電子、紙質(zhì)雙套制檔案進館標準研究

安云

摘要：各地檔案館目前都要求電子、紙質(zhì)雙套制檔案進館，指的是紙質(zhì)文件制作成數(shù)字化副本的從紙質(zhì)文件到電子文件的“雙套制”。但實踐中發(fā)現(xiàn)雙套制檔案移交進館過程中存在不少問題，例如紙質(zhì)、電子檔案不對應，難以協(xié)同管理、檔案進館標準繁瑣復雜、電子檔案質(zhì)量難以監(jiān)控等問題。本文歸納出雙套制檔案進館的四個難點，秉承“該說的要說到，說到要做到，做到的要見到，沒有記錄就沒有發(fā)生”的全新質(zhì)檢理念，研究以“統(tǒng)一、規(guī)范、對應、保密、齊全”四原則制定清單式的檔案進館標準。

關(guān)鍵詞：電子檔案；紙質(zhì)檔案；雙套制；清單；質(zhì)檢

在2011年召開的中央國家機關(guān)檔案工作會議上，楊冬權(quán)館局長指出：要在移交前對檔案進行數(shù)字化，并在移交時把檔案實體與檔案數(shù)字化數(shù)據(jù)一并移交。在今后十年檔案移交工作中，凡是要移交的檔案，首先必須數(shù)字化，只有把檔案數(shù)字化了，才能在檔案移交后本單位更方便地利用檔案，才能提高本單位的檔案利用效率，才能通過數(shù)字化利用代替原件利用來確保本單位檔案原件的安全。各地已紛紛開展了電子、紙質(zhì)檔案雙套制進館工作。以河南省鄭州市檔案館為例，該館自2011年就實行了紙質(zhì)檔案與電子檔案“雙套制”移交，明確要求“紙質(zhì)檔案、照片檔案進館前，必須進行數(shù)字化加工，聲像檔案轉(zhuǎn)化為數(shù)字格式，形成案卷級、文件級電子目錄和全文影像文件，并刻錄光盤隨同紙質(zhì)檔案一并進館”。但當前雙套制檔案進館工作存在著許多問題。

1雙套制檔案進館工作目前存在問題

1.1雙套制檔案指導進館工作不協(xié)調(diào)

檔案部門一般認為，電子檔案的移交接收工作方法與傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案的移交接收方法大不相同，電子檔案的移交與接收工作應與傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案相剝離，即成立專門的電子檔案管理部門承擔電子檔案的移交與接收工作，由其他部門承擔傳統(tǒng)載體檔案的移交與接收工作。

具體到鄭州市檔案局、館，有五個部門、科室分別負責雙套制檔案指導、進館工作，這樣由不同的部門分別移交和接收檔案的紙質(zhì)部分和電子版本部分，指導紙質(zhì)檔案的不負責指導電子檔案，各部門掌握的標準不統(tǒng)一，容易讓單位的檔案員無所適從，影響了檔案部門的聲譽。

多個部門間需要相互不斷核對檔案數(shù)量和內(nèi)容是否完整，大幅增加了雙套制檔案工作量和工作難度，還易丟失檔案內(nèi)容。由于不同部門有自己的工作計劃安排，傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案和電子檔案可能在不同的時間進行移交和接收，即使部門間的協(xié)調(diào)配合相對順暢，但也可能出現(xiàn)移交與接收不完整的情況。

1.2雙套制檔案執(zhí)行標準眾多不統(tǒng)一

紙質(zhì)檔案遵循的標準包括：立卷整理編目的文書檔案，案卷質(zhì)量要符合《機關(guān)檔案工作業(yè)務建設規(guī)范》和《文書檔案案卷格式》（GB/T9705-1988）的要求。以件為單位整理的文書檔案，案卷質(zhì)量要符合《歸檔文件整理規(guī)則》（DA/T22-2000）的要求。

針對紙質(zhì)檔案數(shù)字化，要執(zhí)行《紙質(zhì)檔案數(shù)字化技術(shù)規(guī)范》（DA/T31-2005），鄭州市也相繼出臺了一些相關(guān)標準，如《鄭州市數(shù)字檔案化技術(shù)標準（試行）》等。雖然這些規(guī)范標準對紙質(zhì)檔案掃描的色彩模式、分辨率等參數(shù)設置方面給出了原則性的規(guī)定，但這些規(guī)定均是粗線條的，需要掃描人員的主觀判斷。

