順序要把能反映設(shè)備購置概況的文件材料，如申購報(bào)告，批復(fù)文件，論證文件，投資文件，訂購合同，驗(yàn)收報(bào)告，索賠文件等整理好后，放在每項(xiàng)設(shè)備文件材料的前面，其余設(shè)備技術(shù)文件材料按設(shè)備的工作程序及重要程度，依次系統(tǒng)排列。四是設(shè)備文件材料中的非紙質(zhì)載體材料，除密不可分者外，應(yīng)放入特殊載體檔案的專柜保管，并按要求標(biāo)明案卷號(hào)。五隨著信息化技術(shù)的不斷發(fā)展，信息化管理已逐步運(yùn)用到醫(yī)療設(shè)備管理之中，信息化管理的運(yùn)用，不僅適應(yīng)了管理科學(xué)化、規(guī)范化的要求，而且大大地提高了醫(yī)療設(shè)備檔案管理的綜合水平和應(yīng)用。

醫(yī)療設(shè)備從購置到報(bào)廢需要幾年或十幾年的時(shí)間，期間難免出現(xiàn)一些與醫(yī)療設(shè)備相關(guān)的問題，如設(shè)備運(yùn)行狀態(tài)檢查、警示信息的注釋、外部信息系統(tǒng)接口參數(shù)設(shè)置等等，此時(shí)查詢利用醫(yī)療設(shè)備檔案就會(huì)發(fā)揮重要參考依據(jù)的作用，技術(shù)工作人員可以通過查閱設(shè)備技術(shù)檔案找到相應(yīng)的解決建議，即使醫(yī)院自身技術(shù)人員不能立即解決，但也可以憑借檔案信息配合生產(chǎn)廠家的工程師進(jìn)行設(shè)備調(diào)試或維修。另外，通過查詢設(shè)備檔案中的有關(guān)合同，可以跟相應(yīng)條款與供應(yīng)商要求售后服務(wù)。再就是通過對醫(yī)療設(shè)備檔案的綜合分析可以作為醫(yī)院購置大型醫(yī)療設(shè)備的決策依據(jù)。通過查詢醫(yī)療設(shè)備技術(shù)檔案，了解以往醫(yī)療設(shè)備采購的目的及其產(chǎn)生的綜合效益，進(jìn)而制定可行性更高的醫(yī)療設(shè)備采購決策，這也是醫(yī)療設(shè)備檔案在醫(yī)院工作實(shí)際中發(fā)揮的重要作用之一。

總之，做好醫(yī)院醫(yī)療設(shè)備檔案的綜合管理，對于醫(yī)院的整體業(yè)務(wù)發(fā)展和提高醫(yī)療技術(shù)水平起到非常重要的作用，也是醫(yī)療設(shè)備檔案管理工作的工作重點(diǎn)和目的。因此，要確保醫(yī)療設(shè)備的正常運(yùn)行，維護(hù)醫(yī)院業(yè)務(wù)的良好運(yùn)轉(zhuǎn)，不斷提高醫(yī)療質(zhì)量和醫(yī)技水平，更好的服務(wù)人民群眾的健康需求，應(yīng)當(dāng)高度重視醫(yī)療設(shè)備檔案的綜合管理。

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