試論信息化時(shí)代下檔案管理的創(chuàng)新及發(fā)展

成體志

(齊齊哈爾市梅里斯達(dá)斡爾族區(qū)電子商務(wù)孵化中心，黑龍江　齊齊哈爾　161021)

檔案是機(jī)關(guān)單位在發(fā)展中形成的各種文獻(xiàn)、材料的總和。檔案資料是機(jī)關(guān)單位工作的產(chǎn)物，也是機(jī)關(guān)單位的寶貴財(cái)產(chǎn)。在信息化時(shí)代，信息技術(shù)和信息設(shè)備在各行業(yè)、各領(lǐng)域都得到了廣泛的應(yīng)用，創(chuàng)新檔案管理模式，提升檔案管理信息化水平，對(duì)于機(jī)關(guān)單位來(lái)說(shuō)具有重要的現(xiàn)實(shí)意義。

一、樹立信息化發(fā)展思想，加強(qiáng)基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)

許多機(jī)關(guān)單位的檔案信息化管理水平較低，很大程度上是因?yàn)樗麄冊(cè)趥鹘y(tǒng)工作環(huán)境和模式下已經(jīng)形成了慣性思維，害怕承擔(dān)風(fēng)險(xiǎn)，所以許多單位在檔案信息化創(chuàng)新方面都缺少主動(dòng)性。機(jī)關(guān)單位的檔案管理工作要想實(shí)現(xiàn)長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展，必須要樹立創(chuàng)新意識(shí)，對(duì)信息化時(shí)代下的檔案管理工作有一個(gè)全面的認(rèn)識(shí)，認(rèn)識(shí)到信息技術(shù)、設(shè)備和管理模式在檔案管理中的積極作用。然后，吸取其他單位的檔案信息化建設(shè)經(jīng)驗(yàn)，加大檔案信息化建設(shè)投入，購(gòu)置更多先進(jìn)的檔案管理設(shè)備和儀器，建設(shè)高水平的檔案室，由專人負(fù)責(zé)檔案管理，做好檔案信息化管理基礎(chǔ)工作，改變檔案管理工作長(zhǎng)期邊緣化的狀態(tài)。同時(shí)立足于單位信息化建設(shè)，開發(fā)覆蓋全單位的檔案信息化管理體系，借助軟件編程和數(shù)據(jù)庫(kù)管理技術(shù)優(yōu)化檔案，完善檔案庫(kù)房溫濕度監(jiān)控系統(tǒng)，建設(shè)檔案專題目錄數(shù)據(jù)庫(kù)，借助“自助查檔”、“遠(yuǎn)程查檔”系統(tǒng)為用戶提供完善的檔案信息服務(wù)，彌補(bǔ)傳統(tǒng)的檔案管理方式存在的不足，提高檔案管理和利用效率。

二、完善檔案信息化管理制度

適應(yīng)機(jī)關(guān)單位信息化建設(shè)需要，為了進(jìn)一步規(guī)范檔案管理工作，機(jī)關(guān)單位還要以《中華人民共和國(guó)檔案法》、《電子文件歸檔與管理辦法》等，盡快建立健全檔案信息化管理制度。確切來(lái)說(shuō)，機(jī)關(guān)單位首先要建立電子文件收集和歸檔制度，明確檔案歸檔范圍、收集標(biāo)準(zhǔn)、類型等，指定兼職檔案員負(fù)責(zé)各科室的電子文件歸檔工作，爭(zhēng)取將電子文件的收集、整理、歸檔工作職責(zé)落實(shí)到個(gè)人，以確保電子檔案真實(shí)完整。然后，建立檔案保密制度，就檔案保管期限、密級(jí)劃分等做出明確規(guī)范，促使檔案管理工作走上精細(xì)化管理之路。再次，建立檔案管理制度，明確檔案管理技術(shù)、措施、流程和規(guī)范，要求檔案人員按照要求做好不同材質(zhì)的檔案管理工作。如電子檔案要放在防光、防塵、防磁的裝具中，溫度、濕度都要適宜。此外，機(jī)關(guān)單位還要健全電子檔案管理激勵(lì)機(jī)制、保障機(jī)制和考評(píng)機(jī)制，以強(qiáng)化檔案管理的功效?？傊?，在信息時(shí)代，檔案管理制度建設(shè)與機(jī)關(guān)單位制度化建設(shè)是分不開的，機(jī)關(guān)單位要從檔案規(guī)范應(yīng)用、合理開發(fā)、技術(shù)規(guī)則等方面入手，健全檔案標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范體系，以實(shí)現(xiàn)檔案管理規(guī)范化、制度化。

