新形勢下對檔案“完整安全原則”的再思考

王洪娟

摘 要：隨著一些與檔案管理工作相關的管理技術逐漸提升，檔案管理工作的優(yōu)化效果比較好，工作人員的管理效率獲得了大幅提升，在現(xiàn)代的檔案管理工作逐漸步入了正軌之后，檔案管理工作的新型發(fā)展形勢之下，全新的管理問題也逐漸在檔案的日常管理之中暴露出來，針對現(xiàn)有的檔案管理工作情況可以發(fā)現(xiàn)，電子檔案管理工作在檔案管理體系之中占有的比重比較大，因此在進行管理工作改進的時候，主要需要對電子檔案存在的問題進行改進，本文對“完整安全原則”進行研究。

關鍵詞：新形勢；檔案管理工作；安全完整原則；管理方法

在現(xiàn)代檔案管理工作之中，主要的管理對象是電子形式的檔案，雖然管理電子檔案工作便捷度更高，同時也避免了一些檔案管理工作中的失誤操作，但是在對電子檔案進行管理的時候，仍舊會存在管理問題，違背了“完整安全原則”，電子檔案材料本身的缺陷就是管理的安全度比較低，而電子檔案可以被人不留痕跡地隨意更改，因此這種檔案材料的真實性以及完整性也受到了影響，管理人員必須要對檔案管理方案進行重新規(guī)劃，確保檔案管理工作的科學性，嚴格遵守安全原則以及完整原則，本文對當前的管理檔案工作情況與改進方法進行分析。

1 檔案管理工作面對的問題

檔案管理工作中的幾種問題會對這項工作的安全性造成影響，不良的管理行為會破壞電子以及紙質檔案材料的完整性，現(xiàn)對常見管理問題以及管理阻礙因素進行分析。

電子文檔的生成環(huán)境復雜。因為缺乏統(tǒng)一的建設標準和系統(tǒng)模型，致使各地各部門如雨后春筍般涌現(xiàn)出來的辦公自動化、電子政務工程形成了各自為政的局面。電子文檔的網(wǎng)絡化管理存在突出問題。多數(shù)辦公自動化網(wǎng)絡的建設沒有文書、檔案部門參加。電子文檔的長久保管存在障礙。日新月異的計算機應用技術使電子文檔的技術環(huán)境及存儲結構變得更加復雜。

在新形勢下，檔案完整、安全的內涵及其維護的具體要求都發(fā)生了變化，原有檔案工作的“完整安全原則”需要從新的角度去加以闡述。筆者認為，對“完整安全原則”的表述，其主要內容包括兩個方面。一方面，維護電子檔案的完整。電子文件由于其特殊的形成規(guī)律和文件生命周期的運轉形態(tài)，將以往的“后工序”提前至文件形階段，加之電子文件本身的技術特征，載體形式的多樣性，以及計算機管理的特殊要求，使電子文件的收集、鑒定、歸檔和整理工作內容更加豐富。另一方面，維護電子檔案的安全。檔案保護的重點由檔案實體安全轉向了檔案信息安全，電子檔案具有的各種特性給檔案保護工作提出了新的課題。

2 確保檔案的安全與完整的方法

對于影響檔案材料的完整性與安全性的問題有所了解之后，就可以對能夠確保實現(xiàn)安全完整管理原則的方法進行明確，通過以下幾種方法可以幫助檔案管理人員實現(xiàn)開展優(yōu)質的檔案管理工作的目的。

2.1 強化科學管理意識

在現(xiàn)代社會經(jīng)濟發(fā)展形勢下，為切實維護檔案完整安全，應當結合檔案工作的實際情況，積極建立健全檔案工作體系，加強宣傳，強化社會群體對于維護檔案完整安全的認知，將檔案保護的責任意識、憂患意識、法制意識等充分融入到檔案工作價值體系中，營造優(yōu)良的檔案完整安全保護環(huán)境，促進檔案安全保護工作的順利開展，促進檔案在社會運行過程中的實際應用價值的有效發(fā)揮。

