新時期企業(yè)檔案管理模式分析

于新龍

摘 要：隨著社會的發(fā)展，經(jīng)濟的不斷進步，信息化技術(shù)正不斷的充斥著人們的生活。企業(yè)的經(jīng)營模式也在朝著信息化的方向轉(zhuǎn)型。這是新時期企業(yè)發(fā)展得必然方向。新時期信息化的發(fā)展為企業(yè)的檔案管理工作提供了很大的便捷，也進一步改變了企業(yè)檔案管理的模式。本文首先對企業(yè)檔案管理做了詳細(xì)的介紹，其次闡述了新時期企業(yè)檔案管理的模式，并對其做了分析。希望能為各企業(yè)在檔案管理方面貢獻微薄之力。

關(guān)鍵詞：新時期；企業(yè)檔案；檔案管理；模式分析

企業(yè)檔案管理是在企業(yè)日常的運營中產(chǎn)生的，包括了企業(yè)平時的運營情況。每個企業(yè)經(jīng)營的方式與經(jīng)營的項目不同，所以不同企業(yè)的檔案管理也都不行相同，并具有各自的特點。企業(yè)的經(jīng)營離不開管理、人事、經(jīng)營管理、銷售、開發(fā)等。而這些事務(wù)的進行都離不開檔案記錄。企業(yè)的良好運營也離不開各項的規(guī)章制度，俗話說“沒有規(guī)矩，不成方圓”，企業(yè)也正是如此，一旦沒有辦事的準(zhǔn)則與規(guī)矩的限定，必然亂作一團。

一、企業(yè)檔案的特點

檔案是保存信息的一種形式，通過記錄的方式把真實的情況記錄下來。在企業(yè)的發(fā)展中，更加的離不開檔案，可以通過檔案把企業(yè)的發(fā)展史、重大的事件、財務(wù)情況、經(jīng)營情況等真實的記錄下來。用紙質(zhì)或電子版的形式保存下來。毫不夸張的說，企業(yè)的檔案是一個企業(yè)的無形的資產(chǎn)。真實、合理的做好企業(yè)檔案的管理工作是非常重要的。傳統(tǒng)的企業(yè)檔案是依靠手工記錄的，內(nèi)容主要是平常工作的事項。建立企業(yè)檔案的最初目的是為了方便后期的信息查閱。隨著新時期經(jīng)濟的不斷發(fā)展，信息化技術(shù)越來越普及，企業(yè)檔案管理從傳統(tǒng)的手工記錄轉(zhuǎn)型為信息化的記錄并管理。這樣比傳統(tǒng)的手工記錄紙質(zhì)管理更節(jié)省空間，并且方便保存，不受環(huán)境變化的損壞，查閱起來也非常的方便。

二、企業(yè)檔案管理的基本內(nèi)容

企業(yè)檔案管理是記錄企業(yè)活動的重要依據(jù)，做好企業(yè)的檔案的記錄、分類、整理、保存等工作有助于企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)的決策與后續(xù)的分析工作。企業(yè)各個部門都離不開檔案管理。

1.對企業(yè)檔案的記錄和審批

企業(yè)檔案的產(chǎn)生主要是對平時工作細(xì)節(jié)的記錄，不同部門有不同部門的檔案。如財務(wù)檔案、人事檔案、行政檔案等。企業(yè)檔案的記錄產(chǎn)生需要按照一定的流程、格式和制度執(zhí)行，需要各級負(fù)責(zé)人的審批與簽字，保證以后查閱時更加的快速與便捷。

2.對企業(yè)檔案的分類與整理

對已經(jīng)產(chǎn)生的檔案按照一定的方式進行分類與整理，對重要的檔案進行歸檔保存，對沒有必要保存的文件進行銷毀。通過對企業(yè)檔案的分類與整理，使得企業(yè)檔案管理的分類一目了然，更加的有序。

3.對企業(yè)檔案的保存與利用

對分類完的企業(yè)檔案加以保存，成立專門的檔案室，有專業(yè)的人員負(fù)責(zé)，建立完善的檔案查詢流程與系統(tǒng)。為有需要查詢檔案人員提供便利的同時，有保證了檔案的安全性與真實性。

三、企業(yè)檔案管理的體制與模式

管理是推動社會進步的基礎(chǔ)，人類的一切生活活動都離不開管理，一個企業(yè)沒有管理就不能秩序的進行工作。管理是人類發(fā)展必不可少的重要環(huán)節(jié)。管理使現(xiàn)有的資源的作用發(fā)揮到最大，進一步實現(xiàn)所要達到的目的。管理模式是管理的思路和方式，是現(xiàn)實的體現(xiàn)。

