互聯(lián)網(wǎng)時(shí)代航空公司差旅成本管理研究

張覺(jué)曉

摘要：對(duì)航空公司而言，差旅成本是除人工以外的第二大可控支出。國(guó)內(nèi)差旅成本占國(guó)內(nèi)航空公司完全成本的2%-3%，2016年國(guó)內(nèi)三大航差旅類(lèi)成本超過(guò)60億，其中包括了員工出差、機(jī)組駐外、空勤人員復(fù)訓(xùn)、航班延誤等產(chǎn)生的住宿費(fèi)和交通費(fèi)。目前國(guó)內(nèi)多數(shù)航空公司還在使用傳統(tǒng)的差旅管理方式，這種方式對(duì)于差旅成本的控制比較弱，管理效率不高，相應(yīng)地導(dǎo)致差旅成本較高。本文就國(guó)內(nèi)航空公司差旅成本管理的現(xiàn)狀探討互聯(lián)網(wǎng)時(shí)代如何利用差旅平臺(tái)、差旅服務(wù)公司（TMC）等信息化、專業(yè)化的管理外包，實(shí)現(xiàn)節(jié)約成本費(fèi)用、減輕相關(guān)人員負(fù)擔(dān)、提升企業(yè)管理水平的目的。

關(guān)鍵詞：互聯(lián)網(wǎng)時(shí)代 航空公司 差旅成本管理

一、航空公司差旅管理現(xiàn)狀及其存在的問(wèn)題

目前國(guó)內(nèi)多數(shù)航空公司的差旅管理流程可以分為兩類(lèi)：第一類(lèi)是員工出差產(chǎn)生的個(gè)人費(fèi)用報(bào)銷(xiāo)；第二類(lèi)是機(jī)組駐外、航班延誤、空勤復(fù)訓(xùn)等按照合同結(jié)算。

（一）員工出差產(chǎn)生的個(gè)人費(fèi)用報(bào)銷(xiāo)

員工在出差過(guò)程中自行墊付差旅費(fèi)用，在差旅活動(dòng)結(jié)束之后，員工提交報(bào)銷(xiāo)單據(jù)經(jīng)審批同意后，將紙質(zhì)單據(jù)及附件傳遞至財(cái)務(wù)進(jìn)行審核報(bào)銷(xiāo)。這一流程存在以下問(wèn)題。

（1）風(fēng)險(xiǎn)控制不夠。由于費(fèi)用為事后報(bào)銷(xiāo)，對(duì)于不符合差旅制度的差旅行為，很難做到事先預(yù)防，只能在事后財(cái)務(wù)審核中發(fā)現(xiàn)。

（2）員工差旅墊資時(shí)間長(zhǎng)。員工如遇較長(zhǎng)時(shí)間出差，需自行墊付較高費(fèi)用，還可能因當(dāng)月費(fèi)用預(yù)算不足無(wú)法實(shí)現(xiàn)及時(shí)報(bào)銷(xiāo)。

（3）存在虛假票據(jù)風(fēng)險(xiǎn)。交通、住宿等所有差旅相關(guān)的報(bào)銷(xiāo)費(fèi)用都由員工自己提供報(bào)銷(xiāo)單據(jù)，一些員工可能會(huì)通過(guò)虛開(kāi)發(fā)票手段來(lái)獲取更多額外利益，這種情況公司很難查證核實(shí)，導(dǎo)致公司為員工差旅付出額外的成本。

（4）影響工作效率。全面營(yíng)改增后，公司要求員工出差時(shí)取得增值稅專用發(fā)票以便為公司節(jié)省稅款，但實(shí)務(wù)中存在一些偏遠(yuǎn)地區(qū)及特殊酒店無(wú)法開(kāi)具增值稅專用發(fā)票，或開(kāi)具錯(cuò)誤發(fā)票等情況，員工為發(fā)票事宜需要多次溝通協(xié)調(diào)，降低工作效率。

