高校教務(wù)檔案存在的問(wèn)題及處理對(duì)策

摘 要：目前高校教務(wù)檔案管理存在一些不足之處和需要解決的問(wèn)題，隨著高校檔案管理工作的建設(shè)和更高的要求，這些問(wèn)題的解決迫在眉睫，需要一些教務(wù)管理人員提出有意義的解決對(duì)策。

關(guān)鍵詞：高校管理；教務(wù)檔案；解決對(duì)策

高校教務(wù)檔案肩負(fù)著記錄整個(gè)教學(xué)的所有具體過(guò)程，是高校教學(xué)過(guò)程的真實(shí)痕跡留存，反映了高校的辦學(xué)過(guò)程、辦學(xué)水平、辦學(xué)層級(jí)和辦學(xué)質(zhì)量。隨著高校教學(xué)改革的不斷深入，特別是近年本科教學(xué)水平評(píng)估不斷的提出新的要求，對(duì)高校的教務(wù)檔案管理的要求也不斷提高。教務(wù)檔案管理工作是否高效直接影響到教務(wù)處作為職能部門(mén)作用的發(fā)揮和教學(xué)管理目標(biāo)的完成。

一、 目前高校教務(wù)檔案管理的問(wèn)題

（一） 教務(wù)管理人員管理意識(shí)薄弱

部分高校教務(wù)檔案管理工作人員對(duì)本職工作認(rèn)識(shí)不足，認(rèn)為教務(wù)處的本職工作是教學(xué)安排、教學(xué)管理和教學(xué)監(jiān)管，教務(wù)檔案的收集和整理工作不是重點(diǎn)，教務(wù)檔案的管理應(yīng)該交由專(zhuān)門(mén)的檔案部門(mén)負(fù)責(zé)，于是不重視教學(xué)檔案的收集、管理；另外，由于教務(wù)檔案都是教師和學(xué)生在教學(xué)過(guò)程中產(chǎn)生的，經(jīng)常會(huì)翻閱，收集難度大，所以對(duì)歸檔工作不積極。

（二） 教務(wù)管理工作人員專(zhuān)業(yè)知識(shí)缺乏

當(dāng)前部分高校沒(méi)有專(zhuān)職的檔案歸檔工作，人員沒(méi)有經(jīng)過(guò)專(zhuān)業(yè)的培訓(xùn)，都是兼職人員，沒(méi)有經(jīng)過(guò)專(zhuān)業(yè)培訓(xùn)，只把教務(wù)檔案工作理解為簡(jiǎn)單的資料收集，沒(méi)有專(zhuān)業(yè)的理論知識(shí)。

（三） 教務(wù)檔案管理混亂

高校的教務(wù)檔案按照內(nèi)容可以分為以下幾類(lèi)：教學(xué)管理類(lèi)檔案、學(xué)籍管理類(lèi)檔案、考試類(lèi)檔案、教師工作類(lèi)檔案。教學(xué)管理類(lèi)檔案主要包括上級(jí)部門(mén)的教學(xué)管理文件、日常學(xué)年內(nèi)的培養(yǎng)計(jì)劃、教學(xué)大綱、教學(xué)執(zhí)行辦法、教學(xué)進(jìn)度表、教學(xué)任務(wù)下單表、教學(xué)日歷、教學(xué)檢查材料、各類(lèi)聽(tīng)課記錄、學(xué)術(shù)活動(dòng)資料、教學(xué)工作量統(tǒng)計(jì)、教材使用情況統(tǒng)計(jì)、試題庫(kù)建設(shè)、考試相關(guān)資料：試卷、考試安排、考場(chǎng)安排、考場(chǎng)記錄、試卷分析報(bào)告、學(xué)生畢業(yè)論文和畢業(yè)答辯資料等。學(xué)籍管理類(lèi)檔案包涵入學(xué)登記的表格、學(xué)生的名冊(cè)、學(xué)籍異動(dòng)材料、學(xué)生獎(jiǎng)罰資料。教師工作類(lèi)檔案包括教師介紹、教學(xué)研究情況、科技情況、培訓(xùn)材料、獎(jiǎng)項(xiàng)記錄等。教務(wù)檔案的管理就體現(xiàn)在材料收集、管理、編目和統(tǒng)計(jì)等很多方面。當(dāng)今高校的教學(xué)檔案管理出現(xiàn)很多的問(wèn)題：資料收集不全面。

（四） 教學(xué)檔案利用率不高

目前很多高校的教學(xué)檔案管理者對(duì)教學(xué)檔案的重視程度不高，嚴(yán)重影響了教學(xué)檔案的利用，利用程度低對(duì)學(xué)校新的教學(xué)管理工作起不到影響作用，對(duì)以前教學(xué)中存在的問(wèn)題不能很好地規(guī)避，嚴(yán)重影響了教學(xué)檔案的開(kāi)發(fā)和利用，教學(xué)檔案的意義沒(méi)有充分發(fā)揮出來(lái)。

