新聞媒體在重大活動(dòng)檔案管理工作中的問題與對(duì)策

沈茜

【摘要】重大活動(dòng)檔案是記錄和反映一個(gè)地區(qū)、一個(gè)時(shí)期經(jīng)濟(jì)社會(huì)發(fā)展重要軌跡的真實(shí)記錄，新聞媒體因?yàn)樾袠I(yè)性質(zhì)經(jīng)常參與到各種重大活動(dòng)當(dāng)中。本文通過分析新聞媒體在重大活動(dòng)檔案管理工作中存在的問題，提出加強(qiáng)重大活動(dòng)檔案管理的相關(guān)對(duì)策，以期為新聞媒體在重大活動(dòng)檔案管理工作中提供思考。

【關(guān)鍵詞】新聞媒體;重大活動(dòng)檔案;問題;對(duì)策

重大活動(dòng)檔案，是指過去和現(xiàn)在的國家機(jī)構(gòu)、社會(huì)組織以及個(gè)人在重大活動(dòng)中直接形成的對(duì)國家和社會(huì)有保存價(jià)值的紙質(zhì)、電子、聲像以及標(biāo)志性實(shí)物等不同形式的歷史記錄。自1999年紹興市人民政府頒布《紹興市區(qū)重大活動(dòng)檔案管理辦法》起，山西省、浙江省、湖北省、福建省、洛陽市、寧夏回族自治區(qū)等省、市、自治區(qū)均頒布了重大活動(dòng)檔案管理辦法，對(duì)重大活動(dòng)檔案管理進(jìn)行了制度上的探索與建設(shè)。這些地方法規(guī)除了對(duì)重大檔案活動(dòng)的定義、范圍、管理方式等作出明確規(guī)定外，還有一個(gè)共同之處就是提到了新聞媒體的參與，并對(duì)其在開展重大活動(dòng)檔案管理方面提出了要求，如“負(fù)責(zé)重大活動(dòng)宣傳報(bào)道工作的單位以及工作人員應(yīng)當(dāng)予以配合”，“負(fù)責(zé)新聞報(bào)道等工作的單位，應(yīng)當(dāng)及時(shí)整理本單位在重大活動(dòng)中形成的檔案”，“新聞工作者參與重大活動(dòng)過程中形成的各種檔案材料，由權(quán)利所有人按照事先約定提供給活動(dòng)主辦方”。新聞媒體一方面需要做好本單位主辦的重大活動(dòng)檔案管理工作，另一方面需要對(duì)參與重大活動(dòng)中負(fù)責(zé)宣傳報(bào)道形成的各種檔案資料做好管理。

一、新聞媒體在重大活動(dòng)檔案管理中存在的問題

同為記錄社會(huì)歷史的發(fā)展進(jìn)程，新聞媒體和檔案部門有很大的互補(bǔ)性和合作空間。新聞媒體因其行業(yè)性質(zhì)，經(jīng)常能夠參與各種重大活動(dòng)的宣傳報(bào)道，同時(shí)具備真實(shí)性可靠、硬件設(shè)施好等優(yōu)勢，但不可否認(rèn)的是其在重大活動(dòng)檔案管理過程中也存在一些問題。

（一）對(duì)重大活動(dòng)檔案管理重視程度不高。一是新聞媒體單位領(lǐng)導(dǎo)重視不夠。這是因?yàn)樾侣劽襟w的主要任務(wù)是精心組織宣傳報(bào)道，抓好經(jīng)營生產(chǎn)業(yè)務(wù)，對(duì)于檔案管理，特別是重大活動(dòng)形成的各種檔案資料未能得到足夠的重視，單位領(lǐng)導(dǎo)忽略了新聞媒體在檔案管理工作中發(fā)揮的重大作用和效益。二是新聞媒體單位的檔案管理部門重視不夠。這是因?yàn)樾侣劽襟w檔案部門一般更注重本單位產(chǎn)生檔案的收集整理工作，更注重日常工作中各部門產(chǎn)生的文書、科技、聲像、電子檔案的收集整理，對(duì)于單位主辦或參與其他單位重大活動(dòng)形成的檔案的收集、整理及移交缺乏監(jiān)管。這些都不利于重大活動(dòng)檔案工作的開展。

（二）重大活動(dòng)檔案管理制度落實(shí)不到位。盡管全國大部分省、市已經(jīng)頒布了《重大活動(dòng)檔案管理辦法》，但是新聞媒體單位對(duì)于重大活動(dòng)檔案管理的相關(guān)制度落實(shí)不到位，有的沒有結(jié)合單位實(shí)際情況制定相關(guān)制度，重大活動(dòng)檔案管理缺乏制度保障;有的制定了制度沒有督辦落實(shí)，文件成為一紙空文。這就使得重大活動(dòng)檔案管理工作中，檔案管理權(quán)責(zé)和管理要求無章可循。

（三）檔案管理部門缺乏事前介入和全過程監(jiān)管。正因?yàn)橹卮蠡顒?dòng)具有“重大”的特點(diǎn)，舉辦一次重大活動(dòng)往往由主辦單位、承辦單位等多個(gè)單位共同配合完成，有時(shí)候還會(huì)成立重大活動(dòng)臨時(shí)組委會(huì)，抽調(diào)各單位有關(guān)人員參與組織活動(dòng)。但是，無論新聞媒體作為重大活動(dòng)的主辦單位還是參與單位，其檔案部門一般未能參與到活動(dòng)的具體承辦中，缺乏應(yīng)有的事前指導(dǎo)與全過程監(jiān)管。而重大活動(dòng)是一項(xiàng)重要的工作，集中產(chǎn)生的檔案數(shù)量巨大、類型復(fù)雜，如果沒有檔案部門人員參與，對(duì)隨時(shí)形成的檔案進(jìn)行跟蹤指導(dǎo)和監(jiān)督，而僅僅是依靠活動(dòng)工作人員自發(fā)完成，極不利于重大活動(dòng)檔案的收集、鑒別和管理工作。

