精細(xì)化融入企業(yè)檔案管理的實(shí)踐與思考

摘 要：檔案是在企業(yè)各項(xiàng)活動(dòng)中形成的，也是生產(chǎn)、經(jīng)營(yíng)和管理活動(dòng)的控制手段。企業(yè)有效地管理檔案，可協(xié)助企業(yè)管控運(yùn)行。企業(yè)檔案工作多年實(shí)踐同樣證明，精細(xì)化管理已成為企業(yè)管理的要求和檔案管理的發(fā)展方向。新時(shí)代企業(yè)檔案管理工作是集諸多事項(xiàng)為一體的管理過程，用精細(xì)化的管理手段保存好檔案是企業(yè)檔案管理的重中之重。

關(guān)鍵詞：精細(xì)化；企業(yè)；檔案管理；實(shí)踐

檔案是在企業(yè)各項(xiàng)活動(dòng)中形成的，也是生產(chǎn)、經(jīng)營(yíng)和管理活動(dòng)的控制手段。檔案作為企業(yè)發(fā)展的歷史記憶和證據(jù)，印證著企業(yè)發(fā)展的每一步。企業(yè)有效地管理檔案，可協(xié)助企業(yè)管控運(yùn)行。企業(yè)檔案工作經(jīng)驗(yàn)來(lái)自企業(yè)改革發(fā)展的實(shí)踐需要，也必然伴隨企業(yè)改革發(fā)展、適應(yīng)企業(yè)管理創(chuàng)新的新要求不斷發(fā)展提升。精細(xì)化管理的理論已逐漸被越來(lái)越多的企業(yè)管理者所接受，精細(xì)化管理是一種先進(jìn)的管理文化和管理方式。企業(yè)改革發(fā)展的實(shí)踐表明，管理的作用越來(lái)越重要，而精細(xì)化管理也日益成為企業(yè)參與市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)的利器。企業(yè)檔案工作多年實(shí)踐同樣證明，精細(xì)化管理已成為企業(yè)管理的要求和檔案管理的發(fā)展方向。

1 企業(yè)檔案精細(xì)化管理的意義

1.1 檔案精細(xì)化管理是現(xiàn)代企業(yè)管理的新趨勢(shì)

隨著企業(yè)的不斷發(fā)展，檔案的種類和數(shù)量急劇增長(zhǎng)，檔案工作面臨管理落后、利用效率不高等種種難題，給保管和利用帶來(lái)諸多問題，不可避免地會(huì)影響企業(yè)檔案事業(yè)的發(fā)展。同時(shí)，利用檔案的人群也希望檔案部門能及時(shí)地?zé)o遺漏地向其提供所需要的檔案材料，并迅速傳遞到每一個(gè)需要利用的地方。這些都對(duì)檔案工作提出了更高的要求，因此檔案管理手段的改革創(chuàng)新已成為提高管理水平的必然要求。

精細(xì)化作為現(xiàn)代工業(yè)化時(shí)代的一個(gè)管理概念，最早是由日本企業(yè)在20世紀(jì)50年代提出的?，F(xiàn)代企業(yè)制度的“產(chǎn)權(quán)清晰、權(quán)責(zé)明確、政企分開、管理科學(xué)”要求和現(xiàn)代產(chǎn)權(quán)制度的“歸屬清晰、權(quán)責(zé)明確、保護(hù)嚴(yán)格、流轉(zhuǎn)順暢”的要求，沒有有效的檔案管理支撐就難以實(shí)現(xiàn)。企業(yè)管理發(fā)展的新趨勢(shì)表明：管理的系統(tǒng)性、技術(shù)與管理結(jié)合、即時(shí)信息需求等特點(diǎn)，都需要有完整有效的檔案管理為基礎(chǔ)，也給企業(yè)檔案管理創(chuàng)新提出更高要求和挑戰(zhàn)。作為各類資產(chǎn)的憑證依據(jù)，企業(yè)的資產(chǎn)管到哪里，檔案工作就應(yīng)延伸到哪里?，F(xiàn)代企業(yè)檔案工作，就是適應(yīng)現(xiàn)代企業(yè)制度要求，基于現(xiàn)代信息技術(shù)，有效服務(wù)企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)管理、維護(hù)企業(yè)合法資信權(quán)益、記錄傳承企業(yè)文化的檔案管理。