2.2 加強優(yōu)秀檔案人才培養(yǎng)工作

當前社會發(fā)展形勢下，各級檔案部門普遍面臨著重點檔案搶救任務急、數(shù)量多、專業(yè)人員不足等問題，嚴重影響檔案工作效率。在多種因素的影響和限制下，各級綜合檔案館只得將重點檔案搶救任務外包，但此種方式難以對檔案安全進行有效的監(jiān)管和控制，嚴重制約著檔案的完整性與安全性。為進一步維護檔案完整與安全，應當加強檔案工作人才培養(yǎng)，建立檔案安全保護體系，充實檔案安全保護的人才信息庫，最大程度上滿足檔案安全保護工作的發(fā)展需求，維護檔案完整與安全，推進檔案事業(yè)的穩(wěn)定持續(xù)發(fā)展。

2.3 優(yōu)化檔案存放環(huán)境

除了通過前兩種方法提升檔案管理工作的安全度與完整度之外，相關人員還需要對檔案檔案管理環(huán)境進行優(yōu)化管理，確保檔案所處的客觀環(huán)境不會對檔案的安全性造成不良影響。管理人員需要對檔案庫房進行嚴密管理，一方面是為了更好地保管紙質檔案，另一方面主要是為了對電子檔案進行保護，如果存放環(huán)境條件過差，紙質檔案材料會受到直接影響，出現(xiàn)損壞的問題，其完整性與原始價值也就被破壞，另一方面，庫房環(huán)境過差還會給與檔案管理相關的設備造成影響，使設備出現(xiàn)使用故障，間接地影響到電子檔案，使其保管工作存在風險，因此檔案管理人員要對檔案存放庫房進行日常清理，保證庫房的整潔度。對于檔案存放工具，如檔案袋、檔案夾等，也需要精心挑選，確保其堅固程度。管理人員還需要在庫房之中準備防護性裝置，如滅火器、報警系統(tǒng)等，確保檔案存放環(huán)境的安全性。

2.4 改良原有的設備

在現(xiàn)代的檔案管理體系之中，檔案管理人員需要加強對電子檔案的管理力度，在對電子檔案實施管理工作的時候，需要借助先進的電子設備對電子檔案進行管理，一些檔案管理部門應用的設備比較落后，不但運行速度慢會影響到電子檔案管理的效率，還經(jīng)常會出現(xiàn)故障，嚴重地影響到了電子檔案的存放質量，因此檔案管理人員需要在下僅有資金的支持之下，對原有的質量較差的設備進行改良，再引進全新的設備，在對設備進行應用時，管理人員還需要將使用記錄做好，確保出現(xiàn)管理問題的時候，可以將管理責任落實下來。同時還要確保檔案相關設備的安全程度，根據(jù)設備的使用情況來制定科學的設備監(jiān)督管理制度。

在檔案安全體系建設過程中，應當采取有效措施加強安全管理，堅持預防為主，防治結合，將安全作為第一要素，加強檔案安全保護，保證檔案的完整性與安全性，確保檔案的實際應用價值得以有效發(fā)揮。

結束語

確保檔案存放環(huán)境的安全與檔案材料本身的完整性是兩個最為基本的管理原則，但是由于電子檔案本身的性質以及其存放的特殊環(huán)境，檔案材料的完整性與安全性難以被有效保持，一旦檔案材料出現(xiàn)這兩方面的問題，檔案自身的價值就會被貶損。另外雖然電子檔案子檔案材料之中占有的比重比較大，但是紙質檔案材料的管理工作仍舊不可被忽視，在對優(yōu)化檔案管理工作的時候，管理人員必須要充分地對兩種檔案材料進行考慮，通過科學的檔案管理方法來確保檔案材料的原始價值不會受到影響。

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