事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)問題與對策探究

陳浩

摘 要：檔案管理作為促進事業(yè)單位發(fā)展的重要一環(huán)，對事業(yè)單位的發(fā)展具有十分關(guān)鍵的作用，伴隨著信息技術(shù)的不斷進步與發(fā)展，檔案的信息化建設(shè)已經(jīng)成為事業(yè)單位檔案管理工作的必然趨勢，本文在此背景下對事業(yè)單位檔案信息建設(shè)問題進行了探討，并且針對其中存在的問題提出了幾點切實可行的建議，以期促進事業(yè)單位的全面發(fā)展。

關(guān)鍵詞：事業(yè)單位；檔案；管理；信息化；建設(shè)；對策

1 引言

檔案管理信息化建設(shè)對其它工作的順利開展有著極大的影響，它不僅有利于事業(yè)單位檔案資料的永久保存，同時也有利于事業(yè)單位有效地管理檔案信息、提升檔案的職能，在一定程度上促進了事業(yè)單位檔案管理工作的可持續(xù)發(fā)展。在新的時代背景下，信息技術(shù)的發(fā)展給檔案管理工作帶來了一定的機遇與挑戰(zhàn)，事業(yè)單位應(yīng)當(dāng)抓住這次機遇，全面關(guān)注信息化建設(shè)對檔案工作的重要作用，確保檔案管理工作能夠真正服務(wù)于單位發(fā)展。

2 事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)中存在的問題

2.1 事業(yè)單位檔案信息化建設(shè)缺乏高度匹配性

從最新的發(fā)展形勢來看，大部分事業(yè)單位開始推行辦公無紙化、信息化平臺的建設(shè)，很多工作都能夠通過信息化平臺進行操作，這樣的操作不僅能夠提升資源利用效率，同時也在一定程度上提升了資源查看、調(diào)取以及使用的效率，打破了時間以及空間限制，提升了內(nèi)部資源共享效率。但是，從目前的檔案管理工作現(xiàn)狀來看，信息化平臺以及相關(guān)的軟件并不能兼容所有的文件，在一定程度上降低了工作質(zhì)量。此外，事業(yè)單位在使用局域網(wǎng)管理的過程當(dāng)中，電子文件存儲于資料庫中，雖然方便查取并設(shè)置了使用權(quán)限，但是也會出現(xiàn)有管理疏漏而導(dǎo)致的文件丟失現(xiàn)象，造成電子文件無法實現(xiàn)共享狀態(tài)。

2.2 事業(yè)單位檔案信息化建設(shè)平臺更新速度較慢

隨著信息技術(shù)的不斷普及，很多事業(yè)單位已經(jīng)開始引入并使用信息化管理系統(tǒng)，但是，在實際使用過程當(dāng)中，對于檔案信息化建設(shè)的關(guān)注較為匱乏，進而導(dǎo)致檔案信息化建設(shè)平臺的更新速度緩慢，維護工作不到位，部分重要的檔案信息資料得不到及時的更新，直接影響了其他工作的順利進行。

2.3 事業(yè)單位檔案信息化建設(shè)缺乏安全性

在對事業(yè)單位檔案信息進行管理的過程中，很難完全保障檔案信息資料的安全，事業(yè)單位中一些檔案資料關(guān)系著國家機密，一旦泄露會給單位以及社會帶來嚴(yán)重的影響。由于事業(yè)單位對于檔案資料的鑒別以及區(qū)分管理意識較為淡薄，檔案的存儲以及管理存在很大的安全隱患，加之，檔案信息化管理平臺對檔案安全管理匱乏，檔案資料在審核以及共享保密性管理工作方面還不是十分到位，容易受到病毒攻擊，甚至有些機密資料的使用是處于外網(wǎng)環(huán)境當(dāng)中，加大了黑客入侵的安全隱患，極易導(dǎo)致檔案資料的泄露與損壞。

2.4 事業(yè)單位檔案管理人員的檔案意識需要提升

檔案信息化管理工作在事業(yè)單位的管理當(dāng)中占據(jù)著十分重要的位置，是構(gòu)成事業(yè)單位發(fā)展的重要組成部分，檔案管理工作人員的素質(zhì)決定著事業(yè)單位檔案管理工作的開展質(zhì)量。目前許多單位并沒有對檔案管理工作重視起來，認(rèn)為這只是一項簡單的資料收集與整理工作，因此重視辦公室的業(yè)務(wù)工作，忽略檔案信息管理工作，影響了檔案管理工作的發(fā)展。在現(xiàn)階段，單位檔案管理人員門檻較低，對檔案管理工作人員的選擇與管理上缺乏重視，容易影響檔案交接工作的開展。另外傳統(tǒng)檔案管理制度集中統(tǒng)一和分級原則，逐漸與時代發(fā)展不相適應(yīng)，尤其是在各級人才機構(gòu)缺乏自主決定權(quán)時，導(dǎo)致執(zhí)行力偏軟。

3 事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)的有效途徑

3.1 事業(yè)單位應(yīng)當(dāng)提升檔案信息化建設(shè)的相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)

