電力企業(yè)實(shí)體檔案安全管控實(shí)踐

莫錦雯

摘 要：企業(yè)在其快速發(fā)展過(guò)程中，企業(yè)檔案安全是檔案工作的底線，不僅要注重提升自身的經(jīng)濟(jì)效益，直接關(guān)系到檔案工作的可持續(xù)發(fā)展，也要注重對(duì)自身檔案實(shí)體安全風(fēng)險(xiǎn)防控與治理，由于一些單位檔案安全意識(shí)不強(qiáng)，從而保證企業(yè)順利開(kāi)展相關(guān)工作，檔案安全事故時(shí)有發(fā)生，本文將對(duì)企業(yè)檔案實(shí)體安全風(fēng)險(xiǎn)防控與治理進(jìn)行探討。科學(xué)技術(shù)及信息技術(shù)不斷發(fā)展，注重加強(qiáng)對(duì)安全風(fēng)險(xiǎn)的防控與治理，企業(yè)檔案管理與傳統(tǒng)管理方法具有很大不同，對(duì)提升企業(yè)經(jīng)營(yíng)水平以及運(yùn)營(yíng)效率具有重要意義。

關(guān)鍵詞：電力企業(yè)；實(shí)體檔案；安全管控；實(shí)踐

為了有效地實(shí)施檔案安全的風(fēng)險(xiǎn)管理，而實(shí)物檔案的安全也包括很多方面，必須加強(qiáng)對(duì)檔案管理人員的培訓(xùn)，才能從根本上提高檔案管理人員的綜合素質(zhì)。通過(guò)構(gòu)建實(shí)體檔案安全管理與控制系統(tǒng)，有利于促進(jìn)企業(yè)的長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展。有效保障實(shí)體檔案的安全，企業(yè)應(yīng)不斷完善規(guī)章制度。在這種環(huán)境下，檔案管理工作在企業(yè)日常管理中占據(jù)重要位置，所有的企業(yè)檔案管理機(jī)制面臨更多的安全風(fēng)險(xiǎn)，企業(yè)要改變以往不夠嚴(yán)謹(jǐn)?shù)臋n案管理模式，實(shí)現(xiàn)了檔案管理信息化、數(shù)字化、服務(wù)社會(huì)化以及載體多元化。對(duì)企業(yè)檔案安全風(fēng)險(xiǎn)的防范和控制，以及企業(yè)的發(fā)展和經(jīng)營(yíng)都具有重要意義。

1 電力企業(yè)檔案管理整體管控思路現(xiàn)狀

1.1 企業(yè)員工及領(lǐng)導(dǎo)風(fēng)險(xiǎn)意識(shí)有待提升

檔案風(fēng)險(xiǎn)管理工作基礎(chǔ)薄弱，缺少一定的檔案安全風(fēng)險(xiǎn)管理意識(shí)，有關(guān)保障基礎(chǔ)需要不斷完善，現(xiàn)階段很多企業(yè)沒(méi)有認(rèn)識(shí)到檔案安全風(fēng)險(xiǎn)管理的重要性，一些企業(yè)在檔案風(fēng)險(xiǎn)管理中，在其思想及理解上存在一定偏差，其運(yùn)作機(jī)制不健全，在開(kāi)展企業(yè)管理工作中，各部門之間缺少協(xié)調(diào)，沒(méi)有真正將安全風(fēng)險(xiǎn)管理融入檔案管理中，在實(shí)際開(kāi)展工作中就無(wú)法有效地開(kāi)展檔案工作，員工自然也不會(huì)引起重視，資料無(wú)法全面收集，企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)對(duì)檔案管理工作的安全風(fēng)險(xiǎn)管控不重視，企業(yè)規(guī)章制度缺乏一定的系統(tǒng)性，檔案工作人員不清楚如何使用安全風(fēng)險(xiǎn)管理，也是企業(yè)的重要資產(chǎn)，實(shí)體檔案在企業(yè)檔案資源中占據(jù)了較大比例，忽略對(duì)企業(yè)檔案的安全風(fēng)險(xiǎn)控制。

1.2 明確企業(yè)實(shí)體檔案安全工作責(zé)任

對(duì)按照“誰(shuí)主管、誰(shuí)負(fù)責(zé)，誰(shuí)實(shí)施、誰(shuí)擔(dān)責(zé)”的原則，確保各類設(shè)施設(shè)備完好無(wú)損、正常運(yùn)行。為避免設(shè)施和設(shè)備的不完善、檔案單位的風(fēng)險(xiǎn)管理、監(jiān)控和訪問(wèn)控制設(shè)施的設(shè)置，檔案庫(kù)房應(yīng)配備完整的防火、防盜、防潮、防水、防爆、防塵等設(shè)施及防滲漏設(shè)施。預(yù)防陽(yáng)光和紫外線照射，防有害生物，防污染等設(shè)施和設(shè)備，或設(shè)施和設(shè)備不運(yùn)行或間歇運(yùn)行情況。并詳細(xì)登記封庫(kù)時(shí)間、啟庫(kù)時(shí)間、責(zé)任人等，應(yīng)對(duì)庫(kù)房進(jìn)行封閉處理。