1.2 加強(qiáng)企業(yè)檔案精細(xì)化管理是提高企業(yè)管理水平的需要

企業(yè)檔案是對(duì)企業(yè)日常生產(chǎn)活動(dòng)最真實(shí)、最直接的記錄，只有通過檔案才能明確企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)及員工的工作情況。檔案管理是確保企業(yè)管理工作的基礎(chǔ)，企業(yè)檔案管理是評(píng)判一個(gè)企業(yè)綜合管理水平的重要標(biāo)準(zhǔn)。檔案資料的積累和利用，直接關(guān)系著企業(yè)的經(jīng)營(yíng)管理水平和經(jīng)濟(jì)效益。

1.3 加強(qiáng)企業(yè)檔案精細(xì)化管理為企業(yè)發(fā)展提供有價(jià)值的信息

檔案是企業(yè)歷史的真實(shí)記錄，是一份完整的、寶貴的無(wú)形資產(chǎn)。企業(yè)只有充分開發(fā)與利用檔案信息資源，才能創(chuàng)造出更多的經(jīng)濟(jì)利潤(rùn)，只有將這些歷史記錄進(jìn)行收集和保存，融入精細(xì)化管理，形成有機(jī)的信息資源集合，才能充分為企業(yè)制定正確的創(chuàng)新發(fā)展目標(biāo)，實(shí)現(xiàn)企業(yè)經(jīng)營(yíng)的穩(wěn)定性和長(zhǎng)久性。

2 實(shí)施檔案精細(xì)化管理的有效措施

2.1 加強(qiáng)檔案制度建設(shè)，健全檔案管理機(jī)制

建立健全企業(yè)檔案管理機(jī)制體制建設(shè)，檔案管理負(fù)責(zé)人首先要“理順體制”?？茖W(xué)設(shè)置專門的檔案管理部門，設(shè)立自上而下逐級(jí)管理的領(lǐng)導(dǎo)機(jī)制體制，明確相關(guān)管理人員各自的職責(zé)權(quán)限，配備專職檔案管理人員從事檔案工作，切實(shí)加強(qiáng)企業(yè)檔案工作管理力度。企業(yè)要強(qiáng)化檔案管理意識(shí)，將檔案管理納入企業(yè)發(fā)展規(guī)劃，使其與企業(yè)安全生產(chǎn)、經(jīng)營(yíng)管理等工作同計(jì)劃、同部署、同檢查；納入部門年度績(jī)效考核管理，同考核、同評(píng)價(jià)、同獎(jiǎng)懲。

建立健全企業(yè)檔案歸檔、借閱、保密、安全、利用等管理制度和服務(wù)機(jī)制，要制定科學(xué)完善的檔案收集制度，把收集到的信息集中統(tǒng)一移交到檔案管理部門，形成一個(gè)系統(tǒng)的檔案收集、保存、管理體系，最后，達(dá)到檔案管理工作有規(guī)律有秩序地進(jìn)行。例如：成立“公司檔案管理領(lǐng)導(dǎo)小組”，加強(qiáng)對(duì)檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)；成立“公司檔案鑒定銷毀領(lǐng)導(dǎo)小組”，對(duì)檔案鑒定銷毀進(jìn)行各環(huán)節(jié)個(gè)流程審批，確保檔案科學(xué)保管、安全有效。制定《檔案工作突發(fā)事件應(yīng)急處置預(yù)案》，對(duì)突發(fā)事件的處理進(jìn)行詳細(xì)的部署和安排，確保檔案資料的安全和完整；制定《工程項(xiàng)目檔案移交風(fēng)險(xiǎn)抵押金管理辦法》、《項(xiàng)目檔案管理實(shí)施細(xì)則》，進(jìn)一步加強(qiáng)項(xiàng)目檔案管理；制定《電子檔案管理辦法》，按標(biāo)準(zhǔn)要求建立檔案數(shù)據(jù)庫(kù)、實(shí)現(xiàn)檔案信息化。通過以上措施，進(jìn)一步規(guī)范企業(yè)檔案管理工作，做到有法可依，有章可循，使檔案工作走上制度化、規(guī)范化、精細(xì)化的軌道。

