醫(yī)院公文管理中存在的問題及對策

高琴

【摘要】為了提高我院公文管理的質(zhì)量和效率，以期能為其他存在同樣問題的醫(yī)院提供參考，筆者對我院公文管理中存在的人員專業(yè)性不強、制度不健全、領導不重視、公文處理不嚴肅及處理方式落伍等問題進行了全面的分析，然后采用文獻研究、理論聯(lián)系實際的方法，從人員、制度、管理、方法等方面提出提高我院公文管理水平之對策。

【關鍵詞】醫(yī)院;公文管理;問題;對策

醫(yī)院公文代表著醫(yī)院的形象，無論是下發(fā)院內(nèi)的公文還是呈送上級機關單位的公文，都不容許有一絲瑕疵，而且醫(yī)院公文管理也是醫(yī)院管理的一項重要內(nèi)容，公文處理的效率直接影響著醫(yī)院行政部門工作的運行效率，因此公文管理的重要性不言而喻。由于醫(yī)院機構性質(zhì)及管理等方面的原因，我院公文管理中存在著一些亟待解決的問題，為了有效解決這些問題，筆者從人員、制度、管理、方法等方面全方位提出解決對策，以期提升我院公文管理水平，同時也期望能為其他存在相同問題的醫(yī)院提供可復制、借鑒之處。

一、存在的問題

（一）公文處理缺乏專業(yè)性。1.辦文人員非專業(yè)性。一方面我院行政人員組成主要是臨床醫(yī)生、護士轉崗，近5年來招了一些專業(yè)的管理人員，但是并沒有招聘或者未招到專業(yè)的文秘人員;另一方面，對于現(xiàn)行的辦文人員，醫(yī)院并沒有給他們提供公文處理方面的學習培訓機會，因此，現(xiàn)行辦文人員都不具備系統(tǒng)化、專業(yè)化的公文處理知識。2.經(jīng)驗性辦文。我院公文處理工作，一直都是由原辦文人員經(jīng)驗性傳教，一批批傳承下來的辦文知識和處理模式，并沒有經(jīng)過系統(tǒng)專業(yè)的培訓，因此一直以來我院都是經(jīng)驗性辦文。由于辦文工作沒有專業(yè)化的人員指導，沒有專業(yè)的評判標準，也沒有與時俱進，而僅憑傳承的經(jīng)驗辦文，公文處理工作中勢必會存在“不為人知”的不規(guī)范性，甚至錯誤。

（二）公文管理制度不健全。我院現(xiàn)行公文管理方面的文件只有簡單流程圖和文件收發(fā)員職責這2個文件，這2個文件對實際并沒有有效的指導意義。沒有醫(yī)院層面對公文處理工作指導性、規(guī)范性的文件，沒有對文公處理流程中的人員或處室相應要求、追責、考核及獎懲機制，沒有密級公文處理、公文撤銷、廢止、更改等相關規(guī)定，總之缺少公文處理工作規(guī)范性文件。

（三）領導不重視。醫(yī)院的主要職責就是治病救人，保衛(wèi)百姓健康，不是專業(yè)的行政機關，因此醫(yī)院領導的工作重心和管理重點都放在醫(yī)療業(yè)務上，對于公文管理不太“感冒”。再加上醫(yī)院的中層管理者（包括院辦主任）和最高決策層原先幾乎都是醫(yī)療、護理專業(yè)的醫(yī)生和護士，并不具備公文方面的知識，也不了解公文運作的要求和規(guī)范，何談公文管理呢？

（四）公文處理不嚴肅。1.形式主義。發(fā)文流程中公文審核人員只是簽字了事，并不對公文的具體內(nèi)容進行把關，只對事情做個知曉即推往下個環(huán)節(jié)，公文格式及內(nèi)容的文字、語法錯誤全部依賴最后那一個環(huán)節(jié)中的院辦辦文人員。這樣既加重了院辦辦文人員的審核負擔，而且由于院辦辦文人員對于各部門的工作并不熟知，容易導致公文內(nèi)容中的實質(zhì)性差誤審不出來。2.規(guī)范性差。各部門送至院辦的公文，沒有依照《公文格式規(guī)范》進行編排即送往院辦公室辦文人員，全部依賴院辦的辦文人員進行編排。對于各部門收到醫(yī)院層面的公文或上級機關下發(fā)需辦理的公文，并沒有進行規(guī)范化的保管，以致文件遺失，后期無法追溯。3.時效性差。由于醫(yī)院公文沒有借助現(xiàn)代化的電子手段，文件的請示匯報仍然是最原始的手工簽批，文件的保存也是最原始的紙質(zhì)歸檔，對于上級來文領導批示也不明確，因此文件辦理經(jīng)常滯后。4.隨意性強。由于缺乏醫(yī)院層面的規(guī)章制度，導致醫(yī)院公文的擬制、撤銷、廢止、更改隨意性強。