2 電力實(shí)體檔案安全管理和控制業(yè)務(wù)措施實(shí)踐

在檔案館中設(shè)置一個(gè)專門的層來(lái)存儲(chǔ)，分析電力企業(yè)的物理檔案的收集。各類檔案館是電力企業(yè)重要的檔案存儲(chǔ)中心。目前，檔案是獨(dú)立運(yùn)作在庫(kù)房的安全管理、溫濕度管理、物理文件的審閱和利用等方面都有發(fā)現(xiàn)。

2.1 電力企業(yè)檔案實(shí)體安全風(fēng)險(xiǎn)防控與治理解決對(duì)策

企業(yè)在開(kāi)展檔案管理工作中，從而實(shí)現(xiàn)企業(yè)檔案安全風(fēng)險(xiǎn)管理的目的，要積極將安全風(fēng)險(xiǎn)管理融入工作內(nèi)容中，在保證自身安全的前提下，加強(qiáng)建設(shè)檔案風(fēng)險(xiǎn)閉環(huán)管控網(wǎng)絡(luò)，有效結(jié)合檔案工作的實(shí)際情況，提高工作效率與質(zhì)量，保證工作人員的安全，制定規(guī)范安全管理制度。系統(tǒng)能有效地管理已借閱情況，通過(guò)使用RFID技術(shù)實(shí)現(xiàn)館藏檔案自動(dòng)化盤點(diǎn)，可以由系統(tǒng)記錄檔案的上下架情況并進(jìn)行及時(shí)統(tǒng)計(jì)，在不打開(kāi)盒的情況下盤點(diǎn)出缺件或缺盒的情況，實(shí)體檔案文件可以通過(guò)掃描文件箱和歸檔員自動(dòng)記錄在架上和架下，并且實(shí)體可以通過(guò)使用閉環(huán)管理要求提供定義文件庫(kù)的功能。方便集成溫濕度檢測(cè)設(shè)備，用戶可以根據(jù)倉(cāng)庫(kù)的實(shí)際情況定義倉(cāng)庫(kù)的名稱、編號(hào)、面積、是否使用文件區(qū)域、文件區(qū)域細(xì)節(jié)、貨架細(xì)節(jié)等功能。電力企業(yè)檔案部門的檔案業(yè)務(wù)人員是檔案安全的全面負(fù)責(zé)工作，檔案信息的破壞和泄漏風(fēng)險(xiǎn)的增加等問(wèn)題日益突出，許多企業(yè)都注重企業(yè)發(fā)展的管理，特別是在信息環(huán)境下提高企業(yè)檔案安全風(fēng)險(xiǎn)意識(shí)，明確檔案安全責(zé)任和具體負(fù)責(zé)人，做好實(shí)體檔案安全管理和控制工作具有安全工作的重要意義。

2.2 提高安全風(fēng)險(xiǎn)管理思想認(rèn)識(shí)

在工作中企業(yè)可以創(chuàng)建檔案安全風(fēng)險(xiǎn)管理小組，檔案安全風(fēng)險(xiǎn)管理體系的建設(shè)，由檔案主管領(lǐng)導(dǎo)作為組長(zhǎng)，具有綜合性、系統(tǒng)性，進(jìn)行全面部署保證企業(yè)長(zhǎng)久穩(wěn)定地發(fā)展，加大各部門之間的配合，組長(zhǎng)要積極聽(tīng)取員工意見(jiàn)，從而有效將各項(xiàng)措施落到實(shí)處，保證企業(yè)全員參與。相關(guān)部門工作人員作為組員，并不是某一個(gè)部門的事情，保證檔案安全風(fēng)險(xiǎn)管理小組可以全面掌握各部門的情況，而是需要整個(gè)企業(yè)提高思想認(rèn)識(shí)，具有更廣闊的視野。只有各部門之間進(jìn)行有效、協(xié)調(diào)的合作，不斷發(fā)散思維，才能在最大程度上實(shí)現(xiàn)安全風(fēng)險(xiǎn)管理工作的意義。

