淺議辦公室推行精細(xì)化管理的思考

楊輝

【摘要】精細(xì)化管理是社會分工的精細(xì)化以及服務(wù)質(zhì)量的精細(xì)化對現(xiàn)代管理的必然要求，是建立在常規(guī)管理的基礎(chǔ)上，并將常規(guī)管理引向深入，將精細(xì)化管理的思想和作風(fēng)貫徹到企業(yè)每個環(huán)節(jié)的一種管理模式。現(xiàn)代管理學(xué)認(rèn)為，科學(xué)化管理有三個層次：第一個層次是規(guī)范化，第二層次是精細(xì)化，第三個層次是個性化。

【關(guān)鍵詞】辦公室;精細(xì)化;管理

“精細(xì)”，現(xiàn)代漢語中有精致細(xì)密之意。文言文中有精明能干、細(xì)心仔細(xì)、清醒蘇醒的意思。精細(xì)化管理是一種理念，一種文化。它是源于日本20世紀(jì)50年代的一種企業(yè)管理理念，是社會分工的精細(xì)化，以及服務(wù)質(zhì)量的精細(xì)化對現(xiàn)代管理的必然要求，是建立在常規(guī)管理的基礎(chǔ)上，并將常規(guī)管理引向深入的基本思想和管理模式，是一種以最大限度地減少管理所占用的資源和降低管理成本為主要目標(biāo)的管理方式。精細(xì)化管理是社會分工的精細(xì)化以及服務(wù)質(zhì)量的精細(xì)化對現(xiàn)代管理的必然要求，是建立在常規(guī)管理的基礎(chǔ)上，并將常規(guī)管理引向深入，將精細(xì)化管理的思想和作風(fēng)貫徹到企業(yè)每個環(huán)節(jié)的一種管理模式?，F(xiàn)代管理學(xué)認(rèn)為，科學(xué)化管理有三個層次：第一個層次是規(guī)范化，第二層次是精細(xì)化，第三個層次是個性化。

一、為什么要實施精細(xì)化管理

（一）消費群體的差異化。消費品市場競爭白熱化，傳統(tǒng)制造業(yè)隨著社會發(fā)展進(jìn)入大調(diào)整、大重組和全面優(yōu)勝劣汰的境地，產(chǎn)品種類越來越豐富，顧客可供選擇的余地越來越大，人們的消費觀念和水平日益提高，個性化需求成為消費趨勢，消費者購買商品越來越挑剔，越來越滿足于享受超值、舒適的服務(wù)細(xì)節(jié)。因此，企業(yè)為了生存，為了符合顧客的需要，必須向精細(xì)化管理轉(zhuǎn)變。

（二）經(jīng)營模式的同質(zhì)化。我國的經(jīng)濟(jì)發(fā)展到今天，企業(yè)和企業(yè)之間在產(chǎn)品、技術(shù)、成本、設(shè)備、工藝或服務(wù)等方面的同質(zhì)化越來越強，差異性越來越小，在某種層面上而言，市場競爭越來越表現(xiàn)為細(xì)節(jié)上的競爭。在這種情況下，誰能為消費者想得更周到、細(xì)致，誰就會在競爭中勝出。

（三）管理模式的粗放化。改變粗放型的經(jīng)營管理模式，實現(xiàn)由大批量生產(chǎn)管理向精細(xì)化管理的轉(zhuǎn)變，已經(jīng)是全社會的共識。尤其是行業(yè)競爭的不斷加劇，企業(yè)面對越來越多、越來越強的競爭對手，企業(yè)做強做大是一個必然的發(fā)展方向。雖然影響企業(yè)贏利的因素很多，但內(nèi)部管理依然是一個最重要的因素。如何洞察市場的變化、如何指定對應(yīng)的方針、如何擴(kuò)大自己的利潤源、如何減少企業(yè)的成本等都是可以通過精細(xì)化管理來加強的。企業(yè)只有不斷地持續(xù)精細(xì)化管理，提高企業(yè)的應(yīng)變能力，規(guī)劃好每一分錢、用好每一分錢、賺到可以賺到的每一分錢，企業(yè)才能健康穩(wěn)定地發(fā)展，才能在未來的競爭中立于不敗之地。尤其是我國企業(yè)傳統(tǒng)的高投入、高消耗、高成本、低產(chǎn)出的管理方式，已經(jīng)走到盡頭，必須轉(zhuǎn)變?yōu)榫?xì)化的管理方式。

