新時期黨校系統(tǒng)檔案管理發(fā)展路徑探析

鄭楊

摘 要：黨校檔案具有學(xué)校教學(xué)檔案、黨政機(jī)關(guān)文書的雙重特性。黨校系統(tǒng)現(xiàn)行檔案制度已經(jīng)不能適應(yīng)教學(xué)、科研工作量的增長，成為黨校亟需建立系統(tǒng)、完備的制度解決的重要問題之一。本文旨在通過對黨校系統(tǒng)檔案管理工作存在檔案意識淡薄、檔案制度缺失、收存技術(shù)落后、缺少專業(yè)人才等問題進(jìn)行探究，提出增強(qiáng)檔案意識、規(guī)范檔案管理流程、強(qiáng)化技術(shù)應(yīng)用等方式，全方位優(yōu)化黨校系統(tǒng)檔案管理工作，充分發(fā)揮檔案價值。

關(guān)鍵詞：黨校系統(tǒng)；檔案管理；新時期

中圖分類號：G270.7 文獻(xiàn)標(biāo)識碼：A 文章編號：1009 — 2234（2017）12 — 0194 — 03

引言

黨校的檔案管理工作的內(nèi)涵可概括為在黨校的教學(xué)、科研、行政事務(wù)等活動中形成的文字、影像等各種類型可以留存、可供查閱的檔案資料進(jìn)行管理的過程。當(dāng)下，人們可以通過翻閱黨校檔案這種信息資源，了解該校發(fā)展與變化的任何一個階段，為黨校系統(tǒng)的改革與發(fā)展提供重要的參考依據(jù)。隨著信息化建設(shè)的發(fā)展，黨校系統(tǒng)的改革不斷推進(jìn)，需要黨校的檔案管理工作必須有所創(chuàng)新、有所變革，只有這樣才能適應(yīng)社會的發(fā)展。因此，加強(qiáng)與完善新時期黨校系統(tǒng)檔案管理工作尤為重要。

一、新時期黨校檔案管理工作存在的問題

（一）檔案意識淡薄

黨校的檔案管理工作記錄學(xué)校教學(xué)、科研等發(fā)展的方方面面，現(xiàn)已成為黨校管理工作的重要環(huán)節(jié)之一。黨校的檔案管理工作，可以為黨校未來的改革、健康發(fā)展提供更加可靠、真實的參考依據(jù)。當(dāng)下，黨校系統(tǒng)對檔案管理工作的重要性、必要性認(rèn)識存在偏差，對檔案信息轉(zhuǎn)化意識和使用效率意識不足，使得檔案管理工作沒有真正落到實處。有些在黨校從事該項工作的員工覺得自己的職責(zé)是整理一些文件資料，檔案工作沒什么實質(zhì)性內(nèi)容，對于檔案的現(xiàn)實作用并不了解和掌握。加之，負(fù)責(zé)檔案管理的工作人員態(tài)度不端正、責(zé)任感不足，缺乏足夠的檔案管理相關(guān)理論知識的支撐，工作多停留在保管好一些重要文件的層面，只要可以順利通過年終的檢查就可以了，對檔案事業(yè)的戰(zhàn)略作用與意義認(rèn)識不足，降低檔案資源利用率。

（二）檔案制度缺失

當(dāng)前，部分具有先進(jìn)意識的黨校也編制一些相關(guān)的檔案管理制度，其主要內(nèi)容多是針對紙質(zhì)檔案。比如文書檔案分類整理、歸檔材料的內(nèi)容與項目提出了明確的要求，缺少有關(guān)電子檔案等其它類型檔案歸檔的工作細(xì)則、工作程序、工作秩序，檔案管理制度依據(jù)不足。從新時期黨校檔案信息化時代的發(fā)展趨勢來看，電子檔案日益增多，其整理與歸檔日漸重要。由于這類檔案在記錄方式、載體形式、收存方法上與紙介檔案存在很大差異，如果只是簡單將電子檔案文件記錄在光盤中存放，不利于檔案自身價值的實現(xiàn)。黨校亟須建立、完善現(xiàn)有電子文件檔案歸檔、管理制度。從目前多數(shù)黨校系統(tǒng)發(fā)展的實際情況來看，這項工作的程序、細(xì)則制定不足，并沒有建立起標(biāo)準(zhǔn)化的電子檔案管理制度。