（5）管理成本增加。員工個(gè)人報(bào)銷(xiāo)差旅費(fèi)增加了增值稅專用發(fā)票的管理難度，以國(guó)內(nèi)某航企為例，全面營(yíng)改增后增值稅發(fā)票數(shù)量月增長(zhǎng)60%，增加了發(fā)票認(rèn)證和稅額核對(duì)的工作量。

（二）機(jī)組駐外、航班延誤、空勤復(fù)訓(xùn)等按照合同結(jié)算

該類(lèi)由管理部門(mén)負(fù)責(zé)前期考察供應(yīng)商，通過(guò)談判招標(biāo)等方式確定單價(jià)，經(jīng)公司批準(zhǔn)后簽訂合同，酒店按月向公司開(kāi)具發(fā)票，發(fā)票及所附明細(xì)經(jīng)管理部門(mén)審核確認(rèn)后遞交財(cái)務(wù)審核付款。這一流程雖然減少了員工差旅墊資和增值稅發(fā)票管理難度，但仍然也存在以下問(wèn)題。

（1）管理成本增加。管理部門(mén)需要辦理每一家協(xié)議酒店的全部合同審批手續(xù)以及前期的考察準(zhǔn)備工作，通常合同為一年有效期，在到期前幾個(gè)月就要著手辦理續(xù)簽或另外選擇酒店的手續(xù)，增加公司審批事項(xiàng)，降低企業(yè)的運(yùn)營(yíng)效率。

（2）存在費(fèi)用虛高風(fēng)險(xiǎn)。管理部門(mén)事后收到酒店發(fā)票和入住人員清單進(jìn)行審核時(shí)相對(duì)個(gè)人報(bào)銷(xiāo)審核難度更大，通過(guò)手工辨認(rèn)簽字等方法無(wú)法做到準(zhǔn)確無(wú)誤，實(shí)務(wù)中部分酒店存在故意或錯(cuò)誤計(jì)算增加人員或次數(shù)多收取費(fèi)用的情況，導(dǎo)致增加公司成本。

上述兩種流程還存在一個(gè)相同的問(wèn)題：這些差旅成本明細(xì)數(shù)據(jù)沒(méi)有進(jìn)入信息系統(tǒng)，無(wú)法使用信息技術(shù)手段對(duì)企業(yè)的歷史差旅數(shù)據(jù)做出分析，并對(duì)后續(xù)的差旅管理改進(jìn)提供數(shù)據(jù)參考。此外，在企業(yè)與差旅供應(yīng)商進(jìn)行集中采購(gòu)談判時(shí)，由于沒(méi)有準(zhǔn)確的差旅數(shù)據(jù)預(yù)測(cè)，也難以協(xié)商出優(yōu)惠的價(jià)格，導(dǎo)致差旅成本偏高。

二、國(guó)內(nèi)外企業(yè)差旅管理現(xiàn)狀分析

目前國(guó)內(nèi)三大航員工總?cè)藬?shù)已超過(guò)26萬(wàn)人，相關(guān)分支機(jī)構(gòu)及運(yùn)營(yíng)子公司遍布全國(guó)及海外，差旅管理工作的主要難點(diǎn)在于金額龐大、地域性強(qiáng)、市場(chǎng)環(huán)境多樣，各地機(jī)構(gòu)及子公司差旅政策存在差異，而且受制于會(huì)計(jì)科目的分類(lèi)，差旅成本分散在差旅費(fèi)、駐外費(fèi)、航延費(fèi)、復(fù)訓(xùn)費(fèi)、培訓(xùn)費(fèi)等多個(gè)項(xiàng)目，預(yù)算控制和管理上也較為分散，這一實(shí)際情況使得集中化管理成為差旅成本管理最有效的手段。