（五）公文處理方式落伍?，F(xiàn)在是信息化的時代，各行各業(yè)對于公文的處理都已積極應用電子化的手段，以此提高公文處理的質(zhì)量和效率，全國各級醫(yī)院尤其是三甲醫(yī)院也不例外。那些領先型的三甲綜合性醫(yī)院，比如中日友好醫(yī)院、省人醫(yī)、蘇北人民醫(yī)院、華西醫(yī)院、北京協(xié)和醫(yī)院等等，它們早就將公文管理工作電子化，大大提高了公文處理質(zhì)量和效率。作為三甲綜合性醫(yī)院之一，我院是后起之秀，與領先型三甲醫(yī)院相比，仍有一定的差距，但是我院的規(guī)模和威望在當?shù)匾彩鞘浊恢傅摹＞凸墓芾矶?，我院還延用傳統(tǒng)公文處理模式，沒有與時俱進，與大勢不符，與我院的綜合實力不匹配。

二、建議與對策

（一）提高辦文人員的專業(yè)性。1.引進專業(yè)性人員。既然我院缺乏專業(yè)性的文秘人員，首先考慮的就是招聘這方面的人才，從人力成本出發(fā)，可以考慮招聘勞務派遣性質(zhì)的文員，這樣性價比高。2.培訓辦文人員。通過“請進來、送出去”的方式培訓醫(yī)院現(xiàn)行辦文人員。（1）請進來?？梢酝ㄟ^邀請院外專家、教授開展講座，培訓辦文人員，使他們能夠接受系統(tǒng)化、專業(yè)化的訓練;（2）送出去?？梢酝ㄟ^進修、繼續(xù)教育、機關單位辦公室借用等方式送出去培訓學習，讓辦文人員在實踐中汲取專業(yè)知識，提高他們理論聯(lián)系實際的能力及實際業(yè)務水平。（3）固定化、常態(tài)化。對辦文培訓方式固定化、常態(tài)化，以保證辦文人員學習的知識系統(tǒng)化、專業(yè)化、最新化。

（二）完善辦文制度。1.制定我院“關于行政公文發(fā)文辦理流程的規(guī)定”。我院現(xiàn)行公文處理流程的文件，就是一個簡單的流程圖，指導性意義不大。建議建立制定公文處理流程的規(guī)定，對收發(fā)文流程進一步規(guī)范，明確各個環(huán)節(jié)經(jīng)辦人的職責，規(guī)范公文處理的流程。2.制定我院“公文處理辦法”。對公文種類和形式、公文格式、行文規(guī)則、發(fā)文收文辦理、公文歸檔、公文管理等進行嚴格、詳細的要求，并詳細附上各類公文板式的樣式，使得該公文處理辦法具備較強的實踐操作性，促進公文管理工作的規(guī)范化和科學化。3.制定我院“辦文人員或科室責任考核機制”。對辦文過程中各環(huán)節(jié)涉及的經(jīng)辦人或科室提出嚴格要求，保證公文運作的嚴謹性和規(guī)范性。由院辦進行考核，對于公文辦理過程出現(xiàn)的差錯、推諉、拖沓、糊弄、保管不力，追責到人，并與人員及科室年度考核掛鉤。

（三）增強醫(yī)院公文管理的意識。醫(yī)院既作為行政部門也作為公共服務窗口，承擔的任務較為艱巨，做好醫(yī)院日常公文的管理工作，既能提高醫(yī)院的辦公效率，簡化內(nèi)部辦公流程，也能節(jié)約最大的醫(yī)療資源為廣大患者服務。因此，醫(yī)院要加強對辦公室公文管理工作的重視，從領導到普通人員都應該樹立公文管理的意識，把公文管理當成一個重要的工作來做，真正提高醫(yī)院辦公室公文管理的水平，最終服務于整個醫(yī)院系統(tǒng)。

（四）推行公文管理方式信息化。1.信息化的好處。（1）便捷高效。醫(yī)院啟用辦公自動化系統(tǒng)（OA）公文管理模塊辦文效率明顯提高，如“表1”所示。效率不僅僅是時間的縮短，還體現(xiàn)在對文件的查詢、追蹤和督辦上，在辦公自動系統(tǒng)中，流程中各環(huán)節(jié)處理者只要輸入公文關鍵要素進行搜索，便可準確、快捷查詢公文當前處理情況。（2）節(jié)約成本。以電子公文形式為介質(zhì)，可實現(xiàn)公文管理的無紙化辦公，節(jié)約了紙、墨資源，告別、手工勞動方式，節(jié)省了人力和時間，降低了辦公成本，與綠色辦公、低碳環(huán)保政策相契合。（3）實現(xiàn)公文電子歸檔。在OA系統(tǒng)公文管理模塊中，點擊“公文歸檔”即可瞬間完成電子歸檔，填補了傳統(tǒng)公文管理電子檔案的空白，為日后查詢、統(tǒng)計等工作提供了很大便利。2.信息化的可行性。目前我院OA系統(tǒng)也有公文管理模塊，但是并沒有啟用，如果我院將公文管理工作信息化，不需要再大量投入資金，只需結合我院辦文實際，對OA系統(tǒng)的公文管理模塊稍加整改，即可投入使用。對于辦文人員而言，只需更新他們的觀念、改變習慣、稍加培訓即可對OA系統(tǒng)辦文上手。

現(xiàn)在是信息化時代，面對公文管理信息化的諸多好處，以及我院公文管理信息化擁有OA系統(tǒng)平臺這個堅實的基礎，在不加大醫(yī)院經(jīng)濟負擔的基礎上，醫(yī)院急需轉變觀念、習慣，將公文管理方式信息化，以期提高我院公文管理質(zhì)量和效率。

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