2.2 嚴(yán)格審核把關(guān)，做好檔案材料的收集

檔案是來(lái)源于各項(xiàng)活動(dòng)的原始記錄，它真實(shí)再現(xiàn)了各項(xiàng)活動(dòng)的過程和結(jié)果。企業(yè)檔案收集工作就是按照國(guó)家的有關(guān)規(guī)定，通過切實(shí)可行的措施和方法，把對(duì)國(guó)家和企業(yè)有保存和利用價(jià)值的各類文件材料集中到企業(yè)檔案管理部門，使它們得到安全保存的工作。檔案的收集和歸檔是檔案管理工作的前提和基礎(chǔ)，檔案齊全完整的程度與整理質(zhì)量的高低，都可以通過收集工作直接反映出來(lái)。一份檔案材料收集是否完整、準(zhǔn)確，分類是否合理，儲(chǔ)存是否得當(dāng)，直接影響到其后期的使用。檔案管理人員在把握收集材料范圍和途徑的基礎(chǔ)上，要根據(jù)工作實(shí)際情況，參與文件材料的管理，加強(qiáng)對(duì)日常收集工作的檢查和指導(dǎo)，盡可能地防止和減少檔案材料的流失。只有做好各類檔案材料的收集工作，才能為提高案卷質(zhì)量打下扎實(shí)的基礎(chǔ)。

2.3 加強(qiáng)檔案基礎(chǔ)工作，規(guī)范檔案管理流程

檔案工作是科學(xué)性、標(biāo)準(zhǔn)性、專業(yè)性強(qiáng)的工作，但也是一項(xiàng)以利用為主的服務(wù)性工作。檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化也是檔案管理精細(xì)化的一項(xiàng)重要基礎(chǔ)，檔案精細(xì)化通過制定和貫徹各種標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范，使管理職責(zé)、業(yè)務(wù)范圍、分工協(xié)作有了統(tǒng)一的科學(xué)準(zhǔn)則和依據(jù)，確保了檔案各項(xiàng)工作能夠有機(jī)結(jié)合，在管理中得到最佳的效益。讓檔案管理人員明確自己“要做什么，怎么做，達(dá)到什么效果”，對(duì)崗位職責(zé)、流程和效果一目了然，從而避免走彎路，避免不必要的疏漏，提高工作質(zhì)量。例如：可以結(jié)合企業(yè)檔案管理實(shí)際，對(duì)檔案工作六大環(huán)節(jié)（收集、整理、鑒定、保管、統(tǒng)計(jì)、利用）按流程操作，按標(biāo)準(zhǔn)歸檔。嚴(yán)格依據(jù)《企業(yè)檔案工作規(guī)范》制定分類規(guī)則，按照永久、定期（30年、10年）的檔案保管期限進(jìn)行分類整理、歸檔保管。根據(jù)檔案管理各項(xiàng)制度，對(duì)各類文件材料的收集、保管、利用等情況進(jìn)行監(jiān)督檢查。檔案管理員對(duì)需歸檔保存的各類文件材料進(jìn)行認(rèn)真分類、組卷，系統(tǒng)整理，確保歸檔資料的規(guī)范、準(zhǔn)確，負(fù)責(zé)資料的復(fù)核、歸檔和電子數(shù)據(jù)的維護(hù)工作，對(duì)不符合要求的材料，及時(shí)要求有關(guān)責(zé)任人員進(jìn)行補(bǔ)充完善。檔案借閱、復(fù)制、移交都必須履行必要的手續(xù)。通過規(guī)范檔案管理流程，使管理人員在動(dòng)態(tài)管理中不斷完善自我，使企業(yè)在動(dòng)態(tài)管理中不斷得以創(chuàng)新，進(jìn)而突出人在管理中的地位，實(shí)現(xiàn)以人為中心的管理，發(fā)揮精細(xì)化管理的作用。

2.4 加強(qiáng)教育培訓(xùn)，提高管理人員綜合素質(zhì)

檔案工作的性質(zhì)決定了檔案管理是綜合性、專業(yè)性、管理性較強(qiáng)的崗位。企業(yè)檔案部門應(yīng)配備滿足企業(yè)檔案工作各環(huán)節(jié)的需要，兼有熟悉檔案專業(yè)和懂得有關(guān)技術(shù)的人員。檔案管理人員要熟悉黨和國(guó)家有關(guān)檔案工作的各項(xiàng)法規(guī)、方針政策等，必須嚴(yán)格遵守《中華人民共和國(guó)檔案法》，牢固樹立紀(jì)律觀念，自覺遵章守紀(jì)；要熟悉檔案業(yè)務(wù)，主動(dòng)學(xué)習(xí)、領(lǐng)會(huì)和掌握檔案行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范，樹立高度的工作責(zé)任心，具備一定的綜合文化知識(shí)和熟練的業(yè)務(wù)技能；還要熟悉上級(jí)檔案行政管理部門的各種業(yè)務(wù)規(guī)定，能把檔案政策法規(guī)和專業(yè)知識(shí)靈活運(yùn)用于實(shí)際，熟練完成業(yè)務(wù)工作。企業(yè)檔案管理人員應(yīng)樹立終生學(xué)習(xí)的理念，經(jīng)常性地參加系統(tǒng)的理論知識(shí)更新與專業(yè)繼續(xù)教育，不斷擴(kuò)展自己的知識(shí)，提高專業(yè)技術(shù)水平，以適應(yīng)業(yè)務(wù)需要。

