企業(yè)檔案外包工作探析

肖瀟 陳金星

【摘要】本文分析了企業(yè)檔案外包工作的業(yè)務流程，針對當前企業(yè)檔案外包存在的質(zhì)量標準、安全風險、知識產(chǎn)權等關鍵問題進行了探討，并提出了相應的防范和應對措施。

【關鍵詞】檔案外包;檔案管理

外包（Outsourcing）是指企業(yè)綜合利用外部的專業(yè)化資源，將企業(yè)內(nèi)部的某項職能或某項任務分包給其他企業(yè)或機構來完成，從而達到降低成本、提高效率、最大限度地發(fā)揮本企業(yè)的核心優(yōu)勢，增加對外界環(huán)境應變能力的一種管理模式。在社會分工日益細化的背景下，隨著業(yè)務的不斷拓展，企業(yè)既有的檔案部門及專業(yè)人員已無法應付日益龐雜的檔案管理工作，檔案外包應運而生。

一、檔案外包概述

企業(yè)檔案外包是指企業(yè)將其在生產(chǎn)經(jīng)營活動中產(chǎn)生的檔案內(nèi)容實體及其從事檔案管理的相關活動委托給特定的檔案管理中介，從而優(yōu)化運營過程，降低企業(yè)檔案工作的成本，使企業(yè)檔案人員跳出繁雜、細碎的基礎工作而專注于更頂層的總體管控、標準設計、質(zhì)量監(jiān)督，使企業(yè)集中優(yōu)勢資源專注于主營業(yè)務的開展。

根據(jù)檔案介質(zhì)類型劃分，企業(yè)檔案外包業(yè)務包括：紙質(zhì)文件管理服務（文件保管、文件掃描、文件銷毀、編目整理等），電子文檔管理服務（特藏庫保管、備份周轉服務、災難預防及恢復服務、電子文檔銷毀等）。

根據(jù)業(yè)務類型劃分，企業(yè)檔案外包業(yè)務包括：檔案存儲、檔案咨詢、檔案數(shù)字化（掃描）、檔案信息化平臺建設、檔案查詢、檔案運送、檔案培訓、檔案裝具支持等服務。

此外，部分檔案外包機構還提供大事記編研，WEB應用解決方案，容災備份服務、文物鑒定、文物拍賣等業(yè)務。

二、檔案外包的業(yè)務流程

企業(yè)作為市場活動的主體，其文檔工作貫穿于各項業(yè)務活動始終，檔案外包工作不可避免的需要企業(yè)內(nèi)部各職能部門相互配合，在檔案主管部門的牽頭下與檔案外包機構協(xié)商，簽訂檔案服務外包合同，約定雙方權利與義務，為后續(xù)外包工作的順利開展提供保障。具體來說，企業(yè)檔案外包主要包括以下幾方面：

（一）需求確定。以檔案外包的對象劃分，企業(yè)檔案外包工作分為存量外包和增量外包。存量外包是指企業(yè)將現(xiàn)有的所有檔案業(yè)務外包給檔案中介機構，由于所涉及的文檔資料已經(jīng)由企業(yè)內(nèi)部檔案機構整理歸檔，存量外包一般只涉及對紙質(zhì)檔案的數(shù)字化及系統(tǒng)著錄等業(yè)務;增量外包則以年度、季度或月度為階段，對該階段產(chǎn)生的文檔資料搜集、整理、著錄、歸檔等全過程進行打包招標并委托給第三方檔案中介機構。企業(yè)進行檔案外包前，應根據(jù)外包的具體對象類型確定外包業(yè)務的內(nèi)容，分析檔案外包的必要性與可行性，確定檔案外包的范圍與方式，制定檔案服務外包工作規(guī)劃。特別需要注意的是，企業(yè)在進行檔案外包之前，應根據(jù)國家法律法規(guī)、制度標準以及企業(yè)商業(yè)保密需求，對檔案進行價值鑒定和密級鑒定，明確可外包檔案和不可外包檔案的范圍。

（二）招標。企業(yè)在明確檔案外包需求并制定外包工作規(guī)劃的基礎上，應根據(jù)國家及上級部門關于服務采購管理的規(guī)定，制定并執(zhí)行具體的檔案外包服務機構篩選方案，通過單一來源采購、邀標、競爭性談判、公開招標等方式選擇合適的承包方。根據(jù)所涉及檔案的重要程度、密級對檔案進行分級，對于不同級別的檔案可選擇具備不同資質(zhì)、服務能力的外包服務機構。

（三）簽訂合同。確定外包機構后，企業(yè)應與之簽訂書面合同，建立正式的委托與被委托的法律關系。合同須約定檔案外包服務內(nèi)容和范圍、服務質(zhì)量標準、合同雙方的權利與義務、價格標準與付費方式、交付物及交付標準、服務期限、違約責任和賠償條款、保密條款等內(nèi)容。