（三）檔案收存技術(shù)落后

目前，大部分黨校系統(tǒng)對檔案的收存，實行集中管理。有的地方黨校受經(jīng)費(fèi)等因素的限制基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)不完備，如專門收存檔案的庫房面積不大，主要用來保管黨政機(jī)關(guān)的文書檔案，收存種類少、收存率低，無法適應(yīng)黨校教學(xué)、科研發(fā)展新常態(tài)。即使部分黨校已經(jīng)為其檔案部門購置掃描、打印機(jī)、更換計算機(jī)等設(shè)備，但這些設(shè)備多用于進(jìn)行文字處理、簡單記錄檔案目錄方面，沒有實現(xiàn)文檔真正意義上的電子化管理。即使一些黨校的檔案管理已然進(jìn)入辦公自動化階段，但自動化程度較低，在使用先進(jìn)的計算機(jī)技術(shù)處理檔案數(shù)據(jù)、記錄對象電子化存檔等方面，仍然不具備綜合處理能力。

（四）專業(yè)管理人才匱乏

人才方面存在劣勢?，F(xiàn)今黨校系統(tǒng)檔案管理急需配備具有高素質(zhì)、綜合統(tǒng)籌能力的專職檔案工作人員。當(dāng)下檔案工作人員中就讀于檔案專業(yè)的人不多。多數(shù)工作人員懂得紙質(zhì)檔案管理，對于電子檔案管理不熟悉，沒有真正做到“專職”。面對新時期黨校檔案工作日漸增多的發(fā)展新形勢，具備充分知識儲備、熟知檔案工作內(nèi)容、明晰如何進(jìn)行檔案管理，并能將此項工作引向深入的研究型人才能夠發(fā)揮重要作用。對于黨校系統(tǒng)來說，其檔案管理依舊處于傳統(tǒng)簡單收集、整理范疇，且表現(xiàn)出隨意性、盲目性。另外，通常受黨校內(nèi)部編制限制，多采取雇用兼職檔案員工的方式，工作人員薪資水平不高、沒有工作積極性，使得檔案部門工作人員隊伍整體質(zhì)量上不去，使得黨校系統(tǒng)檔案管理質(zhì)量差、效率不高，制約了該項工作實現(xiàn)縱深發(fā)展。

（五）新技術(shù)開發(fā)使用力度不足

黨校檔案的實質(zhì)是綜合利用各種可以開發(fā)利用的信息資源，為黨校的建設(shè)、發(fā)展提供高質(zhì)量的服務(wù)。當(dāng)下黨校檔案工作呈現(xiàn)出重視內(nèi)部管理，對外服務(wù)不足，重視硬件建設(shè)，軟件建設(shè)不足的態(tài)勢。很多有價值的檔案信息資源沒有得到利用、開發(fā)，沒有發(fā)揮其功能與價值。檔案工作信息化水平低，處于落后狀態(tài)。

二、新時期黨校檔案管理工作路徑探析

探索黨校系統(tǒng)的檔案管理工作路徑，更好地適應(yīng)黨校發(fā)展新常態(tài)、更好地服務(wù)于各方面工作，是當(dāng)下亟需解決的首要問題。本文認(rèn)為，黨校系統(tǒng)檔案管理工作可以從以下四個方面進(jìn)行改進(jìn)：

（一）提高檔案意識，突出思想引領(lǐng)

增強(qiáng)對檔案工作的認(rèn)識，離不開黨校全體教職員工的共同參與?？刹捎弥谱餍麄髀嬚埂⑿麄餍∫曨l的方式在教學(xué)樓電梯處播放、在食堂電視播放以傳播檔案知識、檔案價值，增強(qiáng)職工的檔案歸檔意識，讓職工可以在未來工作中主動將需要?dú)w檔的材料進(jìn)行基礎(chǔ)的收集與整理，為檔案可以盡早實現(xiàn)其服務(wù)價值奠定基礎(chǔ)。首先，對黨校目前的檔案管理工作進(jìn)行摸底，全方位了解紙介檔案、電子檔案真實情況。其次，邀請檔案管理信息化水平高的企業(yè)、事業(yè)單位相關(guān)負(fù)責(zé)人、高校檔案管理學(xué)教授，結(jié)合前期摸底工作結(jié)果，全面分析現(xiàn)今存在問題，科學(xué)合理、有針對性的對本單位工作人員進(jìn)行業(yè)務(wù)培訓(xùn)和親臨指導(dǎo)，協(xié)助本校員工高質(zhì)量地完成日常檔案材料的收集和立卷工作。再次，為了更好地聚焦重點(diǎn)，督促學(xué)習(xí)，可以利用學(xué)?！肮潭ɑ顒尤铡遍_展與檔案相關(guān)應(yīng)知應(yīng)會知識測試等方式將學(xué)習(xí)引向深入。使得黨校全體職工廣泛、系統(tǒng)地學(xué)習(xí)檔案知識，了解檔案有關(guān)法律、法規(guī)的內(nèi)容，進(jìn)一步強(qiáng)化檔案意識，用理念推動實踐的發(fā)展，促進(jìn)黨校職工在日后工作中自覺、主動、按時將需要存檔的資料交送給檔案室工作人員，方便檔案工作者有序的完成日常檔案資料收集、整理工作。endprint

