電子檔案和紙質(zhì)檔案的整合利用與共存發(fā)展

龐偉

摘 要：伴隨著我國的經(jīng)濟(jì)發(fā)展，科技的不斷進(jìn)步，各行各業(yè)發(fā)展過程中都開始逐漸涉及檔案管理。因此，檔案管理事業(yè)也跟著時代的發(fā)展，在不斷的進(jìn)步。我們要想提高檔案管理制度的發(fā)展，提高其檔案管理的優(yōu)越性，必須將所記錄的紙質(zhì)檔案和電子檔案的方法相互結(jié)合，達(dá)到整合性，只有在這樣的基礎(chǔ)上，我們才能夠推動檔案管理事業(yè)的發(fā)展。如今我國信息科技事業(yè)已經(jīng)邁入到新時代的進(jìn)程中，可以說檔案管理事業(yè)也融入了新鮮的血液，新鮮的技術(shù)，最終形成了我們所說的電子檔案?？梢哉f如今電子檔案幾乎代替了原始的紙質(zhì)檔案。但是仍然存在一部分漏洞，這些漏洞足以表示電子檔案應(yīng)與紙質(zhì)檔案相互整合才能夠達(dá)到一定的作用。本文我們對電子檔案與紙質(zhì)檔案相互整合利用與共存發(fā)展做出相應(yīng)的探討，并給予針對性建議。

關(guān)鍵詞：電子檔案；紙質(zhì)檔案；整合管理

伴隨著我國科技的發(fā)展，時代的不斷進(jìn)步，無論是什么行業(yè)，都已經(jīng)步入到科技化，信息化的時代，幾乎是所有的行業(yè)都已經(jīng)實(shí)現(xiàn)了數(shù)字化管理模式。電子檔案衍生之后，我們發(fā)現(xiàn)紙質(zhì)檔案也是不可以拋棄的，只有將紙質(zhì)檔案與電子檔案相互結(jié)合在一起，才能夠達(dá)到檔案管理的統(tǒng)一性，促進(jìn)檔案管理往更好的方向發(fā)展。

1 電子檔案的概念分析

所謂的電子檔案是指利用計(jì)算機(jī)磁盤空間進(jìn)行存儲，這種利用計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行數(shù)據(jù)存儲的功能可以說和紙質(zhì)檔案幾乎差不多，只是將紙質(zhì)檔案不能實(shí)現(xiàn)的功能，在計(jì)算機(jī)中更好的完成與實(shí)現(xiàn)，實(shí)現(xiàn)云存儲的功能，相互關(guān)聯(lián)的通用電子圖像文件集合，電子檔案管理一般以案卷為主要單位。目前，在我國的檔案管理工作中，檔案管理從業(yè)人員普遍檔案管理意識較差，年齡偏高，對電子科技技術(shù)了解的并不是特別的完整，所以，會導(dǎo)致在檔案管理的過程中形形色色的問題出現(xiàn)。例如一些紙質(zhì)檔案由于保存的時間較為長久，容易發(fā)生破損，缺失，遺漏的情況發(fā)生。面對這些問題的出現(xiàn)，工作人員在進(jìn)行檔案管理時便能夠通過電子檔案的形式將這些問題逐一避免，提高檔案管理工作的工作效率，保證一定的工作質(zhì)量，促進(jìn)我國檔案管理事業(yè)的

發(fā)展。

2 傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案管理中存在的問題分析

2.1 檔案管理人員技術(shù)水平低

檔案管理的工作性質(zhì)和我們所想象的并不一樣，可以說檔案管理工作具有較高的復(fù)雜性，尤其在電子檔案興起以后，該行業(yè)對檔案管理工作人員的職業(yè)素質(zhì)有了更高的要求。而現(xiàn)階段，我國檔案管理人員的專業(yè)素質(zhì)并不是特別高，很多檔案管理人員能力是有限度的，以至于對工作會造成很多影響，比如說由于檔案管理人員不細(xì)心導(dǎo)致錄入檔案的過程中有遺漏的點(diǎn)，還有一部分檔案管理人員心態(tài)不正，最終會影響檔案管理工作完成的效率，此外，檔案管理工作的負(fù)責(zé)人若是比較忙碌，就沒有空余時間參加檔案管理人員專業(yè)的培訓(xùn)，最終導(dǎo)致檔案管理人員的業(yè)務(wù)能力下降，專業(yè)水平達(dá)不到日常工作的需求，檔案管理工作人員要想跟上時代的發(fā)展，走向科技化的時代，就必須將電子檔案與傳統(tǒng)檔案相互結(jié)合，不斷的參加業(yè)務(wù)培訓(xùn)，提高自己的專業(yè)技能，以此，推動檔案管理工作的發(fā)展。

2.2 檔案管理方式落后

其實(shí)當(dāng)前檔案管理的方案有很多，但是一些檔案管理的方法特別落后，由于沒能將這些落后的檔案管理制度比價，無法達(dá)到有效合理的檔案管理，造成檔案資源利用率偏低，檔案工作完成的效率下降，查詢業(yè)務(wù)較為困難，從而阻礙了我國檔案管理工作的發(fā)展。此外，在檔案歸檔工作這一塊并沒有嚴(yán)格落實(shí)，歸檔不及時，給檔案管理工作以及調(diào)檔工作帶來了一定的麻煩，在進(jìn)行檔案歸檔工作時分不清檔案管理與資料的界限，給檔案管理工作帶來了一定的影響，業(yè)績下滑嚴(yán)重。