（四）過程管控。企業(yè)應對合同執(zhí)行的全過程進行管控，主要包括對外包服務機構的人力資源管理、財務管理、保密管理、風險管理等進行有效監(jiān)控，對服務質(zhì)量進行定期或不定期抽查。在監(jiān)控過程中發(fā)現(xiàn)異常情況時，應及時督促外包服務機構進行改正。必要時，可在充分評估影響、制定善后方案的前提下，主動終止服務協(xié)議并采取法律手段應對其違約行為，降低檔案外包工作的風險。

（五）評價反饋。企業(yè)應在過程管控的基礎上對檔案外包服務機構的服務質(zhì)量進行評價，評價結果作為外包服務機構改進服務質(zhì)量及后續(xù)服務項目準入的重要參考依據(jù)。為節(jié)省招標成本，與檔案外包服務機構建立持續(xù)健康的合作關系，促進企業(yè)檔案外包工作穩(wěn)步開展，企業(yè)對于增量外包型檔案業(yè)務，可在招標過程中，重點挑選現(xiàn)有合作機構中表現(xiàn)優(yōu)秀的外包機構簽訂長期戰(zhàn)略合作協(xié)議。

三、檔案外包關鍵問題及應對措施

企業(yè)在進行檔案外包服務委托時，應在全過程管控的基礎上，重點針對外包服務過程中相關的服務質(zhì)量、安全風險、知識產(chǎn)權等問題采取必要的預防和糾正措施，確保檔案外包工作順利開展，維護企業(yè)合法利益。

（一）質(zhì)量問題。檔案作為有價值的原始記錄，應著力確保其真實性、完整性、原始性。在檔案外包過程中，由于企業(yè)自身的檔案工作標準規(guī)范與外包服務機構的工作標準規(guī)范存在出入，且由于外包服務機構工作人員專業(yè)素質(zhì)及業(yè)務技能參差不齊，外包檔案的質(zhì)量不可避免會受到影響。這就需要企業(yè)檔案部門在進行外包委托時，明確企業(yè)檔案工作標準和規(guī)范，必要時對外包工作人員開展業(yè)務培訓;同時，企業(yè)應嚴格實施全過程管控，對外包工作成果進行監(jiān)督和抽查，及時糾正外包過程中存在的質(zhì)量問題;此外，在簽訂合同時，企業(yè)應明確檔案外包工作的驗收標準，在最終交付驗收時，嚴格按照合同規(guī)定的標準進行驗收審核，確保檔案工作的一致性、規(guī)范性。

（二）安全風險。檔案作為公司生產(chǎn)經(jīng)營活動的真實記錄，必然承載了企業(yè)的商業(yè)機密（國有企業(yè)，尤其是涉密企業(yè)由于承擔國家及地方使命，更是涉及國家機密），涉及企業(yè)甚至國家的安全。企業(yè)在進行檔案外包委托前，首先應對待外包文檔對象進行嚴格審查，剝離涉及企業(yè)及國家核心機密的文檔，對一般性涉密文檔進行標注，后續(xù)監(jiān)督中予以重點關注;其次，對相關外包服務機構開展盡職調(diào)查，重點審核其主體資質(zhì)、專業(yè)能力、經(jīng)營聲譽、既往業(yè)績、風險應對能力等方面，及時排除不合規(guī)機構;最后，在合同條款中嚴格規(guī)定保密條款，并與外包機構工作人員簽訂保密協(xié)議，確保企業(yè)檔案安全。

（三）知識產(chǎn)權。企業(yè)檔案外包工作相關的知識產(chǎn)權主要包括：1.檔案本身所包含的知識產(chǎn)權;2.對檔案進行著錄、標引、掃描、匯編、研究、出版等產(chǎn)生的知識產(chǎn)權;3.檔案外包過程中形成的檔案工作標準、規(guī)范、文檔管理軟件等知識產(chǎn)權。對于1、2類知識產(chǎn)權，企業(yè)檔案部門應極力確保其為自身的固有權益，并在合同條款中予以明確，檔案外包機構在工作中應嚴格保護，不得擅自據(jù)為己有或進行非法轉讓;對于第3類知識產(chǎn)權，企業(yè)須根據(jù)具體情況，主動引導頂層工作標準、規(guī)范的制定，積極參與檔案管理軟件等信息化平臺的需求分析及頂層設計，爭取掌握檔案工作的核心知識和技能，并在與外包服務機構協(xié)商的基礎上，轉化為企業(yè)自身的知識產(chǎn)權，確保企業(yè)在檔案外包工作中的主導權。

服務外包作為企業(yè)檔案工作一種新的潮流和趨勢，因其在節(jié)約成本、提升效率方面的優(yōu)勢，受到越來越多的企業(yè)及檔案管理機構的關注。同時，由于相關政策法規(guī)不完善、外包服務行業(yè)規(guī)范缺失以及企業(yè)自身原因，當前的檔案服務外包在服務質(zhì)量控制、安全風險防控及知識產(chǎn)權歸屬方面有待進一步完善。企業(yè)在進行檔案外包委托時，應從企業(yè)自身利益出發(fā)，明確檔案外包的范圍和標準，通過合同規(guī)范檔案外包服務機構的工作標準，維護企業(yè)的合法利益。

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