淺析電子檔案管理與傳統(tǒng)檔案管理的利弊

摘 要：隨著社會的飛速發(fā)展，人們對檔案管理提出了更高的要求，傳統(tǒng)檔案管理很大程度上不能滿足當前的需求。一方面，計算機網(wǎng)絡(luò)與現(xiàn)代人們的日常生活密不可分，電子檔案管理將是大勢所趨，另一方面，傳統(tǒng)檔案具有不可替代的優(yōu)勢，本文就是在此背景下對電子檔案管理與傳統(tǒng)檔案管理雙方利弊進行了淺析。

關(guān)鍵詞：電子檔案管理；傳統(tǒng)檔案管理；利弊

李克強總理在2015年的《政府工作報告》中首次提出并通過《關(guān)于積極推進“互聯(lián)網(wǎng)+”行動的指導(dǎo)意見》等政策大力推動“互聯(lián)網(wǎng)+”行動計劃以來，各行各業(yè)都迎來了新的一輪變革，甚至產(chǎn)生了全新的業(yè)態(tài)、誕生了全新的行業(yè)，毫無疑問，“互聯(lián)網(wǎng)+”對于檔案工作也有著巨大的創(chuàng)新、推動作用。隨著社會的飛速發(fā)展，人們對檔案管理提出了更高的要求，傳統(tǒng)檔案管理很大程度上不能滿足當前的需求。一方面，計算機網(wǎng)絡(luò)與現(xiàn)代人們的日常生活密不可分，電子檔案管理將是大勢所趨，另一方面，傳統(tǒng)檔案具有不可替代的優(yōu)勢。

1 電子檔案管理與傳統(tǒng)檔案管理二者的關(guān)系

電子檔案，是指通過計算機磁盤等設(shè)備進行存儲，與紙質(zhì)檔案相對應(yīng)，相互關(guān)聯(lián)的通用電子圖像文件集合，通常以案卷為單位。傳統(tǒng)檔案是多以紙質(zhì)形式存在，且具有保存價值的歷史記錄。二者既相輔相成，又具有明顯的差異性。

1.1 相輔相成

1）傳統(tǒng)檔案管理原理是電子檔案管理的基礎(chǔ)。電子檔案采用信息化技術(shù)將傳統(tǒng)檔案進行了有效的整合與優(yōu)化，是傳統(tǒng)檔案管理發(fā)展的成果。

2）電子檔案與傳統(tǒng)檔案具有不可分割性。傳統(tǒng)檔案管理的信息屬于社會實踐數(shù)據(jù)，這些數(shù)據(jù)具有文件原始記錄性和歷史再現(xiàn)性。對電子檔案管理來說，同樣需要保障信息的可靠與真實性，因此，傳統(tǒng)檔案資料就是其真實性的重要保證。

3）電子檔案的出現(xiàn)使傳統(tǒng)檔案的信息量得以擴大。建立在信息技術(shù)上的電子檔案具有容量大、實時共享的優(yōu)勢，不僅可以存儲各種各樣的檔案信息，還可以實現(xiàn)資源共享，在進行檔案利用時具有更好的便利性與快捷性。同時，如果想要查看實體的傳統(tǒng)檔案，還可以直接通過電子檔案的記錄將其調(diào)出，進而實現(xiàn)直接獲取。

1.2 差異性

1）電子文件檔案的歸檔時間與傳統(tǒng)檔案不同。電子文件檔案可以在文件辦理結(jié)案后隨時歸檔，或在某一時間周期定時統(tǒng)一歸檔，由文件形成部門通過網(wǎng)絡(luò)傳送給檔案部門，并用電子數(shù)碼簽名封簽認證，由檔案工作人員接收登記，按事由原則給出檔案分類號，設(shè)定訪問限制級別，以便將來用戶查找利用。這樣隨時歸檔，一方面可以避免文件漏歸，保證歸檔率和完整率，另一方面也符合電子文件自身的特點，快速便捷，還可以避免檔案的流失和病毒的破壞。

2）電子檔案在保管方式上和傳統(tǒng)檔案有差異。電子文件存儲載體一般為：只讀光盤、一次寫光盤、可擦寫光盤、磁帶等。電子檔案保管要求除應(yīng)具備紙質(zhì)檔案一般的要求外，還應(yīng)符合下列條件：（1）歸檔載體應(yīng)作防寫處理。不得擦、劃、觸摸記錄涂層。（2）載體應(yīng)直立存放，做到防塵、防變形。（3）存放時應(yīng)注意遠離強磁場，并與有害氣本隔離。

3）電子文件的分類、編目等管理方式與傳統(tǒng)檔案不同。因為電子文件的特殊性，可以達到文件一級的管理，所以，檔案部門在接收到文件同時，可以馬上給每份文件編制一個唯一的文件號，并給出相應(yīng)的分類號和檔案號，根據(jù)上下行文之間的關(guān)系，再給出相關(guān)文件號，在歸檔的同時進行主題詞標引、著錄。技術(shù)條件允許時可以編制多角度、全方位的檢索工具方便檢索查詢信息。用戶只須給出文件分類號或主題詞，即可以找出相應(yīng)的文件和相關(guān)的上下級行文及附件，從而大大減輕檔案工作人員的勞動強度。