企業(yè)檔案管理模式是把檔案完整的進行保存，并且進行系統(tǒng)科學(xué)的管理，最后能充分的得到利用的一種思維方式。企業(yè)檔案管理模式具有很多特征：（1）企業(yè)檔案管理模式的綜合性。企業(yè)檔案管理不是一個單一的思維方式，而是涉及到企業(yè)內(nèi)部管理體系、檔案的管理方式等。企業(yè)采用什么樣的檔案管理模式，受企業(yè)的管理體制、企業(yè)運行模式、企業(yè)內(nèi)部構(gòu)成等因素的決定。（2）企業(yè)檔案管理模式的動態(tài)性。企業(yè)檔案管理模式不是亙古不變的，會在不同時期，不同階段發(fā)生不同的改變。我國的許多企業(yè)在變化前后都會有不同的管理模式。（3）企業(yè)檔案管理的多元性。在不同地區(qū)、經(jīng)營模式不同的企業(yè)，會有不同的企業(yè)檔案管理模式。我國的企業(yè)和外國的企業(yè)，在檔案管理模式上就要很大的差異性。所以，一定要對企業(yè)檔案管理模式有一個正確的認(rèn)識，在工作中不能試圖去套用固定的一套模式，而是要因地制宜，選擇適合的自己企業(yè)的模式，才能達到想要的效果。

四、對我國企業(yè)檔案管理模式的思考

1.傳統(tǒng)企業(yè)檔案管理工作的不足

我國傳統(tǒng)企業(yè)的不足主要表現(xiàn)在過分的依靠行政力量來推動檔案管理工作的進行，這樣會導(dǎo)致企業(yè)檔案管理的自我推動力不足。為增加我國企業(yè)我國也辦法了很多的文件來增加企業(yè)檔案管理模式自身的發(fā)展動力。如《技術(shù)檔案室工作暫行通則》、《國營工業(yè)企業(yè)工作條例草案》等。在市場經(jīng)濟體制下，政府的只能發(fā)生了轉(zhuǎn)變，不再是直接對企業(yè)進行干預(yù)，而是變成了宏觀調(diào)控。另一方面，企業(yè)現(xiàn)在都是自主經(jīng)營，政府對企業(yè)的控制力越來越弱。企業(yè)對檔案管理工作越來越不重視，企業(yè)檔案管理工作缺乏動力。

2.檔案管理模式單一

傳統(tǒng)企業(yè)檔案管理工作都是按照統(tǒng)一的模式進行的。所有統(tǒng)一的管理模式相統(tǒng)一，使檔案管理工作充滿統(tǒng)一性。在新時期，企業(yè)檔案管理模式發(fā)生了很大的轉(zhuǎn)變，不同的地區(qū)，不同專業(yè)的企業(yè)不能再實行相同的檔案管理工作。企業(yè)的多元化導(dǎo)致了企業(yè)檔案管理模式的多元化，所以企業(yè)檔案管理工作是有本企業(yè)的特性所決定的。

3.缺乏管理的思維模式

新時期的企業(yè)檔案管理模式與傳統(tǒng)的企業(yè)檔案管理模式不同，我們需要擺脫傳統(tǒng)的思維模式，去探索新時期科學(xué)有效的新時期企業(yè)檔案管理模式。傳統(tǒng)的思維模式往往會很矛盾，企業(yè)非常重視檔案的重要性，花費大量的財力物力來加強對檔案的管理工作。我國企業(yè)的檔案在思維模式上還是非常欠缺的，我認(rèn)為，只要是不違反法律的前提下，可以增加檔案的靈活性。

五、新時期企業(yè)檔案管理模式的構(gòu)建

新時期，我國企業(yè)應(yīng)該創(chuàng)建科學(xué)高效的檔案管理模式。按照企業(yè)自身的特點，對企業(yè)檔案進行標(biāo)準(zhǔn)化的管理。市場化是全球經(jīng)濟的改革方向，也是我國企業(yè)檔案管理模式轉(zhuǎn)變的方向。企業(yè)必須按照自身市場化的競爭體制來決定企業(yè)檔案管理的模式。許多企業(yè)沒有能力或者說沒有精力去花費在企業(yè)檔案管理工作上，但是企業(yè)又不能不保留檔案更不能將檔案隨意丟棄。這就要求企業(yè)要充分的利用社會的資源，尋找專門整理和保管檔案的機構(gòu)，這就是企業(yè)檔案外包化。

企業(yè)對檔案的管理應(yīng)該做到集中化、標(biāo)準(zhǔn)化和信息化。依靠先進的信息技術(shù)與科技，來對企業(yè)檔案進行集中管理，集中保存。方便更好的查閱，為做決策時提供參考依據(jù)。

六、總結(jié)

本文通過對企業(yè)檔案管理模式的探討，分析了在大數(shù)據(jù)發(fā)展迅速的社會背景下，新時期企業(yè)檔案管理工作應(yīng)改變新的模式。新的環(huán)境和新的思想已經(jīng)注入到企業(yè)發(fā)展中，這也改變了企業(yè)的管理模式。企業(yè)檔案管理模式也發(fā)生了新的變化。通過本文的研究可以看出，企業(yè)檔案管理在新的時期有著很好的發(fā)展前景，并對企業(yè)發(fā)展起到的作用越來越重要。企業(yè)檔案管理模式在不同的時期根據(jù)企業(yè)發(fā)展得不同變化，需要做相應(yīng)的調(diào)整與變化，這樣才能為企業(yè)起到高效的服務(wù)作用。

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