檔案管理工作的規(guī)范化探析

樊小珍

摘 要：檔案管理工作承載著管理信息的重要責任，是任何社會基本單元的基礎(chǔ)性組成部門之一，也是進行內(nèi)部管理的重要參考資料，如果不能規(guī)范化的進行檔案管理工作，就很有可能導致一系列問題的出現(xiàn)。與此同時，隨著社會的快速發(fā)展，社會所面臨的檔案管理形式也出現(xiàn)了更多的變化，這就給新形勢下的檔案管理工作提出了更高的要求。在這樣的背景下，進行檔案管理工作的規(guī)范化處理已經(jīng)發(fā)展成為了團體所要考慮的重要工作之一。但是，截至目前為止，在進行檔案管理工作的過程中，往往還存在著一定的制約因素，這些因素嚴重的制約了檔案管理工作作用的發(fā)揮。針對這樣的情況，本文將對檔案管理工作過程中存在的規(guī)范化問題進行分析研究，并根據(jù)新形勢對于檔案管理工作的新要求，找尋出新形勢下檔案管理工作規(guī)范化措施方案新要求。

關(guān)鍵詞：新形勢；檔案管理工作；規(guī)范化

檔案管理也稱檔案工作，它是指將分散、零亂以及失去實際使用價值的文件進行集中、系統(tǒng)地保管，從而為今后的需要提供憑證和參考依據(jù)、價值的總稱。檔案管理在企業(yè)或者國家機關(guān)中看似沒有多大的作用和貢獻，但是在實際發(fā)展中，它卻是企業(yè)或者國家機關(guān)中重要的工作組成部分，直接關(guān)系到企業(yè)或國家機關(guān)是否能夠健康發(fā)展。另外，檔案管理也是一項維護和保護歷史發(fā)展的關(guān)鍵性工作。檔案管理工作的規(guī)范化，既是檔案順利管理的保障，也是一個企業(yè)和單位管理水平的體現(xiàn)；它既可以滿足檔案工作在現(xiàn)代社會發(fā)展的需要，又在單位現(xiàn)階段發(fā)展狀況、單位人員的綜合素質(zhì)、以往的經(jīng)驗教訓以及未來的發(fā)展規(guī)劃等方面為單位決策者提供了重要的、詳細的、真實的資料和依據(jù)，從而幫助決策者做出科學合理的、適合單位長期使用的發(fā)展規(guī)劃。

1 對當前檔案管理工作的概述

目前，檔案管理工作存在較多的問題，例如，對檔案管理的重視程度不高，對工作缺乏責任意識，檔案管理的理念與時代發(fā)展不相適應，認識上存在模糊概念，對檔案管理的價值認識不到位，工作中，沒有將檔案管理理論與實際進行有機結(jié)合，因此，為了實現(xiàn)對檔案管理的有效落實，需要以時代發(fā)展為前提，堅持與時俱進，明確檔案管理的功能，與時代接軌，運用科學合理的手段和方式，制定合適的工作計劃。同時，注重與實際相結(jié)合，對管理理念進行深化和更新，提高管理人員的責任意識，調(diào)動工作積極性和熱情，推動檔案管理中國的規(guī)范化和科學化，保證各項工作更加滿足法律法規(guī)的要求。面對新的形式，鑒于機遇與挑戰(zhàn)的并存，檔案管理要重視與時俱進，開拓創(chuàng)新，緊跟時代步伐，完善檔案管理中國，推動規(guī)范化進程。根本的思想就是強化重視，深化認識，提高素質(zhì)，加快規(guī)范性速度，結(jié)合信息化管理手段，清楚發(fā)展障礙，循序漸進地推動方案管理工作的發(fā)展。