國家局、河南省檔案局也在不斷出一些有關(guān)檔案信息化方面的標準、規(guī)范，其中有些地方是互相矛盾的。如國家局最近出臺的《數(shù)字檔案室》試點標準中，就對檔號的編制做了明確的規(guī)定，而這個規(guī)定與以前國家局所處的《檔號編制標準》及鄭州市所出的《鄭州市數(shù)字檔案化技術(shù)標準》是不一樣的。而檔號是紙質(zhì)檔案、電子檔案建立關(guān)聯(lián)的唯一聯(lián)系，掃描圖像命名方式要求按照檔號命名規(guī)則命名，檔號的唯一性可實現(xiàn)同一單位檔案數(shù)據(jù)的一次性批量掛接。因此檔號編制規(guī)則是非常重要的。

以上各個標準不但檔案員搞不明白，就連檔案行政管理部門的“老檔案”也難以掌握，又如何要求檔案數(shù)字化人員掌握所有標準，達到檔案進館要求呢？

1.3雙套制檔案數(shù)字化未做整理及鑒定

檔案整理是數(shù)字化工作的基礎，決定著數(shù)字化的質(zhì)量。因此，數(shù)字化前要對前期基礎工作欠缺的檔案進行重新整理，確保檔案分類、排列、編目的正確性、有序性。而目前普遍存在的問題是將檔案數(shù)字化工作外包給公司，公司水平良莠不齊，又只考慮經(jīng)濟利益，造成數(shù)字化質(zhì)量不高。

1.4雙套制檔案進館質(zhì)檢流程繁瑣

雙套制檔案進館工作中的重要一環(huán)是質(zhì)檢，其流程相當繁瑣。

紙質(zhì)檔案數(shù)字化后，必須在檔案館系統(tǒng)中將圖像數(shù)據(jù)和目錄數(shù)據(jù)通過一定的規(guī)則對應起來，以實現(xiàn)檢索利用。數(shù)據(jù)掛接一般是借助相關(guān)軟件進行批量、快速掛接。檔案質(zhì)檢人員對掛接后的數(shù)據(jù)逐條進行檢查，確保數(shù)據(jù)掛接準確無誤，發(fā)現(xiàn)錯誤及時進行重新掛接。

檔案質(zhì)檢人員需記錄數(shù)據(jù)關(guān)聯(lián)后的頁數(shù)，核對每一份文件關(guān)聯(lián)后的頁數(shù)與檔案整理、掃描填寫的頁數(shù)是否一致。

檔案質(zhì)檢人員需檢查每一份目錄數(shù)據(jù)、圖像數(shù)據(jù)，如出現(xiàn)不完整、不清晰有錯誤等質(zhì)量問題，特別是檔號、圖像文件掛接有誤時，抽檢標記為“不合格”，不合格的要予以改正。檔案質(zhì)檢人員要確保圖像文件的內(nèi)容、數(shù)量和排列順序與檔案原件一致，大幅文件圖像拼接的完整性，掃描圖像的清晰度、清潔度、偏斜度、完整度、失真度、平整度、方向性。

檔案質(zhì)檢人員統(tǒng)計新建和修改目錄的條數(shù)、掃描圖像的幅數(shù)。

檔案質(zhì)檢人員要對照原目錄清點檔案，檢查是否所有檔案都已還原。

檔案質(zhì)檢人員要檢查紙質(zhì)檔案排列順序是否正確，檢查檔案是否有損壞現(xiàn)象，檢查檔案裝訂是否符合國家規(guī)范要求。

可以說檔案質(zhì)檢人員要對紙質(zhì)、電子檔案進行100%檢查，所有不合格現(xiàn)象都要發(fā)現(xiàn)并做處理，其檢查點如上所示繁瑣復雜，一不小心就會漏檢。

而如果驗收小組檢查通過，檔案館接收人員就會簽字同意檔案入館，這樣檔案的管理責任就轉(zhuǎn)移到了檔案館，在進館管理時再發(fā)現(xiàn)問題，檔案館人員就只能自己解決，大大增加了日常管理工作強度，也不利用檔案的利用管理，所以制定一個合理的雙套制檔案進館標準，已成為當前檔案部門的當務之急。endprint