（二）依規(guī)管理，檔案工作制度化、流程化

制度化、流程化是黨校系統(tǒng)更好地開展檔案管理工作的關(guān)鍵。檔案管理工作要結(jié)合自身特點(diǎn)，從源頭抓起，由淺入深，不斷突破現(xiàn)有工作遇到難點(diǎn)。例如：存檔使用的盤片要由信息部門統(tǒng)一有計劃的進(jìn)行采購、發(fā)放，盤片的使用實現(xiàn)登記制度并且專人專用，還要預(yù)留臨時工作盤供借調(diào)或臨時工作人員使用。年底盤片應(yīng)按照文件歸檔統(tǒng)一要求進(jìn)行記錄與上交。

整章建制，全面規(guī)范梳理。一是黨校系統(tǒng)檔案室負(fù)責(zé)人牽頭，依據(jù)《檔案法》的相關(guān)規(guī)定，制定《紙介、電子檔案工作流程》和《加強(qiáng)紙介、電子檔案管理的細(xì)則》，對于檔案收集、整體、記錄、歸檔 等每一個環(huán)節(jié)都制定明確要求，將部門職責(zé)落實到崗位、將崗位職責(zé)落實到每一個人。建立黨校檔案室部門職責(zé)清單，將當(dāng)下涉及到檔案管理的崗位工作職責(zé)細(xì)分到每個人，完善責(zé)任落實與考評制度。二是建立紙介、電子檔案雙重歸檔管理制度。有些有價值的紙質(zhì)、電子文件雙重載體記錄留存的檔案必須同時歸檔。三是強(qiáng)化組織領(lǐng)導(dǎo)，將檔案管理納入日常工作。黨校系統(tǒng)各級分管部門領(lǐng)導(dǎo)要增加對檔案管理工作檢查、指導(dǎo)次數(shù)，初期應(yīng)至少兩個月一次，以規(guī)范檔案管理工作。逐步將黨校系統(tǒng)檔案管理工作引到正確的航向。另外，還要建立檔案加密數(shù)據(jù)庫和公開信息審核制度，對于參與黨校學(xué)習(xí)學(xué)生個人情況信息等要標(biāo)明密級，進(jìn)行保密；對于可公開的檔案資源要經(jīng)過嚴(yán)格審核后，才可公開。多重制度的建立使得檔案管理工作更加科學(xué)、規(guī)范。建全監(jiān)督檢查機(jī)制、考評意見反饋的制度，使得檔案工作有章可循。

（三）強(qiáng)化技術(shù)應(yīng)用，檔案管理信息化

檔案資源豐富是新時期黨校系統(tǒng)提升檔案管理信息化首要前提。對于黨校系統(tǒng)來說，檔案工作管理能力的提升離不開相關(guān)基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，可通過增加資金投入確保檔案的儲存空間足夠，拓展收存檔案的種類，使得檔案室收藏資源更加豐富，使其可以更有效地為學(xué)校教學(xué)、科研進(jìn)行服務(wù)。當(dāng)前黨校系統(tǒng)檔案發(fā)展趨勢要求建立電子檔案存儲數(shù)據(jù)庫，以網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的應(yīng)用，為檔案管理信息化發(fā)展打下堅實的基礎(chǔ)。黨校系統(tǒng)各部門管理檔案資料可以充分利用內(nèi)外網(wǎng)資源，力爭無紙化辦公，使得檔案管理工作邁向新臺階。通過網(wǎng)絡(luò)歸檔電子材料有助于工作效率、質(zhì)量雙提升。另外，黨校也可以通過將其與本校網(wǎng)站的數(shù)字化圖書館一起，建立二者網(wǎng)絡(luò)服務(wù)平臺的方式，實現(xiàn)圖書、檔案管理的信息化建設(shè)。