檔案工作者肩負(fù)著歷史的職責(zé)，他們不僅要具有較高的政治素養(yǎng)和積極進(jìn)取的精神，進(jìn)一步提高檔案專業(yè)水平和業(yè)務(wù)技能，積極參與檔案學(xué)術(shù)研究，不斷提高理論研究水平，促進(jìn)檔案管理隊(duì)伍整體素質(zhì)的提高。此外，還應(yīng)掌握計(jì)算機(jī)的基本理論和操作技能，加強(qiáng)對(duì)信息技術(shù)、計(jì)算機(jī)、系統(tǒng)軟件等新技術(shù)的學(xué)習(xí)，能夠進(jìn)行技術(shù)操作和管理，并靈活運(yùn)用到實(shí)際工作之中，這樣才能適應(yīng)檔案工作精細(xì)化管理的需要。企業(yè)應(yīng)從實(shí)際出發(fā)，對(duì)檔案人員進(jìn)行培訓(xùn)培養(yǎng)，關(guān)心愛護(hù)檔案人員，切實(shí)解決實(shí)際困難，改善工作環(huán)境，提高工資待遇。通過專業(yè)培訓(xùn)、繼續(xù)教育等方式，切實(shí)遵守學(xué)以致用的原則，及時(shí)更新工作人員的專業(yè)知識(shí)。給檔案人員提供全面系統(tǒng)學(xué)習(xí)檔案專業(yè)知識(shí)的機(jī)會(huì)，盡快提高其專業(yè)水平；給檔案專業(yè)人員提高吸收、補(bǔ)充檔案學(xué)新理論、新方法、新觀念的機(jī)會(huì)，彌補(bǔ)專業(yè)教育的不足。

3 實(shí)施檔案精細(xì)化管理的關(guān)鍵在領(lǐng)導(dǎo)

檔案管理工作不能滯后于企業(yè)發(fā)展步伐，傳統(tǒng)的管理方式，對(duì)實(shí)行檔案科學(xué)管理起著極大的阻礙作用。企業(yè)檔案如果不被利用，常年沉睡在庫(kù)房里，就會(huì)成為企業(yè)的負(fù)擔(dān)和包袱，企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)就不會(huì)重視檔案工作。任何一個(gè)企業(yè)的某一項(xiàng)工作，都必須有領(lǐng)導(dǎo)的重視，才能順利開展。領(lǐng)導(dǎo)對(duì)檔案工作的價(jià)值和認(rèn)識(shí)程度，決定著他們對(duì)檔案工作的態(tài)度，從而在很大程度上決定著檔案工作的發(fā)展。

精細(xì)化管理的發(fā)力點(diǎn)在于抓落實(shí)。領(lǐng)導(dǎo)是企業(yè)運(yùn)營(yíng)的核心組織者和指揮者，具有決策、指揮、創(chuàng)新和人事管理等方面的職能。把檔案工作列入議事日程，是規(guī)范檔案工作的需要。企業(yè)檔案實(shí)行精細(xì)化管理，需要領(lǐng)導(dǎo)者發(fā)揮組織職能，充分了解檔案管理工作在企業(yè)發(fā)展過程中的重要性，使企業(yè)檔案為企業(yè)的發(fā)展服務(wù)，為在市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)激烈的環(huán)境中實(shí)現(xiàn)跨越與發(fā)展。對(duì)檔案人員來(lái)說，則應(yīng)該充分發(fā)揮其主觀能動(dòng)性，以自己的實(shí)際行動(dòng)去影響、爭(zhēng)取領(lǐng)導(dǎo)對(duì)工作的重視。要使一個(gè)企業(yè)的檔案工作有起色，領(lǐng)導(dǎo)和檔案人員都必須重視檔案工作。同時(shí)，企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)要把企業(yè)檔案管理納入企業(yè)管理體制，實(shí)行檔案集中統(tǒng)一管理，保證檔案管理工作在企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)心中的特殊地位。這樣有利于企業(yè)檔案工作的統(tǒng)籌規(guī)劃和發(fā)展，有利于理順企業(yè)部門及上下級(jí)之間的關(guān)系，使檔案工作更好地為企業(yè)服務(wù)。因此，實(shí)行檔案精細(xì)化管理的關(guān)鍵在領(lǐng)導(dǎo)，各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)共同協(xié)作，互相配合，進(jìn)一步抓好企業(yè)檔案管理工作，充分發(fā)揮核心的組織和指揮職能，為實(shí)現(xiàn)企業(yè)檔案精細(xì)化管理創(chuàng)造條件。

