企業(yè)檔案知識服務(wù)的理論依據(jù)與實踐方法

韓香

摘 要：隨著經(jīng)濟的快速發(fā)展，人們的生活質(zhì)量得到了很大的改善，相應(yīng)的需求也有所增加，檔案需求就是其中的一種，這就對于檔案服務(wù)工作提出了更高的要求。尤其在企業(yè)經(jīng)營管理的過程中，更需要做好企業(yè)檔案知識服務(wù)，因為這對于企業(yè)的發(fā)展具有重要的影響，而如何做好企業(yè)檔案知識服務(wù)就顯得尤為關(guān)鍵，這就不得不深入探究其理論依據(jù)以及實踐方法。為此，本文特做以下分析。

關(guān)鍵詞：企業(yè)檔案；知識服務(wù)；理論；實踐

企業(yè)檔案知識服務(wù)的理論依據(jù)以及實踐方法是值得人們進行深入探究的，因為這關(guān)系著企業(yè)檔案知識服務(wù)的水平，同時對于企業(yè)的發(fā)展也具有一定的影響。只有加強對于其理論依據(jù)以及實踐方法的研究，才能幫助人們了解其中的知識以及要點，進而提升檔案服務(wù)水平。因此，有關(guān)人員應(yīng)該提高這方面的認(rèn)識以及重視程度，并且能夠結(jié)合實際情況加以分析，采取有效的措施，以更好的促進企業(yè)的

發(fā)展。

1 基于企業(yè)檔案知識服務(wù)的理論依據(jù)分析

1.1 知識管理

實際上，知識管理是企業(yè)檔案知識服務(wù)的理論依據(jù)之一，這里的知識管理主要指的是利用現(xiàn)代信息技術(shù)對有關(guān)的知識進行積累、組織、評價以及傳遞等等，進而凸顯出知識的價值，進一步促進企業(yè)的發(fā)展，提高企業(yè)的核心競爭力，使得企業(yè)的實力有所增加。而知識管理就顯得極為關(guān)鍵，它的基本出發(fā)點就是企業(yè)內(nèi)部的戰(zhàn)略資源，立足在內(nèi)部戰(zhàn)略資源上才能進行知識的管理，最終實現(xiàn)知識的價值。而就知識管理本身而言，它往往是具有一定的基本活動的，和活動的過程則是為了完成相關(guān)知識的積累、傳遞、應(yīng)用以及創(chuàng)新等，而不得不說，支撐知識管理的因素就是現(xiàn)代信息技術(shù)，因此，在企業(yè)進行檔案知識服務(wù)的過程中，就要對其詳加考量，能夠運用知識管理的有關(guān)知識，不斷的創(chuàng)新新的思路，為有關(guān)企業(yè)管理者提供新的視角。

1.2 檔案后保管范式

就檔案后保管范式而言，它主要指的是檔案工作面臨急劇變化或者受到極大挑戰(zhàn)而做出的理論回應(yīng)，因此，對于檔案后保管范式就有必要加以深入的了解。就目前而言，檔案后保管范式提出是具有重要意義，它是基于兩點原因而被提出來的。首先，由于現(xiàn)代信息技術(shù)的不斷發(fā)展，虛擬的電子文件已經(jīng)屢見不鮮，不得不說，已經(jīng)逐漸的取代了實體的紙質(zhì)文件，這就帶來了很大的便捷性，但是同時也存在弊端，無疑在文件管理的過程中，很容易造成其流逝，一些有價值的信息也會變得難以捕捉，而實體文件中的來源信息以及內(nèi)在聯(lián)系等都難以進行深入的考察，所以，深入的知識還是無法進行挖掘的，并且以實體來源為核心的基本檔案學(xué)理論、技術(shù)等也難以解決。其次，隨著信息數(shù)據(jù)的不斷增多，檔案文件的數(shù)量也是在不斷增長的，但是文件的質(zhì)量相對的就會下降，少數(shù)比較有價值的文件在一定程度上就會被埋藏，從而大大的降低了對于信息的吸收效率。因此，還是要強化文件鑒定，找尋新的理論依據(jù)，而檔案后保管范式能夠體現(xiàn)如今新時期檔案管理中的內(nèi)在規(guī)律，值得被人們參考。