三、提高檔案信息化管理人員配備水平

如果說(shuō)傳統(tǒng)的檔案管理工作是一種手工工作，那么，檔案信息化管理可以說(shuō)是一種人機(jī)管理活動(dòng)，因?yàn)樾畔⒒瘯r(shí)代下的檔案管理要用到多種信息技術(shù)和設(shè)備，人的許多工作都要被信息化工具所替代。但是，作為檔案管理工作的主體，檔案人員的作用仍舊是不容忽視的。建設(shè)一支高水平的檔案管理隊(duì)伍，對(duì)于機(jī)關(guān)單位來(lái)說(shuō)是很有必要的。因此，機(jī)關(guān)單位要根據(jù)檔案管理需要，建設(shè)一支專兼職檔案管理隊(duì)伍，通過(guò)公開選拔、自薦、推薦等形式選出經(jīng)驗(yàn)豐富的檔案人員充實(shí)檔案管理隊(duì)伍，優(yōu)化檔案管理隊(duì)伍的年齡和知識(shí)結(jié)構(gòu)。然后，緊跟時(shí)代發(fā)展步伐，針對(duì)檔案人員開展職業(yè)道德和技能培訓(xùn)，講授專業(yè)的信息化技能、檔案管理知識(shí)，提高檔案管理人員的信息化操作和設(shè)備維保能力。為了提高檔案隊(duì)伍的管理質(zhì)量，機(jī)關(guān)單位還要將檔案管理任務(wù)細(xì)化、分解，將各項(xiàng)任務(wù)落實(shí)到人，明確相關(guān)人員在檔案收集、管理中的責(zé)任，要求各部門之間做好配合，大力支持檔案工作的開展。檔案管理人員也要樹立創(chuàng)新和進(jìn)取意識(shí)，積極開展自主學(xué)習(xí)，接受再教育，以確保自己的能力能滿足檔案崗位需求。

四、在服務(wù)方面不斷創(chuàng)新

信息化是一把雙刃劍，信息化為檔案管理提供了良好的發(fā)展空間，不過(guò)，在信息化時(shí)代，檔案管理工作環(huán)境、模式和需求也都發(fā)生了巨大的變化，傳統(tǒng)的檔案管理觀念和方法根本無(wú)法滿足檔案信息需求。因此，機(jī)關(guān)單位在檔案服務(wù)方面要認(rèn)真研究信息化時(shí)代的檔案管理新理論、新方法，也要大膽創(chuàng)新，積極進(jìn)行電子文件信息資源發(fā)掘和加工，形成大量的優(yōu)秀電子文件，建設(shè)檔案信息化管理平臺(tái)和數(shù)據(jù)庫(kù)，為檔案資料利用和共享打好基礎(chǔ)。然后，主動(dòng)出擊，運(yùn)用現(xiàn)代信息化技術(shù)建立面向用戶的檔案服務(wù)系統(tǒng)，通過(guò)數(shù)據(jù)收集和分析，主動(dòng)去了解用戶的潛在需求，有計(jì)劃地制定檔案服務(wù)機(jī)制，根據(jù)不同用戶的不同需求開發(fā)不同的檔案服務(wù)項(xiàng)目，設(shè)計(jì)不同層次的檔案服務(wù)模式，為客戶提供精準(zhǔn)服務(wù)。此外，機(jī)關(guān)單位還要在檔案信息使用者之間構(gòu)建溝通平臺(tái)，開展檔案承包業(yè)務(wù)，為客戶提供配套服務(wù)，提高檔案資源的利用率。

綜上所述，信息化給檔案管理帶來(lái)了機(jī)遇，也帶來(lái)了挑戰(zhàn)。機(jī)關(guān)單位只有與時(shí)俱進(jìn)，主動(dòng)掌握信息時(shí)代的節(jié)拍，升華檔案管理理念，創(chuàng)新檔案管理模式和手法，才能不斷提高檔案管理工作的科技含量和綜合效能，才能切實(shí)滿足機(jī)關(guān)單位、用戶的檔案信息需求。