3 電子檔案和紙質(zhì)檔案的整合利用的對策分析

3.1 加強(qiáng)檔案管理的人才培養(yǎng)

隨著經(jīng)濟(jì)的發(fā)展科技的不斷進(jìn)步，要想做好檔案管理工作，實(shí)現(xiàn)電子檔案與紙質(zhì)檔案的完美整合，就必須加強(qiáng)檔案管理人員的培養(yǎng)工作，只有完成好對檔案管理人員的培養(yǎng)，才能提高檔案管理行業(yè)的工作效率，提高其工作質(zhì)量，并且推動檔案管理事業(yè)的發(fā)展。一般情況下，培養(yǎng)檔案管理人才的工作任務(wù)一般從以下幾個方面進(jìn)行，第一點(diǎn)打造一支綜合能力強(qiáng)的檔案管理團(tuán)隊(duì)，重視對不同人才的培訓(xùn)，盡可能讓工作人員快去了解到檔案管理的技巧，保證檔案工作順利開展。第二點(diǎn)也是要做好對檔案管理人員的考核制度，定期考核觀察管理人員對電子檔案錄入的完成情況，出現(xiàn)問題的時候及時進(jìn)行完善，減少因工作人員的誤差，導(dǎo)致錄入檔案發(fā)生錯誤性，提高檔案管理的安

全性。

3.2 對檔案管理理論進(jìn)行適當(dāng)更新

隨著我國經(jīng)濟(jì)的發(fā)展，時代的不斷進(jìn)步，計(jì)算機(jī)多媒體的應(yīng)用已經(jīng)普遍化，新時代的背景下，電子檔案便衍生出來，在該背景的推動下，檔案管理人員若是打算保證檔案管理不存在漏洞，保證一定的質(zhì)量，就必須對檔案管理理論進(jìn)行適當(dāng)?shù)母?，及時更新電子檔案數(shù)據(jù)庫，使檔案信息與實(shí)際要求相一致，及時更新檔案變更信息，更加方便人們對檔案進(jìn)行查詢。一定要以實(shí)現(xiàn)電子檔案與紙質(zhì)檔案相互結(jié)合為目標(biāo)，只有在這樣的基礎(chǔ)上才能夠?qū)崿F(xiàn)檔案管理的最大化，提高檔案管理的工作質(zhì)量。提高電子檔案錄入的可靠性，推動檔案管理事業(yè)的高速發(fā)展。

3.3 對檔案的保管設(shè)施進(jìn)行適當(dāng)調(diào)整

隨著我國社會經(jīng)濟(jì)的不斷提高，科技的不斷發(fā)展，在檔案管理工作中不斷出現(xiàn)新的要求，導(dǎo)致檔案管理工作中出現(xiàn)各種各樣的問題。電子檔案的出現(xiàn)，與紙質(zhì)檔案相比具有較大的差異性， 在此情況下，想提高檔案管理工作的有效性，提高檔案工作的完成率，必須增進(jìn)對檔案管理過程中檔案保管設(shè)施的調(diào)整。檔案在存放的過程中所需要的空間場地特別大，對工作中產(chǎn)生的影響也比較多，會造成檔案管理工作效率直線下滑。在這種情況下檔案管理工作保管人員必須做到適當(dāng)調(diào)整。電子檔案管理模式是通過磁盤，硬盤等對媒介，檔案進(jìn)行存儲，從而避免因場地需求，因檔案雜亂而影響工作的效率。建立電子檔案管理，使檔案管理工作更加的便捷，同時也提高了檔案管理工作質(zhì)量。另外，檔案管理人員需要對計(jì)算機(jī)進(jìn)行優(yōu)化，從而讓現(xiàn)代科技可以在檔案管理中發(fā)揮出應(yīng)有的作用，對相關(guān)人員進(jìn)行計(jì)算機(jī)技巧培訓(xùn)，提高電子信息檔案工作的管理效率，促進(jìn)檔案管理工作的快速發(fā)展。

3.4 建立完善的檔案管理體系

可以說電子檔案和紙質(zhì)的檔案擁有較強(qiáng)的差異性，在此情況下，檔案管理人員必須想盡辦法提高檔案管理工作的質(zhì)量，并且對檔案管理體系進(jìn)行不斷的完善，而在電子檔案管理工作中必須明確檔案管理的各種環(huán)節(jié)，明確保管、借閱、備份的重要性，只有這樣才能夠保證電子檔案工作的如期完成，提高檔案管理的質(zhì)量，根據(jù)電子檔案管理的有關(guān)情況制定出電子檔案管理工作的相關(guān)內(nèi)容，從而使得電子檔案的檔案管理體系得到完善，提升電子檔案管理效率。

4 總結(jié)語

綜上所述，隨著我國科技時代的來臨，科技的不斷進(jìn)步，我國已逐漸走向電子信息化時代，各行各業(yè)之間已經(jīng)開始使用電子檔案了，電子檔案的發(fā)展也是越來越快，電子檔案的使用可以說無形中提高了檔案管理工作的工作效率與工作質(zhì)量，還為推動了檔案管理事業(yè)的發(fā)展。但通過本次研究我們不難發(fā)現(xiàn)電子檔案管理也存在著一些問題，只有相關(guān)工作人員將電子檔案和紙質(zhì)檔案相互結(jié)合起來，才可以提高檔案管理工作的效率與質(zhì)量。

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