探析信息時代檔案管理工作面臨的問題及對策

馬玲 山東省魚臺經(jīng)濟開發(fā)區(qū)管委會

國家社會經(jīng)濟的快速發(fā)展促進了信息技術(shù)的進步。目前，我國已經(jīng)進入互聯(lián)網(wǎng)時代。信息管理和信息公開的應用已成為提高社會經(jīng)濟水平和科技水平的重要體現(xiàn)。作為一個復雜而系統(tǒng)性的工程項目，檔案信息管理工作有效地運用了現(xiàn)代檔案管理，可以提高檔案管理的效率和質(zhì)量。但在實際管理工作中，受各種因素影響，檔案管理工作面臨諸多問題。只有發(fā)現(xiàn)問題，采取有效對策，才能有序推進信息時代的檔案信息管理工作。

一、信息時代檔案管理工作的重要性

在傳統(tǒng)檔案管理的過程中，大部分檔案管理都是以紙質(zhì)形式為主，檔案管理模式滯后，管理工作量大。在檔案的日常管理和保存中，為避免受到火災、濕氣和蟲害對紙質(zhì)檔案文件的影響，為確保檔案資料的安全使用，有必要投入相應的人力和財力，并采取相應應對措施予以處理，以免紙質(zhì)檔案損毀。另外，傳統(tǒng)檔案資料的查閱困難，不能備份，隨著信息時代的到來，計算機技術(shù)的發(fā)展和普及，傳統(tǒng)的檔案管理內(nèi)容和管理模式逐漸向電子方向轉(zhuǎn)移。信息化檔案管理的出現(xiàn)不僅能夠有效解決檔案存儲問題，提高檔案使用的安全性，而且提高了檔案資料檢索效率，充分發(fā)揮檔案的作用。可以看出，在信息時代，做好檔案管理工作對于適應社會發(fā)展和實現(xiàn)現(xiàn)代檔案管理具有重要意義。

二、信息時代檔案管理工作所面臨的問題

（一）管理軟件缺乏普遍通用性?，F(xiàn)階段規(guī)劃信息中心檔案管理單位都開始用計算機開進行檔案管理工作，但是規(guī)劃信息中心的位置并不相同，單位使用的計算機型號和軟件系統(tǒng)有明顯的差異，缺乏統(tǒng)一的文件管理軟件，給檔案管理軟件的研發(fā)和檔案管理工作的信息共享帶來了困難，使檔案數(shù)據(jù)難以做到最大程度的資源利用，并嚴重限制了檔案信息化、現(xiàn)代化得發(fā)展進程。

（二）檔案管理工作的安全性保密性存在隱患。在信息時代的背景下，無論是規(guī)劃信息中心還是其他單位檔案管理工作，都是由錄入的方式轉(zhuǎn)變?yōu)槔眯畔⒓夹g(shù)處理檔案，減少檔案管理工作量，提高工作效率。既快速又簡單，節(jié)省人力成本。但是，由于文件的可塑性以及計算機病毒和計算機黑客的產(chǎn)生，很容易造成整個檔案管理系統(tǒng)癱瘓。因此，電子檔案可能會被損毀，遺失并且變得不可逆轉(zhuǎn)。這種損失給網(wǎng)絡(luò)電子文件的安全和保密造成了很大的隱患。

（三）專業(yè)的信息化檔案管理人員的缺乏。檔案管理員是檔案管理信息化的核心力量。隨著信息時代的迅速發(fā)展，我們對這方面人才的需求也在不斷增加。目前，我國懂技術(shù)和管理的人才特別稀缺，規(guī)劃信息中心檔案管理人員并無法完全適應現(xiàn)代化檔案管理的要求。雖然大部分檔案管理人員都具備適當?shù)膶I(yè)管理知識，但時間已經(jīng)發(fā)生變化，僅憑原有的知識和經(jīng)驗來完成工作并不能跟上當今社會日新月異發(fā)展的潮流。這種趨勢，加上人才培訓知識不足，導致檔案管理缺乏專業(yè)能力，也對檔案管理信息化建設(shè)和發(fā)展產(chǎn)生了影響。另外，檔案管理人員對互聯(lián)網(wǎng)和計算機缺乏認識也阻礙了檔案管理的改進。