二、推進(jìn)辦公室精細(xì)化管理的必要性

（一）推進(jìn)辦公室精細(xì)化管理是辦公室職能的內(nèi)在要求。辦公室的主要職能是為領(lǐng)導(dǎo)決策服務(wù)、為機關(guān)基層工作服務(wù)，地位非常重要，其職能作用發(fā)揮得如何，在一定程度上決定和影響著企業(yè)工作的成效。辦公室的特殊職能決定了辦公室工作以下幾方面的特點：一是工作任務(wù)重、事情雜。辦公室不僅承擔(dān)著大量的文稿起草、綜合協(xié)調(diào)、會議籌備、信息反饋、督促檢查、接待安排等日常性的工作任務(wù)，同時，還要承擔(dān)許多臨時性、應(yīng)急性和額外性的任務(wù)。二是工作難度大、要求高。如在參與政務(wù)方面，由于辦公室人員大量時間陷入在事務(wù)性工作中，深入實際不夠、掌握素材不多、調(diào)查研究不足、分析問題不透，導(dǎo)致調(diào)研工作脫離實際，無法為領(lǐng)導(dǎo)及時、準(zhǔn)確、全面地提供調(diào)研材料，參謀助手的作用發(fā)揮有限。三是工作影響面廣、責(zé)任大。“辦公室工作無小事”。辦公室工作地位特殊，工作頭緒繁多而又責(zé)任重大，一旦把握不好，處理不當(dāng)，就可能小事變大事，甚至影響機關(guān)的正常運轉(zhuǎn)，影響領(lǐng)導(dǎo)的威信，影響單位的形象。辦公室工作的上述特點，決定了辦公室工作必須走科學(xué)化、規(guī)范化、精細(xì)化的道路，“在被動中求主動、在無序中求有序、在務(wù)實中求精細(xì)”。

（二）推進(jìn)精細(xì)化管理是提高辦公室工作質(zhì)效的主要途徑。辦公室作為機關(guān)的行政中樞，處在承上啟下、聯(lián)系左右、協(xié)調(diào)內(nèi)外、溝通各方的核心地位。行政管理精細(xì)化，不僅是工作方式的轉(zhuǎn)變，更是管理思想的改變，需要管理人員在日常工作中不斷提高自我要求，根據(jù)精細(xì)化要求，改變工作理念與方式，實現(xiàn)行政管理工作的精細(xì)化。

近年來，辦公室參與政務(wù)、管理事務(wù)、搞好服務(wù)及辦文、辦會、辦事的質(zhì)量和水平都有了明顯提高。但用高標(biāo)準(zhǔn)來衡量，辦公室的工作還存在一些問題和不足：一是疏于政務(wù)、忙于事務(wù)。主要精力為一些瑣碎的日常事務(wù)所牽扯，參政水平不高，領(lǐng)導(dǎo)的參謀助手作用發(fā)揮得不夠充分。二是疏于管理、責(zé)任淡化。工作流程不夠精細(xì)，崗責(zé)體系不夠健全，管理制度不夠完善，不同程度地存在責(zé)任不落實、工作效率不高的問題。少數(shù)人的責(zé)任心不夠強，辦文、辦會、辦事還不夠干練、不夠圓滿，有時出現(xiàn)一些低級差錯，影響工作質(zhì)量和機關(guān)形象。三是疏于服務(wù)、忙于應(yīng)付。主要是工作的主動性、創(chuàng)造性差，成天忙于應(yīng)付性的工作，“沉”得不夠。四是疏于學(xué)習(xí)、安于現(xiàn)狀。一些同志認(rèn)為自己的素質(zhì)在機關(guān)還過得去，不愿意花時間、動腦筋搞學(xué)習(xí)，對本職工作得過且過。當(dāng)前，只有全面推進(jìn)科學(xué)化、精細(xì)化管理，才能有效解決目前辦公室工作中存在的流程不優(yōu)、崗責(zé)不細(xì)、職能不順、落實不夠等問題，不斷提高辦公室工作的整體效能，確保各項工作高效優(yōu)質(zhì)、運轉(zhuǎn)靈活、管理有序，更好地為領(lǐng)導(dǎo)、為機關(guān)、為基層服務(wù)。