2 基于企業(yè)檔案知識服務(wù)的實踐方法研究

2.1 服務(wù)理念從以檔案機構(gòu)為中心轉(zhuǎn)變?yōu)橐杂脩魹橹行?/p>

如何加強實踐是如今有關(guān)企業(yè)檔案知識服務(wù)工作者所思考的問題，這就不得不加強實踐方法的考量，而加強服務(wù)理念的轉(zhuǎn)變就是基本的要求，只有轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)的檔案知識服務(wù)理念，才能真正實現(xiàn)服務(wù)質(zhì)量以及能力的提升，這就需要有關(guān)人員能夠加強這方面的重視，并且能夠完成從以檔案機構(gòu)中心到以用戶為中心的思想轉(zhuǎn)變。

2.2 服務(wù)目的從為用戶提供檔案轉(zhuǎn)變?yōu)闉橛脩籼峁┲R

傳統(tǒng)檔案服務(wù)的目的是為用戶提供檔案，提供解決問題所需的信息。而知識服務(wù)的目的是為用戶提供知識，提供解決問題的具體方案。它關(guān)注的焦點和最終評價是“是否通過我的服務(wù)解決了您的問題”。要實現(xiàn)從提供檔案向提供知識的過渡，要求檔案部門加強對檔案的編輯與研究，從中挖掘與提煉知識。例如，國外一家公司檔案館為公司雇員的醫(yī)療檔案做完索引之后，發(fā)現(xiàn)保險公司多收了保險費，因為他們是按照國家費率而不是較低的地方費率計算的。發(fā)現(xiàn)和提供這一知識之后，公司財務(wù)部迅速更換了一家保險公司。

2.3 服務(wù)方式從被動服務(wù)轉(zhuǎn)變?yōu)橹鲃臃?wù)

過去，檔案部門習(xí)慣于被動服務(wù)，較少開展主動服務(wù)；而主動服務(wù)是知識服務(wù)的基本特征。例如，劍南春集團檔案信息中心主動到公司領(lǐng)導(dǎo)和信息需求量大的部門去征求意見，了解他們急需的信息，制成表格，每天按照表格將企業(yè)內(nèi)外電子信息進行收集、篩選，匯編成一份高含金量的信息快訊，即時發(fā)送給公司領(lǐng)導(dǎo)和各部門參考，為領(lǐng)導(dǎo)和部門決策做出了重大貢獻。

2.4 服務(wù)手段從機械化服務(wù)轉(zhuǎn)變?yōu)橹悄芑?wù)

通過監(jiān)視用戶的信息查詢過程自動獲取用戶個性化需求。即在用戶的終端上運行具有監(jiān)視功能的智能代理。智能代理將用戶檢索、瀏覽、下載信息的過程和內(nèi)容不斷傳送給遠(yuǎn)端的服務(wù)器，服務(wù)器對這些有關(guān)用戶信息利用情況的記錄進行分析，就可以從中挖掘出用戶的利用偏好和需求趨勢。

2.5 服務(wù)策略從標(biāo)準(zhǔn)化服務(wù)轉(zhuǎn)變?yōu)閭€性化服務(wù)

傳統(tǒng)檔案服務(wù)是一種標(biāo)準(zhǔn)化服務(wù)，對所有的用戶都以同樣的方式提供同樣的檔案，如同西藥商店出售成藥，不同的患者病癥不同，但藥物是標(biāo)準(zhǔn)化生產(chǎn)出來的，針對性弱。知識服務(wù)強調(diào)個性化服務(wù)，針對不同的用戶采用不同的服務(wù)方式提供不同的知識，如同中醫(yī)大夫?qū)ΠY下藥，可以根據(jù)患者病癥的細(xì)微差異開列特別的藥方。

3 結(jié)語

隨著時代的不斷向前發(fā)展，人們的思想認(rèn)識水平也有了較大的提高，近年來，針對一些企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)者以及管理者而言，檔案知識服務(wù)意識越來越強，因為做好檔案知識服務(wù)有助于提高企業(yè)檔案管理水平，進而為相關(guān)決策提供有效的依據(jù)。所以，這就要求有關(guān)管理人員能夠嚴(yán)格要求自己，按照有關(guān)的理論依據(jù)以及有效的方法開展企業(yè)檔案知識服務(wù)，以更好的促進現(xiàn)代企業(yè)的健康發(fā)展。

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