針對(duì)“互聯(lián)網(wǎng)+檔案”理論與實(shí)踐的三點(diǎn)思考

易曉靜

摘 要：目前我國(guó)的互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)與計(jì)算機(jī)技術(shù)迅猛發(fā)展，從企業(yè)檔案管理的工作實(shí)際來(lái)看，互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)能夠給檔案信息存儲(chǔ)、共享、查詢(xún)、利用等提供一定的便利條件。因此“互聯(lián)網(wǎng)+檔案”的概念由此產(chǎn)生，對(duì)此本文將對(duì)該理論條件應(yīng)用進(jìn)行全面的分析與討論，通過(guò)建設(shè)性的意見(jiàn)展出，以期給廣大企業(yè)或從業(yè)人員帶來(lái)借鑒參考。

關(guān)鍵詞：“互聯(lián)網(wǎng)+檔案”；檔案管理理論；實(shí)踐工作研究

企業(yè)的檔案信息資源對(duì)于其內(nèi)部決策與文化建設(shè)都有著積極作用，企業(yè)文化建設(shè)的過(guò)程之中，通過(guò)對(duì)相關(guān)的業(yè)務(wù)、活動(dòng)、研究等工作實(shí)際，經(jīng)過(guò)文件檔案的形式進(jìn)行存儲(chǔ)，能夠?qū)崿F(xiàn)對(duì)企業(yè)發(fā)展回顧并展望未來(lái)的基本作用。而在現(xiàn)代社會(huì)的背景條件下，企業(yè)利用互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)將檔案信息資源進(jìn)行電子化的存儲(chǔ)，建立目錄輸入系統(tǒng)有利于用戶(hù)檢索，就會(huì)改變以往的檔案管理工作的弊端問(wèn)題，簡(jiǎn)化必要的操作流程提升企業(yè)檔案管理部門(mén)的工作效率。其次從企業(yè)的資金投入或人力配置等方面來(lái)看，“互聯(lián)網(wǎng)+檔案”有助于企業(yè)合理配置勞動(dòng)力，開(kāi)展信息平臺(tái)建設(shè)并提升可靠性，對(duì)于企業(yè)來(lái)講也是控制運(yùn)營(yíng)成本的有利條件。

1 “互聯(lián)網(wǎng)+檔案”理論條件及其管理模式

“互聯(lián)網(wǎng)+檔案”的管理模式，其實(shí)就是企業(yè)在開(kāi)展檔案管理工作期間，通過(guò)對(duì)計(jì)算機(jī)技術(shù)以及互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的融合利用，將企業(yè)管理工作融合體現(xiàn)。這種管理模式對(duì)互聯(lián)網(wǎng)的發(fā)展要求較為明確，經(jīng)過(guò)對(duì)合理利用，能夠?qū)T工或企業(yè)的發(fā)展實(shí)況利用電子化的信息資源進(jìn)行存儲(chǔ)，不僅僅是利用文檔內(nèi)容，還包括錄音、圖片、音頻等形式，經(jīng)過(guò)網(wǎng)絡(luò)化的管理以及信息存儲(chǔ)，能夠?yàn)橛嘘P(guān)工作人員查找、宣傳、管理等有關(guān)工作提供極為有利的基礎(chǔ)條件。這樣就能將實(shí)體檔案信息資源與電子檔案信息資源整合利用，拓展企業(yè)檔案信息資源的應(yīng)用范圍，給企業(yè)帶來(lái)更加廣闊發(fā)展機(jī)遇。

目前我國(guó)國(guó)務(wù)院和其它政府相關(guān)部門(mén)，已經(jīng)建立了國(guó)家政務(wù)信息化發(fā)展的計(jì)劃目標(biāo)，這樣也就在檔案管理工作領(lǐng)域中率性施行與引導(dǎo)，尤其是國(guó)家領(lǐng)導(dǎo)人在提出互聯(lián)網(wǎng)+的戰(zhàn)略發(fā)展目標(biāo)之后，很多社會(huì)產(chǎn)業(yè)或企業(yè)都看到了自己的未來(lái)發(fā)展方向，所以檔案管理工作領(lǐng)域勢(shì)必要圍繞國(guó)家經(jīng)濟(jì)建設(shè)與科技發(fā)展的總體目標(biāo)，遵守檔案管理現(xiàn)代化、標(biāo)準(zhǔn)化的管理體系建設(shè)原則，開(kāi)展技術(shù)產(chǎn)業(yè)革新的發(fā)展領(lǐng)域