三、辦公室行政管理精細(xì)化對策

（一）更新觀念，提高認(rèn)識?！疤煜麓笫拢刈鲇诩?xì)”。一方面，辦公室工作人員必須牢固樹立“細(xì)節(jié)決定成敗”的意識，把重視細(xì)節(jié)作為一種素質(zhì)，一種修養(yǎng)，一種工作態(tài)度，增強工作的自覺性、及時性、細(xì)致性、創(chuàng)造性、有效性，力爭每項工作都嚴(yán)謹(jǐn)、細(xì)致、準(zhǔn)確，要努力實現(xiàn)“六個不讓”，即不讓領(lǐng)導(dǎo)交辦的事在自己這里延誤、不讓傳遞的文件在自己這里中斷、不讓辦理的文件在自己這里積壓、不讓各種差錯在自己這里發(fā)生、不讓前來辦事的人在自己這里受到冷落、不讓辦公室的形象在自己這里受損。要努力做到“三個一點”，即常規(guī)的事，思路超前一點;急辦的事，步伐加快一點;敏感的事，考慮周全一點。另一方面，要戒除三種行為，即遇事怕麻煩，辦事憑經(jīng)驗，處事不冷靜。無論是辦文、辦會還是辦事，都要增強責(zé)任意識、創(chuàng)新意識和程序意識，“不因事小而不為，不因事雜而亂為，不因事急而盲為，不因事難而怕為”。

（二）明確職責(zé)，細(xì)化流程。1.要依職能辦事。辦公室的主要職責(zé)，概括起來就是“履行六大職能，搞好六項服務(wù)”，即履行參謀職能，為領(lǐng)導(dǎo)決策服務(wù);履行協(xié)調(diào)職能，為推動全局服務(wù);履行把關(guān)職能，為中心工作服務(wù);履行宣傳職能，為依法治稅服務(wù);履行督辦職能，為政令暢通服務(wù);履行保障職能，為機關(guān)運轉(zhuǎn)服務(wù)。要將辦公室的各項職能逐項分解到各系列、各環(huán)節(jié)、各崗位，明確“干什么”“怎么干”“干得怎么樣”“干錯了怎么辦”，確保崗位職責(zé)精細(xì)化;按規(guī)章辦事，按程序運作，按規(guī)程服務(wù)，既不越位，也不缺位，確保職權(quán)人人有、任務(wù)個個擔(dān)、責(zé)任人人負(fù)、事事有人干。2.要按流程辦事。要按照程序精簡、環(huán)節(jié)順暢、責(zé)任明確、標(biāo)準(zhǔn)細(xì)化的基本要求，優(yōu)化辦公室各項工作流程。辦公室的核心職能是輔助決策，要以決策的形成、實施、反饋、評估、完善為導(dǎo)向，抓住決策前的調(diào)查研究，決策中的對策建議，決策后的督查評估反饋等主要環(huán)節(jié)來設(shè)計工作流程。同時，要逐項建立信息調(diào)研、公文運轉(zhuǎn)、檔案管理、機要保密、秘書事務(wù)、安全值班、督促檢查、新聞宣傳、會議管理、信訪處理等各方面工作的具體流程，做到環(huán)環(huán)相扣、互促互動。3.靠協(xié)調(diào)辦事。機關(guān)許多工作都?xì)w口辦公室管理，但又要靠各部門共同落實，需要依靠整個機關(guān)、整個系統(tǒng)的力量。因此，辦公室要正確定位，擺正位置，加強協(xié)作，形成協(xié)調(diào)配合、齊抓共管的工作格局。主要做好以下“五個協(xié)調(diào)”：一是做好與領(lǐng)導(dǎo)的協(xié)調(diào)。及時領(lǐng)會領(lǐng)導(dǎo)意圖，把領(lǐng)導(dǎo)安排的工作準(zhǔn)確及時地安排、布置、貫徹下去。二是做好與上級機關(guān)的協(xié)調(diào)。對上級機關(guān)的發(fā)文、通知、安排，及時向公司領(lǐng)導(dǎo)匯報，在當(dāng)好“參謀”的前提下，及早拿出思路和方案。三是做好與其它科室之間的協(xié)調(diào)。在工作中，由于各科室之間的工作側(cè)重點和工作要求不同，不可避免的會產(chǎn)生一些不同的意見，辦公室要主動做好協(xié)調(diào)工作，本著求同存異、顧全大局的原則，及時協(xié)調(diào)解決。屬于需要領(lǐng)導(dǎo)出面協(xié)調(diào)解決的問題，及時請示匯報，做到既解決問題，又尊重各方面的意見。四是做好與地方政府及系統(tǒng)外部門之間的協(xié)調(diào)。五是做好與基層單位關(guān)系的協(xié)調(diào)，既讓領(lǐng)導(dǎo)放心，又讓群眾滿意。

