淺談房產(chǎn)檔案信息化的發(fā)展優(yōu)勢

吳海萍

摘 要：房產(chǎn)檔案是國家檔案的重要組成部分，是房產(chǎn)行政管理部門在工作中自然形成的，并具有一定保存價值的歷史記錄。房產(chǎn)檔案作為一種原生信息資源，其重要性日益突顯。人們依法維權(quán)的意識也不斷增強，國家對房地產(chǎn)管理和服務(wù)的法律、法規(guī)也在不斷完善，這對房產(chǎn)管理部門加強管理和提供服務(wù)提出更高的要求。隨著社會主義市場經(jīng)濟的發(fā)展，特別是住房制度改革的深化以及房地產(chǎn)交易市場的活躍，房產(chǎn)登記、交易、抵押、租賃、擔保、測繪量迅速增大，房產(chǎn)管理部門的管理業(yè)務(wù)和房產(chǎn)檔案數(shù)量也隨之大量增加，房產(chǎn)檔案的利用率日益加快。因此，房產(chǎn)檔案信息化建設(shè)是社會發(fā)展的必然趨勢，是新時期房產(chǎn)檔案管理追求的目標。本文就房產(chǎn)檔案管理的實際情況，提出房產(chǎn)檔案信息化建設(shè)的實踐方法。

關(guān)鍵詞：房產(chǎn)檔案；信息化；發(fā)展趨勢；分步實施

隨著城市建設(shè)的飛速發(fā)展，房地產(chǎn)業(yè)顯現(xiàn)出強勁的發(fā)展勢頭，房產(chǎn)檔案的數(shù)量急劇增加，檔案的利用率也大幅度提高，傳統(tǒng)以手工處理為主的紙質(zhì)檔案管理模式愈來愈暴露出工作效率低下、信息共享困難等弊端，無法滿足房產(chǎn)檔案動態(tài)管理的需要，如何將先進的計算機技術(shù)手段與現(xiàn)代檔案管理理念相融合，提高房產(chǎn)檔案利用價值，成為目前急需解決的問題。通過幾年的探索實踐和不斷改革創(chuàng)新，我們的檔案管理已從傳統(tǒng)目錄式管理，逐步實現(xiàn)了數(shù)字化和電子化管理。

1 房產(chǎn)檔案和信息化的含義

房產(chǎn)檔案是指房地產(chǎn)行政管理部門在房地產(chǎn)發(fā)證登記、房地產(chǎn)交易買賣活動中，經(jīng)過收集、整理、鑒定，按一定的手段形成的反映產(chǎn)權(quán)人房屋自然狀況，應當歸檔保存的文字材料、計算材料、照片、磁介質(zhì)軟盤等各種載體內(nèi)容的文件材料。

房產(chǎn)檔案信息化是利用計算機技術(shù)、掃描技術(shù)、數(shù)據(jù)庫技術(shù)、多媒體技術(shù)、存儲技術(shù)等高新技術(shù)，通過文字、圖形、圖像等形式，把各種房產(chǎn)檔案資源轉(zhuǎn)化為數(shù)字化電子檔案信息，以電子信息形式存儲，網(wǎng)絡(luò)化的形式聯(lián)結(jié)，利用計算機系統(tǒng)進行管理，形成一個有序的檔案信息系統(tǒng)，及時有效進行管理、提供利用，實現(xiàn)資源共享。

2 房產(chǎn)檔案信息化的特點

1）檔案資料數(shù)字化。房產(chǎn)檔案信息化的基礎(chǔ)是將館藏的各種載體的房產(chǎn)檔案資源轉(zhuǎn)化為數(shù)字化電子信息，這些信息能直接被計算機識別和處理。在大量的資料檔案完成檔案數(shù)字化后，形成相關(guān)的信息數(shù)據(jù)庫，建立信息管理系統(tǒng)，對這些信息進行收集、分類、整理、組卷、貯存，實現(xiàn)傳統(tǒng)的手工調(diào)閱信息轉(zhuǎn)變?yōu)橛嬎銠C調(diào)閱信息。

2）信息傳輸網(wǎng)格化。房產(chǎn)檔案信息化的核心就是利用計算機網(wǎng)格進行信息傳輸和交流，實現(xiàn)信息資源共享。房產(chǎn)檔案信息可以通過計算機網(wǎng)絡(luò)進行異地遠程傳輸，使隨時隨地調(diào)閱利用成為可能，在各級政府房產(chǎn)管理部門、有關(guān)機構(gòu)、房地產(chǎn)開發(fā)商、中介組織和廣大市民之間架構(gòu)起一座信息溝通的網(wǎng)上橋涵，擴大檔案的利用空間，有效利用房產(chǎn)檔案，充分利用房產(chǎn)檔案的價值。

3）查詢應用智能化。充分利用現(xiàn)代化設(shè)備和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，實現(xiàn)檔案信息網(wǎng)絡(luò)智能化檢索、快速瀏覽咨詢和直接提供利用，速度快、效率高，它是檔案數(shù)字信息化的主要目的，也是檔案信息化的重要標志。

3 房產(chǎn)檔案信息化發(fā)展的趨勢

1）加速推進房產(chǎn)檔案信息化建設(shè)的重要性。以前我區(qū)房產(chǎn)登記發(fā)證雖實現(xiàn)了計算機系統(tǒng)管理，但房產(chǎn)檔案管理還采用了人工整理、紙質(zhì)檔案保存、人工查找與計算機檢索并存的信息條結(jié)合目錄管理方式，已落后形勢發(fā)展要求。房地產(chǎn)管理部門唯有及時掌握房產(chǎn)檔案信息，確保權(quán)屬信息的真實安全，實現(xiàn)房產(chǎn)權(quán)屬檔案的數(shù)字化，才能真正行使好人民賦予的重責。因此，加速推進房產(chǎn)檔案信息化建設(shè)工作，建立起一套立足實際、完善、安全、快速的房產(chǎn)檔案信息系統(tǒng)，是促進我區(qū)房地產(chǎn)業(yè)持續(xù)、健康發(fā)展的重要手段。