（四）培養(yǎng)高級人才，提升檔案質(zhì)量

工作人員的綜合素質(zhì)直接關(guān)系到檔案工作的質(zhì)量，要引進(jìn)與培養(yǎng)檔案管理高級人才。黨校隨著教學(xué)與科研任務(wù)拓展，檔案工作人員的整體素質(zhì)不強(qiáng)，在發(fā)展過程中，缺乏高素質(zhì)檔案管理人才的現(xiàn)狀越演愈烈。應(yīng)通過專項人才引進(jìn)等方式促使從業(yè)人員隊伍整體素質(zhì)提升。人員任用借助對外招聘、對內(nèi)調(diào)整多種手段，不斷改善人才配置結(jié)構(gòu)。同時注重人員綜合素質(zhì)培訓(xùn)，藉此用最短時間使得工作人員自身素質(zhì)和專業(yè)素質(zhì)能夠得到快速的增強(qiáng)，提升檔案管理水平。另外，通過適當(dāng)提升薪酬等方式吸引有實力的專業(yè)性人才。組建優(yōu)質(zhì)檔案從業(yè)隊伍，不僅是黨校系統(tǒng)順利開展檔案管理業(yè)務(wù)的需求，更是適應(yīng)黨校系統(tǒng)檔案管理新常態(tài)的重要保證。另外，要提升檔案從業(yè)人員應(yīng)用網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行電子檔案信息處理的水平，與其掌握的檔案管理專業(yè)化理論、知識相融合，成為黨校系統(tǒng)檔案管理復(fù)合性人才。

（五）提升開發(fā)利用水平，共享檔案資源

黨校系統(tǒng)檔案較之一般學(xué)校具有專用性、獨(dú)特性。我們應(yīng)該在建立開放式的網(wǎng)絡(luò)服務(wù)平臺檔案系統(tǒng)的基礎(chǔ)上，注重檔案管理網(wǎng)絡(luò)化的驅(qū)動作用，充分利用現(xiàn)代手段，實現(xiàn)檔案資源的共享。在進(jìn)行決策時，將這一資源的實用價值充分體現(xiàn)。一是建立黨校系統(tǒng)檔案資源共享渠道，以共享檔案資源促使服務(wù)能力提升。注重檔案資源信息化深度研發(fā)，實現(xiàn)分類管理，完善信息化檔案目錄匯編、網(wǎng)上檢索等工具的功能，有效的使用網(wǎng)絡(luò)以促進(jìn)資源共享。教學(xué)內(nèi)容相關(guān)檔案資料要做到隨時查閱，方便教職工使用。同時，逐步主動開展檔案信息內(nèi)容的增值服務(wù)工作，注重智能服務(wù)、提供信息咨詢，深度開發(fā)利用檔案信息資源。二是構(gòu)建校內(nèi)電子文檔信息中心，教職工用戶可以在職權(quán)范圍內(nèi)自主上傳、下載檔案資源，在滿足其需求的同時，也提升了檔案管理的工作效率。三是提供遠(yuǎn)程檢索服務(wù)，用戶主體實現(xiàn)多元化，擴(kuò)大服務(wù)范圍，發(fā)揮檔案的社會效益。學(xué)生和教師都可以隨時了解黨校教學(xué)計劃安排、進(jìn)程周期、課程任務(wù)，向全社會展現(xiàn)黨校系統(tǒng)檔案管理的服務(wù)水平。

四、結(jié)語

面對黨校系統(tǒng)檔案管理工作的新常態(tài)，采用多種手段優(yōu)化黨校系統(tǒng)檔案管理工作，促使黨校系統(tǒng)檔案管理工作標(biāo)準(zhǔn)化，充分發(fā)揮檔案價值。隨著我國的社會的發(fā)展進(jìn)入新時期，黨校系統(tǒng)檔案管理工作呈現(xiàn)出復(fù)雜化的發(fā)展趨勢，亟需在實踐中探析更好的發(fā)展路徑以不斷完善。通過上文對黨校系統(tǒng)檔案管理工作中存在問題以及發(fā)展未來路徑的論述，促使黨校系統(tǒng)檔案管理工作改進(jìn)，順應(yīng)黨校系統(tǒng)改革發(fā)展趨勢，實現(xiàn)黨校系統(tǒng)可持續(xù)、健康、快速發(fā)展。

〔參 考 文 獻(xiàn)〕

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〔責(zé)任編輯：楊 赫〕endprint