信息技術(shù)在檔案管理工作中的運(yùn)用

摘 要：處于互聯(lián)網(wǎng)時(shí)代背景下，信息技術(shù)已經(jīng)普及到各行各業(yè)，信息技術(shù)的運(yùn)用使得各行業(yè)是工作效率和效益不斷提高，加強(qiáng)使用信息技術(shù)是時(shí)代發(fā)展的需求，對(duì)于水利行業(yè)的檔案管理工作也一樣。檔案詳細(xì)記錄了過去的事情和工作，把不同類型的記錄進(jìn)行詳細(xì)分類存儲(chǔ)是檔案管理工作的重要環(huán)節(jié)。當(dāng)今社會(huì)電子技術(shù)和互聯(lián)網(wǎng)的迅猛發(fā)展和信息技術(shù)的不斷更新對(duì)檔案管理工作的發(fā)展有著重要影響，在檔案管理工作中使用信息技術(shù)不但能夠提高工作效率還能優(yōu)化資源，因此單位管理中檔案信息化管理已經(jīng)成為一種大趨勢(shì)，并且信息技術(shù)在檔案管理工作也體現(xiàn)出了其較高的使用價(jià)值。本文分析了信息技術(shù)在檔案管理工作中的運(yùn)用。

關(guān)鍵詞：信息技術(shù)；檔案管理工作；運(yùn)用

檔案信息化是新時(shí)期事業(yè)檔案對(duì)于檔案管理部門工作的重新規(guī)劃和組織，要求在進(jìn)行檔案管理工作中全面使用現(xiàn)代信息技術(shù)來對(duì)檔案資料進(jìn)行分類、存儲(chǔ)和服務(wù)基層，實(shí)現(xiàn)檔案管理工作信息化，既檔案管理網(wǎng)絡(luò)化、數(shù)字化、以及規(guī)范化等。使用現(xiàn)代信息技術(shù)來對(duì)傳統(tǒng)的檔案管理技術(shù)進(jìn)行改造，使檔案管理工作能適應(yīng)數(shù)字化時(shí)代的新變化，盡可能的滿足社會(huì)對(duì)檔案管理工作的需要，這是信息技術(shù)在檔案管理工作中運(yùn)用的重點(diǎn)內(nèi)容。隨著科學(xué)技術(shù)的快速發(fā)展，信息技術(shù)在檔案管理工作中的應(yīng)用已經(jīng)是事業(yè)檔案管理部門發(fā)展的大趨勢(shì)，它能提高工作效率，促進(jìn)單位健康穩(wěn)定發(fā)展。因此，信息技術(shù)在檔案管理工作中的運(yùn)用具有重要意義。

1 信息技術(shù)在檔案管理工作中運(yùn)用的重要性

處于互聯(lián)網(wǎng)信息社會(huì)中，檔案信息作為其中最為重要的信息，對(duì)單位的發(fā)展起著重要作用。隨著互聯(lián)網(wǎng)的發(fā)展和普及，檔案管理工作電子化已經(jīng)成為當(dāng)前檔案管理的重要內(nèi)容，是檔案管理工作未來發(fā)展的大方向。在檔案管理工作中運(yùn)用信息技術(shù)可以提高工作效率，成本較低，節(jié)約資源，符合當(dāng)今社會(huì)提倡的低成本高效率；檢索資料方便、快捷節(jié)省時(shí)間；相比較傳統(tǒng)的紙張檔案來說具有存儲(chǔ)時(shí)間長，容易保存優(yōu)勢(shì)，使得檔案管理工作效率更高，更加規(guī)范化、科學(xué)化。

