行政單位檔案管理的電子化建設(shè)

夏春杰

摘 要：隨著社會(huì)的發(fā)展和信息化時(shí)代的到來，我國(guó)行政單位在建設(shè)的過程中，也逐漸應(yīng)用了電子化信息設(shè)備，提升了工作效率，促進(jìn)了行政事業(yè)的發(fā)展。但是在檔案管理的過程中，由于信息化設(shè)備不健全，工作人員對(duì)檔案的信息化管理不夠重視，難以提升答案管理的效果，影響了行政單位的辦事效率。本文主要研究行政單位檔案管理的電子化建設(shè)。

關(guān)鍵詞：行政單位 檔案管理 電子化建設(shè)

中圖分類號(hào)：G271.6 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A 文章編號(hào)：1672-3791（2018）07（a）-0119-02

行政單位中的檔案是對(duì)單位各項(xiàng)工作的備份，以文字、聲音和圖像的形式，記錄很長(zhǎng)一段時(shí)間內(nèi)行政單位的工作情況，因此，促進(jìn)行政單位檔案管理的信息化建設(shè)，依托電子計(jì)算機(jī)載體，將這些內(nèi)容記錄在電腦中，不僅可以防止信息的失真，還能擴(kuò)大存儲(chǔ)量，分類簡(jiǎn)單，操作便捷，節(jié)省了以往傳統(tǒng)檔案管理的時(shí)間。因此，行政的單位的檔案管理人員需要認(rèn)識(shí)到信息化建設(shè)的重要性，采取科學(xué)的方法和技術(shù)，促進(jìn)檔案管理的高效化和信息化。

1 促進(jìn)行政單位檔案管理信息化建設(shè)的重要性

1.1 能夠有效提升檔案的服務(wù)效率

在行政單位的發(fā)展和運(yùn)行過程中，檔案管理是一項(xiàng)重 要的工作內(nèi)容。隨著信息化的發(fā)展，實(shí)現(xiàn)的檔案管理的信息化建設(shè)，能夠有效提升檔案信息提取的便捷性，提升行政單位的服務(wù)價(jià)值。同時(shí)，與原有檔案管理方法向比較而言，電子化的建設(shè)也可以減少管理者的操作時(shí)間，使信息的傳輸和存儲(chǔ)更加安全快捷，大大擴(kuò)容了檔案存儲(chǔ)的內(nèi)容，也提升了這些檔案的實(shí)際運(yùn)用效率，從而方便行政單位為社會(huì)提供更加完善的服務(wù)。

1.2 有利于節(jié)省行政單位檔案管理的成本

在傳統(tǒng)的檔案管理過程中，行政單位一般都需要建立專門的檔案管理部門，配備的人員也需要具備法律、出版和后勤等方面的知識(shí)，這對(duì)于行政單位來說是相當(dāng)大的成本。但是通過電子化的建設(shè)，能夠?qū)⑦@些人才儲(chǔ)備解放出來，從事更高難度的工作。通過計(jì)算機(jī)的操作，能夠減少檔案管理的成本和時(shí)間，同時(shí)還省去了信息加工和合成的環(huán)節(jié)，提升了檔案管理的效率。

1.3 有利于提升電子檔案利用的時(shí)效性

在傳統(tǒng)檔案管理的模式下，從文字的整理到信息的加工需要一段很長(zhǎng)的時(shí)間，如果想在該時(shí)期內(nèi)使用檔案信 息，就會(huì)影響查找效率，造成信息的延遲甚至失真，不僅 影響了檔案的使用效果，同時(shí)也阻礙了行政單位發(fā)展的效 率。但是通過電子信息化的建設(shè)，如今的檔案都是以電子 文檔的形式進(jìn)行傳輸，速度快，信息量大，還能對(duì)這些信 息進(jìn)行智能分類，有效提升了檔案使用的時(shí)效性。

2 當(dāng)前行政單位檔案管理存在的問題

2.1 缺乏對(duì)電子化建設(shè)的認(rèn)識(shí)