2提升雙套制檔案進館工作執(zhí)行力的新思路

什么是執(zhí)行力？執(zhí)行力就是管理者為實現(xiàn)戰(zhàn)略和階段性目標而具有的計劃、指揮、跟進、協(xié)調(diào)能力。具體到雙套制檔案進館工作，作為檔案行政管理部門，要知道涉及到該項工作的每個人在干什么，干的如何，需要哪些幫助……那么，作為檔案行業(yè)的管理者，檔案行政管理部門拿什么提高整個檔案行業(yè)的執(zhí)行力？

說到這個問題，我們先看看ISO9000管理系統(tǒng)的運作，ISO9000是國際標準化組織制定的一套“質(zhì)量保證體系”，其核心精髓是：該說的要說到，說到的要做到，做到的要見到?！霸撜f的要說到”是指：企業(yè)要求員工做到的一定形成制度、指令，按照規(guī)范的要求來運作；“說到的要做到”指的是：凡是企業(yè)制定形成的制度、規(guī)范、流程，一定要不折不扣地執(zhí)行下去；“做到的要見到”是指：執(zhí)行的過程和結(jié)果一定要留下記錄，沒有記錄就沒有發(fā)生。

我們?nèi)绻袸SO9000用于雙套制檔案進館工作管理當中，同樣可以成為“執(zhí)行力的保證體系”。如何保證執(zhí)行者“該說的要說到、說到的要做到、做到的要見到”呢？筆者以為要將檔案各種規(guī)范融入統(tǒng)一的標準中，避免進館工作的隨意性。通過集合整個負責進館工作團隊甚至整個檔案行業(yè)的力量來規(guī)范雙套制檔案，把原來只掌握在檔案行政指導人員手中的有關(guān)進館過程的信息向檔案從業(yè)人員、檔案數(shù)字化人員和檔案管理軟件開發(fā)公司公開，并做到凡標準中的內(nèi)容，都必須不折不扣地執(zhí)行，為此建立了責任追蹤制度，當每件事都留下記錄時，就很容易對質(zhì)檢責任進行追訴，以此提升進館檔案質(zhì)量。

3制定雙套制檔案進館標準原則

電子、紙質(zhì)檔案雙套制檔案進館工作有其特殊之處，制定進館標準需遵循以下四原則：

3.1統(tǒng)一

將紙質(zhì)檔案整理規(guī)范、數(shù)字化規(guī)范、保密規(guī)定、鑒定原則融入統(tǒng)一的標準中，避免令出多頭，為檔案員、檔案數(shù)字化人員、檔案行政指導人員、檔案館質(zhì)檢人員制定了一個統(tǒng)一、無歧義的標準。

在標準中通過建立統(tǒng)一的局館進館工作協(xié)調(diào)小組，明確雙套制移交進館的管理流程、人員責任，以解決雙套制檔案指導進館工作不協(xié)調(diào)的問題。

3.2劃控

檔案劃控是指根據(jù)國家的有關(guān)規(guī)定，對已滿一定期限的檔案進行鑒定，挑選出哪些檔案可開放，哪些檔案不可開放。對標有密級且未經(jīng)解密的涉密檔案，不得交由服務公司整理、數(shù)字化。

在雙套制檔案進館標準中，未解密的密級文件暫時不進行數(shù)字化，可在錄入時在備注字段注明“此文涉密，未掃描”。

按規(guī)定1980年以后形成的檔案只移交保管期限為永久和長期的案卷，因此，需要各單位對檔案重新鑒定，這樣才能確保國家的檔案資源更加完整和全面。

3.3規(guī)范

檔案進館工作首先要保證移交檔案的質(zhì)量。如果移交的檔案不符合案卷質(zhì)量標準，不僅會造成人力、物力和財力的浪費，而且也會給移交單位將來利用本機關(guān)檔案造成很大麻煩。各移交單位要認真按照有關(guān)要求，對應移交檔案做一次全面檢查、鑒定，對不符合案卷質(zhì)量要求的檔案要重新整理，查漏補缺，嚴把檔案質(zhì)量關(guān)，研究探索檔案整理與數(shù)字化加工的規(guī)律和特點，充分考慮本機關(guān)工作實際及可能出現(xiàn)的新情況、新問題，使檔案整理和數(shù)字化加工工作更具科學性、合理性，更符合本機關(guān)的實際情況。