2 信息技術(shù)給檔案管理工作帶來的重大變化

1）實(shí)現(xiàn)了資源共享。檔案記錄了各單位發(fā)展的歷史，在檔案管理工作中非常重要，特別是在當(dāng)今社會(huì)人力資源檔案管理工作能保證單位各個(gè)部門實(shí)現(xiàn)人員合理配置?；ヂ?lián)網(wǎng)信息技術(shù)在檔案管理工作中的應(yīng)用能夠突破以往檔案管理的封閉現(xiàn)象，實(shí)現(xiàn)資源共享，使人們?cè)谛枰檎屹Y料的時(shí)候更加方便。檔案管理能夠打破傳統(tǒng)檔案管理的封閉性，實(shí)現(xiàn)檔案信息共享，使需要檔案信息的人方便查閱，提高單位重大決策的科學(xué)性。電子信息檔案管理工作的優(yōu)勢(shì)使得互聯(lián)網(wǎng)信息技術(shù)中的存儲(chǔ)功能必須達(dá)到較高的水平。例如在使用現(xiàn)存儲(chǔ)設(shè)備中在激光視頻技術(shù)使用基礎(chǔ)上能促使光盤驅(qū)動(dòng)機(jī)快速發(fā)展。信息技術(shù)中的光盤驅(qū)動(dòng)機(jī)具記錄密度較高、存儲(chǔ)容量教大以及穩(wěn)定性等特點(diǎn)使之使用的更加普遍。實(shí)現(xiàn)資源的共亨性是互聯(lián)網(wǎng)信息技術(shù)的最大優(yōu)點(diǎn)。

2）增強(qiáng)檔案的使用壽命。紙質(zhì)檔案受氣候、環(huán)境的影響較大，而且在長期的資料查閱使用過程中容易導(dǎo)致文字紙張受損，使得檔案的壽命縮短嗎，降低使用效率?；ヂ?lián)網(wǎng)信息技術(shù)的使用防止了使用者直接接觸檔案卷宗，消除了各種因素對(duì)檔案的腐蝕，增強(qiáng)了檔案的使用壽命。互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)運(yùn)用在檔案管理中突破了傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案管理的各種束縛。

3）使用自動(dòng)化檢索工具，提高工作效率。檔案管理工作中現(xiàn)代檢索方式使信息技術(shù)最基本的功能。針對(duì)不同檔案管理體系，檢索的關(guān)鍵詞也不相同，比如可以使用姓名檢索、檔案名稱檢索、檔案編號(hào)等各種信息檢索。在檔案管理工作中使用信息技術(shù)檢索工具，能夠節(jié)省檢索者的時(shí)間和所需要信息的豐富、全面性，提高工作效率。

4）實(shí)現(xiàn)多種形式的檔案管理和運(yùn)用。在進(jìn)行檔案管理工作的時(shí)候會(huì)遇到照片、圖片和各種錄像視頻等資料，傳統(tǒng)的檔案管理中使用的底片和膠片次數(shù)較多，這會(huì)使得照片資料出現(xiàn)磨損或者丟失等現(xiàn)象。此外電視錄像這些資料保存更加不方便，傳統(tǒng)的音頻、視頻存儲(chǔ)以后在需要的時(shí)候必須使用型號(hào)匹配的播放器才可以使用，另外膠帶屬于易燃物品，不易保存等這些都是傳統(tǒng)檔案管理存在的弊端。使用互聯(lián)網(wǎng)信息技術(shù)對(duì)檔案進(jìn)行管理可以防止這些問題的出現(xiàn)，保證照片存貯、畫面清晰，長期使用?；ヂ?lián)網(wǎng)信息技術(shù)能存儲(chǔ)海量信息，可以存儲(chǔ)大量的照片和視頻以便以后查閱。視頻一但存入計(jì)算機(jī)，在需要的時(shí)候就可以直接打開查看，方便快捷。所以，使用互聯(lián)網(wǎng)信息技術(shù)能對(duì)各種形式的檔案信息進(jìn)行存貯、管理、查閱，提高了檔案管理工作的效率，解決了傳統(tǒng)檔案管理工作存在的難題。

5）使用信息技術(shù)網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)進(jìn)行宣傳，提高檔案的使用效率。檔案對(duì)于單位來說非常重要，它記錄了單位的發(fā)展歷程和每個(gè)職工的信息資料，因此，檔案能夠指引單位朝著正確的方向發(fā)展。每個(gè)單位可以使用互聯(lián)網(wǎng)平臺(tái)宣傳一些較為成功的案例和榜樣人物，使大家能夠從互聯(lián)網(wǎng)上進(jìn)行查看，充分發(fā)揮檔案的職能，提高使用效率。