當(dāng)前人類進(jìn)入信息時(shí)代，很多行業(yè)和部門的檔案管理工作也朝著信息化的趨勢(shì)發(fā)展。對(duì)于行政單位來講，促進(jìn)電子檔案的信息化管理，也能節(jié)省人力和物力資源，提升檔案的真實(shí)性和時(shí)效性。但是，當(dāng)前依然有很多行政單位的檔案建設(shè)，難以達(dá)到基礎(chǔ)的信息化水準(zhǔn)，主要表現(xiàn)就是部門臨到和 負(fù)責(zé)人對(duì)信息化建設(shè)的重視度不足，導(dǎo)致單位引進(jìn)的信息化設(shè)備不足，也沒有引進(jìn)優(yōu)質(zhì)的計(jì)算機(jī)操作人才。在體制上，檔案管理工作也沒有建立統(tǒng)一的信息化管理標(biāo)準(zhǔn)，信息化檔案建設(shè)工作形同虛設(shè)，不僅大大增加了檔案管理的風(fēng)險(xiǎn)，也不利于行政單位自身的發(fā)展。

2.2 檔案信息化管理人員的素質(zhì)不高

大多數(shù)行政單位內(nèi)部的檔案管理人員都是老員工，甚至有很多都是別的部門臨時(shí)調(diào)任的，本身對(duì)檔案管理工作的認(rèn)識(shí)就不足。再加上這些員工沒有經(jīng)過專業(yè)檔案信息化管理的培訓(xùn)，在實(shí)際管理中僅憑自身的經(jīng)驗(yàn)辦事，很多文獻(xiàn)的分類都毫無章法，不僅工作的周期長(zhǎng)，后期想要查找也需要耗費(fèi)很長(zhǎng)時(shí)間。尤其是一些單位老員工，沒有跟上時(shí)代的步伐，對(duì)計(jì)算機(jī)知識(shí)一竅不通，依然沿用傳統(tǒng)人力檔案分類和管理模式，信息在此過程中很容易失真，檔案的管理水平也一直上不去[1]。

2.3 檔案的后續(xù)利用率不足

行政單位的檔案，基本都是對(duì)以往工作的整理和備份，以及指導(dǎo)后續(xù)工作的文獻(xiàn)等，具有很強(qiáng)的參考和利用價(jià)值。但是當(dāng)前的現(xiàn)狀缺失，很多行政的單位的檔案部門形同虛設(shè)，雖然每天都有各式各樣的檔案資料入檔，但是與其他部門基本沒有交流，對(duì)這些檔案的利用也不高。其中一些資料由于條件的限制并沒有被列入到信息公開的范圍之內(nèi)，難以發(fā)揮自身的利用價(jià)值。

3 促進(jìn)行政單位檔案管理電子化建設(shè)的措施分析

3.1 建立全面的檔案管理電子化體制

該體制的建立既要走自上而下的老路，同時(shí)上級(jí)部門也應(yīng)該聽取員工的意見，建立統(tǒng)一的信息化檔案管理體制，規(guī)范檔案管理的工作流程，制定科學(xué)的電子化建設(shè)目標(biāo)。首先，檔案管理部門應(yīng)該針對(duì)檔案的特點(diǎn)以及行政單位的性質(zhì)，建立科學(xué)的檔案使用周期以及各項(xiàng)保密制度等。其次，利用單位統(tǒng)一的網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)，建立電子文檔、文件歸檔和文件利用的機(jī)制，使公開信息能夠在局域網(wǎng)中共享，方便其他部門員工的隨時(shí)查找，突出時(shí)效性和便捷性。最后，對(duì)數(shù)字檔案的建設(shè)加以重視，管理者應(yīng)該將利用網(wǎng)絡(luò)化信息，分析怎樣更加高效和全面的建立數(shù)字檔案管理系統(tǒng)，提升對(duì)該項(xiàng)工作的重視程度。

3.2 全面提升檔案管理人員的信息化素質(zhì)