2.3 做好檔案安全風(fēng)險(xiǎn)管理基礎(chǔ)工作

首先，對(duì)于新出現(xiàn)的情況、問(wèn)題，要及時(shí)進(jìn)行總結(jié)，要對(duì)職責(zé)進(jìn)行合理分配，進(jìn)而不斷完善規(guī)章制度，明確工作標(biāo)準(zhǔn)以及相關(guān)流程，可以規(guī)定時(shí)間定期組織員工進(jìn)行工作總結(jié)，要嚴(yán)肅處理檔案失職部門。相關(guān)工作人員要具備一定的安全風(fēng)險(xiǎn)意識(shí)，清楚各自的管理職責(zé)等相關(guān)制度，嚴(yán)格按照規(guī)章制度進(jìn)行處理，員工之間在第一時(shí)間進(jìn)行探討，一旦發(fā)現(xiàn)問(wèn)題，盡早拿出解決方案及預(yù)防措施。

其次，此舉不僅能使員工更好地掌握安全風(fēng)險(xiǎn)知識(shí)，加強(qiáng)提升員工綜合素質(zhì)，而且保證工作質(zhì)量制定考核制度，了解相關(guān)的檔案風(fēng)險(xiǎn)注意事項(xiàng)，定期對(duì)內(nèi)進(jìn)行培訓(xùn)，提升員工的安全意識(shí)，從外引入先進(jìn)的模式。

再次，創(chuàng)建檔案安全風(fēng)險(xiǎn)管理評(píng)估體系，要積極創(chuàng)新技術(shù)手段，實(shí)現(xiàn)多元化載體，增加資金投入，從而實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化的設(shè)施配置，積極將安全風(fēng)險(xiǎn)降到最低，因此，企業(yè)要對(duì)檔案安全風(fēng)險(xiǎn)管理工作給予大力的資金支持，確定考核標(biāo)準(zhǔn)，完善考核制度，加強(qiáng)對(duì)風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估與識(shí)別工作的開(kāi)展，不斷加大整改力度。

2.4 做好檔案安全風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)急處理

目前館藏檔案均為原始檔案，企業(yè)在開(kāi)展檔案安全風(fēng)險(xiǎn)管理工作中進(jìn)行安全風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)急處理時(shí)，將對(duì)企業(yè)發(fā)展造成一定影響，這需要有效落實(shí)相關(guān)安全措施，注重從實(shí)際問(wèn)題出發(fā)，企業(yè)可以聘請(qǐng)專業(yè)信息技術(shù)人才，做好應(yīng)急預(yù)感方案，對(duì)檔案管理人員進(jìn)行培訓(xùn)，在發(fā)生危險(xiǎn)時(shí)，提升工作人員的信息技術(shù)運(yùn)用能力，準(zhǔn)備好救援物資，使其在開(kāi)展檔案管理工作時(shí)可以有效保證檔案信息的安全，使其能在意外環(huán)境下，避免因?yàn)楹诳?、不法分子盜取檔案資料，企業(yè)要加強(qiáng)自身網(wǎng)絡(luò)安全墻的建設(shè)。館藏實(shí)體檔案缺乏有效安全管控措施，容易造成檔案的丟失或損毀。

3 小結(jié)

隨著社會(huì)經(jīng)濟(jì)的快速發(fā)展和經(jīng)濟(jì)市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)的日益激烈，管理應(yīng)嚴(yán)格按照制度進(jìn)行，從而有效地保障電力企業(yè)檔案的安全。首先提高企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)對(duì)檔案安全風(fēng)險(xiǎn)管理工作的重視程度，還需要進(jìn)一步探討，才能有效提升企業(yè)員工的檔案安全風(fēng)險(xiǎn)管理意識(shí)，檔案庫(kù)房設(shè)施設(shè)備的完善程度將影響檔案安全，庫(kù)房的建設(shè)將確保檔案的規(guī)范化，明確相關(guān)人員的職責(zé)和權(quán)力。必須嚴(yán)格按照《檔案建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)》、《檔案建筑設(shè)計(jì)標(biāo)準(zhǔn)》對(duì)庫(kù)房進(jìn)行建設(shè)和管理；不斷完善規(guī)章制度，確保檔案保管條件的符合工作條件。在工作過(guò)程中，如出現(xiàn)的新問(wèn)題或新情況，包括使用先進(jìn)的安全技術(shù)、設(shè)備和材料等，必須要獎(jiǎng)懲相關(guān)工作人員，建立獎(jiǎng)懲制度，提高安全管控水平。根據(jù)對(duì)員工的考核結(jié)果也可以充分調(diào)動(dòng)員工的積極性，為檔案管理部門營(yíng)造良好的氛圍。

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