企業(yè)職工人力資源檔案管理工作研究

吳瑤

摘 要：隨著經(jīng)濟(jì)的發(fā)展、經(jīng)濟(jì)環(huán)境的變化，推行現(xiàn)代化管理已成為現(xiàn)代企業(yè)發(fā)展的必然要求，企業(yè)職工檔案管理是人力資源管理工作的基礎(chǔ)性工作，人力資源檔案是全面記錄企業(yè)人力資源客觀情況的文件材料，對促進(jìn)企業(yè)人才的合理利用、培養(yǎng)、配置具有重要保障作用。本文從企業(yè)職工人力資源檔案在企業(yè)管理中的作用和工作內(nèi)容出發(fā)，分析企業(yè)職工人力資源檔案管理中存在問題，進(jìn)而提出人力資源檔案管理工作建議，以提高企業(yè)職工人力資源管理工作水平，增強(qiáng)企業(yè)核心競爭力。

關(guān)鍵詞：企業(yè)；人力資源；檔案；企業(yè)管理

一、企業(yè)職工人力資源檔案在企業(yè)管理中的作用

企業(yè)職工人力資源檔案是企業(yè)員工工作活動(dòng)的信息記錄。檔案管理主要記錄職工個(gè)人基本經(jīng)歷、業(yè)務(wù)技術(shù)水平、工作表現(xiàn)以及崗位變動(dòng)等文字記載資料。檔案管理是人事管理工作的重要組成部分，是歷史地、客觀地、全面地考察員工的依據(jù)。企業(yè)職工人力資源檔案是日常企業(yè)職工工作考評、工資福利待遇、專業(yè)技術(shù)職稱的重要依據(jù)，企業(yè)職工人力資源檔案管理可以借助以往資料分析和匯總，提高企業(yè)科學(xué)決策水平，科學(xué)合理的選拔，有效配置企業(yè)員工，使企業(yè)人才各盡其能；通過績效激勵(lì)、考核培訓(xùn)、職業(yè)規(guī)劃等現(xiàn)代化管理手段推動(dòng)企業(yè)經(jīng)營發(fā)展科學(xué)化；利用現(xiàn)代企業(yè)信息化管理手段簡化工作程序，提高企業(yè)管理效率，完善職工個(gè)體發(fā)展，維護(hù)企業(yè)的合法權(quán)益，促進(jìn)企業(yè)整體管理水平的提升。

二、企業(yè)職工人力資源檔案管理中存在問題

1、對職工人力資源檔案管理工作不夠重視。當(dāng)前很多企業(yè)對人力資源檔案管理工作缺乏必分的重視，管理意識淡薄。企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)在人力資源管理工作的硬件配置和管理人員上配置不足，無法把企業(yè)戰(zhàn)略目標(biāo)與實(shí)際工作需求相匹配，工作存在被動(dòng)性，導(dǎo)致人力資源檔案工作缺乏強(qiáng)有力的物質(zhì)保障和人力支持，不能很好發(fā)揮管理效能。

2、管理理念和手段落后。不少企業(yè)人力資源檔案管理仍沿襲原有管理經(jīng)驗(yàn)和管理手段，機(jī)械呆板，相對落后的管理方式使得管理水平不高，數(shù)據(jù)不安全，保密性差，不能及時(shí)掌握人力資源數(shù)據(jù)變化，人力資源檔案管理維持在低水平上徘徊。

3、人力資源檔案工作缺乏嚴(yán)謹(jǐn)性、真實(shí)性和完整性。企業(yè)職工檔案管理制度存在嚴(yán)重漏洞，在一些企業(yè)的人力資源檔案中，內(nèi)容不完整、不真實(shí)，操作混亂，缺乏必要程序保障。一方面原有數(shù)據(jù)的收集整理不全面，前后矛盾不嚴(yán)謹(jǐn)，甚至存在虛假材料；另一方面對于人力資源調(diào)動(dòng)、職務(wù)職稱變化、學(xué)歷學(xué)位變化不能及時(shí)更新，不能如實(shí)反映人力資源的實(shí)際情況，導(dǎo)致檔案材料失去了真實(shí)性和權(quán)威性，造成工作滯后，不利于職工檔案管理工作的開展。