電子化的檔案管理工作，也需要人工的輸入和維護(hù)，因此提升相關(guān)從業(yè)人員的素質(zhì)也同等重要。在實(shí)際的工作中，單位的管理者應(yīng)該高薪引進(jìn)一批具備專業(yè)化素質(zhì)的過硬計(jì)算機(jī)能力的檔案管理人才，組建一支高效化的檔案管理團(tuán)隊(duì)。招聘的時(shí)候就應(yīng)該提升準(zhǔn)入門檻，盡量以專業(yè)和經(jīng)驗(yàn)為主要的考核內(nèi)容，同時(shí)也要兼顧其道德素質(zhì)，考察其是否具備崇高的奉獻(xiàn)精神。對(duì)于單位的老員工，則需要定期為其設(shè)置信息化檔案管理的培訓(xùn)課程，不斷提升其計(jì)算機(jī)操作水準(zhǔn)。除此之外，還需要建立科學(xué)的賞罰機(jī)制，為檔案管理工作注入新的活力，對(duì)兢兢業(yè)業(yè)表現(xiàn)良好的員工給予物質(zhì)獎(jiǎng)勵(lì)，對(duì)工作怠慢、態(tài)度不認(rèn)真的員工施以懲罰。

3.3 建立有效的部門間溝通渠道

想要提升行政單位的服務(wù)質(zhì)量，很大程度上取決于其信息的掌控能力。因此，在檔案管理工作中，應(yīng)該努力實(shí)現(xiàn)信息資源的即時(shí)共享。面對(duì)不同服務(wù)對(duì)象的需求差異，各部門應(yīng)該掌握不同的檔案信息?；诖?，管理者不能將檔案管理部門分離出去，需要加強(qiáng)各部門與檔案管理部門之間的信息聯(lián)動(dòng)和溝通，在網(wǎng)絡(luò)設(shè)置和平臺(tái)設(shè)置中，為員工提供更多交流的就會(huì)，打破交流的壁壘，讓檔案管理人員能夠即時(shí)將有是僥幸的檔案信息傳輸?shù)絻?nèi)部平臺(tái)中，從而提升行政的單位的服務(wù)質(zhì)量[2]。

3.4 強(qiáng)化電子檔案的收集和開發(fā)工作

檔案管理應(yīng)該力求信息的完整性和全面性。因此，在實(shí)際的管理工作中，應(yīng)該建立全面的檔案數(shù)據(jù)庫，通過設(shè)置檢索目錄，編排系統(tǒng)以及圖像導(dǎo)入等功能，完成對(duì)各式各樣信息的掃描工作。數(shù)字化檔案系統(tǒng)的建設(shè)，還應(yīng)該保障檔案信息的完整性和真實(shí)性，因此在導(dǎo)入之前還需要專門審核，如果需要權(quán)限控制，還應(yīng)該做好加密處理。除此之外，檔案管理人員在對(duì)資源信息進(jìn)行錄入和掃描之后，還應(yīng)該對(duì)其中更深層次的內(nèi)容進(jìn)行開發(fā)和研究，經(jīng)過層層確認(rèn)和審查之后，將更加準(zhǔn)確的信息記錄其中，還應(yīng)該隨時(shí)觀察檔案的狀態(tài)發(fā)展和變化趨勢(shì)，及時(shí)更新時(shí)間和內(nèi)容等，這樣才能方便行政單位管理層做出科學(xué)決策，提升整個(gè)行政單位的服務(wù)水準(zhǔn)。

4 結(jié)語

促進(jìn)行政單位檔案管理的電子化建設(shè)，不僅能夠減少傳統(tǒng)檔案管理的時(shí)間和流程，還能提升檔案使用的時(shí)效性。因此在電子化建設(shè)的過程中，應(yīng)該建立全面的檔案管理電子化體制，全面提升檔案管理人員的信息化素質(zhì)，建立有效的部門間溝通渠道，強(qiáng)化電子檔案的收集和開發(fā)工作，在提升行政單位檔案管理質(zhì)量的同時(shí)，促進(jìn)整個(gè)社會(huì)服務(wù)系統(tǒng)的建設(shè)和發(fā)展。

參考文獻(xiàn)

[1] 李福來.事業(yè)單位檔案管理的電子化建設(shè)[J].黑龍江科技信息，2017（15）：258.

[2] 于月.事業(yè)單位檔案管理的電子化建設(shè)分析[J].信息記錄材料，2017，18（2）：63-64.