物業(yè)公司內(nèi)控問題及成因的研究分析

章 艷

目前，加強內(nèi)部控制建設(shè)是物業(yè)企業(yè)各項管理工作的重中之重，在企業(yè)發(fā)展中占據(jù)著顯著的地位，備受企業(yè)內(nèi)部的高度重視與關(guān)注。市場競爭環(huán)境變化莫測，物業(yè)企業(yè)要想在激烈的行業(yè)競爭中脫穎而出，獲得較高的競爭份額，就必須要高度重視內(nèi)部控制問題，不斷提升內(nèi)部控制水平，確保企業(yè)資金周轉(zhuǎn)率的穩(wěn)步提升，進而為物業(yè)企業(yè)贏取更多的經(jīng)濟利潤。

一、物業(yè)公司內(nèi)控問題具體分析

（一）控制活動形同虛設(shè)。在內(nèi)部控制中，控制活動是不可或缺的組成部分，可以保證企業(yè)管理者的風險反映被執(zhí)行的一些方針政策和程序，采取可行措施加強風險管理，并與企業(yè)整體目標達成一致，涉及到企業(yè)眾多職能部門的發(fā)展。然而，現(xiàn)階段，一些物業(yè)企業(yè)缺少清晰、明確的職務(wù)分工，授權(quán)比較模糊，并且預(yù)算管理控制執(zhí)行力度嚴重不足，缺少完善的激勵機制的構(gòu)建，存在著極大的安全隱患。

（二）缺少有效的信息溝通與交流。內(nèi)部控制實施的重要一項條件包括信息溝通與交流，是提高內(nèi)部控制效率的重要影響因素。信息存在于企業(yè)各個層次之中，為識別與應(yīng)對潛在風險提供了極大的便利。然而，一些物業(yè)企業(yè)缺少嚴謹?shù)墓芾斫Y(jié)構(gòu)、決策也比較多樣化，加大了企業(yè)諸多部門之間的信息收集的難度，相應(yīng)的信息反饋機制也較不完善。一旦潛在風險借此趁虛而入，由于各個職能部門的信息溝通不暢，沒有及時進行對外披露，將會造成企業(yè)嚴重的經(jīng)濟損失。

（三）內(nèi)部監(jiān)督力度嚴重不足。通過企業(yè)監(jiān)督活動的開展，可以給予內(nèi)部控制強大的保障，有助于進一步完善內(nèi)部控制，有效執(zhí)行內(nèi)部控制?，F(xiàn)階段，企業(yè)內(nèi)部審計獲得了長足的發(fā)展和進步，各個企業(yè)積極設(shè)置內(nèi)部審計機構(gòu)，但是卻存在著一些缺陷和漏洞。主要表現(xiàn)為：內(nèi)部審計人員極容易受到其他職能部門的管制和約束，其獨立性與權(quán)威性尚未充分得以體現(xiàn)，影響著內(nèi)部審計人員監(jiān)督職能的發(fā)揮。

二、物業(yè)企業(yè)內(nèi)控的具體建議

案例分析：以上海某物業(yè)管理有限公司為例，該公司成立時間有20多年，該企業(yè)以推動產(chǎn)業(yè)園區(qū)戰(zhàn)略發(fā)展、產(chǎn)業(yè)園服務(wù)創(chuàng)新為核心，并致力于為業(yè)戶提供高品質(zhì)的物業(yè)管理專業(yè)服務(wù)。該企業(yè)在不斷探索與實踐中，積極推動內(nèi)部控制的實施與運作，主要從內(nèi)部控制環(huán)境、控制活動、信息溝通以及內(nèi)部監(jiān)督等環(huán)節(jié)開始著手，其中，將信息技術(shù)與業(yè)務(wù)有機結(jié)合，通過文檔和數(shù)據(jù)記錄公司資料傳遞信息，有效提升了企業(yè)管理效率，并應(yīng)用ERP系統(tǒng)，加快信息傳遞速度。在內(nèi)部監(jiān)督控制方面，該企業(yè)不定期檢查各項制度的落實情況，促進了內(nèi)部控制制度的正常運作，將資產(chǎn)和流動資金等作為監(jiān)督重點，規(guī)范了員工管理行為，已經(jīng)取得了良好的實施效果，大大提升了企業(yè)自身的服務(wù)水平。

（一）制定完善的內(nèi)部控制制度。物業(yè)企業(yè)各個部門要做到各司其職、分工協(xié)作，構(gòu)建完善的內(nèi)部控制制度，企業(yè)管理者要樹立高度的責任觀念，對各個環(huán)節(jié)存在的潛在風險進行深入分析，加強風險識別與評估，構(gòu)建完善的業(yè)務(wù)流程。管理部門要定期開展應(yīng)急模擬演練培訓(xùn)，保證工作人員較高的專業(yè)素養(yǎng)與應(yīng)變能力，將潛在風險保持在萌芽狀態(tài)內(nèi)。并且也可以通過購買保險的方式來分擔風險。同時，物業(yè)企業(yè)要嚴格管理服務(wù)的細微之處，避免由于細節(jié)問題而引發(fā)潛在風險的發(fā)生。例如：對于一些特殊位置來說，如電梯和線路等，企業(yè)要積極設(shè)置警示牌，安排專人看管，以防安全事故的發(fā)生。而對于業(yè)主來說，要實施刷卡進入模式，短期居住人員要辦理臨時進出卡，創(chuàng)建健康穩(wěn)定的小區(qū)環(huán)境。

