檔案管理在企業(yè)文化發(fā)展及建設(shè)中的地位和作用

朱鳳菊

摘 要：隨著市場經(jīng)濟競爭越來越激烈，文化與經(jīng)濟已經(jīng)成為統(tǒng)一體。建設(shè)企業(yè)文化已經(jīng)是企業(yè)可持續(xù)發(fā)展的重要環(huán)節(jié)。企業(yè)要得到長遠發(fā)展，就必須將企業(yè)檔案管理重視起來，促進企業(yè)文化發(fā)展。有效的檔案管理，不僅能夠使得檔案管理水平得到提高，還決定了企業(yè)文化建設(shè)水平。

關(guān)鍵詞：企業(yè)文化建設(shè)；檔案管理；作用

企業(yè)檔案是企業(yè)內(nèi)部運行過程中形成的原始記錄，它客觀、真實地記錄了企業(yè)在生產(chǎn)、經(jīng)營、管理活動等各方面過程和成果；它是企業(yè)的無形資產(chǎn)和寶貴財富。當(dāng)今，隨著社會主義市場經(jīng)濟的不斷發(fā)展，企業(yè)經(jīng)營機制的進一步轉(zhuǎn)換，企業(yè)檔案在企業(yè)管理中的應(yīng)用越來越廣泛；企業(yè)檔案對企業(yè)經(jīng)濟效益的貢獻越來越顯得重要。最大限度地挖掘和發(fā)揮企業(yè)檔案的潛在價值，為企業(yè)在激烈的市場競爭中不斷發(fā)展壯大服務(wù)，是企業(yè)檔案的根本。

1 企業(yè)檔案在企業(yè)文化建設(shè)中的地位

1.1 企業(yè)檔案為企業(yè)文化的核心——企業(yè)精神提供堅實的歷史傳統(tǒng)支撐

任何形態(tài)的企業(yè)文化，總是企業(yè)歷史傳統(tǒng)與時代特點的對接。很難設(shè)想，一種優(yōu)秀的企業(yè)文化可以完全脫離企業(yè)歷史傳統(tǒng)而孤立存在，即使有，那也是無源之水、無本之木。作為企業(yè)文化核心的企業(yè)精神也可稱之為企業(yè)品質(zhì)，是企業(yè)在長期的生產(chǎn)經(jīng)營活動中，與市場和社會反復(fù)交互，逐步形成的由企業(yè)全體員工認(rèn)同的價值取向和行為規(guī)范，顯而易見，它總是以企業(yè)歷史傳統(tǒng)作為支撐。

1.2 企業(yè)檔案為企業(yè)文化建設(shè)提供物化表現(xiàn)形態(tài)

作為意識形態(tài)范疇的企業(yè)文化，總要以物化的形態(tài)表現(xiàn)出來，以證明其自身的存在，彰顯其豐富的形態(tài)。企業(yè)檔案本身就是企業(yè)文化的物化表現(xiàn)形態(tài)之一，其衍生品諸如榮譽室、陳列室、廠史廠志廠刊、影視宣傳作品及其它編研方面的成果等，直接表現(xiàn)了企業(yè)文化建設(shè)的現(xiàn)狀及其所達到的深度和高度。即使企業(yè)文化建設(shè)本身，其過程和成就最終也將以檔案的形態(tài)被固化?？梢哉f，沒有企業(yè)檔案的存在，企業(yè)文化建設(shè)就無從談起，淪為一句空話。

1.3 企業(yè)檔案規(guī)定企業(yè)文化建設(shè)的基本內(nèi)涵和方向

如上所述，企業(yè)檔案作為企業(yè)發(fā)展全部歷史的記錄，它所提供的信息具有全面性、連續(xù)性、精確性和個性化，對企業(yè)文化建設(shè)具有決定性意義。首先，企業(yè)檔案為：企業(yè)文化建設(shè)提供最原始、最全面的素：材，奠定了企業(yè)文化建設(shè)的堅實基礎(chǔ)；其次，個性化的企業(yè)檔案規(guī)定了個性化的：企業(yè)文化建設(shè)的基本內(nèi)涵。優(yōu)秀的企業(yè)文化總是帶有自身鮮明的印記，這種印記來源于企業(yè)自身的發(fā)展特點。這就要求企業(yè)文化建設(shè)必須立足企業(yè)實際，植根于企業(yè)發(fā)展歷史。企業(yè)檔案因其具有的本質(zhì)屬性，不能不對企業(yè)文化建設(shè)提出內(nèi)涵上最基本的訴求；再次，企業(yè)檔案為：企業(yè)文化建設(shè)指引了方向。企業(yè)檔案通過對企業(yè)創(chuàng)建、成長、壯大過程的記錄，揭示了企業(yè)發(fā)展的客觀規(guī)律性，企業(yè)文化建設(shè)只有朝著符合這種規(guī)律性的方向發(fā)展，才能促進企業(yè)發(fā)展，否則會起阻礙作用。

2 企業(yè)檔案管理對企業(yè)文化建設(shè)的作用

作為企業(yè)各項活動記錄的企業(yè)檔案，它是企業(yè)文化的物質(zhì)載體，里面精彩紛呈的內(nèi)容就是企業(yè)文化本身的內(nèi)容之一，具有其獨特的風(fēng)格。從企業(yè)創(chuàng)建開始，企業(yè)文化就如影隨形的伴隨著企業(yè)經(jīng)歷，企業(yè)所遇到的艱難坎坷，其文化思想在企業(yè)檔案中有真實的記錄。經(jīng)過精心的保存，員工可以將抽象的文化幻化成具體的實例，證實著企業(yè)文化的正確性。同時企業(yè)檔案并不是對企業(yè)文化的一種簡單筆錄，而是為將來的發(fā)展做的準(zhǔn)備，展現(xiàn)公司的資質(zhì)，為企業(yè)整體發(fā)展奠定