2 新形勢下如何加強檔案管理工作的規(guī)范化

2.1 對檔案管理工作的相關(guān)規(guī)章制度進行不斷健全和完善

為了實現(xiàn)對檔案管理工作的規(guī)范，要保證這項工作的穩(wěn)定性，這也是推進檔案管理工作法制化的必然要求，為管理工作的科學化、合理化和規(guī)范化提供保障。當前，雖然在檔案管理方面存在一定的法律法規(guī)，在一定程度上維護了檔案管理工作的基礎(chǔ)不被破壞，能夠為檔案管理中基本的信息收集和整理提供了支持，但是，隨著社會的發(fā)展以及檔案管理工作的復雜，檔案管理的設施在不斷優(yōu)化和升級，需要對檔案管理模式進行創(chuàng)新和發(fā)展，與時代保持同步。這就要求管理人員要具有憂患思想，對工作具有緊張感，對相關(guān)理論知識進行不斷更新和豐富，重視職業(yè)素養(yǎng)的培養(yǎng)，強化法制建設，協(xié)助人員進行相關(guān)法律法規(guī)的學習，推動檔案管理的法制化。同時，要不斷進行制度的完善，結(jié)合工作實際，形成行之有效的舉措，更好地發(fā)揮檔案管理工作的功能和價值。

2.2 給予檔案管理工作足夠的重視與投入

為了促進檔案管理工作規(guī)范性的提升，進而保證檔案能夠給予更加全面的信息數(shù)據(jù)治療。在進行檔案管理規(guī)范性處理的過程中，要充分的加強對于檔案管理工作的重視程度，提升檔案管理工作涉及范圍和區(qū)域，讓檔案可以詳實的反映出人民群眾的真實情況資料，重點突出信息的重要核心區(qū)域。這就需要在進行檔案管理的過程中，根據(jù)對相關(guān)數(shù)據(jù)資料的整合研究，盡可能的進行對相關(guān)資料進行完善研究，提升檔案管理工作可以發(fā)揮的作用。例如，在進行檔案管理的過程中，可以從多個角度進行對檔案管理工作的優(yōu)化處理，保證人民群眾的實際情況得到充分的反應，促進檔案管理工作作用的發(fā)揮。

2.3 運用科學、合理的管理模式，促進檔案管理職能的發(fā)揮

對于檔案管理工作，其根本目的是推動社會和經(jīng)濟的進步，使得檔案主體能夠準確把握行業(yè)發(fā)展現(xiàn)狀和規(guī)律。對于檔案管理工作，其根本對象就是檔案，其具有被利用的價值，這也反映了檔案管理工作的根本意義。因此，對于檔案管理者，要重視對檔案的有效開發(fā)和利用，這也在一定程度上有利于管理中工作職能的發(fā)揮。為此，作為檔案管理工作者，要掌握科學的管理模式，對先進的檔案管理技術(shù)進行不斷學習，在檔案的收集、整理和保存過程中，運用科學的方法和手段，同時，在日常工作中，要保證工作的條理性，抓住重點。例如，對于檔案管理中的檢索等各種，雖然屬于檔案管理的前期項目，但是，如果能夠保證工作的順暢性，能夠為后續(xù)工作奠定堅實的基礎(chǔ)。對于一些價值高的檔案，要重視備份，防止原件的丟失和外借，保證檔案的安全性。檔案管理人員要結(jié)合實際，及時改進不完善的地方，及時更正錯誤。

2.4 充分利用先進的信息科學技術(shù)

針對目前檔案管理工作存在的規(guī)范性不足問題，要從檔案管理方式入手，充分的總結(jié)傳統(tǒng)的檔案管理工作存在的不足。并在進行檔案管理的過程中，結(jié)合快速發(fā)展的現(xiàn)代管理技術(shù)，提升檔案管理效率。例如，通過對現(xiàn)代信息管理技術(shù)的使用，進行對檔案信息的數(shù)字化處理，將檔案資料轉(zhuǎn)化成為電子數(shù)據(jù)，不僅僅可以提升數(shù)據(jù)資料的安全程度，對于檔案資料的調(diào)取也提供了很多的方便。

檔案管理工作的規(guī)范化，既為檔案管理工作的順利進行提供了有力的保障，又符合現(xiàn)代社會發(fā)展的需求，同時又體現(xiàn)了一個企業(yè)和單位的管理水平，為單位決策者提供了重要的、詳細的、真實的資料和依據(jù)，從而幫助決策者做出科學合理的、適合單位長期使用的發(fā)展規(guī)劃。因此，各單位應重視檔案管理工作，轉(zhuǎn)變落后觀念，完善、健全檔案管理工作的規(guī)章制度，加強提高檔案管理人員的能力和素質(zhì)，從而實現(xiàn)檔案管理的價值。

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