拓展。

2 企業(yè)“互聯(lián)網(wǎng)+檔案”在實(shí)踐環(huán)節(jié)常見(jiàn)的問(wèn)題

“互聯(lián)網(wǎng)+檔案”在我國(guó)推行的年份較短，而且這種檔案管理模式究其根本是需要在技術(shù)條件引導(dǎo)之下，經(jīng)過(guò)長(zhǎng)期的實(shí)踐摸索才能將企業(yè)發(fā)展的目標(biāo)達(dá)成，拓展檔案管理的方式方法。而就目前的實(shí)踐工作而言，企業(yè)對(duì)檔案信息的現(xiàn)代化發(fā)展，在檔案信息轉(zhuǎn)化、補(bǔ)充、調(diào)整等方面還有這明顯的不足。由于企業(yè)內(nèi)部的制度或管理手段應(yīng)用形式還存在著一定的問(wèn)題，就會(huì)導(dǎo)致核查工作落實(shí)不夠完善，甚至檔案信息資源失察同樣也出現(xiàn)失真的問(wèn)題?！盎ヂ?lián)網(wǎng)+檔案”模式需要加強(qiáng)對(duì)互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的應(yīng)用與開(kāi)發(fā)，在檔案信息存儲(chǔ)以及利用期間，保證企業(yè)內(nèi)部的信息資源有效性，以及相關(guān)工作的高效機(jī)制運(yùn)行。

但實(shí)際上很多的企業(yè)在檔案信息歸類(lèi)或匯總期間，缺乏管理機(jī)制依據(jù)條件，這樣電腦檢索檔案信息資源的效率也比較慢，企業(yè)管理工作人員在開(kāi)展決策工作期間，由于不能及時(shí)獲取檔案信息資源，就導(dǎo)致檔案信息的利用率降低，限制企業(yè)檔案資源的文化傳承與引導(dǎo)的基本效果，對(duì)檔案資源的持續(xù)性利用帶來(lái)了極大的困阻。

3 企業(yè)“互聯(lián)網(wǎng)+檔案”應(yīng)用的策略研究

3.1 重視檔案管理的信息化與自動(dòng)化

企業(yè)檔案管理隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)與互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的發(fā)展不斷提升，所以現(xiàn)階段的企業(yè)管理過(guò)程之中，開(kāi)展信息化、自動(dòng)化的檔案管理工作模式，是實(shí)現(xiàn)企業(yè)發(fā)展的必要條件。數(shù)字化的檔案管理有助于企業(yè)加快對(duì)檔案信息管理模型的建設(shè)，這樣管理工作人員就能指導(dǎo)有需要的企業(yè)員工多個(gè)角度的進(jìn)行檔案信息檢索，這樣就會(huì)將檔案檢索的自動(dòng)化目標(biāo)完成。期間對(duì)檔案信息資源的搜集、存儲(chǔ)與利用都能流程化、規(guī)范化的進(jìn)行。其次就是對(duì)于一些已經(jīng)有發(fā)展歷史的企業(yè)來(lái)講，盡管員工的檔案、企業(yè)業(yè)務(wù)、決策規(guī)劃等都主要是以實(shí)體紙質(zhì)資源的形式為主，但是檔案管理部門(mén)也應(yīng)加強(qiáng)信息處理的有效性，為了體現(xiàn)個(gè)人的優(yōu)秀管理水平與實(shí)踐操作的能力，首先是個(gè)人加強(qiáng)對(duì)相關(guān)專(zhuān)業(yè)書(shū)籍的學(xué)習(xí)，其次企業(yè)也可以適當(dāng)?shù)拈_(kāi)展員工培訓(xùn)或講座交流的活動(dòng)，這樣就能保證企業(yè)在信息化的發(fā)展背景之下，員工能夠依據(jù)自己的技術(shù)水端，將檔案的裝訂、組卷、電子化、核對(duì)等工作根據(jù)不同的時(shí)間進(jìn)行分類(lèi)或排列，這樣就極大的方便了后期有關(guān)人員的查詢(xún)或利用檔案資源的基本效率。

3.2 建立檔案服務(wù)網(wǎng)絡(luò)化的系統(tǒng)

為了推動(dòng)檔案管理部門(mén)的工作進(jìn)展，開(kāi)展數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化的黨性信息資源整理，要求企業(yè)與檔案管理有關(guān)部門(mén)的緊密聯(lián)合。尤其是對(duì)于信息平臺(tái)建設(shè)期間，不僅僅要加強(qiáng)與用戶(hù)個(gè)人之間的協(xié)調(diào)與溝通，還要對(duì)上級(jí)檔案監(jiān)管部門(mén)加強(qiáng)聯(lián)動(dòng)，建立一種紙質(zhì)與電子檔案信息雙向應(yīng)用的管理模式，通過(guò)互聯(lián)網(wǎng)將檔案信息上傳或移交。其次就是要加強(qiáng)高層管理工作人員對(duì)檔案服務(wù)網(wǎng)絡(luò)化開(kāi)展的重視力度，理清受眾或企業(yè)員工員工的基本訴求，全面提升檔案管理工作部門(mén)的團(tuán)隊(duì)建設(shè)與工作效率，進(jìn)而能夠發(fā)揮檔案信息資源的潛在價(jià)值。

