淺談檔案數(shù)字化信息的收集與利用

王瑩

摘 要：檔案收集與利用對(duì)社會(huì)的發(fā)展和人們的生活工作有著非常密切的聯(lián)系，近年來(lái)國(guó)家相關(guān)部門不斷加強(qiáng)對(duì)檔案管理的重視程度，并將一些優(yōu)質(zhì)的檔案管理理念和技術(shù)應(yīng)用其中，以此來(lái)提升檔案事業(yè)整體的發(fā)展水平。數(shù)字化信息時(shí)代的到來(lái)在一定程度上促進(jìn)著檔案事業(yè)的發(fā)展，還為檔案信息的收集與利用提供了便利條件，因此很多檔案管理單位逐漸加強(qiáng)了對(duì)數(shù)字化信息的重視，并對(duì)相關(guān)內(nèi)容進(jìn)行了深入的研究。本文就檔案數(shù)字化信息的收集與利用進(jìn)行了簡(jiǎn)單的論述，并提出了一些觀點(diǎn)，僅供參考。

關(guān)鍵詞：檔案數(shù)字化；信息；收集；利用

與過(guò)去相比，現(xiàn)如今的檔案信息收集和利用已經(jīng)發(fā)生著巨大的改變，除了傳統(tǒng)老套的檔案信息收集方式和利用理念已經(jīng)有所改進(jìn)與完善，數(shù)字化、智能化的引用也在很大程度上促進(jìn)著檔案事業(yè)的發(fā)展。檔案數(shù)字化信息的出現(xiàn)不僅給人們的生活提供諸多便利條件，還為社會(huì)可持續(xù)發(fā)展提供著有利的保障。因此國(guó)家以及相關(guān)數(shù)字化信息研究部門不斷提高對(duì)檔案收集與利用的重視并不斷深入研究檔案信息收集、利用和數(shù)字化之間的關(guān)系，以此來(lái)發(fā)揮兩者的最大價(jià)值。另外，有效的了解和掌握數(shù)字化技術(shù)和信息收集技術(shù)，還能在很大程度上為相關(guān)研究團(tuán)隊(duì)提供可參考的信息，以便分析市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展情況，從而更好的配置資源。

1 檔案數(shù)字化信息收集與利用存在的問(wèn)題

檔案數(shù)字化檔案信息收集和利用工作中的第一項(xiàng)工作就是認(rèn)識(shí)檔案信息的價(jià)值登記，檔案中很多信息記錄是由多種格式記錄的，有的采用辦公室軟件記載，有的采用圖片，或者加密的特殊文件保管。在這些不同種類的文件中分別出檔案的價(jià)值登記是一項(xiàng)較為困難的工作。特別是一些科技場(chǎng)所檔案的信息，檔案的形式眾多，同時(shí)記載大量的科研信息，關(guān)乎著相關(guān)企業(yè)的知識(shí)產(chǎn)權(quán)。所以在檔案的收集和利用中，要采用多種模式。但是這就造成了檔案讀取的困難，檔案的利用較為困難。

1.1 信息安全問(wèn)題

如今，檔案信息管理、收集和利用的過(guò)程中，都會(huì)借助電子技術(shù)和數(shù)字化信息管理技術(shù)來(lái)進(jìn)行相應(yīng)的操作，這種方式不僅能有效的提高檔案收集管理工作的效率和質(zhì)量，還能在一定程度上減輕工作人員的工作負(fù)擔(dān)和壓力，提升整體檔案管理工作的水平。但是檔案數(shù)字化信息收集和管理的過(guò)程中，會(huì)由于很多因素的影響而威脅到檔案信息的安全，主要體現(xiàn)在以下幾個(gè)方面：第一，檔案信息在收集和管理的過(guò)程中，會(huì)受到網(wǎng)絡(luò)病毒的影響而降低信息的安全指數(shù)，而且這些病毒很難被發(fā)現(xiàn)，如果處理不當(dāng)，還會(huì)威脅到其他檔案信息的安全。第二，一些工作人員在對(duì)檔案信息進(jìn)行收集或管理的過(guò)程中，會(huì)由于操作不當(dāng)或者掌握程度不夠而出現(xiàn)問(wèn)題，導(dǎo)致檔案信息丟失或損壞情況的出現(xiàn)，不僅影響著檔案信息收集工作的正常開(kāi)展，還會(huì)提升檔案信息的安全問(wèn)題。第三，有些電腦程序人員，能在別人沒(méi)有察覺(jué)的情況下改變信息文件數(shù)據(jù)，造成數(shù)據(jù)的利用錯(cuò)誤，從而帶來(lái)無(wú)法預(yù)知的損失。

