淺析大數(shù)據(jù)背景下高校檔案管理

馮晶晶

(河南質(zhì)量工程職業(yè)學院，河南　平頂山　467000)

一、基礎(chǔ)理論知識

(一)高校檔案

在高校各項工作中，檔案管理是一項基礎(chǔ)信息管理工作。檔案管理屬于服務(wù)性工作，沒有直接獲取經(jīng)濟收益的功能。在學校工作中，檔案管理工作屬于服務(wù)類幕后型工作。

(二)高校檔案信息化

高校檔案信息化是指，使用信息化檔案管理技術(shù)，完成對高校檔案信息的管理工作。通過整合、儲存高校檔案，使高校檔案工作更加有序，更加精確。信息化檔案管理技術(shù)可以提高高校檔案管理工作的效率，有利于深層次挖掘檔案信息的價值。

(三)高校檔案信息化管理

信息是信息化檔案管理的基礎(chǔ)。為了完成檔案管理工作的信息化轉(zhuǎn)變，高校應(yīng)制定統(tǒng)一的檔案管理工作標準，建立規(guī)范的高校檔案管理工作制度，使信息化檔案管理覆蓋全部檔案管理環(huán)節(jié)，其中包括檔案收集、檔案整理、檔案利用和檔案維護。

(四)大數(shù)據(jù)

大數(shù)據(jù)是一種概念性定義，其內(nèi)容是指，數(shù)量龐大，現(xiàn)有信息處理系統(tǒng)無法完成處理工作的數(shù)據(jù)資料。大數(shù)據(jù)的信息組成多種多樣，形式各異。這些信息蘊含者巨大的價值。

二、當前高校檔案信息化管理所面臨的挑戰(zhàn)和存在的問題

(一)面臨的挑戰(zhàn)

1、理論方面的挑戰(zhàn)

高校檔案的信息化管理首先要面臨的挑戰(zhàn)是信息理論方面。信息理論包括新來源觀、宏觀鑒定理論、文件連續(xù)體理論。高校檔案管理工作的信息化，會促進基礎(chǔ)理論的進一步發(fā)展。

2、信息資源管理的挑戰(zhàn)

在大數(shù)據(jù)時代，高校檔案信息量大幅度增長，數(shù)據(jù)信息的儲量已經(jīng)超出了現(xiàn)有檔案管理模式的處理能力。大數(shù)據(jù)時代之前，信息儲量匱乏，檔案管理制度完全可以勝任檔案工作的需求。大數(shù)據(jù)時代之后，龐大的數(shù)據(jù)信息量提高了檔案工作對檔案管理模式的要求。增強檔案數(shù)據(jù)的安全性和可讀性，成為檔案信息化管理新的發(fā)展目標。

3、業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)的挑戰(zhàn)

大數(shù)據(jù)時代，實時、自動是高校檔案收集工作的基礎(chǔ)要求。云平臺是高校管理檔案的主要方式。檔案蘊含的信息價值，可以為企業(yè)和社會創(chuàng)造更多的經(jīng)濟價值，進而提高高校的經(jīng)濟收益。

(二)存在的問題

1、信息孤島

目前，我國尚未建立統(tǒng)一的高校檔案數(shù)據(jù)庫。高校檔案數(shù)據(jù)庫僅存在于國內(nèi)各省、市之間。這種獨立存在的高校檔案數(shù)據(jù)庫，將會阻礙不同地區(qū)高校間的信息交流，降低信息資源的利用率。缺乏統(tǒng)一平臺和共享數(shù)據(jù)庫的高校信息檔案管理模式無法實現(xiàn)數(shù)據(jù)共享的目標。

2、供求鴻溝

目前，高校檔案信息資源的供求關(guān)系存在不對稱現(xiàn)象。屬地管理是高校檔案信息管理的主要方式。檔案信息的歸類和存放以行政轄區(qū)的劃分為標準。不同區(qū)域之間的高校查詢信息的難度較高，跨地域、跨系統(tǒng)的高校檔案信息資源利用難度較大，信息流通不方便，這阻礙了高校檔案信息資源的利用，無法充分挖掘高校檔案信息的價值。

3、檔案管理意識淡薄

在高校中，很多部門的檔案意識淺薄，對檔案管理工作不夠重視。檔案管理部門無法單獨承擔所有的檔案工作。龐大的數(shù)據(jù)信息儲量需要較多的人力和資源才能完成處理工作。有限的人力和淺薄的檔案意識，使高校檔案管理難以實現(xiàn)信息化管理。

4、軟實力和硬環(huán)境不匹配

高校信息化檔案工作的硬環(huán)境是指，開發(fā)軟件、配套設(shè)備、相關(guān)政策等。軟實力是指，檔案工作人員的工作能力和人員素質(zhì)。高校檔案管理工作的硬環(huán)境較容易滿足，但軟實力的提升難度較大。

三、加快我國高校檔案信息化管理建議與對策

(一)建立高校檔案信息化管理的相關(guān)法律法規(guī)

加快高校檔案信息化管理法律的建設(shè)速度，使用法律途徑規(guī)范高校信息化檔案管理標準，可以提高高校檔案信息資源的利用率，加快檔案管理模式信息化的速度。

(二)采用先進的信息化管理手段

云計算技術(shù)和信息挖掘技術(shù)，是目前處理大數(shù)據(jù)的主流技術(shù)。成本低、虛擬化程度高、靈活性強、存儲能力強，是云計算技術(shù)的主要特點。一臺計算機或手機，就可以滿足用戶一切獲取信息的需求。數(shù)據(jù)挖掘技術(shù)對信息進行歸類和劃分，滿足用戶對信息資源的個性化需求，提高數(shù)據(jù)庫信息資源的有序性和差異性。

(三)建立統(tǒng)一的高校檔案信息化管理體系

全國統(tǒng)一的信息化管理體系，是實現(xiàn)全國統(tǒng)一的高校檔案信息化管理的必須條件。我國應(yīng)建立統(tǒng)一平臺的高校檔案信息管理數(shù)據(jù)庫，對全國所有高校共享檔案信息資源，促進信息流動，維持信息共享。

(四)加強高校檔案信息管理的知識宣傳和隊伍建設(shè)

信息化檔案管理系統(tǒng)關(guān)系著每位師生的切身利益。高校應(yīng)大力宣傳信息化檔案管理模式，普及檔案意識。高校檔案管理人員的工作能力決定了檔案管理工作的成果。高校應(yīng)加大力度培養(yǎng)檔案管理人員，提高工作能力，培養(yǎng)職業(yè)素質(zhì)。

四、結(jié)語

在大數(shù)據(jù)時代，高校事業(yè)的發(fā)展受到信息化檔案管理的影響。國家政策、信息化技術(shù)、檔案管理體系、檔案意識培養(yǎng)、檔案人才隊伍建設(shè)，是影響我國推廣高校檔案信息化管理模式的重要因素。