三、應對檔案管理工作問題的策略

（一）開展并加強信息化建設(shè)。在當前的信息時代，檔案信息化管理的最終目標是最大限度地共享檔案資源并使其價值最大化。首先，有關(guān)部門要帶頭開發(fā)適應現(xiàn)代信息檔案管理的系統(tǒng)軟件，并將其運用到規(guī)劃信息中心甚至全國各地，以提高中國信息管理水平。其次，充分利用現(xiàn)代信息技術(shù)實現(xiàn)規(guī)劃信息中心文件管理的自動化，在文件分類中，可以對管理軟件進行編程，以便自動識別不同類型的文件資源，實現(xiàn)資源的高效分類和分類 分析。 再次，計算機網(wǎng)絡(luò)可以用來實現(xiàn)遠程操作并相互交流。

（二）建立健全的檔案信息安全保障體系。檔案管理信息化作為規(guī)劃信息中心的新型管理方法，其安全保密工作是十分重要的任務(wù)。盡管我國制定了《計算機信息網(wǎng)絡(luò)國際聯(lián)網(wǎng)安全保護管理辦法》、《網(wǎng)絡(luò)安全法》、《中華人民共和國電子簽名法》等法律法規(guī)，在當前的信息時代，面對不斷變化的技術(shù)趨勢和檔案隨著信息化建設(shè)步伐的加快，為了更全面地提高規(guī)劃信息中心檔案管理的安全性和保密性，有必要全面升級和改革檔案管理保障體系，以確保檔案信息資源不會泄露出去，并保持安全。一個是檔案信息的存儲安全，另一個是檔案信息的使用安全。存儲安全和使用應加強網(wǎng)絡(luò)監(jiān)督，它需要技術(shù)人員加強安全系數(shù)以防止系統(tǒng)設(shè)計過程中的入侵。有必要限制相關(guān)計算機使用的網(wǎng)絡(luò)，以防止病毒入侵，對接觸檔案資源的人員進行嚴格考核，采用身份認證、實名制、密鑰管理、錄入指紋等安全措施，提高登錄系統(tǒng)時信息系統(tǒng)的安全性和機密性。

（三）加強信息化檔案管理專業(yè)人員的培養(yǎng)和培訓工作。隨著信息化時代的到來，電子文件也在迅速發(fā)展。計算機網(wǎng)絡(luò)技術(shù)也被廣泛用于規(guī)劃信息中心檔案管理。目前，規(guī)劃信息中心的所有信息管理人員都非常缺乏。因此，培養(yǎng)和造就一批精通信息技術(shù)，電子技術(shù)和檔案管理知識的人才已成為當務(wù)之急。首先，充分利用招聘方式引進專業(yè)管理和技術(shù)人才。其次，培養(yǎng)現(xiàn)有員工對于加強現(xiàn)代信息技術(shù)和科學技術(shù)知識的培訓尤為必要。只有掌握了技術(shù)技能和管理知識，提高了自身業(yè)務(wù)素質(zhì)，才能確保檔案管理人員具備信息時代規(guī)劃信息中心檔案管理的資質(zhì)，促進信息時代檔案管理的發(fā)展。

四、結(jié)語

隨著信息時代的到來和信息技術(shù)的飛速發(fā)展，檔案管理工作既面臨機遇，也要面臨挑戰(zhàn)。作為規(guī)劃信息中心檔案管理工作的人員，無論在信息化檔案管理中遇到什么困難，都要盡一切努力予以解決和克服，確保信息時代本單位檔案管理工作的機密性和安全性，提高我國檔案管理工作的效率，質(zhì)量和發(fā)展水平。