3 信息技術(shù)在檔案管理工作中運(yùn)用的發(fā)展趨勢(shì)

1）構(gòu)建數(shù)字化的檔案館。數(shù)字化檔案館是使用互聯(lián)網(wǎng)電子遠(yuǎn)程技術(shù)來獲得檔案資料的一種方式，它的核心是數(shù)字化檔案在不同環(huán)境中為使用者提供檔案資料的便捷性。首先、注重人才培養(yǎng)。建立一支綜合素養(yǎng)高的檔案管理隊(duì)伍，定期開展有針對(duì)性的培訓(xùn)活動(dòng)，激勵(lì)檔案管理人員積極學(xué)習(xí)各方面科學(xué)文化知識(shí)和檔案管理技能，提升他們的綜合素養(yǎng)。另外要增強(qiáng)檔案管理人員的信息處理能力，尤其是數(shù)字化檔案管理中大量的信息技術(shù)軟件使用能力，鼓勵(lì)檔案管理人員不斷學(xué)習(xí)計(jì)算機(jī)信息技術(shù)，跟上互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)更新的步伐。其次、保證最基礎(chǔ)的設(shè)施完善。單位領(lǐng)導(dǎo)階層要把檔案室的建設(shè)規(guī)劃到工作中，保證檔案管理工作的軟件和硬件設(shè)施齊全。計(jì)算機(jī)系統(tǒng)數(shù)據(jù)庫要能滿足存儲(chǔ)、管理的需求和技術(shù)、成本的需要。另外需要注意的是計(jì)算機(jī)系統(tǒng)和軟件是否和數(shù)據(jù)庫匹配。同時(shí)，選擇的計(jì)算機(jī)數(shù)據(jù)系統(tǒng)要滿足當(dāng)前和以后幾年檔案資料的要求。

2）實(shí)現(xiàn)檔案管理工作信息數(shù)字化。首先，使用現(xiàn)代數(shù)字媒體技術(shù)。檔案信息管理系統(tǒng)是一個(gè)復(fù)雜且系統(tǒng)的綜合技術(shù)工作，它包括對(duì)信息的處理、收錄、檢索、等各個(gè)環(huán)節(jié)。要相使得檔案信息管理朝著數(shù)字化、標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化方向發(fā)展，就一定要加大現(xiàn)代數(shù)字媒體技術(shù)的使用力度，使得檔案信息數(shù)字化實(shí)現(xiàn)科學(xué)。其次、構(gòu)建互聯(lián)網(wǎng)信息數(shù)字化平臺(tái)。要想建立檔案信息數(shù)字化體系，就要根據(jù)具體情況，從實(shí)際出發(fā)，逐漸實(shí)現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)信息數(shù)字平臺(tái)，建立專門的軟件工程，建立不同類型的檔案信息數(shù)據(jù)庫，把檔案信息進(jìn)行分類管理，實(shí)現(xiàn)分類查詢、檢索的功能。此外，進(jìn)行檔案信息數(shù)字化體系建設(shè)過程中要保證檔案部門的信息系統(tǒng)和單位其他部門之間的聯(lián)系，使得資源系統(tǒng)能夠?qū)崿F(xiàn)連接，以便后期使用。

使用互聯(lián)網(wǎng)信息技術(shù)對(duì)檔案進(jìn)行管理，能夠克服傳統(tǒng)檔案管理工作中存在的弊端，提高檔案管理工作的效率和水平，促使單位穩(wěn)定、健康發(fā)展。目前的檔案管理工作中信息技術(shù)使用的有效性存在不足之處，單位只有加強(qiáng)對(duì)檔案管理工作信息技術(shù)的建設(shè)，充分利用其優(yōu)勢(shì)，才能實(shí)現(xiàn)信息技術(shù)在檔案管理工作中的巨大價(jià)值。使得檔案管理工作實(shí)現(xiàn)全面信息化、數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化，跟上社會(huì)發(fā)展的步伐，滿足灌區(qū)發(fā)展的需求。

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作者簡介

馬小英（1978-），女，大專，陜西省延安市吳起縣，館員，研究方向：檔案管理。