2）加速推進房產(chǎn)檔案信息化建設(shè)的緊迫性。近幾年來，房地產(chǎn)業(yè)已發(fā)展成為我國舉足輕重的支柱產(chǎn)業(yè)，房地產(chǎn)管理部門在宏觀經(jīng)濟發(fā)展和調(diào)控中的地位愈來愈突出，責任也愈來愈重大。房產(chǎn)檔案經(jīng)常地被查詢、翻閱和復印，對檔案原件人為的觸摸污損和在靜電復印過程中光照帶來的危害及機械損傷，使得原件壽命大大減少，原件的有效保護和公眾服務(wù)也迫使檔案的信息化建設(shè)加速推進。

3）加速推進房產(chǎn)檔案信息化建設(shè)的艱巨性。實現(xiàn)檔案信息化建設(shè)絕不是一個階段性的工作，我們檔案室現(xiàn)有庫藏檔案二十多萬卷，如要建立與紙質(zhì)檔案（原件）一致、同步更新的電子文件復本，需構(gòu)成海量存貯的房產(chǎn)權(quán)屬電子檔案數(shù)據(jù)庫。通過計算機網(wǎng)絡(luò)，支持房產(chǎn)交易、抵押、登記發(fā)證等業(yè)務(wù)的檔案生成、電子化查詢、檔案調(diào)閱， 以及滿足社會各界的檔案電子化查詢，需要我們將歷史資料精心整合成可供利用的信息化資料，來不斷滿足規(guī)范管理，服務(wù)創(chuàng)新的需求。

4 搭建技術(shù)先進的檔案信息化平臺

1）全力以赴完善房產(chǎn)檔案信息采集平臺建設(shè)，實現(xiàn)檔案信息數(shù)字化。為穩(wěn)妥做好檔案資料物理形態(tài)，符合信息化環(huán)境和目標的轉(zhuǎn)化，我們與浙大升騰共同合作，安裝了充分體現(xiàn)房產(chǎn)檔案原貌的數(shù)據(jù)采集整理、掃描錄入的數(shù)字房產(chǎn)管理共享系統(tǒng)，通過整理錄入至系統(tǒng)內(nèi)，將實體檔案案卷利用掃描儀進行圖像采集掃描，對歷史久遠、不宜掃描的紙張采用數(shù)碼相機拍攝，形成圖像數(shù)據(jù)保存在計算機中，建立電子影像檔案。

2）穩(wěn)步推進房產(chǎn)檔案信息存儲處理平臺建設(shè)，實現(xiàn)檔案信息接收、傳遞、存儲和提供利用一體化。要實現(xiàn)檔案信息化建設(shè)，必須要加強數(shù)據(jù)庫建設(shè)，因為數(shù)據(jù)乃檔案信息化建設(shè)的重要組成部分，是信息資源之所在。我區(qū)數(shù)字房產(chǎn)綜合信息數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)采用Browser/Server（瀏覽器/服務(wù)器）和Client/Serever（客戶/服務(wù)器）相結(jié)合的模式，分三層體系架構(gòu)，分別建立產(chǎn)權(quán)產(chǎn)籍綜合業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)庫、實物影像數(shù)據(jù)庫、政務(wù)綜合數(shù)據(jù)庫及圖形數(shù)據(jù)庫。

我區(qū)房產(chǎn)檔案管理系統(tǒng)采用先進的計算機數(shù)碼成像技術(shù)，采用數(shù)碼影像為基礎(chǔ)的全數(shù)字化檔案管理、集中管理體系下的檔案網(wǎng)絡(luò)化管理手段，實現(xiàn)檔案影像信息共享體系。設(shè)有檔案日常入庫、檔案錄入管理、檔案利用管理、檔案查檔管理、檔案注銷管理、檔案后期維護等六大模塊，把檔案管理所有業(yè)務(wù)全部納入了微機管理。

3）嚴密布局房產(chǎn)檔案信息傳輸平臺建設(shè)，實現(xiàn)檔案信息網(wǎng)絡(luò)化。建立基于internet的局域網(wǎng)，局域網(wǎng)使計算機把各科室緊密聯(lián)系為一個有機整體，將各業(yè)務(wù)管理環(huán)節(jié)及管理要素在統(tǒng)一的信息平臺上相互協(xié)作及資源共享，實現(xiàn)信息資源無阻礙傳輸，利用業(yè)已建立起來的房產(chǎn)檔案信息庫，進行檔案的編目、標引，建立自動檢索系統(tǒng)，由計算機輔助進行檔案的接收、存儲、整理、統(tǒng)計等，實現(xiàn)檔案信息傳遞網(wǎng)絡(luò)化。

檔案信息化建設(shè)使我區(qū)房產(chǎn)檔案管理方式發(fā)生質(zhì)的飛躍，將房產(chǎn)檔案信息順利地與最新技術(shù)接軌，為房產(chǎn)檔案的應用創(chuàng)造了新的機遇。房產(chǎn)檔案信息系統(tǒng)在房地產(chǎn)管理工作中愈來愈突現(xiàn)出無可比擬的空間優(yōu)勢、時間優(yōu)勢、資源優(yōu)勢和利用優(yōu)勢，在保障房地產(chǎn)權(quán)利人的合法權(quán)益、防范交易風險、推動房地產(chǎn)稅收、促進房地產(chǎn)市場繁榮、維護社會穩(wěn)定等方面做出了積極的貢獻。

參考文獻

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