4、檔案存放混亂，保管不當(dāng)。部分企業(yè)在檔案管理上缺乏科學(xué)的統(tǒng)籌規(guī)劃，管理人員職責(zé)不明確，管理體系不健全，檔案保存隨意性大，分類不明確，造成人力資源檔案歸檔不及時(shí)，甚至檔案丟失，在檔案收集、信息錄入及檔案移交歸檔案方面存在許多重復(fù)無效工作，浪費(fèi)了不必要的人力、物力和財(cái)力，難以高質(zhì)量地完成職工人力資源檔案工作。

5、檔案管理人員素質(zhì)不高。當(dāng)前企業(yè)人力資源檔案管理中專業(yè)人員所占比例不高，專業(yè)技能和素質(zhì)水平參差不齊，人力資源檔案管理人員缺乏必要的政策和相關(guān)法律學(xué)習(xí)，責(zé)任心不強(qiáng)，不能滿足現(xiàn)代企業(yè)對人力資源檔案管理的科學(xué)性、規(guī)范性管理要求。

三、企業(yè)職工人力資源檔案管理的工作建議

1、加強(qiáng)人力資源檔案管理重要性認(rèn)識。大力開展職工人力資源檔案管理工作重要性的宣傳，企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)和管理者要加大人力資源檔案管理的指導(dǎo)和扶持力度，增強(qiáng)管理者責(zé)任感，明晰崗位管理職能，加大檔案管理人力、財(cái)力和物力投入，協(xié)調(diào)企業(yè)各部門協(xié)助人力資源檔案管理工作，營造良好的檔案管理環(huán)境。

2、完善檔案管理制度，實(shí)現(xiàn)規(guī)范化管理。企業(yè)管理者要注重學(xué)習(xí)先進(jìn)的檔案管理理念和經(jīng)驗(yàn)，結(jié)合企業(yè)自身特點(diǎn)健全和完善企業(yè)檔案管理制度，以科學(xué)規(guī)范的管理手段對人力資源檔案進(jìn)行合理分類歸檔，提高企業(yè)檔案管理的統(tǒng)籌管理水平，避免人力資源檔案管理損失，做到人事管理與人事檔案管理相結(jié)合，使人力資源管理更趨于嚴(yán)謹(jǐn)、真實(shí)、完整。

3、加強(qiáng)對人力檔案管理人員的技能培訓(xùn)。人是企業(yè)管理中起決定性作用的重要因素，人力資源檔案管理人員的專業(yè)勝任能力是保障企業(yè)人力資源檔案管理工作有序進(jìn)行的重要前提。加強(qiáng)對人力資源管理重要性的宣傳和培訓(xùn)，堅(jiān)持以人為本原則，通過定期定崗培訓(xùn)、有計(jì)劃的進(jìn)修學(xué)習(xí)、引進(jìn)高精專業(yè)技術(shù)人才、與科研院所交流合作等方式，拓寬人力資源檔案管理寬度和深度，提高管理者人力資源檔案管理水平和專業(yè)技能。

4、加快管理信息化進(jìn)程，提高企業(yè)人力資源管理效率。職工檔案的信息化管理可以有效提高企業(yè)管理水平和效率，基于計(jì)算機(jī)、網(wǎng)絡(luò)信息系統(tǒng)和人力資源專業(yè)軟件的檔案信息化管理可以把管理人員從繁雜的數(shù)據(jù)歸集整理中解脫出來，更好的做好檔案信息分析、處理、決策工作，降低工作錯(cuò)誤率，提高檔案部門科學(xué)管理水平，促進(jìn)人力資源檔案規(guī)范化、信息化水平的全面提升。

四、結(jié)束語

綜上所述，人事檔案管理工作是企業(yè)管理內(nèi)容之一，企業(yè)檔案管理者要加強(qiáng)人力資源檔案管理重要性的認(rèn)識；轉(zhuǎn)變管理思路，運(yùn)用現(xiàn)代化管理手段，完善檔案管理制度，實(shí)現(xiàn)規(guī)范化管理；加強(qiáng)對人力檔案管理人員的技能培訓(xùn)；加快管理信息化進(jìn)程，提高企業(yè)人力資源管理效率和工作質(zhì)量，使人力資源檔案管理工作有效的為企業(yè)經(jīng)濟(jì)獲得利益最大化而服務(wù)。

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