1.2 雙重管理機(jī)制

雖然數(shù)字化技術(shù)能為檔案管理工作的順利開(kāi)展提供便利，但是在實(shí)際運(yùn)作的過(guò)程中，還是會(huì)存在一些問(wèn)題和不足之處。因此很多檔案管理部門會(huì)將傳統(tǒng)的管理方式和數(shù)字化管理方式進(jìn)行科學(xué)合理的融合，從而形成新型的管理模式，技能保證檔案信息安全管理的可靠性，又能體現(xiàn)檔案信息管理的技術(shù)性。但是這種雙向管理模式其實(shí)也會(huì)存在一定的問(wèn)題，如當(dāng)相關(guān)檔案管理部門采用這種方式的時(shí)候，會(huì)增加工作人員的工作量，因?yàn)楣ぷ魅藛T既要處理紙質(zhì)檔案，又要處理電子檔案，同時(shí)還要對(duì)兩者之間的檔案信息進(jìn)行準(zhǔn)確的核對(duì)，費(fèi)時(shí)費(fèi)力。另外，這種方法的使用范圍有限，只能在一些特殊機(jī)構(gòu)的檔案信息管理工作中發(fā)揮出真正的價(jià)值。所以這種管理方式還需要進(jìn)行深入的研究和探討。

2 提高檔案數(shù)字化信息收集與利用的措施

2.1 提高檔案信息資源利用率

借閱、查詢和編輯出版檔案史等是傳統(tǒng)的館藏檔案的利用方式，容易造成大量信息資源埋沒(méi)，不能很好的得到利用。檔案信息數(shù)字化可以突破傳統(tǒng)檔案管理的局限，在數(shù)字設(shè)備的環(huán)境中生成電子文件，借助計(jì)算機(jī)存儲(chǔ)并且閱讀、處理、傳送這些文件，完成電子文件的歸檔管理，還可以使紙質(zhì)檔案數(shù)字化，把文字、圖像等通過(guò)文本錄入和圖像錄入變成數(shù)字，方便文件的保存和利用。

2.2 建設(shè)檔案信息資源數(shù)據(jù)庫(kù)

檢索性數(shù)據(jù)和文件性數(shù)據(jù)是數(shù)據(jù)庫(kù)的兩種常見(jiàn)的類型，提示館藏內(nèi)容，介紹檔案的開(kāi)放范圍和目錄，提供上網(wǎng)檢索途徑等是檢索性數(shù)據(jù)的主要作用，使人們可以通過(guò)網(wǎng)絡(luò)而很好的獲得檔案信息。因此在利用數(shù)字化檔案信息資源的時(shí)候，建設(shè)檔案信息資源數(shù)據(jù)庫(kù)是十分有必要的。

2.3 實(shí)現(xiàn)檔案信息資源共享

目前很多的電子文檔管理文件出現(xiàn)在社會(huì)上，所有在選擇管理軟件時(shí)，一定要結(jié)合自己的檔案管理的特點(diǎn)和要求，選擇適合自己的檔案鬼案例軟件，使檔案信息資源可以很好地共享。

2.4 培養(yǎng)檔案信息管理人才

人才的培養(yǎng)始終是事業(yè)發(fā)展的關(guān)鍵，是一項(xiàng)長(zhǎng)期的廣泛的工程。在數(shù)字化檔案信息資源的利用中，培養(yǎng)這方面的人才能夠提高數(shù)字化信息資源的利用率，為各項(xiàng)決策計(jì)劃的制定提供依據(jù)。

3 數(shù)字化檔案信息的利用

3.1 借閱

檔案信息最基本的利用方式就是借閱服務(wù)。數(shù)字化檔案可以準(zhǔn)確的定位用戶所需的信息，利用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)使異地檢索和獲取的困難得到解決，向用戶提供多種檢索方式和獲取方式。目錄查詢、縮略圖查詢、全文檢索是數(shù)字化檔案提供的三種檢索方式，使用戶方便快捷的檢索到所需要的信息。

3.2 參考咨詢

檔案館滿足利用者的一種經(jīng)常性的重要的服務(wù)方式是參考咨詢服務(wù)。檔案數(shù)字化使這種參考查詢的服務(wù)不再是傳統(tǒng)的面對(duì)面的交談或者通過(guò)信函、電話的方式，而是可以直接利用網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行一對(duì)一的參考咨詢，使咨詢服務(wù)的對(duì)象更加廣泛，增加了咨詢的種類，方便又節(jié)省時(shí)間。

3.3 編研

編研服務(wù)是一項(xiàng)標(biāo)志著檔案部門對(duì)社會(huì)需求預(yù)測(cè)水平的主動(dòng)提供的服務(wù)。數(shù)字化檔案的編研讓我們更多的去思考如何提供有用的檔案信息，不受媒體出版發(fā)行的限制，快速的將信息傳播到出去。

結(jié)束語(yǔ)

雖然很多檔案管理部門在發(fā)展的過(guò)程中已經(jīng)能很好的掌握數(shù)字化信息的使用方式和技巧，并能根據(jù)管理需要對(duì)管理模式和理念進(jìn)行合理的調(diào)整與完善，以此來(lái)提檔案管理整體的發(fā)展水平。但是在實(shí)際檔案數(shù)字化信息的收集和利用中，相關(guān)管理團(tuán)隊(duì)還是不能很好的掌握數(shù)字化信息技術(shù)，在檔案信息收集與利用方面還是需要得到進(jìn)一步的提升。所以，這就需要檔案管理部門在日后的發(fā)展中能夠不斷提升對(duì)數(shù)字化信息的認(rèn)知和掌握，同時(shí)還要提升相關(guān)工作人員收集檔案信息的能力，合理有效的利用檔案信息。這樣才能保障檔案管理工作的順利開(kāi)展，為人們提供優(yōu)質(zhì)的服務(wù)。

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