目前國(guó)內(nèi)外企業(yè)的差旅集中管理方式主要有以下兩種。

一是以歐美等發(fā)達(dá)國(guó)家為代表，很多大型企業(yè)跨國(guó)公司都采用與差旅服務(wù)公司（TMC）合作的方式，把差旅的相關(guān)工作交給一家或者多家專門(mén)從事差旅管理的公司，這些公司可以為企業(yè)提供差旅方案、差旅服務(wù)平臺(tái)、差旅政策改進(jìn)分析報(bào)告等多種全流程的服務(wù)解決方案，其中比較著名的大型差旅管理公司包括Carlson Wagonlit Travel、羅森布魯斯、國(guó)際旅行社和美國(guó)運(yùn)通公司等。這些企業(yè)和差旅服務(wù)公司建立的是相對(duì)長(zhǎng)期的、穩(wěn)定的戰(zhàn)略伙伴關(guān)系。國(guó)外企業(yè)選擇這一方式主要是因?yàn)闅W美等國(guó)家的差旅市場(chǎng)已經(jīng)較為成熟和專業(yè)，企業(yè)選擇將非核心的業(yè)務(wù)和管理流程外包，選擇專業(yè)的商旅管理公司提供完善、快捷的差旅服務(wù)，可以節(jié)約費(fèi)用、減輕企業(yè)相關(guān)人員負(fù)擔(dān)，滿足企業(yè)對(duì)于成本控制及管理效率提升的要求。

二是以國(guó)內(nèi)大型央企為代表，選擇自行建立內(nèi)部信息化差旅平臺(tái)，以滿足差旅成本管理及服務(wù)員工的需求。根據(jù)相關(guān)報(bào)道，截至2017年5月，中國(guó)聯(lián)通、華為、中興已經(jīng)建成了自有的差旅管理平臺(tái)，中石化、中石油、國(guó)家電網(wǎng)、建設(shè)銀行、中國(guó)移動(dòng)、中國(guó)電信等大型國(guó)有企業(yè)的自有差旅平臺(tái)也在建設(shè)中。選擇這一方式很大程度上是因?yàn)槟壳皣?guó)內(nèi)差旅市場(chǎng)相對(duì)不夠成熟，企業(yè)對(duì)差旅管理服務(wù)的認(rèn)知度、信任度不高，同時(shí)國(guó)內(nèi)差旅服務(wù)公司（TMC）提供的服務(wù)目前還不能滿足這些企業(yè)的要求。但從長(zhǎng)期來(lái)看，自建差旅平臺(tái)前期的資金投入、后期的管理投入都是巨大的，企業(yè)需要投入大量的資金、人力去管理自建信息化平臺(tái)，而且受制于專業(yè)限制，企業(yè)自己所能掌握的差旅資源是有限的，企業(yè)規(guī)模越大，所需求的差旅服務(wù)越是繁多和復(fù)雜，仍然需要和差旅服務(wù)公司合作以實(shí)現(xiàn)企業(yè)成本管理的目標(biāo)。

三、互聯(lián)網(wǎng)時(shí)代差旅平臺(tái)設(shè)計(jì)的想法與建議

（一）將差旅業(yè)務(wù)集中化管理，選擇專業(yè)的差旅平臺(tái)建立長(zhǎng)期、穩(wěn)定的合作關(guān)系endprint

對(duì)航空公司而言，其核心業(yè)務(wù)為經(jīng)營(yíng)航空運(yùn)輸業(yè)，在行業(yè)內(nèi)競(jìng)爭(zhēng)日趨激烈的背景下，將非核心業(yè)務(wù)交給專業(yè)且值得信賴的合作伙伴進(jìn)行管理，可以更好地專注于主營(yíng)業(yè)務(wù)的發(fā)展。航空公司在差旅服務(wù)（TMC）合作方面有先天的優(yōu)勢(shì)，航空公司本來(lái)就是差旅服務(wù)的上游供應(yīng)商，國(guó)內(nèi)航企近年推動(dòng)的“提直降代”迫使一些旅游電子商務(wù)代理人（OTA）轉(zhuǎn)型投入到差旅服務(wù)中，航空公司除了與OTA一起合作賣(mài)機(jī)票，也可以利用其差旅資源及信息化技術(shù)平臺(tái)合作開(kāi)展內(nèi)部差旅管理。