（四）重大活動(dòng)工作人員檔案業(yè)務(wù)素質(zhì)不強(qiáng)。在負(fù)責(zé)宣傳報(bào)道方面，新聞媒體能夠真實(shí)、完整地記錄重大活動(dòng)的原始進(jìn)程，特別是參與重大活動(dòng)的往往是新聞媒體單位派出的政治素質(zhì)高、專業(yè)能力強(qiáng)、作風(fēng)紀(jì)律嚴(yán)的采編隊(duì)伍，但是因?yàn)槲唇邮軐I(yè)的檔案培訓(xùn)，檔案意識(shí)和檔案基本知識(shí)欠缺，使得重大活動(dòng)檔案在收集、整理、移交等過程中出現(xiàn)檔案資料不符合歸檔標(biāo)準(zhǔn)、丟失、拖延移交、據(jù)為己有等問題。

二、新聞媒體做好重大活動(dòng)檔案管理的對(duì)策

（一）加強(qiáng)宣傳，引起各方重視。重大活動(dòng)檔案管理作為檔案管理中的重要內(nèi)容，必須引起新聞媒體單位領(lǐng)導(dǎo)、新聞媒體采編人員、檔案工作人員等各方重視，將其納入單位檔案管理工作的重要議事日程和年度工作計(jì)劃，納入新聞媒體采編人員的業(yè)務(wù)學(xué)習(xí)范圍，納入檔案執(zhí)法年檢、檔案目標(biāo)管理考核等工作的重要指標(biāo)。

（二）明確職責(zé)，做好配合工作。新聞媒體單位作為重大活動(dòng)檔案的參與者和見證者，在加強(qiáng)自身重大活動(dòng)檔案管理的同時(shí)，與重大活動(dòng)的主辦單位和其他承辦單位、參與單位做好配合工作。主要體現(xiàn)在三個(gè)層面責(zé)任：一是明確主辦單位、承辦單位、檔案行政管理部門在重大活動(dòng)檔案管理中的責(zé)任，主辦單位對(duì)檔案管理負(fù)主導(dǎo)責(zé)任，承辦單位負(fù)協(xié)辦責(zé)任，檔案管理部門負(fù)監(jiān)督指導(dǎo)責(zé)任。二是明確重大活動(dòng)檔案在活動(dòng)各個(gè)環(huán)節(jié)的收集、整理、鑒定、保管、編研、移交等工作中的責(zé)任，特別是明確專人進(jìn)行檔案管理。三是明確重大活動(dòng)中產(chǎn)生的各門類檔案的管理責(zé)任，新聞媒體單位主要承擔(dān)起聲像檔案的管理責(zé)任。

（三）建章立制，細(xì)化實(shí)施方案。新聞媒體單位要根據(jù)當(dāng)?shù)匾殉雠_(tái)《重大活動(dòng)檔案管理辦法》結(jié)合本單位實(shí)際情況，加快制定本單位重大活動(dòng)檔案管理辦法及實(shí)施方案。細(xì)化方案需涵蓋以下幾個(gè)要點(diǎn)：一是檔案部門需提前介入重大活動(dòng)的檔案管理。檔案部門應(yīng)對(duì)歸檔質(zhì)量進(jìn)行超前控制。新聞媒體單位在組織或參與重大活動(dòng)前，需向本單位檔案部門報(bào)備，以便獲得檔案部門的指導(dǎo)和監(jiān)督，特別是明確檔案的歸檔范圍、時(shí)間和方式，有助于做好重大活動(dòng)檔案管理工作。二是對(duì)檔案管理標(biāo)準(zhǔn)的進(jìn)一步細(xì)化，包括電子文檔的格式，數(shù)碼照片的像素、大小、分辨率、格式，音頻、視頻格式，套數(shù)，密級(jí)，存儲(chǔ)載體等。一方面有助于檔案規(guī)范化管理，另一方面避免檔案管理風(fēng)險(xiǎn)。三是建立責(zé)任追究制度。對(duì)于將檔案據(jù)為己有拒絕歸檔、造成檔案損毀、丟失、涂改等問題的，需要追究相應(yīng)責(zé)任。

（四）加強(qiáng)隊(duì)伍建設(shè)，全面提高檔案專業(yè)水平。新聞媒體單位除了加強(qiáng)對(duì)本單位檔案員的培訓(xùn)外，應(yīng)將廣大媒體工作者納入到檔案培訓(xùn)的范疇，進(jìn)一步加強(qiáng)檔案管理宣傳教育和檔案法治教育培訓(xùn)工作，提高其檔案意識(shí)和檔案管理水平。比如針對(duì)傳統(tǒng)媒體與新媒體融合時(shí)代下檔案管理的特點(diǎn)和要求，結(jié)合媒資檔案管理等媒體從業(yè)人員日常工作設(shè)置相應(yīng)的培訓(xùn)課程。

三、結(jié)束語

新聞媒體作為黨和政府的喉舌，應(yīng)當(dāng)充分發(fā)揮自身優(yōu)勢，進(jìn)一步加強(qiáng)重大活動(dòng)檔案管理建設(shè)工作，致力于做黨的政策主張的傳播者、時(shí)代風(fēng)云的記錄者、社會(huì)進(jìn)步的推動(dòng)者、公平正義的守望者，為重大活動(dòng)檔案管理作出貢獻(xiàn)。

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