4 以精細(xì)化管理為目標(biāo)，加快檔案信息化進(jìn)程

隨著科學(xué)技術(shù)的發(fā)展，以計(jì)算機(jī)技術(shù)為核心的現(xiàn)代信息處理技術(shù)正在深入到檔案管理之中，運(yùn)用現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)手段和方法，達(dá)到優(yōu)化檔案管理的過程。顯然，計(jì)算機(jī)技術(shù)在檔案管理中的廣泛應(yīng)用是檔案管理現(xiàn)代化的主要內(nèi)容和核心。檔案管理現(xiàn)代化不僅涉及新的技術(shù)裝備、新的技術(shù)手段的運(yùn)用，而且涉及檔案事業(yè)管理思想、管理方法的現(xiàn)代化等很多問題。

隨著企業(yè)的發(fā)展，各類檔案材料數(shù)量、種類、載體形式等的日益增加，給檔案管理提出了越來(lái)越高的要求。因此要跟上發(fā)展的步伐，就要切實(shí)做好企業(yè)檔案基礎(chǔ)管理工作。在信息時(shí)代，信息資源的共享與網(wǎng)絡(luò)、溝通更依賴于統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)與規(guī)范，如各種檔案數(shù)據(jù)的交換、檔案信息的傳遞、數(shù)據(jù)信息的共享、網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)的鏈接等等，都需要通過建立一系列的標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范來(lái)實(shí)現(xiàn)。檔案管理信息化是檔案管理工作實(shí)現(xiàn)信息資源共享，為經(jīng)濟(jì)建設(shè)提供有效服務(wù)的主攻方向，是企業(yè)精細(xì)化管理的發(fā)展方向之一，也是檔案事業(yè)發(fā)展的必然趨勢(shì)和戰(zhàn)略選擇。企業(yè)現(xiàn)行文件和檔案管理應(yīng)用計(jì)算機(jī)技術(shù)的歷程，不僅記錄著企業(yè)現(xiàn)行文件和檔案規(guī)范化、系統(tǒng)化管理的軌跡，而且反映著企業(yè)精細(xì)化管理和信息化的進(jìn)程。

利用計(jì)算機(jī)系統(tǒng)管理檔案，則可以收到事半功倍的效果。計(jì)算機(jī)將以前手動(dòng)檢索查閱檔案的方式改變?yōu)橛?jì)算機(jī)檢索查閱，大大的縮短了查找時(shí)間。在文檔的管理上，運(yùn)用計(jì)算機(jī)進(jìn)行文件的接收、查找、借閱、歸還、利用和管理工作。在檔案管理上，運(yùn)用計(jì)算機(jī)進(jìn)行檔案的收集、整理、編制檢索工具、內(nèi)容介紹和編制卷內(nèi)目錄。既降低了人為因素在文件歸檔工作中的影響，又發(fā)揮了計(jì)算機(jī)的管理優(yōu)勢(shì)，減少了手工操作，提高了工作效率，更好地服務(wù)于企業(yè)。

“天下大事，必做于細(xì)。”實(shí)行精細(xì)化管理有助于提高企業(yè)的競(jìng)爭(zhēng)力，推動(dòng)企業(yè)向縱深發(fā)展。新時(shí)代企業(yè)檔案管理工作是集諸多事項(xiàng)為一體的過程，其形成的最原始、最真實(shí)的記錄，是企業(yè)檔案管理工作中重要的組成部分，是維護(hù)企業(yè)經(jīng)濟(jì)利益、合法權(quán)益和歷史真實(shí)面貌的重要性、基礎(chǔ)性工作，用精細(xì)化管理手段保存好各門類、各載體檔案是所有企業(yè)檔案管理的重中之重。企業(yè)檔案管理人員必須有一種積極進(jìn)取、開拓前進(jìn)、知難而進(jìn)的創(chuàng)新精神，切切實(shí)實(shí)做大量艱苦細(xì)致的工作，才能有效地把精細(xì)化管理方法運(yùn)用到檔案工作實(shí)際中來(lái)，取得應(yīng)有的效果。

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作者簡(jiǎn)介

郭佳，女，漢，陜西渭南，館員，本科，神華新疆能源有限責(zé)任公司，研究方向：企業(yè)檔案管理。