根據(jù)相關(guān)資料，目前國(guó)內(nèi)商旅服務(wù)公司主要有國(guó)旅運(yùn)通、錦江HRG、騰邦國(guó)際、攜程商旅等幾大供應(yīng)商，前兩位客戶主要為外資及合資企業(yè)，后兩位主要為國(guó)內(nèi)中小企業(yè)提供服務(wù)。根據(jù)航空公司員工差旅的特點(diǎn)，出差可以使用免費(fèi)機(jī)票，航空公司差旅成本主要集中在酒店住宿和地面交通上，地面交通中占主要比例的高鐵票價(jià)因壟斷而無(wú)議價(jià)空間，那么航空公司差旅成本中最大的壓降空間就是酒店價(jià)格，因此在選擇差旅服務(wù)合作伙伴時(shí)應(yīng)著重考慮其在酒店資源方面的優(yōu)勢(shì)，并且可以通過(guò)差旅平臺(tái)設(shè)定提前預(yù)定酒店的時(shí)間來(lái)計(jì)算不同的出差補(bǔ)貼，以此來(lái)鼓勵(lì)員工提前進(jìn)行預(yù)訂，培養(yǎng)員工提前制訂出差計(jì)劃的習(xí)慣，為公司節(jié)省成本。

（二）要注重其平臺(tái)的易用度和信息安全

企業(yè)差旅平臺(tái)的主要使用者為公司員工，隨著國(guó)內(nèi)近年移動(dòng)互聯(lián)技術(shù)的迅猛發(fā)展，越來(lái)越多的人習(xí)慣使用移動(dòng)智能設(shè)備進(jìn)行移動(dòng)辦公，因此差旅平臺(tái)應(yīng)以移動(dòng)智能設(shè)備平臺(tái)為主要平臺(tái)，提供手機(jī)APP、iPad等多種移動(dòng)設(shè)備應(yīng)用程序可以對(duì)接或嵌入公司OA，方便員工使用和管理，對(duì)于航空公司機(jī)組駐外、航班延誤等重要差旅應(yīng)提供24小時(shí)電話等預(yù)定服務(wù)，同時(shí)平臺(tái)應(yīng)具有較強(qiáng)的安全性，確保既不影響員工出行，又能保證敏感信息安全。

（三）要注重平臺(tái)的信息化支持程度

差旅平臺(tái)的后臺(tái)信息技術(shù)可以支撐航企海內(nèi)外幾十家分支機(jī)構(gòu)及分子公司同時(shí)使用，可以通過(guò)大數(shù)據(jù)、云計(jì)算等應(yīng)用技術(shù)向企業(yè)提供高效、精準(zhǔn)的差旅數(shù)據(jù)分析報(bào)表功能，并對(duì)接企業(yè)ERP系統(tǒng)，使企業(yè)財(cái)務(wù)團(tuán)隊(duì)對(duì)于差旅成本開(kāi)支情況一目了然，進(jìn)而實(shí)施相應(yīng)的管理措施。

互聯(lián)網(wǎng)時(shí)代航空公司通過(guò)與專業(yè)的差旅平臺(tái)合作，實(shí)現(xiàn)非核心業(yè)務(wù)的管理外包，不僅可以對(duì)差旅服務(wù)進(jìn)行集中采購(gòu)、控制差旅成本，而且可以對(duì)差旅行為進(jìn)行全過(guò)程的管理、監(jiān)控、數(shù)據(jù)分析并持續(xù)優(yōu)化，進(jìn)而實(shí)現(xiàn)提升員工滿意度、為企業(yè)降本增效的雙贏局面。endprint