本科教學(xué)檔案規(guī)范化管理：困境與出路

呂坤+彭夏+何芬

摘要：本科教學(xué)檔案是本科教學(xué)運(yùn)行和教學(xué)管理過程中形成的各類記錄材料，是高等學(xué)校教學(xué)質(zhì)量與教學(xué)管理水平的證明。本文針對本科教學(xué)檔案化管理工作存在的一些問題和困難，提出了建議和對策。

關(guān)鍵詞：本科；教學(xué)檔案；管理

本科教學(xué)檔案是在本科教學(xué)運(yùn)行和教學(xué)管理過程中形成的文字、圖表、聲像等各種形式和載體，并通過分類整理、儲存保管的有價(jià)值的信息資料的歷史記錄。對于二級學(xué)院，需要?dú)w檔保存的教學(xué)資料通常包括以下幾類：一、教學(xué)管理類檔案，包括為保障教學(xué)各環(huán)節(jié)順利運(yùn)行的各類制度、規(guī)定、辦法、條例等，如上級教育主管部門或?qū)W校相關(guān)部門下達(dá)的有關(guān)文件，學(xué)校、學(xué)院制定的與教學(xué)相關(guān)的各項(xiàng)規(guī)章制度等；二、教學(xué)運(yùn)行類檔案，包括學(xué)生在校學(xué)習(xí)期間課堂教學(xué)、實(shí)踐教學(xué)等各環(huán)節(jié)的完整的過程記錄，如試卷、學(xué)生課程成績單、課程設(shè)計(jì)、實(shí)驗(yàn)報(bào)告、實(shí)習(xí)報(bào)告、畢業(yè)設(shè)計(jì)（論文）等；三、教學(xué)業(yè)務(wù)類檔案，包括與教師教學(xué)過程相關(guān)的各類資料，如教學(xué)大綱、教學(xué)計(jì)劃、教學(xué)任務(wù)書、教學(xué)日歷等有關(guān)資料，精品課程、重點(diǎn)課程、系列課程、一般課程建設(shè)的規(guī)劃、實(shí)施方案、總結(jié)等；四、教學(xué)研究類檔案，包括教學(xué)改革立項(xiàng)、評優(yōu)、評獎(jiǎng)等資料，如各類教改項(xiàng)目的立項(xiàng)申請書、實(shí)施計(jì)劃、成果總結(jié)、教學(xué)成果類、優(yōu)秀教學(xué)質(zhì)量獎(jiǎng)等的申報(bào)材料、獲獎(jiǎng)獎(jiǎng)狀、證書等。

教學(xué)檔案對高校來說具有十分重要的作用，是高等學(xué)校教學(xué)質(zhì)量的證明。比如，教學(xué)管理類檔案是否健全，執(zhí)行是否到位，直接反映了一所學(xué)校的教學(xué)管理水平。而通過教學(xué)運(yùn)行類檔案，則可以追溯一名本科生成長、成才的全過程。目前學(xué)校正在不斷完善已畢業(yè)校友信息庫建設(shè)，就是希望通過追蹤人才培養(yǎng)的全過程，來評估學(xué)校的人才培養(yǎng)水平。教學(xué)業(yè)務(wù)類檔案是否完整，反映了一所學(xué)校的本科教學(xué)工作是否規(guī)范、嚴(yán)謹(jǐn)。而通過教學(xué)研究類檔案則可以看出學(xué)校在教學(xué)改革與創(chuàng)新方面取得的成果。由此可見，完整、翔實(shí)的本科教學(xué)檔案能夠真實(shí)而全面地反映了一所學(xué)校本科教學(xué)工作的發(fā)展歷史、現(xiàn)狀以及未來走向。

正因?yàn)楸究平虒W(xué)檔案具有反映一所學(xué)校本科教學(xué)質(zhì)量的“證據(jù)”的作用，在教育部組織的歷次本科教學(xué)評估過程中，評估專家的一項(xiàng)非常重要的工作就是查閱教學(xué)檔案。通過查閱教學(xué)檔案，了解學(xué)校的教學(xué)過程以及教學(xué)管理水平，進(jìn)而對學(xué)校的本科教學(xué)質(zhì)量做出客觀評價(jià)。由此可見，對高等學(xué)校本科教學(xué)檔案進(jìn)行規(guī)范化管理尤為重要。

然而在實(shí)際的教學(xué)管理過程中我們發(fā)現(xiàn)，本科教學(xué)資料檔案化管理工作存在很多困難。首先，部分老師對于提交教學(xué)檔案存在一定的抵觸情緒，對教學(xué)資料歸檔的意識比較淡薄，對哪些教學(xué)資料要?dú)w檔、如何歸檔不清楚、不理解。通常都是要求提交某類教學(xué)資料時(shí)，匆匆忙忙應(yīng)付了事，導(dǎo)致教學(xué)資料歸檔不及時(shí)，甚至部分資料存在疏漏，錯(cuò)誤等情況，直接影響到教學(xué)檔案的真實(shí)性與有效性。