（三）完善制度，強化考核。要對辦公室現(xiàn)有規(guī)章制度進(jìn)行補充和完善，形成規(guī)范化的制度體系，堅持用制度來約束行為，規(guī)范工作運轉(zhuǎn)，使辦公室工作切實做到有章可循、井然有序、周密嚴(yán)謹(jǐn)。當(dāng)前，重點是要建立和完善以下三項制度：1.建立工作日志。通過建立工作日志，提高辦公室人員統(tǒng)籌安排工作的能力和科學(xué)利用時間的水平，減少疏漏，杜絕重大失誤。一是日常事務(wù)日志。對相關(guān)職能部門間業(yè)務(wù)聯(lián)系的工作，外來會議通知，領(lǐng)導(dǎo)干部外出、干部出差、學(xué)習(xí)、考察等日常事項，建立專門日志，工作完成后，存檔備案，以備查詢。二是建立個人工作日志。每個辦公室人員都建立自己的個人工作日志，便于經(jīng)常性地了解和及時推進(jìn)各自職責(zé)范圍內(nèi)的工作。三是建立臨時工作日志。對領(lǐng)導(dǎo)交辦或其他科室、相關(guān)部門請求協(xié)助的臨時性工作建立臺賬，留存記錄，防止安排的工作多了，顧此失彼。2.建立AB崗制度。AB崗工作制度是指辦公室在合理設(shè)置工作崗位、完善工作職責(zé)的基礎(chǔ)上，在相近崗位之間，實行頂崗或互為備崗的制度。即兩個相近崗位互為AB崗，當(dāng)A崗因故不在崗時，B崗自動頂崗，及時辦理根據(jù)工作性質(zhì)可以即時辦理的一般性事務(wù)和緊急事務(wù)。實行AB崗工作制一方面能夠通過A、B工作人員互為備崗，保證各項工作流程順暢、無縫鏈接，防止辦公室職能發(fā)揮出現(xiàn)“缺位”，另一方面，在A、B崗工作人員都在崗的情況下，A、B崗能夠相互把關(guān)、審核，最大限度地減少工作中差錯或低級失誤。3.完善考核制度。嚴(yán)格實行“三定”（定員、定崗、定責(zé)）和目標(biāo)管理。按各自所擔(dān)負(fù)的職責(zé)細(xì)化為日常性、階段性和臨時性任務(wù)目標(biāo)，明確完成時限、工作程序和具體要求，實行分工負(fù)責(zé)，責(zé)任量化考核，在考核過程中，要合理確定考核標(biāo)準(zhǔn)，對能夠量化的工作盡可能地設(shè)計量化指標(biāo)，對主觀因素較強、不容易量化的工作，應(yīng)當(dāng)設(shè)計必要的定性評價指標(biāo)。

辦公室工作地位特殊，工作頭緒繁多而又責(zé)任重大，一旦把握不好，處理不當(dāng)，就可能小事變大事，甚至影響機關(guān)的正常運轉(zhuǎn)，影響領(lǐng)導(dǎo)的威信，影響單位的形象。辦公室工作的上述特點，決定了辦公室工作必須走科學(xué)化、規(guī)范化、精細(xì)化的道路，“在被動中求主動、在無序中求有序、在務(wù)實中求精細(xì)”。努力用“制度化、流程化、規(guī)范化”全面提升辦公室精細(xì)化管理的品質(zhì)，要建立“公文處理、會務(wù)、接待、值班”等各方面的標(biāo)準(zhǔn)化工作流程，強調(diào)辦公室工作的精品意識，從而使辦公室工作人員在工作中養(yǎng)成精細(xì)化思想，使企業(yè)辦公室管理實現(xiàn)從制度化約束向文化約束的轉(zhuǎn)變，提高精細(xì)化水平。精細(xì)已經(jīng)成為企業(yè)競爭中最重要的表現(xiàn)形式，精細(xì)化管理也已經(jīng)成為決定未來企業(yè)競爭成敗的關(guān)鍵。精細(xì)化是管理的新方向，是以科學(xué)管理為基礎(chǔ)，以精、準(zhǔn)、細(xì)、嚴(yán)為特征，致力于降低管理成本，提高管理效率的一種管理方式。精細(xì)化管理是加強管理、提升效率的必經(jīng)之路。