（二）加強財務(wù)風險的防范建設(shè)，做好風險防范工作。在物業(yè)管理服務(wù)中，物業(yè)企業(yè)要樹立高度的風險防范觀念，構(gòu)建相應(yīng)的風險控制體系。企業(yè)要定期開展風險管理知識培訓(xùn)與普及工作，將風險管理程序規(guī)范化，確定可行的風險管理目標，定期進行跟蹤檢查，做到及時發(fā)現(xiàn)問題并解決問題。結(jié)合各個階段和各類風險，要采取可行的風險控制策略。在物業(yè)管理方案的編制工作中，要進行可行性研究論證，結(jié)合各個物業(yè)項目類型，了解客戶實際消費能力和水平，確定配套可行的服務(wù)標準和服務(wù)價格，為企業(yè)管理者的決策提供參考依據(jù)。此外，要做好風險防范工作。首先，在風險的事前控制中，物業(yè)企業(yè)要設(shè)置專門的風險控制與管理部門，深入分析與評估可能面臨的風險，確定中期、長期的風險管理計劃，強化員工的風險防范意識。其次，在風險的事中控制中，要加強與合作伙伴進行企業(yè)間的人力、資金以及技術(shù)等交流合作，將風險轉(zhuǎn)移出去。最后，在風險的事后控制，要制定可行的風險管理報告，綜合分析與考量風險管理的計劃、操作過程以及結(jié)果等。

（三）加強信息化建設(shè)。對于物業(yè)管理工作來說，具有涉及面廣、政策性強、技術(shù)應(yīng)用復(fù)雜等特點,采用以往傳統(tǒng)人工管理方式,將會加重管理成本，成本控制、內(nèi)部溝通等方面的管理難度與日俱增。在現(xiàn)代信息技術(shù)的強大推動下，無人化管理、無紙化辦公以及社區(qū)網(wǎng)絡(luò)服務(wù)等得到了廣泛的應(yīng)用，所以必須要加強采用網(wǎng)絡(luò)化的信息傳輸機制,確保資源的共享利用率的穩(wěn)步提升,為項目提升了利潤空間，進而為物業(yè)管理效率的提升創(chuàng)造有利條件。構(gòu)建圍繞傳統(tǒng)社區(qū)服務(wù)、多媒體社區(qū)服務(wù)信息網(wǎng)以及Internet網(wǎng)等三位一體的新型社區(qū)物業(yè)管理信息系統(tǒng)。在信息化建設(shè)中，完善的業(yè)主管理功能，以房間為單位，對當前及歷史的業(yè)主及住戶信息進行認真記錄，記錄房間驗收的具體狀況和驗收資料的領(lǐng)取情況;強大的收費管理功能，支持管理費、垃圾清理費等定期帳單的自動生成。例如：上海某物業(yè)企業(yè)利用計算機技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)和數(shù)據(jù)庫技術(shù)等企業(yè)信息化技術(shù)，嚴格監(jiān)督與控制對物業(yè)管理服務(wù)過程，大大提升了該物業(yè)企業(yè)的服務(wù)水平，并且有效降低物業(yè)管理成本。

（四）加強信息溝通與交流。物業(yè)企業(yè)各個部門之間要保持密切的交流與協(xié)作，解決信息傳遞滯后問題。并且在信息技術(shù)的強大推動下，企業(yè)要加強現(xiàn)代信息技術(shù)的應(yīng)用，應(yīng)用好ERP系統(tǒng)，有效管理物業(yè)各項收入、原材料采購、供暖成本支出等業(yè)務(wù)流程。利用ERP也可以明細核算物業(yè)企業(yè)不同的物業(yè)服務(wù)項目，確保公共費用分攤的合理性，明細核算各個項目收入、成本以及利潤情況，提高企業(yè)資金效率。同時，遠程監(jiān)控異地項目原材料、物品采購、庫存等情況，對不同供應(yīng)商的采購價格進行深入對比，選擇質(zhì)優(yōu)價廉的采購商品。在項目部門的日常維修中，要準確核算維修成本，比如維修人員工資、維修領(lǐng)用的材料等，為維修進度與維修支出等提供了極大的便利。

（五）加大內(nèi)部監(jiān)督力度。物業(yè)企業(yè)要全面監(jiān)督與評價內(nèi)部控制問題，在業(yè)務(wù)活動開展過程中，要構(gòu)建嚴密的監(jiān)控防線，明確權(quán)責范圍，設(shè)置內(nèi)部審計機構(gòu)，并賦予其高度的獨立性與權(quán)威性，充分發(fā)揮出內(nèi)部審計的監(jiān)督職能，將內(nèi)審提出的整改意見予以有效落實。也可以利用專項審計方法來落實內(nèi)控監(jiān)督，必要時要邀請外部審計來就企業(yè)內(nèi)部各個管理階段進行內(nèi)控評價，并提出一些指導(dǎo)性的意見和想法，進而為企業(yè)內(nèi)部控制建設(shè)水平的提升提供保障。

三、結(jié)束語

綜上所述，加強內(nèi)部控制建設(shè)，為物業(yè)企業(yè)的發(fā)展提供了良好的發(fā)展契機，必須要構(gòu)建內(nèi)控制度，加強信息溝通，監(jiān)督企業(yè)各項經(jīng)濟管理活動。

[1]徐碧瑩.物業(yè)企業(yè)內(nèi)部控制的有效實施策略[J].企業(yè)改革與管理,2016,(15):31-32.

[2]繆亞茜.物業(yè)公司財務(wù)內(nèi)控與財務(wù)風險防范初探[J].財會學(xué)習,2016,(09):66.