其次，近年來，各高校的本科人才培養(yǎng)方案都在逐漸提高實(shí)踐教學(xué)環(huán)節(jié)的比重，同時(shí)還增加了創(chuàng)新、創(chuàng)業(yè)、實(shí)訓(xùn)等環(huán)節(jié)。與傳統(tǒng)的課堂教學(xué)環(huán)節(jié)不同，實(shí)踐教學(xué)、創(chuàng)新、創(chuàng)業(yè)、實(shí)訓(xùn)等教學(xué)環(huán)節(jié)更加注重訓(xùn)練的過程，因此對于教學(xué)資料歸檔的要求也更高。而學(xué)院并沒有設(shè)置專職負(fù)責(zé)教學(xué)檔案管理的崗位，教學(xué)資料的收集、整理、歸檔等工作全部由本科教學(xué)秘書負(fù)責(zé)。在當(dāng)前中國大學(xué)的管理體制下，學(xué)院本科教學(xué)秘書要負(fù)責(zé)傳達(dá)教務(wù)處及其他相關(guān)部分下發(fā)的各項(xiàng)工作任務(wù)，同時(shí)又要向教務(wù)處及相關(guān)部分反饋一線教師對于教學(xué)工作的意見、建議和要求。這種上傳、下達(dá)的工作看似簡單，實(shí)則困難重重。一線教師對于教學(xué)管理工作的不理解，學(xué)校相關(guān)部門制定工作方案“不接地氣”，都會導(dǎo)致教學(xué)秘書與學(xué)校相關(guān)部門、一線教師之間溝通成本急劇增加。教學(xué)秘書的工作常常陷入各種瑣事的協(xié)調(diào)、溝通中，很難有時(shí)間和精力系統(tǒng)地歸類、整理各類教學(xué)檔案。最后演變成上面要什么材料，下面就收什么材料，教學(xué)資料檔案化管理的意識不強(qiáng)，動力不足，主動性缺失。

此外，本科教學(xué)資料檔案化管理缺乏完善的制度保障。對于教學(xué)檔案的留存缺乏統(tǒng)一的認(rèn)識，究竟哪些資料該留存、留存多久，隨意性很大。根據(jù)我們的調(diào)查，部分學(xué)校為了迎接教學(xué)檢查、教學(xué)評估，臨時(shí)抱佛腳，對于教學(xué)資料，該留的不該留的統(tǒng)統(tǒng)保留，甚至對過往缺失的資料造假后補(bǔ)。而教學(xué)檢查、教學(xué)評估過去后，教學(xué)資料的歸檔工作又進(jìn)入真空地帶。過猶不及，這種無序的教學(xué)檔案管理模式，必然會影響到高校的本科人才培養(yǎng)質(zhì)量。

針對本科教學(xué)資料檔案化管理工作中遇到的困難，結(jié)合教學(xué)管理工作實(shí)際情況，我們提出以下建議。

一、 教師肩負(fù)著培養(yǎng)人才的重任，而上課僅僅是人才培養(yǎng)諸多環(huán)節(jié)中的一環(huán)。針對很多教師只管上課，其他一律不關(guān)心的問題，建議通過組織座談、教研活動等方式，激發(fā)教師的主觀能動性，使教師能夠從更高的角度理解人才培養(yǎng)的全過程，而不是局限于自己的一門課。要協(xié)助教師對教學(xué)過程進(jìn)行翔實(shí)的記錄，通過記錄、反省、改進(jìn)、提高，不斷提升人才培養(yǎng)質(zhì)量。

二、 伴隨著信息技術(shù)的高速發(fā)展，各高校逐漸引進(jìn)高效率的教學(xué)檔案管理平臺。電子化的教學(xué)資料從保存、歸檔、查詢、統(tǒng)計(jì)分析等各方面都具有傳統(tǒng)紙質(zhì)化教學(xué)檔案無法比擬的優(yōu)勢。因此建議學(xué)校加大教學(xué)管理信息化的速度，加快本科教學(xué)檔案電子化的步伐，使得本科教學(xué)檔案管理更加規(guī)范、高效、便捷。

三、 加強(qiáng)本科教學(xué)檔案管理方面的制度建設(shè)，明確按時(shí)提交完整、準(zhǔn)確、翔實(shí)的教學(xué)資料是教師應(yīng)盡的義務(wù)。建議將教學(xué)資料的完整度、準(zhǔn)確度納入到教師教學(xué)水平評價(jià)體系中去。從制度上督促教師對本科教學(xué)全過程進(jìn)行記錄，為教學(xué)質(zhì)量評估、評價(jià)打下基礎(chǔ)。

本科教學(xué)檔案是反映一所學(xué)校教學(xué)水平和管理水平的重要資料，目前高校管理中心下移，各二級學(xué)院成為最基本的教學(xué)管理單位。為了使教學(xué)檔案能夠更好地服務(wù)于本科人才培養(yǎng)，學(xué)校、學(xué)院、教師應(yīng)各司其職，從資料留存、制度建設(shè)、軟硬件平臺建設(shè)等各方面切實(shí)提升本科教學(xué)檔案管理水平和效率。

作者簡介：

呂坤，彭夏，何芬，北京市，中國礦業(yè)大學(xué)（北京）理學(xué)院。endprint