雙套制檔案進館標準需明確紙質(zhì)檔案整理標準和電子檔案數(shù)字化標準。如掃描時分辨率選擇300dpi以上參數(shù)值。全文掃描中，要注意漏掃、重復、折頁壓字、顛倒、變形、大幅面分割掃描未拼接、灰度過黑、分件錯誤等問題。原文掃描，圖像要求多頁TIFF和雙層PDF格式。紙質(zhì)檔案整理要求規(guī)范，如責任者要用全稱或規(guī)范簡稱；題名要簡明扼要，包括責任者、事由、文種三部分，不能只有文種；人名項中要對題名中反映不全的人名進行著錄等。

3.4對應

雙套制檔案管理并非兩者機械相加，而應是內(nèi)部管理真正的相融即“1+1=1”，各種目錄（案卷級、文件級）必須與原始紙質(zhì)檔案和新形成的電子檔案三對應，掃描件盡量展現(xiàn)檔案原版原貌的原則，與實體檔案一致。

紙質(zhì)檔案與電子檔案要建立一定的對應關(guān)系，要實現(xiàn)目錄與原文的掛接。數(shù)字化的最終目的是為了利用，為了提高檢準率和檢全率，只有完成了目錄與原文的掛接，才能最終實現(xiàn)這一目標。在調(diào)研時發(fā)現(xiàn)，在電子檔案接收過程中，經(jīng)常出現(xiàn)目錄與原文無法掛接的情況，有的是因為目錄與原文不對應，有的是原文名命名不正確，有的是因為目錄錯誤等等。無論做得多認真的數(shù)據(jù)，在掛接過程中都會或多或少的進行修正。

在雙套制檔案進館標準中，電子檔案=目錄（統(tǒng)一的xls文件）+掃描電子文件（以檔號命名的pdf文件及tiff文件）

以檔號作為聯(lián)系，檔號的唯一性可實現(xiàn)同一單位檔案數(shù)據(jù)的一次性批量掛接。

4以清單方式實現(xiàn)對每一份檔案的每一項標準的質(zhì)檢

4.1清單的概念及意義

清單又名一覽表，英文名為Checklist，多用于核對時使用。

毫無疑問，清單并不能算高科技，也絕非酸腐雞肋的多此一舉。歸根結(jié)蒂，清單的本質(zhì)是溝通，清單的實施離不開團隊角色劃定。清單規(guī)定著個體的任務和分工，在某一具體動作實施前的事先說明，好給自己或他人提個醒。照著清單核對，就是檢視那些微小且漫不經(jīng)心的小bug。它們看似無關(guān)全局，卻會給人顏色看，甚至致命一擊。

4.2雙套制進館標準中引入清單質(zhì)檢

無論檔案人員進行多么細致的專業(yè)分工，無論接受數(shù)量多么巨大的培訓，在現(xiàn)實工作中一些關(guān)鍵的步驟還是會被忽略，一些錯誤還是無法避免或發(fā)現(xiàn)，比如因為忘記對移交的電子檔案做病毒檢測而造成整個服務器癱瘓。

在雙套制進館標準還為標準要求為每一卷、每一件檔案生成檢查清單，質(zhì)檢人員逐條進行檢查，只能打?qū)椿蝈e來表示每一項檢查結(jié)果，檢查人簽名負責，以此保證不遺漏任何簡單的質(zhì)檢點，不跳過任何簡單的步驟。清單會提醒檔案工作者不要忘記一些必要的步驟，并讓他們明白該干什么。這不僅是一種檢查方法，而且還是一種保障高水平績效的紀律。

清單編制的6大要點：①設定清晰的檢查點；②選擇合適的清單類型；③簡明扼要，不宜太長；④清單用語精煉、準確；⑤清單版式整潔，切忌雜亂無章；⑥必須在現(xiàn)實中接受檢驗。

清單不是無所不包的操作手冊，而應該成為幫助使用者發(fā)揮專業(yè)技能的有效工具，要做到簡潔、快速、實用。

建立質(zhì)檢清單就是建立了責任追蹤制度，當每件事都留下記錄時，就很容易對質(zhì)檢責任進行追訴，使得①人員之間可以共享成功經(jīng)驗。②作為整個系統(tǒng)管理者的檔案部門得以掌握和全面控制檔案進館活動。③知識得以積累。

5總結(jié)

制定雙套制檔案進館標準，本質(zhì)上是將檔案質(zhì)檢的各項內(nèi)容制度化、規(guī)范化、程序化的過程，可把千頭萬緒、紛繁復雜的檔案質(zhì)檢工作變得簡單而又可控，從而大幅提升檔案進館質(zhì)量。endprint