二、 進(jìn)一步加強(qiáng)教學(xué)檔案管理工作的對(duì)策

（一） 提高教學(xué)檔案工作人員的重視程度

教學(xué)檔案的管理是大學(xué)教務(wù)處管理工作的重要組成部分，每一位涉及教學(xué)工作的人員都應(yīng)該有這個(gè)意識(shí)，提高對(duì)教學(xué)檔案的重視程度。一方面學(xué)校管理工作者要加強(qiáng)檔案管理工作重要性的宣傳工作，加強(qiáng)制度和工作性質(zhì)的培訓(xùn)和宣講，提高每一位教學(xué)參與者的重視程度。另一方面，作為高校教務(wù)檔案管理者必須提高自身的工作意識(shí)，完善工作制度，積極地參與檔案專(zhuān)業(yè)知識(shí)的培訓(xùn)，提高自身價(jià)值，做到對(duì)教務(wù)檔案的歸類(lèi)心中有數(shù)，制度心如明鏡，提高自我重視程度，從思想上和業(yè)務(wù)工作上都有所突破。最后，教務(wù)處檔案歸類(lèi)的工作人員應(yīng)該以身作則對(duì)涉及教學(xué)的各類(lèi)人員傳播檔案歸類(lèi)的知識(shí)和意識(shí)，按照教務(wù)檔案集中管理的原則，明確劃分各部門(mén)負(fù)責(zé)的教學(xué)活動(dòng)范圍，將其所有涉及的整理工作全部保存下來(lái)，做到事事有記錄，件件有回音，完善高校的檔案歸檔工作，提高全校工作人員的教學(xué)檔案歸類(lèi)意識(shí)。

（二） 制定完善的教學(xué)檔案管理制度

為了讓高校的教學(xué)檔案管理工作切實(shí)的做到有章可循，按照我們國(guó)家檔案局及教育部的相關(guān)法律和法規(guī)，再與本校的實(shí)際情況相結(jié)合，制定出完善的教學(xué)檔案管理的規(guī)章制度，同時(shí)各部門(mén)都要按照制度執(zhí)行，具體責(zé)任落實(shí)到個(gè)人，學(xué)校主管部門(mén)的領(lǐng)導(dǎo)是教學(xué)檔案管理的第一負(fù)責(zé)人，學(xué)校教務(wù)處是教學(xué)檔案管理的第二負(fù)責(zé)人，學(xué)校各教學(xué)單位是教學(xué)檔案管理的第三負(fù)責(zé)人；各部門(mén)的教學(xué)科是教學(xué)檔案管理的第一執(zhí)行人，各教研室是教學(xué)檔案管理的第二執(zhí)行人。各部門(mén)都要明確職責(zé)，嚴(yán)格的履行學(xué)校教學(xué)檔案管理制度，切實(shí)的把教學(xué)檔案管理工作落到實(shí)處。同時(shí)，把教學(xué)檔案管理劃到各部門(mén)領(lǐng)導(dǎo)的目標(biāo)責(zé)任書(shū)中，從學(xué)校管理層面到各部門(mén)建立起一套切實(shí)可行的懲罰制度，明確責(zé)任，定時(shí)對(duì)教學(xué)檔案管理工作進(jìn)行檢查和驗(yàn)收。并不斷更新管理觀念，組織人員研究和開(kāi)發(fā)新型的檔案信息資源庫(kù)，建設(shè)具有本校特色的教學(xué)檔案管理發(fā)展模式，走新型的檔案管理創(chuàng)新路。

（三） 提高教學(xué)檔案工作人員的專(zhuān)業(yè)技能

隨著網(wǎng)絡(luò)信息的普及化，高校教學(xué)檔案的管理也必須跟隨信息化和現(xiàn)代化的腳步與時(shí)俱進(jìn)、不斷更新。這就要求教學(xué)檔案管理工作人員必須不斷學(xué)習(xí)、在自身思想意識(shí)素質(zhì)和專(zhuān)業(yè)技能、工作能力方面下工夫。一方面，教學(xué)檔案管理工作人員應(yīng)該自我認(rèn)識(shí)到知識(shí)更新的緊迫性和重要性，主動(dòng)的走出校門(mén)學(xué)習(xí)新的檔案整理知識(shí)和技能，使自己的本職工作更加專(zhuān)業(yè)化和技能化。另一方面，高校管理層應(yīng)該重視教學(xué)檔案的整理和歸類(lèi)工作，給教學(xué)檔案管理工作人員更多的機(jī)會(huì)進(jìn)修學(xué)習(xí)，參觀兄弟院校的檔案工作情況，及時(shí)交流，改進(jìn)本校的管理制度。對(duì)于在檔案整理工作中出現(xiàn)的不配合或者不完善的部門(mén)要落實(shí)賞罰機(jī)制，從上到下提高全校的教學(xué)檔案管理能力。

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作者簡(jiǎn)介：呼俊迪，陜西省西安市西安醫(yī)學(xué)院。endprint