4）電子文件查詢利用方式和傳統(tǒng)檔案不同。只有符合一定條件，利用者才能注冊、登記成為電子文件中心或電子檔案館的會員，會員就可以通過遠程登錄等方式，經(jīng)電子文件中心進行確認身份并確定查閱權(quán)限獲得許可后，才可以查詢有關(guān)的電子檔案信息，并要進行借閱登記和繳納查詢費用。

2 電子檔案管理的利與弊

2.1 電子檔案管理的優(yōu)勢

1）電子檔案管理提高了傳統(tǒng)檔案管理的效率。電子檔案最大的優(yōu)勢就是快捷和方便，檔案歸檔、檔案存儲、檔案查詢等工作時間大大縮短，使得檔案管理效率大幅度提升，給傳統(tǒng)的檔案管理方式帶來了巨大的飛躍。

2）電子檔案管理的出現(xiàn)，減少了紙質(zhì)文件的使用數(shù)量， 實行無紙化辦公模式，更加符合現(xiàn)代環(huán)保、低碳的理念。

2.2 電子檔案管理的弊端

1）電子檔案信息管理必須要有相關(guān)網(wǎng)絡(luò)軟硬件的配套和支撐。無論是對軟件、硬件，以及檔案工作人員的相關(guān)素質(zhì)都有著很高的要求。但是，從目前整體條件來看，尤其是各基層單位的檔案工作信息化建設(shè)的投入還很不足，面臨著比較大的困難。

2）電子檔案管理的信息載體面臨變質(zhì)與老化危機，如果長期使用，可能出現(xiàn)資料無法讀取現(xiàn)象，因此，電子檔案管理模式下，應(yīng)該做好相關(guān)的安全備份工作，保護手段可以采用云技術(shù)等。

3）電子檔案在進行數(shù)據(jù)共享與傳輸時，面臨復(fù)雜的網(wǎng)絡(luò)風(fēng)險，例如病毒、黑客攻擊等，管理人員需要加強數(shù)據(jù)信息安全管理，可以采取建立網(wǎng)絡(luò)防火墻、檔案加密的方式對電子檔案資料加以防護。

3 傳統(tǒng)檔案管理的優(yōu)缺點

3.1 紙質(zhì)檔案管理的優(yōu)點

1）真實性和安全性。檔案的一個重要功能便是憑證功能。因此檔案的真實性和安全性便顯得尤為重要。紙質(zhì)檔案往往難以做到無痕跡修改，人們往往認為這種“白紙黑字”的紙質(zhì)憑證具有較高的可信度。

2）憑證效力和法律效力。紙質(zhì)檔案作為現(xiàn)在最廣泛的記錄載體，其所具有的憑證效力和法律效力是不可置疑的。

3.2 紙質(zhì)檔案管理的缺點

1）紙質(zhì)檔案在存儲空間上的弊端十分明顯。紙質(zhì)檔案管理需要占用大量的空間，需要耗費檔案管理者大量的精力和勞力。而電子檔案一般存儲在光盤里，這也就免去了占有場地充當檔案室、雇傭?qū)ｉT的檔案管理人員的麻煩。

2）紙質(zhì)檔案容易受到環(huán)境因素的影響，從而造成不同程度的損毀。例如高溫、高濕、有害氣體等，都會使紙張變得易碎、壽命變短。

3）由于電子檔案的出現(xiàn)，使紙質(zhì)檔案的利用受到了一定程度的沖擊。

4 結(jié)論

綜上所述，傳統(tǒng)檔案管理與電子檔案管理都有其顯著的優(yōu)越性，同時也有不可忽視的缺陷。

電子檔案管理模式較傳統(tǒng)檔案管理來說，在很多方面都有了提升，最為直觀的表現(xiàn)就是檔案管理的效率得到提高。傳統(tǒng)檔案管理具有其不可替代的優(yōu)勢，電子檔案管理與傳統(tǒng)檔案管理兩者有著很多的共性，在現(xiàn)階段和將來的一段時間內(nèi)，電子檔案管理還不能完全代替?zhèn)鹘y(tǒng)檔案管理。

5 結(jié)束語

通過以上分析，給我們今后的檔案管理工作帶來了一些啟示：由于對檔案管理的要求越來越高、信息管理量和管理范圍越來越大，這就要求我們實現(xiàn)檔案管理手段要多元化，在今后很長的一段時間內(nèi)，我們檔案管理人員應(yīng)該在進行傳統(tǒng)檔案管理時，更積極的加強檔案信息化建設(shè)，深化電子檔案管理，提高檔案管理質(zhì)量。

參考文獻

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[2]《國家重大建設(shè)項目文件歸檔要求與檔案整理規(guī)范》（國家檔案局DAT28-2002）.

[3]《電子文件管理基礎(chǔ)》丁海斌 趙淑梅主編.

[4]《檔案信息化建設(shè)實務(wù)》楊公之主編.

作者簡介

侍莉莉，女，館員，從事科技檔案管理工作。