3.3 強(qiáng)調(diào)檔案資源的替換、修正或補(bǔ)給

檔案管理工作加強(qiáng)實(shí)踐技術(shù)應(yīng)用，需要企業(yè)對(duì)檔案管理部門(mén)的工作重視程度增加，因此對(duì)于檔案信息資源存儲(chǔ)，應(yīng)該注意改變以往只利用紙質(zhì)存儲(chǔ)的形式，而是經(jīng)過(guò)搜集、整理、補(bǔ)充等各項(xiàng)工作的融合，實(shí)現(xiàn)對(duì)企業(yè)運(yùn)營(yíng)、科研、管理等方面的信息資源進(jìn)行匯總以及分類(lèi)的處理。由于這些最原始的數(shù)據(jù)信息能夠反映現(xiàn)階段的企業(yè)文化與內(nèi)涵，所以“互聯(lián)網(wǎng)+檔案”模式之下，檔案管理有關(guān)工作人員，要注意加強(qiáng)對(duì)檔案資源的電子化的轉(zhuǎn)換，按照定期進(jìn)行核實(shí)或補(bǔ)充歸類(lèi)的作用，保證每月每周都能將電子檔案信息處理到位，后期經(jīng)過(guò)其它部門(mén)的轉(zhuǎn)告與協(xié)調(diào)，改變員工對(duì)檔案信息資源的傳統(tǒng)認(rèn)知。其次就是要加強(qiáng)對(duì)電子檔案信息數(shù)據(jù)庫(kù)的建設(shè)步伐，在開(kāi)展有關(guān)管理工作期間，考慮對(duì)檔案編號(hào)的編寫(xiě)以及員工生活實(shí)際的記錄工作同步進(jìn)行，這樣就能保證對(duì)每一位服務(wù)于企業(yè)的員工進(jìn)行較為完整、全面的信息積累，強(qiáng)調(diào)員工能夠在服務(wù)與企業(yè)的工作之中，獲得個(gè)人進(jìn)步與發(fā)展的機(jī)會(huì)。對(duì)于企業(yè)的文化建設(shè)，可以利用檔案管理形式創(chuàng)新，并結(jié)合一個(gè)個(gè)階段性的企業(yè)管理文化理念，進(jìn)而經(jīng)過(guò)漫長(zhǎng)的發(fā)展逐步確認(rèn)。

3.4 加強(qiáng)電子檔案對(duì)企業(yè)文化發(fā)展的引導(dǎo)作用

經(jīng)過(guò)實(shí)踐應(yīng)用表明”“互聯(lián)網(wǎng)+檔案”是能夠依據(jù)檔案信息資源，給企業(yè)帶來(lái)文化建設(shè)的機(jī)會(huì)的，尤其是對(duì)優(yōu)秀員工事跡記錄期間，每一個(gè)發(fā)展階段的貢獻(xiàn)員工都有著優(yōu)秀的精神品質(zhì)或?qū)I(yè)能力，經(jīng)過(guò)對(duì)其發(fā)揚(yáng)或傳承的引導(dǎo)，那么企業(yè)的文化就能在良好氛圍或環(huán)境條件下“茁壯成長(zhǎng)”。企業(yè)依據(jù)檔案信息資源，開(kāi)展員工的宣傳教育工作，鼓勵(lì)老員工對(duì)新員工的幫扶與引導(dǎo)，這樣就能對(duì)一些技術(shù)應(yīng)用持續(xù)下去。其次對(duì)于一些新員工來(lái)講，在開(kāi)展業(yè)務(wù)培訓(xùn)、企業(yè)文化、專(zhuān)業(yè)理論等實(shí)踐工作期間，企業(yè)的發(fā)展歷程與基本形象也就深深的印刻在員工的內(nèi)心深處，長(zhǎng)期的引導(dǎo)與鼓勵(lì)支持，必然能夠促進(jìn)員工對(duì)企業(yè)文化的認(rèn)同感，對(duì)增強(qiáng)員工的集體凝聚力與創(chuàng)新能力都有著莫大的幫助。

4 結(jié)束語(yǔ)

“互聯(lián)網(wǎng)+檔案”在企業(yè)單位中的實(shí)踐應(yīng)用，需要企業(yè)重視對(duì)檔案管理系統(tǒng)的建設(shè)，經(jīng)過(guò)對(duì)紙質(zhì)資源與網(wǎng)絡(luò)資源的結(jié)合利用，加強(qiáng)網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)的建設(shè)與維護(hù)，繼而給企業(yè)的發(fā)展與戰(zhàn)略性目標(biāo)達(dá)成提供堅(jiān)實(shí)的保障條件。

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