檔案信息化建設(shè)是事業(yè)單位發(fā)展的重要內(nèi)容，其中包含檔案的收集、整理、統(tǒng)計以及服務(wù)等標(biāo)準(zhǔn)，只有在特定的標(biāo)準(zhǔn)之下才能有效的提升檔案管理工作的效率以及質(zhì)量，進而確保檔案的準(zhǔn)確性以及真實性。同時提升檔案信息化建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)還能完善檔案數(shù)據(jù)庫中的信息，實現(xiàn)傳統(tǒng)的檔案管理辦法與檔案信息化建設(shè)手段的結(jié)合，提升事業(yè)單位檔案信息的利用效率。然而，從目前的發(fā)展現(xiàn)狀來看，大部分事業(yè)單位依舊采取傳統(tǒng)的檔案信息管理辦法，工作效率較低，因此只有將傳統(tǒng)的檔案管理手段與檔案信息化管理相結(jié)合才能真正提升檔案管理質(zhì)量。此外實現(xiàn)檔案信息化建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)還需要不斷加強現(xiàn)有檔案管理人員的培訓(xùn)工作，全面提升從事檔案管理工作人員的信息化技能以及綜合能力，通過在單位內(nèi)部開展活動形成互助互幫小組，讓檔案管理人員全面掌握檔案信息化管理辦法，從而有效的推動事業(yè)單位檔案管理信息化的轉(zhuǎn)變。

3.2 事業(yè)單位應(yīng)該加強檔案信息化管理的保密性

為了向社會提供更加優(yōu)質(zhì)的服務(wù)，事業(yè)單位檔案管理工作應(yīng)當(dāng)不斷推進檔案信息化平臺的建設(shè)工作，增加檔案管理工作的便利性與準(zhǔn)確性。在實際管理工作中，檔案信息的保密性工作是十分重要的，因此事業(yè)單位要加大對檔案信息保密性工作的關(guān)注力度，一方面，要加強檔案信息化管理平臺的保密性建設(shè)，設(shè)置檔案管理平臺的訪問權(quán)限，檔案管理者只有在事業(yè)單位的內(nèi)網(wǎng)中可以進行登錄，并且在查詢檔案信息的過程中可以通過設(shè)置檔案信息管理負(fù)責(zé)人員的指紋來保障檔案信息的安全性，確保只有檔案管理人員才能進行檔案查詢。另一方面，也要不斷加強事業(yè)單位檔案管理工作人員的專業(yè)能力與道德素養(yǎng)，強化檔案管理工作人員的培訓(xùn)，在提升自身專業(yè)素養(yǎng)的同時提升道德素養(yǎng)，確保檔案管理工作的保密性，從根源上杜絕檔案信息的

泄露。

3.3 事業(yè)單位需要注重信息化建設(shè)設(shè)施與技術(shù)投入

事業(yè)單位的檔案的信息化建設(shè)離不開專業(yè)的設(shè)備以及技術(shù)支持，無論是硬件建設(shè)還是軟件建設(shè)應(yīng)當(dāng)根據(jù)單位的實際發(fā)展情況來實施，在開發(fā)功能以及權(quán)限的設(shè)置方面要充分依據(jù)事業(yè)單位的實際情況來開展，全面提升系統(tǒng)軟件的兼容性能，加強檔案信息化管理平臺的安全管理。設(shè)置檔案信息化管理權(quán)限要保證機密資料無法在外網(wǎng)中進行操作，檔案管理人員只有在內(nèi)網(wǎng)中才具有查看的資格。另外，事業(yè)單位在開展檔案的信息化建設(shè)工作時，應(yīng)當(dāng)以依托專業(yè)的信息化企業(yè)，及時完善和更新檔案信息化建設(shè)平臺，保障檔案信息化管理平臺的高效性與便捷性。在平臺的搭建過程中，要做好測試工作，根據(jù)單位實際需求進行完善與修改，確保事業(yè)單位檔案信息化管理平臺管理工作能夠順利地實施。

3.4 事業(yè)單位應(yīng)當(dāng)協(xié)調(diào)檔案管理人員與平臺技術(shù)人員的關(guān)系

事業(yè)單位檔案的信息化管理過程主要是依托網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，因此，網(wǎng)絡(luò)技術(shù)人員是維護檔案信息系統(tǒng)運行的關(guān)鍵所在。事業(yè)單位的檔案管理人員主要負(fù)責(zé)檔案信息資料的統(tǒng)一安排與管理，而網(wǎng)絡(luò)技術(shù)人員需要保障檔案信息化管理系統(tǒng)的安全與正常運轉(zhuǎn)，只有兩者相互協(xié)調(diào)相互配合才能確保檔案信息資料錄入的準(zhǔn)確性與及時性，從而更好的提升檔案信息管理工作的質(zhì)量與效率。此外，科學(xué)完善的檔案信息化管理制度能夠保障檔案管理工作的順利實施，因此，事業(yè)單位可以依據(jù)本單位的實際發(fā)展情況來制定相關(guān)的管理標(biāo)準(zhǔn)，確保檔案信息化建設(shè)過程能夠有法可依有章可循，將檔案管理工作納入到考核指標(biāo)中，明確劃分崗位職責(zé)，做到獎罰分明進一步激發(fā)檔案管理人員的積極性與主動性，為事業(yè)單位檔案信息化建設(shè)提供強有力的保障。

4 結(jié)語

總之，事業(yè)單位對社會的整體發(fā)展有著至關(guān)重要的影響，我們應(yīng)當(dāng)充分借助信息技術(shù)來加強自身的檔案管理工作，在實踐過程中緊跟時代的腳步，充分吸取先進的科學(xué)技術(shù)促進事業(yè)單位檔案管理工作的健康發(fā)展。

參考文獻(xiàn)

[1]許莉莉.探究事業(yè)單位檔案信息化管理的推動思路及舉措[J].黑龍江科技信息，2016（8）：173.

[2]謝紅.提升事業(yè)單位檔案信息化管理建設(shè)的方法策略[J].中小企業(yè)管理與科技（下旬刊），2012（12）：47-48.