基礎(chǔ)。

2.1 企業(yè)檔案是企業(yè)文化的物質(zhì)載體

企業(yè)的發(fā)展離不開企業(yè)活動，甚至企業(yè)的一個個活動在一定程度上組成了企業(yè)實體。企業(yè)檔案針對這些不同性質(zhì)的活動進行記錄。企業(yè)活動的成功、失敗，在以往的歲月里面臨的挑戰(zhàn)，所取得的成功都是企業(yè)成長的寶貴經(jīng)驗。利用好企業(yè)這些無形資產(chǎn)，企業(yè)在生產(chǎn)經(jīng)營活動中可以減少人為失誤，引導(dǎo)企業(yè)的前進，對企業(yè)文化的建設(shè)有著潛移默化的影響。作為無形的企業(yè)資產(chǎn)，企業(yè)文化是企業(yè)資產(chǎn)的核心，對企業(yè)的發(fā)展有著關(guān)鍵的作用。在如此激烈的市場競爭中，如果企業(yè)有著優(yōu)秀的企業(yè)文化，這有著極大的競爭優(yōu)勢，別人也只能望其項背。此外，這也是一種隱性文化，是他人不可模仿的文化，深藏與企業(yè)員工和企業(yè)活動中。沒有企業(yè)檔案，企業(yè)的這種隱性文化就不能散發(fā)出來，無法做到具體化。所以企業(yè)檔案就是隱性文化的具體化載體。隨便一套企業(yè)業(yè)務(wù)流程、手冊都是企業(yè)文化的一個具體表現(xiàn)。

2.2 企業(yè)檔案是企業(yè)文化的橋梁

企業(yè)的文化對企業(yè)的員工有約束也有教育的意義，在潛意識里影響著每一位員工。在企業(yè)發(fā)展的歷史長河中，是通過一個接一個的活動、交流累積而來，逐漸被員工所熟知再接受發(fā)揚，并在整個過程中不斷得到完善。這每一個過程都需要企業(yè)員工參與，形成了企業(yè)里的特定的氛圍。這一切的一切都需要企業(yè)檔案來記載。在檔案中，可以找出當(dāng)時每個人鮮活的事跡。后人可以在其中吸取前人的經(jīng)驗，避免犯同樣的錯誤。企業(yè)檔案是公司員工與員工之間的溝通的橋梁。

2.3 企業(yè)檔案可以保護企業(yè)知識產(chǎn)權(quán)

知識產(chǎn)權(quán)是凝結(jié)著員工心血的資產(chǎn)，是企業(yè)的核心競爭力。知識產(chǎn)權(quán)是企業(yè)文化的一個具體表現(xiàn)。在市場競爭中，由于企業(yè)缺乏創(chuàng)新性文化，剽竊他人的勞動成果的現(xiàn)象經(jīng)常發(fā)生，侵犯知識產(chǎn)權(quán)的惡劣事件也時有發(fā)生。由于企業(yè)檔案記錄著企業(yè)的點滴，企業(yè)任何一個項目的研發(fā)都能在檔案中找到記錄，所以當(dāng)發(fā)生上述惡劣事件的時候，企業(yè)檔案中的產(chǎn)品文件、協(xié)議等都是具有法律效力的鐵證。企業(yè)檔案能夠有力地保護企業(yè)的知識產(chǎn)權(quán)。

2.4 企業(yè)檔案是員工學(xué)習(xí)企業(yè)文化的教材

企業(yè)新員工是企業(yè)的新鮮血液，為企業(yè)增添了新的活力。新員工人職，就需要讓他們感受到企業(yè)的文化氛圍，就需要對他們進行適當(dāng)?shù)呐嘤?xùn)。企業(yè)檔案是企業(yè)員工有效學(xué)習(xí)企業(yè)文化的教材，不論企業(yè)的技術(shù)還是人事方面，企業(yè)檔案對員工都有重要作用。對企業(yè)老員工來講，可以讓他們不斷接受新思想，學(xué)習(xí)新技術(shù)，能夠讓員工充分感受到外部環(huán)境，他們可以將外部環(huán)境和企業(yè)內(nèi)部文化相互融合，是企業(yè)員工提高文化素養(yǎng)的重要依據(jù)。通過對員工的各方面的培訓(xùn)，可以激發(fā)員工的工作潛能，不斷提升工作能力，創(chuàng)造更大的經(jīng)濟價值。

3 結(jié)束語

企業(yè)檔案管理為企業(yè)的文化建設(shè)提供了借鑒和依據(jù)。企業(yè)重視文化建設(shè)，就不能忽略企業(yè)的檔案管理。企業(yè)檔案本身具有文化屬性，承載的企業(yè)的文化，同時也要為企業(yè)文化建設(shè)服務(wù)。企業(yè)檔案工作者需要不斷提升自己的檔案管理水平，提高自己的文化素養(yǎng)，不斷追尋新的檔案管理方式，做好企業(yè)的檔案管理工作，為企業(yè)發(fā)展提供高質(zhì)量、全方位的服務(wù)。

參考文獻

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